“Nỗi oan” của phần mềm quản lý hệ thống phân phối – DMS

DMS – Distributor Management System (phần mềm quản lý hệ thống phân phối, hay còn gọi là phần mềm DMS) không còn là cái tên xa lạ với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất & phân phối. Đây là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giám sát tất cả các hoạt động phân phối hàng hóa một cách nhanh chóng, liên tục và tức thời. Qua đó nhà quản lý đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra xuyên suốt trong toàn hệ thống, kịp thời phát hiện và khắc phục vấn đề, từ đó giảm trừ rủi ro, tăng trưởng về doanh số và lợi nhuận.

Những cái hay, tính hữu ích và sự cần thiết của DMS đã được nhắc tới rất nhiều. Tuy nhiên, sau nhiều năm DMS thâm nhập thị trường với số lượng hàng nghìn doanh nghiệp đang áp dụng, đã xuất hiện những quan niệm, hình dung sai lệch về giải pháp này. Là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp phần mềm DMS, MobiWork hiểu rằng chính những cách nghĩ sai lầm này đang là nguyên nhân khiến cho việc triển khai DMS khó có thể thành công tại một số doanh nghiệp. Việc coi DMS là công cụ vạn năng, ngay lập tức giúp thay đổi cách thức quản lý hệ thống phân phối thường gây ra tình trạng “vỡ mộng”. Trong khi, đáng lẽ ra, theo chiều ngược lại, họ cần phải thấy phần mềm là cơ hội tốt để họ mở rộng và đào sâu kiến thức của chính mình.

Dưới đây là một số quan niệm, hình dung sai lầm mà chúng tôi thường ví von là “nỗi oan” của phần mềm quản lý hệ thống phân phối – DMS.

Quan niệm 1. DMS – Phần mềm giám sát nhân viên bán hàng

Đây là một trong những hình dung phổ biến nhất về phần mềm DMS không chỉ với đội ngũ nhân viên bán hàng mà ngay cả cấp quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp SME. Rất nhiều đơn vị khi liên hệ với MobiWork đều có những yêu cầu chung chung như “Anh cần một phần mềm giám sát nhân viên sales” hay “Bên em cung cấp giải pháp DMS chuyên giám sát nhân viên phải không?”. Phải khẳng định rằng, quan niệm trên dù không sai nhưng KHÔNG ĐẦY ĐỦ và thường cố tình bị hiểu sang hướng tiêu cực.

Tại sao lại như vậy?

Nhân viên bán hàng là nền tảng của DMS hay nói cách khác, DMS lấy cung cấp hàng loạt các tính năng lấy nhân viên bán hàng là trọng tâm. Trong đó, tính năng phổ biến nhất, thường được áp dụng đầu tiên và tới gần như 100% các doanh nghiệp sử dụng là giám sát đội ngũ nhân viên bán hàng trên bản đồ GPS. Đây cũng là điều dễ hiểu bởi các doanh nghiệp không thể phụ thuộc hoàn toàn vào tính chủ động của đội sales. Họ cần kiểm soát để tăng tính chủ động trong công việc của nhân viên bán hàng, để nhân viên chăm chỉ hơn. Ngoài ra, với nhiều doanh nghiệp SME, việc áp dụng toàn bộ tất cả tính năng của DMS đôi khi theo họ lại chưa phù hợp, phức tạp và tốn chi phí nên chỉ đầu tư chạy từng tính năng.

Một lý do khác xuất phát từ chính nhân viên bán hàng. Tâm lý chung của dân sales nói chung là không thích bị cho vào khuôn khổ, đặc biệt khi cách làm truyền thống (thoải mái về giờ giấc, tự do làm việc…) đã ăn sâu vào tâm trí nhiều năm qua. Chưa kể đến với cách làm việc cũ, nhân viên có những “mánh” để xào nấu dữ liệu, tạo ra các cửa hàng ảo, nhân viên ảo nhằm đảm bảo về mặt KPIs và hưởng lợi cá nhân. Tuy nhiên, điều này sẽ bị xóa bỏ hoàn toàn khi DMS đi vào triển khai. Sẽ có rất nhiều câu chuyện bất hợp tác của đội Sales bởi quyền lợi cá nhân sẽ bị triệt tiêu khi áp dụng phần mềm DMS khiến cho mọi chuyện trở nên minh bạch. Chính vì vậy, dù DMS có vô vàn tính năng hỗ trợ tuyệt vời dành cho nhân viên nhưng trong thâm tâm họ, DMS chỉ là một phần mềm giám sát – và họ không thích điều đó.

Với tư cách là một đơn vị cung cấp, MobiWork luôn hướng khách hàng hiểu phần mềm DMS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên bán hàng trong quá trình viếng thăm điểm bán. MobiWork DMS cung cấp cho nhân viên bán hàng danh sách tuyến phải đi mỗi ngày và các thông tin cần thiết tại điểm bán như lịch sử mua hàng của điểm bán, tồn kho, công nợ, các chương trình khuyến mại điểm bán được hưởng, thông tin sản phẩm, hay các báo cáo kết quả bán hàng,.. Quan trọng hơn, MobiWork DMS giúp quá trình viếng thăm khách hàng được tự động hóa bởi những cơ chế gợi ý đơn hàng thông minh. Có thể nói MobiWork DMS chính là một phần mềm hỗ trợ nhân viên bán hàng ngoài thị trường.

Quan niệm 2. Phần mềm thay thế hoàn toàn nhân viên sales

Không quá nặng nề như cách giật tít ở trên nhưng một số Sales nghĩ rằng DMS có thể khiến cho vai trò của họ giảm bớt. Lý do bởi rất nhiều nhân viên bán hàng, kể cả những người lâu năm nghỉ việc khi doanh nghiệp áp dụng DMS.

Trong cuốn sách “Dân Sales Nghề & Đời” của chuyên gia đào tạo sale Đỗ Xuân Tùng đã viết rằng: “Một vị chủ doanh nghiệp gần đây còn đẩy quá lên khi khẳng định như đinh đóng cột với tôi trong một hội thảo là phần mềm sẽ thay thế toàn bộ salesman trong hệ thống của ông ấy. Bởi vì nó đưa ra thống kê cực kỳ chính xác về khách hàng là ai, có nhu cầu gì, khả năng chi trả thế nào, sẽ xuất hiện ở đâu và ra quyết định ra sao. Mà nó là máy nên nó chả bao giờ mệt, miệt mài làm và làm hiệu quả hơn hẳn so với salesman! Do vậy, không cần salesman nữa, chỉ cần bất kỳ ai, tới trực tiếp cũng được, hoặc nếu không thì gọi điện, cùng lắm là contact qua mạng với khách là người ta mua”

Xin khẳng định lại rằng những người bị đào thải hoặc chủ động nghỉ việc là bởi họ không chấp nhận thay đổi, ứng dụng cái mới hay có lẽ lo lắng những gì mình làm trong quá khứ sẽ bị lộ tẩy. Nhân viên bán hàng luôn là thành viên vô cùng quan trọng trong hệ thống phân phối và vai trò đó càng được nâng cao khi giải pháp DMS đi vào thực tiễn. Đội sales sẽ trở thành “cầu nối” giữa doanh nghiệp với nhà phân phối và thị trường; là những người am hiểu nhất nhu cầu đang phát sinh.

Phần mềm cho dù được đầu tư kỹ càng tới đầu nó vẫn chỉ là công cụ hỗ trợ người dùng, chỉ vận hành trên lập trình có sẵn. Khi Sales sử dụng đúng và tận dụng được hết những lợi ích mang lại, cả Sales và DMS sẽ trở thành 1 thể thống nhất cũng hướng tới mục tiêu chung là sự phát triển của doanh nghiệp.

Quan niệm 3. Phần mềm All in one – Cung cấp toàn bộ mọi tính năng cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp, trong đó phần lớn là SME hay nhà phân phối, khi tìm đến DMS thường mong muốn một phần mềm “All in one – Tất cả trong một”, tức là có thể giải quyết được tất cả các vấn đề nghiệp vụ như kế toán, kho hàng, công nợ, nhân sự, thậm chí cả hành chính, chăm sóc khách hàng. Nhu cầu “All in one” này thường xuất hiện nhiều hơn cả ở các doanh nghiệp SME bởi chi phí đầu tư chưa nhiều, chưa có bộ phận chuyên trách và họ luôn mong muốn có 1 giải pháp đáp ứng được hết tất cả các kì vọng.

Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng, mỗi giải pháp chỉ cần làm tốt vai trò nhiệm vụ thuộc về bản chất của nó, với DMS là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn hệ thống phân phối, giám sát đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường cũng như kết nối nhà sản xuất và nhà phân phối với nhau. Việc hiểu sai lợi ích và vai trò khiến các doanh nghiệp thường lâm vào tình trạng vỡ mộng khi triển khai. Đồng thời, việc sử dụng All in one cũng có nhiều nhược điểm như:

• Phần mềm quá nặng và cồng kềnh bởi phải quản lý lượng dữ liệu khổng lồ.
• Số lượng tính năng lớn do phải giải quyết công việc của nhiều phòng ban khác nhau. Điều này thường dẫn đến tình trạng, nhiều lợi ích không được trải nghiệm hết, gây sự lãng phí lớn
• Chi phí đầu tư rất lớn, ngay cả những doanh nghiệp cỡ vừa cũng khó có thể chi trả

Và trên thực tế hiện nay cũng chưa từng tồn tại một giải pháp nào thực sự là “All in one”. Xu hướng hiện nay khi áp dụng công nghệ trong mô hình quản lý của doanh nghiệp là xây dựng một hệ sinh thái – nơi các phần mềm có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu với nhau. Tất cả được kết nối trên hạ tầng điện toán đám mây nên chi phí không quá cao, dễ sử dụng và vẫn giải quyết định hoàn toàn các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Cuối cùng, mọi phần mềm quản lý nói chung và phần mềm DMS nói riêng không phải “câu thần chú” để biến mọi doanh nghiệp thành người khổng lồ. Nó chỉ là một công cụ hỗ trợ nhà quản lý trong quản lý và kiểm soát chất lượng công việc, thiếu con người thì nó chỉ là cái máy vô tri vô giác. Nó cần một khối óc đầy kỹ năng và kinh nghiệm để điều khiển và áp dụng. Thay vì quá áp đặt và chờ đợi có đủ kiến thức để sử dụng phần mềm, tại sao không học từ phần mềm, vì nó được tạo ra bởi rất nhiều tư duy chất xám của cả các kỹ sư phần mềm lẫn các chuyên gia tư vấn giúp tạo ra. Đôi khi chỉ cần đọc phần hướng dẫn sử dụng là chúng ta, nếu tinh ý, cũng đã phát hiện ra một số việc mà mình chưa từng làm với đội nhóm của mình rồi.

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Quản lý danh mục sản phẩm – Chìa khóa giúp tăng doanh số không phải ai cũng biết
• Dự báo bán hàng là gì? 7 sale forecast method tốt nhất dành cho nhà quản lý
• Xây dựng kênh phân phối cho sản phẩm mới như thế nào?