Top 4 phần mềm quản trị doanh nghiệp phân phối hiệu quả nhất

Thực tế, câu chuyện quản trị diễn ra tại phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang dừng lại trên mô hình lý thuyết cồng kềnh, quy trình, thủ tục phức tạp, những bảng tính chi chít số và cả khối lượng email khổng lồ. Để tối ưu nghiệp vụ này, nhiều doanh nghiệp đã “kích hoạt” chế độ quản trị mới bằng cách ứng dụng phần mềm quản trị. Dưới đây là 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất giúp doanh nghiệp bạn bứt phá.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp phân phối là gì?

Có thể hiểu đơn giản, phần mềm quản trị doanh nghiệp là một hệ thống các giải pháp hỗ trợ nhà lãnh đạo trong các nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp như: quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý nội bộ, quản lý bán hàng, quản trị quan hệ khách hàng…

Với việc kiểm soát chặt chẽ các hoạt động: triển khai công việc, nhân sự, khách hàng, mua, bán, sản xuất hàng hóa, thị trường… của doanh nghiệp trên một hệ thống. Nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn cảnh về bức tranh vận động trong doanh nghiệp, từ đó sẽ vạch ra hướng đi nhằm đẩy nhanh quá trình phát triển.

4 lợi ích “khổng lồ” khi áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp

• Có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp dựa trên các công cụ như Excel, bảng biểu, hồ sơ, giấy tờ lưu giữ… Các nhà quản trị khó mà nắm nắm bắt được cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. Rất khó để trả lời được doanh nghiệp mình đang triển khai những công việc – dự án nào, có bao nhiêu kênh phân phối đang hoạt động, bao nhiêu kênh phân phối bán hàng hiệu quả kém…? Rất nhiều câu hỏi mà các nhà quản trị phải đối mặt mỗi ngày. Tất nhiên là họ sẽ trả lời được nhưng phải tổng hợp rất nhiều báo cáo, số liệu và mất nhiều thời gian để có kết quả.

Tuy nhiên, với phần mềm quản trị mọi số liệu trong doanh nghiệp sẽ được lưu trữ, cập nhật mới nhất theo thời gian thực và được tự động tổng hợp thành báo cáo tháng, quý, năm. Theo đó, bạn chỉ mất vài phút để có bản thống kê, bảng phân tích dữ liệu, thị trường… với vài thao tác xuất dữ liệu đơn giản trên hệ thống bằng máy tính hay trên Smartphone. Có thể nói, phần mềm là công cụ giúp bạn liên tục cập nhật, theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách tổng quan nhất, nhanh nhất và đầy đủ nhất.

• Giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp

Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, tối đa hóa năng suất của người lao động nhờ tính liên kết giữa các phòng ban và chuẩn hóa quy trình xử lý công việc theo luồng thông qua việc sử dụng trên một hệ thống duy nhất.

Giảm bớt nhân sự tham gia quá trình quản lý và thực thi sẽ tiết kiệm chi phí quản lý, chi phí nhân sự. Ngoài ra, phần mềm giúp số hóa các quy trình xử lý, phê duyệt văn bản, công văn, đơn từ, hệ thống lưu trữ… từ đó tối ưu các nguồn kinh phí cho công tác lưu trữ, in – ấn.

Phần mềm quản trị tất cả trong một với khả năng tích hợp nhiều hệ thống quản lý trên một nền tảng, do đó cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm.

• Gia tăng năng suất lao động và tối ưu hiệu quả sử dụng nhân sự

Gia tăng năng suất lao động chính là một trong những lợi ích lớn nhất mà doanh nghiệp nhận được từ hệ thống phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp. Bởi, năng suất lao động ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của mọi tổ chức, doanh nghiệp ở mọi mức độ quy mô. Với giải pháp quản trị doanh nghiệp, dữ liệu sẽ được chia sẻ minh bạch, chính xác, quy trình rõ ràng, liên kết giữa nhiều phòng ban, từ đó giúp mỗi nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện các công việc.

• Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số

Ngoài những lợi ích cụ thể rõ ràng trên, ứng dụng phần mềm trong quản trị doanh nghiệp còn giúp xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, loại bỏ những quy trình quản lý thủ công, cồng kềnh. Thay vì sử dụng nhiều công cụ rối rắm như Excel, ứng dụng Chat, email.. thì doanh nghiệp chỉ cần sử dụng 1 hệ thống quản trị chuyên biệt.

Mọi thông tin, dữ liệu, trao đổi,… trong doanh nghiệp đều được lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng, tạo thuận lợi trong quản lý, tra cứu lại. Đây có thể xem là bước đầu cho việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp, là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. 

Top 4 phần mềm quản trị doanh nghiệp phân phối hiệu quả nhất hiện nay

Lựa chọn một phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp không phải dễ bởi nó sẽ phụ thuộc vào một trong các yếu tố sau: Công nghệ, nền tảng, chi phí, nhân sự, tiện ích…. Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, bài viết này chỉ giới thiệu đến bạn top 5 phần mềm được phần lớn các doanh nghiệp đánh giá hiệu quả nhất hiện nay đó là: FastWork, OpenBravo, Odoo, Oracle

1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork Việt Nam

Giống với các giải pháp quản trị đang có mặt trên thị trường Việt Nam và quốc tế, FastWork cũng phát triển hệ thống phần mềm theo hướng “all in one”, tất cả trong một. Tuy nhiên, FastWork không chỉ phát triển một cách “cho có” mà tất cả tính năng của FastWork được phát triển chuyên sâu đi vào từng nghiệp vụ của doanh nghiệp. 

Mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp đều được thực hiện và trực quan hóa trên một hệ thống trực tuyến

FastWork được xây dựng và phát triển trên các nền tảng hiện đại như Icloud, AI, Big data… Đặc biệt là dựa trên nghiên cứu tâm lý sử dụng công nghệ thông tin của người Việt, do đó điểm cộng ở FastWork là lối thiết kế gọn gàng, khoa học, tối giản các thao tác thừa.

Với bộ tứ sản phẩm là: FastWork Work+, FastWork  HRM+, FastWork  CRM+, FastWork  OFFICE + và hơn 21 tính năng chuyên sâu, đều được kết nối dữ liệu với nhau và cho phép tích hợp với bên thứ 3 dễ dàng thông qua hệ thống API. FastWork đáp ứng đầy đúng – đủ các nghiệp vụ vận hành trong doanh nghiệp phân phối. Cụ thể:

• Bộ ứng dụng Work+: Quản lý công việc; Quản lý dự án; Quản lý quy trình; Quản lý công việc ngoài hiện trường
•  Bộ ứng dụng Office+: Quản lý đề xuất; Quản lý văn bản – công văn; Quản lý phòng họp – lịch họp; Quản lý thu chi quỹ nội bộ
• Bộ ứng dụng HRM+:  Quản lý tuyển dụng; Quản lý hồ sơ nhân viên; Quản lý đánh giá KPI nhân viên; Quản lý chấm công; Quản lý cấp phát trang thiết bị; Quản lý tính lương – bảng lương; Quản lý thông báo nội bộ; Quản lý nhân sự tại chuỗi cửa hàng – điểm bản lẻ
• Bộ ứng dụng CRM+: Quản lý quan hệ khách hàng (Gồm gần 20 tính năng nhỏ hỗ trợ nghiệp vụ marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng….); Quản lý bán hàng. (gần 10 tính năng hỗ trợ công tác bán hàng – quản lý kênh phân phối như quản lý hàng tồn, công nợ, hợp đồng, kho hàng, xuất nhập, báo cáo bán hàng, quản lý nhân viên tại điểm bán, quản lý và tối ưu tuyến bán hàng…)

FastWork cho phép sử dụng trên tất cả các nền tảng web app và Mobile app với 2 hệ điều hành IOS và Android. Là một phần mềm Việt nên FastWork có chi phí vô cùng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Trung bình chi phí sử dụng cho 1 người/ tháng khoảng 23.000.000 nghìn đồng mà bạn có thể tối ưu và giảm các chi phí vận hành trong doanh nghiệp như: chi phí hàng tồn kho, chi phí chi trả cho nhân sự, chi phí bảo trì, chi phí chăm sóc khách hàng, chi phí quảng bá sản phẩm…

Đã có khá nhiều doanh nghiệp lớn trong tất cả các lĩnh vực đã chọn FastWork là bạn đồng hành như: Xây Dựng Quê Hương, Xây dựng Cường Thịnh, Xây dựng Gia Phú, chuỗi bán lẻ Metro Mart, VnPost, Tập đoàn CMC, chi nhánh ngân hàng Vietinbank Thái Nguyên… đã sử dụng phần mềm FastWork. 

2. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle

Oracle cung cấp cho doanh nghiệp công cụ ERP phục vụ cho các mảng: tài chính, nhân lực, phân phối và sản xuất. Oracle có tính năng quản lý hầu hết các mảng chính trong doanh nghiệp như: Tài chính, dự án, quản lý tài sản, quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, lập kế hoạch hậu cần, xuất báo cáo và lên kế hoạch kinh doanh.

Hơn nữa, để cụ thể hóa công việc, phần mềm cũng được cài đặt một vài lĩnh vực kinh doanh: bất động sản, vốn nhân lực, sức khỏe, an toàn môi trường và các giao dịch khác. Oracle được đánh giá là một phần mềm quản lý doanh nghiệp dễ sử dụng. Oracle cho phép nhà quản lý dễ dàng quản lý hoạt động của doanh nghiệp thông qua phần mềm trực tuyến để cập nhật công việc nhanh chóng và thường xuyên. 

Tuy nhiên, phần mềm này có một nhược điểm lớn đó là khó để sử dụng tiếng Việt. Nguyên bản của phần mềm là ngôn ngữ tiếng anh. Bởi vậy, gây bất tiện với các nhân viên không có sẵn vốn tiếng. Từ đó có thể chậm trễ công việc và tiến độ theo kế hoạch của doanh nghiệp.

3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Open Bravo

Không thể phủ nhận những tính năng mà phần mềm quản lý doanh nghiệp Open Bravo hỗ trợ doanh nghiệp như một người trợ lý của nhà quản trị. Open Bravo là một hệ thống ERP mã nguồn mở có sẵn để tải về trên Sourceforge. Đây là hệ thống có tốc độ load nhanh, dễ sử dụng và hiện được rất nhiều các tổ chức, công ty, doanh nghiệp sử dụng.

Phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp Open Bravo thiết kế theo kiến trúc Microservice (nhiều dịch vụ nhỏ) trên một nền tảng.  Open Bravo được xây dựng và phát triển theo nghiệp vụ phần mềm nước ngoài, nên là có lối thiết kế hiện đại, gọn gàng và khoa học. Tuy nhiên, điểm trừ đó là vẫn còn tồn tại một số trường menu sử dụng vừa tiếng Anh chưa thật sự được việt hóa nên tạo cảm giác khó hiểu cho người dùng.

Điểm trừ của phần mềm này là việc phí duy trì. Để có thể sử dụng phần mềm, người dùng cần trả phí theo tháng khá phức tạp. Chi phí này khá cao để một doanh nghiệp nhỏ chi trả cho quá trình vận hành. 

4. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo

Odoo/ OpenERP là một phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện bao gồm Bán hàng, Chăm sóc khách hàng, Quản trị dự án, Quản trị kho, Quản trị sản xuất, Quản lý tài chính và Quản trị nguồn nhân lực,… 

Ưu điểm của Odoo là thiết kế mô-đun rất linh hoạt. Bằng cách cung cấp nhiều lựa chọn mô-đun và ứng dụng, về cơ bản doanh nghiệp có thể điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu kinh doanh đặc thù của mình. Điều này có nghĩa là hệ thống ERP của công ty cũng có thể xử lý các quy trình bao gồm kế toán, tự động hóa tiếp thị, hàng tồn kho, CRM và thương mại điện tử. 

Thêm vào đó, Odoo cũng là một giải pháp rất thân thiện với API. Nó cung cấp tích hợp liền mạch với các ứng dụng như Whatsapp, Amazon và QuickBooks và khoảng 16.000 ứng dụng của bên thứ ba khác thông qua cửa hàng ứng dụng nội bộ của nó. 

