Nhà phân phối là gì? Kinh nghiệm làm nhà phân phối

Kinh nghiệm làm nhà phân phối được tích lũy từ các chuyên gia, các hệ thống, doanh nghiệp phân phối lớn được nhiều startup học hỏi. Để trở thành nhà phân phối thành công, có chỗ đứng trên thị trường, các doanh nghiệp cần có năng lực và chiến lược phát triển bài bản. Cùng xem bài viết dưới để biết kinh nghiệm làm nhà phân phối cơ bản.

1. Nhà phân phối là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, nhà phân phối là một đơn vị kết nối trung gian giữa các sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất đến các đại lý, cửa hàng, người tiêu dùng. Nói theo nghĩa đen nhà phân phối chính là người mua hàng với số lượng lớn từ các công ty/doanh nghiệp sản xuất. Số lượng hàng mua sẽ được lưu trữ trong kho hàng sau đó bán lại cho các nhà phân phối nhỏ hơn hoặc các đại lý, cửa hàng với mức giá chênh lệch. 

Song song với việc cung cấp nguồn hàng, các nhà phân phối sẽ là đơn vị cung cấp thông tin kỹ thuật về sản phẩm, quy cách hàng hóa cũng như dịch vụ bảo hành (nếu có) đến các đơn vị nhỏ hơn. Điều này có nghĩa, thay vì phải đến trực tiếp doanh nghiệp sản xuất, các đại lý, cửa hàng, người tiêu dùng sẽ được cung cấp, truyền tải thông tin từ các nhà phân phối. 

Nhà phân phối có vai trò vô cùng quan trọng trong việc phát triển và phân phối hàng hóa/dịch vụ từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng. Thông qua các nhà phân phối các doanh nghiệp sản xuất có thể kết nối với thị trường tốt hơn. Trong một số trường hợp nếu doanh nghiệp không giám sát, quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ, nhà phân phối có thể nâng giá hoặc liên kết với các nhà phân phối khác để làm giá. Điều này sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như khả năng cạnh tranh và doanh thu bán hàng của các doanh nghiệp. 

2.Thách thức và Xu hướng của Nhà phân phối trong Kỷ nguyên số

Thị trường phân phối truyền thống đang đối mặt với nhiều thách thức lớn: sức ép cạnh tranh từ thương mại điện tử, hành vi người tiêu dùng thay đổi, và khó khăn trong việc quản lý dữ liệu rời rạc. Để tồn tại và phát triển, các nhà phân phối bắt buộc phải nắm bắt các xu hướng mới:

• Chuyển đổi số toàn diện: Đây là xu hướng bắt buộc. Thay vì quản lý thủ công bằng Excel hay sổ sách, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ (như phần mềm DMS, ERP) để tự động hóa quy trình, quản lý tồn kho, theo dõi đội ngũ sales và phân tích dữ liệu bán hàng.
• Phát triển bán hàng đa kênh (Omnichannel): Nhà phân phối không chỉ phụ thuộc vào kênh truyền thống (GT) mà còn mở rộng sang các kênh hiện đại (MT), sàn thương mại điện tử, và bán hàng qua mạng xã hội. Thách thức là làm sao để đồng bộ dữ liệu, giá bán và khuyến mãi trên mọi kênh.
• Tối ưu vận hành bằng dữ liệu (Data-driven): Dữ liệu chính là “vàng”. Các nhà phân phối thành công đang sử dụng dữ liệu thị trường thu thập được (từ phần mềm DMS) để phân tích hành vi mua hàng, dự báo nhu cầu, tối ưu tuyến bán hàng và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
• Tập trung vào trải nghiệm điểm bán: Mối quan hệ với các đại lý, cửa hàng (điểm bán) vô cùng quan trọng. Nhà phân phối cần đảm bảo hàng hóa được giao nhanh, đúng hẹn, nhân viên sales chăm sóc điểm bán tận tình, và các chương trình trưng bày, khuyến mãi được triển khai hiệu quả.

3. Kinh nghiệm làm nhà phân phối

Muốn phát triển và có chỗ đứng trên thị trường, đạt doanh thu mục tiêu các đơn vị có thể tham khảo một số kinh nghiệm làm nhà phân phối từ các chuyên gia đi trước. Về cơ bản để trở thành một nhà phân phối các đơn vị cần chuẩn bị và đáp ứng một số điều kiện sau đây: 

3.1. Nguồn vốn kinh doanh

Một trong những điều kiện đầu tiên để trở thành nhà phân phối chính là vốn kinh doanh. Trong bất kỳ lĩnh vực hay quy mô kinh doanh nào, khi bắt đầu bạn đều cần phải chuẩn bị mức vốn nhất định. Tùy thuộc vào mức vốn mà các startup có thể hoạch định kế hoạch và quy mô kinh doanh. Đối với các bạn có nguồn vốn lớn, ổn định có thể đầu tư vào các mặt hàng cao cấp, giá trị lớn. Ngược lại với các bạn có mức vốn eo hẹp có thể chọn các mặt hàng tiêu dùng giá rẻ. 

Tiền vốn ban đầu được dùng để chi trả cho tất cả các khoản liên quan đến việc thành lập chuỗi phân phối. Cụ thể có thể bao gồm các khoản như: Mặt bằng, cơ sở vật chất hạ tầng, nhân công, tiền nhập hàng, chi phí quảng cáo, chi phí thủ tục giấy tờ,… Ngoài ra với các bạn mới kinh doanh còn cần một khoản vốn quay vòng nhất định để duy trì trong thời gian tạo ra lãi suất. 

3.2. Giấy phép, hồ sơ pháp lý

Một kinh nghiệm làm nhà phân phối được các chuyên gia đi trước chia sẻ chính là hoàn tất thủ tục, hồ sơ, giấy tờ pháp lý theo quy định của pháp luật. Bên cạnh nguồn vốn thì giấy tờ pháp lý là yếu tố không thể thiếu. Một nhà phân phối cần đăng ký các giấy tờ kinh doanh hợp pháp tại các đơn vị, cơ quan có thẩm quyền. 

Bất kể với mặt hàng hay quy mô kinh doanh nào việc hoàn tất giấy tờ, thủ tục là vô cùng quan trọng. Đây được xem là yếu tố bắt buộc đối với tất cả các đơn vị nhà phân phối. Trước khi tiến hành thành lập doanh nghiệp, các đơn vị nên tìm hiểu hồ sơ, thủ tục giấy tờ, tránh mất nhiều thời gian và công sức. 

3.3. Nắm bắt được thị trường

Kinh nghiệm làm nhà phân phối tiếp theo chính là am hiểu về thị trường. Muốn thành công, các nhà phân phối bắt buộc phải tìm hiểu về thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu và sức mua của thị trường đối với sản phẩm/dịch vụ hàng hóa mà mình đang cung cấp. 

Đây chính là điều kiện tiên quyết giúp nhà phân phối thành công, đạt mục tiêu doanh số. Cụ thể nhà phân phối cần đặt ra các câu hỏi như: 

• Nhu cầu mua sản phẩm trên thị trường có cao hay không?
• Đâu là sản phẩm có nhu cầu mua cao nhất trên thị trường hiện nay?
• Đối tượng khách hàng tiềm năng của mình là ai?
• Phân khúc thị trường của sản phẩm là gì?
• Nhân khẩu học đối tượng khách hàng tiềm năng?
• Đâu là đối thủ cạnh tranh trên thị trường?
• Nên phân phối trên thị trường chung hay thị trường ngách?
• Tiêu chí lựa chọn sản phẩm của người tiêu dùng là gì

4.Kinh nghiệm quản lý sell in và sell out cho nhà phân phối

Hoạt động quản lý sell in và sell out đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với nhà phân phối. Hoạt động sell in, sell out bao gồm nhiều công việc, quy trình phức tạp đòi hỏi các nhà phân phối phải có chiến lược bài bản. Cụ thể:

4.1. Sell in 

• Hoạt động 1: Đặt mua hàng từ nhà sản xuất
• Hoạt động 2: Thanh toán và theo dõi chính sách trả thưởng 
• Hoạt động 3: Thống kê số lượng hàng tồn kho

4.2. Sell out

Quá trình quản lý sell out của nhà phân phối cần sự tham gia của nhiều bộ phận, nhân sự trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm công việc khác nhau và kết hợp với nhau nhằm tạo ra chuỗi phân phối mượt mà đến từng điểm bán lẻ. 

• Nhân viên bán hàng ngoài thị trường có nhiệm vụ mở thêm các điểm bán mới và chăm sóc các điểm bán cũ.
• Giám sát bán hàng có nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch phát triển thị trường quản lý đội sales, , phân tuyến bán hàng, quản lý trưng bày, quản lý danh sách điểm bán, chương trình khuyến mãi, quản lý đơn hàng.
• Kế toán bán hàng có nhiệm vụ: Quản lý khách hàng, xét duyệt đơn hàng/ trả hàng, quản lý trả thưởng, quản lý kho hàng và công nợ điểm bán,…
• Người đứng đầu nhà phân phối có nhiệm vụ: Kiểm soát toàn bộ hoạt động phân phối hàng hóa trên thị trường và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên.

5. Các tiêu chí lựa chọn nhà phân phối từ các nhà sản xuất

Nhà phân phối chính là cánh tay nối dài giúp phân bổ sản phẩm từ nhà sản xuất ra thị trường. Đây cũng là mô hình phân phối hàng hóa/dịch vụ phức tạp nhất hiện nay. Muốn hàng hóa có độ phủ trên thị trường, thu được lợi nhuận cũng như tăng uy tín và thương hiệu, khi lựa chọn nhà phân phối, nhà sản xuất thường áp dụng các tiêu chí sau đây: 

• Không mâu thuẫn quyền lợi: Nhà phân phối độc quyền
• Khả năng về tài chính: Nhà phân phối phải có khả năng tài chính đáp ứng được nhu cầu đầu tư cho hàng hoá, công nợ, cơ sở vật chất, hạ tầng. 
• Kinh nghiệm làm nhà phân phối: Lựa chọn nhà phân phối đã có kinh nghiệm kinh doanh hoặc phân phối hàng hoá trong cùng lĩnh vực.
• Bộ phận phân phối độc lập: Có bộ phận bán hàng riêng biệt, chỉ phục vụ cho lợi ích của nhà sản xuất.
• Khả năng hậu cần: Nhà phân phối phải có hệ thống giao nhận từ các kho đến tất cả cửa hàng trong khu vực được chỉ định đúng thời hạn.
• Kho chứa hàng: Nhà phân phối phải có đủ chỗ để chứa hàng, bảo đảm không để thiếu hụt hàng trong bất kỳ trường hợp nào.
• Khả năng quản lý: Nhà phân phối phải điều hành, quản lý được các bộ phận hỗ trợ cho phân phối như: kế toán, hậu cần, tin học,…
• Tư cách pháp nhân: Nhà phân phối phải là một pháp nhân theo luật pháp Việt Nam, có chức năng phân phối hàng hoá.
• Sự nhiệt tình, tinh thần hợp tác

6. MobiWork DMS – Giải pháp cốt lõi cho Nhà phân phối hiện đại

Một trong những kinh nghiệm “sống còn” của nhà phân phối hiện đại là ứng dụng công nghệ để quản lý hệ thống. Việc quản lý đội ngũ sales thị trường, kiểm soát tuyến bán hàng, theo dõi đơn hàng và quản lý trưng bày theo cách thủ công (sổ sách, Excel, nhóm Zalo) ngày càng bộc lộ nhiều bất cập: nhân viên đi tuyến không hiệu quả, dữ liệu báo cáo chậm trễ, khó kiểm soát hàng tồn kho và độ phủ thị trường.

Giải pháp MobiWork DMS ra đời để giải quyết triệt để bài toán này. Đây là hệ thống quản lý phân phối chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động bán hàng ngoài thị trường kênh GT.

Các tính năng trọng tâm của MobiWork DMS bao gồm:

• Quản lý đội ngũ sales thị trường (SFA):
  • Giám sát vị trí, lộ trình di chuyển của nhân viên sales trên bản đồ số GPS theo thời gian thực.
  • Tự động chấm công, check-in/check-out tại điểm bán (có xác thực vị trí và hình ảnh).
  • Quản lý và phân tuyến bán hàng khoa học cho từng nhân viên.
• Tự động hóa quy trình bán hàng trên Mobile:
  • Nhân viên sales lên đơn hàng trực tiếp tại điểm bán qua ứng dụng di động (smartphone/tablet).
  • Ứng dụng hoạt động mượt mà ngay cả khi không có 3G/4G/Wifi (chế độ offline).
  • Tự động áp dụng các chính sách giá, chiết khấu, khuyến mãi phức tạp theo từng điểm bán, từng sản phẩm.
• Quản lý điểm bán (Khách hàng):
  • Quản lý toàn bộ thông tin, lịch sử giao dịch, công nợ, hình ảnh của hàng ngàn điểm bán.
  • Ghi nhận tức thời mọi phản hồi, khiếu nại của khách hàng.
• Kiểm soát trưng bày và độ phủ (Audit):
  • Nhân viên chụp ảnh trưng bày sản phẩm tại điểm bán.
  • Phần mềm cung cấp báo cáo trực quan về độ phủ sản phẩm, thị phần.
• Báo cáo BI (Business Intelligence) thông minh:
  • Hệ thống tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu.
  • Cung cấp các biểu đồ, báo cáo động (dashboard) về doanh số, đơn hàng, hiệu suất sales, sản phẩm… giúp nhà quản lý ra quyết định tức thì.
• Công nghệ AI tạo nên khác biệt: MobiWork DMS tiên phong ứng dụng AI giúp sales đặt hàng bằng giọng nói, AI phân tích ghi chú của nhân viên, và AI nhận diện dữ liệu ảnh giúp mở mới điểm bán nhanh gấp 5 lần. 

Với MobiWork DMS, nhà phân phối có thể loại bỏ các quy trình thủ công, tăng hiệu suất của đội ngũ bán hàng, và nắm bắt sức khỏe của kênh phân phối theo thời gian thực.

7. MBW Next: Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp Sản xuất & Phân phối

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa Sản xuất vừa Phân phối, việc chỉ sử dụng riêng lẻ phần mềm DMS là chưa đủ.

Họ thường gặp phải “khoảng trống dữ liệu” nguy hiểm: Dữ liệu bán hàng (Front-office) từ DMS không liên thông với dữ liệu Vận hành – Kế toán (Back-office) trong phần mềm ERP. Điều này khiến thông tin quản trị bị đứt gãy, các phòng ban (Kinh doanh – Kế toán – Kho vận – Sản xuất) phải nhập liệu trùng lặp, và ban lãnh đạo không có báo cáo tài chính – lợi nhuận theo thời gian thực.

Để giải quyết bài toán này, Giải pháp MBW Next ra đời. Đây là giải pháp quản trị hợp nhất, toàn diện được thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp Sản xuất & Phân phối, giúp liên thông toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất.

MBW Next kết nối và đồng bộ hóa toàn bộ chuỗi giá trị của doanh nghiệp:

1. Quản trị hệ thống phân phối (DMS): Bao gồm toàn bộ các tính năng mạnh mẽ của MobiWork DMS (quản lý sales, tuyến, đơn hàng, trưng bày…).
2. Quản trị Mua hàng & Sản xuất: Khi đơn hàng từ DMS đổ về, hệ thống tự động tính toán nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), lập kế hoạch mua hàng, quản lý định mức (BOM), và theo dõi tiến độ sản xuất.
3. Quản trị Kho đa tầng: Kiểm soát tồn kho chính xác từ kho thành phẩm (nhà máy), kho trung chuyển, đến kho của từng nhà phân phối.
4. Quản trị Bán hàng đa kênh: Quản lý tập trung đơn hàng từ kênh GT (DMS), kênh MT, kênh B2B và các sàn thương mại điện tử.
5. Quản trị Tài chính – Kế toán: Điểm mạnh cốt lõi của MBW Next là mọi giao dịch (mua hàng, bán hàng, xuất/nhập kho) đều được tự động hạch toán và liên thông với phân hệ kế toán.

Lợi ích của giải pháp MBW Next:

• Không còn dữ liệu phân mảnh: Kế toán không cần chờ kinh doanh gửi file Excel cuối ngày. Mọi bộ phận làm việc trên một hệ thống duy nhất.
• Tự động hóa toàn trình: Một đơn hàng bán ra sẽ tự động kích hoạt lệnh xuất kho, trừ tồn kho, ghi nhận công nợ và hạch toán doanh thu.
• Báo cáo quản trị tức thì: CEO và CFO có thể xem báo cáo lãi lỗ, dòng tiền, công nợ, chi phí… theo thời gian thực, thay vì phải chờ kế toán tổng hợp vào cuối tháng.
• Ra quyết định chiến lược: Khi có dữ liệu hợp nhất từ sản xuất đến bán hàng, doanh nghiệp biết chính xác kênh nào, sản phẩm nào, khu vực nào đang mang lại lợi nhuận thực tế, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh chính xác.

MBW Next chính là bước phát triển tiếp theo sau giải pháp MobiWork DMS, giúp doanh nghiệp Sản xuất & Phân phối chuyển đổi số toàn diện, từ “quản lý vận hành” sang “quản trị bằng dữ liệu”.

8. Câu hỏi thường gặp (F&A) về Nhà phân phối

Câu 1: Nhà phân phối và Đại lý khác nhau như thế nào? Đây là hai khái niệm dễ bị nhầm lẫn.

• Nhà phân phối (NPP): Là đơn vị mua đứt bán đoạn. Họ nhập hàng (mua hàng) với số lượng lớn từ nhà sản xuất, sở hữu hàng hóa đó, tự quản lý kho bãi và tự tổ chức bán lại cho các đại lý hoặc điểm bán lẻ để hưởng chênh lệch giá.
• Đại lý: Thường là đơn vị bán hàng thay mặt nhà sản xuất hoặc NPP để hưởng hoa hồng. Họ không nhất thiết phải sở hữu hàng hóa.

Câu 2: Cần tối thiểu bao nhiêu vốn để làm nhà phân phối? Không có con số cố định. Vốn phụ thuộc rất nhiều vào ngành hàng (ví dụ: hàng tiêu dùng nhanh cần vốn quay vòng lớn, trong khi máy móc thiết bị cần vốn nhập hàng cao). Tuy nhiên, bạn sẽ cần một nguồn vốn đáng kể để chi trả cho: tiền nhập hàng, chi phí kho bãi, chi phí vận hành (nhân sự, xe cộ), và vốn lưu động để “gối đầu” công nợ cho các điểm bán.

Câu 3: Làm thế nào để quản lý nhân viên sales thị trường (trình dược viên) hiệu quả? Đây là bài toán khó nhất của nhà phân phối. Cách hiệu quả nhất là ứng dụng công nghệ, cụ thể là phần mềm DMS (như MobiWork DMS). Phần mềm sẽ giúp bạn:

• Phân tuyến bán hàng cố định cho nhân viên.
• Giám sát lộ trình và thời gian làm việc của họ qua GPS.
• Yêu cầu họ check-in tại điểm bán để xác thực viếng thăm.
• Nhận đơn hàng, báo cáo tồn kho, và hình ảnh trưng bày ngay lập tức.

Câu 4: Tại sao nhà phân phối nên sử dụng phần mềm MobiWork DMS? Sử dụng MobiWork DMS giúp nhà phân phối chuyển từ quản lý “cảm tính” sang “lý tính”. Lợi ích chính là: Tăng hiệu suất sales (giảm thời gian làm báo cáo thủ công), tăng doanh số (chăm sóc đúng tuyến, đúng điểm bán), giảm thất thoát (kiểm soát tồn kho, trưng bày), và giúp chủ doanh nghiệp có báo cáo tức thì để ra quyết định nhanh chóng.

9. Kết luận

Trở thành một nhà phân phối thành công không đơn giản là “có hàng – có khách”, mà là cả một hành trình bài bản: từ việc hiểu rõ thị trường, xây dựng mạng lưới, đến khả năng quản lý tốt tồn kho – công nợ – đơn hàng.

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ không còn là “lựa chọn” mà là “bắt buộc”. Các giải pháp như MobiWork DMS giúp nhà phân phối hiện đại hóa hoạt động bán hàng cốt lõi. Xa hơn nữa, MBW Next cung cấp một giải pháp toàn diện, hợp nhất từ Sản xuất đến Tài chính, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tăng trưởng bền vững trên nền tảng dữ liệu thống nhất.

Trên đây là một số kinh nghiệm làm nhà phân phối. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn!

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Xây dựng quy chế lương thưởng cuối năm 2025 cho doanh nghiệp phân phối
• 10 yếu tố vàng cải thiện quy trình bán hàng, bứt phá doanh thu 2025
• Giám sát chương trình trưng bày hàng hóa
• [THÔNG BÁO] Về việc cập nhật hệ thống MobiWork DMS theo sự thay đổi Đơn vị hành chính mới của Nhà nước
• Xi Măng Sao Mai Giải Bài Toán Giám Sát Đội Ngũ Kinh Doanh Cùng MobiWork DMS