Tuy nhiên, Odoo/OpenERP cũng có những nhược điểm đáng kể như:

Quá trình cài đặt và thiết lập khá phức tạp, Odoo đòi hỏi một quá trình cài đặt và thiết lập khá phức tạp. Điều này sẽ tạo nên áp lực lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Vấn đề này vô tình sẽ gây lãng phí thời gian, sức lực, tiền của. Nhiều doanh nghiệp cũng gặp nhiều vấn đề hơn do lãng phí thời gian và nguồn lực khi giai đoạn lắp đặt bị lỗi.

Phiên bản Cộng đồng của Odoo – là giải pháp miễn phí – có thể khó duy trì và nó đòi hỏi kiến thức về IT khá cao để hoạt động đầy đủ. Nếu doanh nghiệp không có kiến thức về IT và đội ngũ CNTT nội bộ cần thiết, điều này sẽ là một trở ngại lớn khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp của Odoo.

Kế hoạch định giá phức tạp, nếu doanh nghiệp cần nhiều ứng dụng, bạn sẽ bị tính phí $ 30 mỗi tháng cho mỗi người dùng cộng với chi phí của ứng dụng đã chọn. Điều này ngày càng trở nên phức tạp khi chi phí của các ứng dụng thay đổi đáng kể.

Một số tiêu chí cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp phân phối

Theo khảo sát của FastWork, hiện tại trên thị trường có khá nhiều nền tảng, phần mềm quản trị doanh nghiệp bao gồm phần mềm của Việt Nam và nước ngoài. Làm thế nào để tìm được phần mềm phù hợp?

• Doanh nghiệp cần xác định chính xác nhu cầu sử dụng phần mềm của mình là gì? Cụ thể, cần nền tảng toàn diện All-in-on tập trung như FastWork hay cần những phần mềm quản trị từng nghiệp vụ riêng lẻ như phần mềm quản trị nội bộ riêng, phần mềm quản trị nhân sự riêng?
• Lựa chọn phần mềm dựa vào quy mô doanh nghiệp, tránh trường hợp “mặc áo quá rộng”, phần mềm quá nhiều tính năng, doanh nghiệp không sử dụng hết gây lãng phí chi phí sử dụng
• Xác định mức ngân sách cụ thể. Chi phí sử dụng phần mềm quản trị của Việt Nam thấp hơn nhiều so với phần mềm của nước ngoài
• Nhân sự trong công ty có sẵn sàng chuyển đổi sang sử dụng phần mềm hay không?
• Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp nên tham khảo Demo của các phần mềm trước khi chọn mua. 

Kết Luận

Không chỉ trong cuộc đua chuyển đổi số mà trong cuộc đua “sinh tồn”, thì mỗi doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn cho mình những giải pháp phù hợp để tăng trưởng về doanh thu và tạo ra chỗ đứng vững chãi trên thị trường. Vì thế, việc lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp phải hướng đến sự dễ sử dụng, tinh gọn hệ thống, quy trình chuyên nghiệp.

Mỗi giải pháp trên thị trường đều có hướng phát triển và tư duy sản phẩm khác nhau, có những điểm mạnh nhất định và không có sản phẩm nào là tốt nhất trong một phân khúc. Hơn hết, là tính phù hợp của giải pháp với nhu cầu doanh nghiệp và có thể tùy chỉnh ở mức độ cần thiết nhất.

Nếu bạn cần một phần mềm tinh gọn với đầy đủ các tính năng, xử lý  những nghiệp vụ chuyên sâu, quy trình phức tạp, dễ sử dụng, chi phí thấp và không mất nhiều thời gian đào tạo… thì có lẽ giải pháp quản trị FastWork là một gợi ý tốt. Nếu bạn là một doanh nghiệp phân phối lớn thì Odoo/OpenERP, Oracle và Open Bravo sẽ phù hợp là lựa chọn phù hợp.

Hy vọng rằng, với bài viết này đã phần nào giúp bạn hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp phân phối và điểm mạnh – yếu của mỗi giải pháp. Để từ đó có thể quyết định dựa trên nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Các bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS