7 điều cần lưu ý khi xây dựng hợp đồng đại lý phân phối

Hợp đồng đại lý phân phối là một dạng cam kết thương mại theo khuôn khổ pháp luật giữa doanh nghiệp (nhà cung cấp) với các đơn vị phân phối (đại lý, điểm bán luôn…) trong việc bán các sản phẩm tại một khu vực nhất định. Theo đó, cả 2 chủ thể tham gia ký kết hợp đồng đều phải có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện những điều khoản đã ký kết, nó là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình hợp tác.

Tuy nhiên, do số lượng nhà phân phối thường quá lớn cùng quy mô từng đơn vị khác nhau nên doanh nghiệp thường bỏ qua hoặc thỏa thuận không đầy đủ các nội dung:

1. Quyền sở hữu trí tuệ                                        

Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ không còn là điều quá lạ lẫm tại Việt Nam. Trong kinh doanh – phân phối, các đại lý/ điểm bán lẻ thản nhiên sử dụng thương hiệu, hình ảnh sản phẩm của doanh nghiệp để quảng cáo cho bản thân nhằm tăng sức thu hút người tiêu dùng. Vì vậy, khi ký kết hợp đồng phân phối, cần quy định cụ thể việc sử dụng: tên nhãn hiệu – thương hiệu – hình ảnh sản phẩm – slogan – đại sứ thương hiệu… phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, tiếp thị, khuyến mãi và quảng cáo. Trong trường hợp nào nhà phân phối được chấp thuận trước khi sử dụng hoặc sử dụng mà không cần sự chấp thuận hay thông báo đến nhà cung cấp.

2. Bảo mật

Một nhà phân phối có thể hợp tác với nhiều doanh nghiệp sản xuất khác nhau nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Vì vậy, rất dễ xảy ra tình trạng tiết lộ thông tin sản phẩm doanh nghiệp này cho doanh nghiệp khác. Do đó, trong quá trình thực hiện hợp đồng, cần quy định chi tiết vấn đề bảo mật liên quan tới: kế hoạch bán sản phẩm – nghiên cứu thị trường – chiến dịch marketing – dữ liệu bán hàng… Theo đó, nhà phân phối không được cung cấp một phần hay toàn bộ các thông tin này đến bên thứ ba.

Ngoài ra, nhà phân phối có thể tự bảo vệ mình bằng cách chỉ cung cấp những thông tin thật sự cần thiết cho các đối tác, kèm theo đó là buộc nhà phân phối phải có cam kết bảo mật thông tin với nhà cung cấp.

3. Chiết khấu

Tỷ lệ chiết khấu là yếu tố then chốt, gắn kết mối quan hệ giữa doanh nghiệp sản xuất và nhà phân phối. Tùy vào quy mô, sản phẩm, hình thức kinh doanh… mà doanh nghiệp sẽ đưa ra các mức chiết khấu khác nhau sao cho cân bằng được lợi ích giữa cả 2 bên. Trong hợp đồng, cần quy định cụ thể về tỷ lệ chiết khấu đối với nhà phân phối tại khoảng thời gian cụ thể, có thể theo tháng hoặc theo quý. Ví dụ, với hình thức chiết khấu phần trăm hoa hồng theo đơn hàng:

Đơn hàng >100 triệu: Chiết khấu 4%.

Đơn hàng 100 – > 300 triệu: Chiết khấu 5%.

Đơn hàng 300 – >500 triệu: Chiết khấu 7%

Đặc biệt, một lưu ý chung là doanh nghiệp không nên áp dụng hình thức cào bằng cho tất cả nhà phân phối (ví dụ: chiết khấu trực tiếp 3% trên mỗi đơn hàng). Chiết khấu đơn giản thế này, tức là người mua đơn hàng 100 triệu cũng nhận được 3% lợi nhuận như người mua được 200 triệu. Điều này khiến Nhà phân phối sẽ có sự so bì. Tốt nhất doanh nghiệp nên làm theo Nguyên tắc: mua nhiều được giảm giá nhiều.

4. Chỉ tiêu bán hàng và thưởng

Để khuyến khích nhà phân phối bán hàng, doanh nghiệp nên xây dựng các chỉ tiêu bán hàng tháng/quý theo doanh số – theo sản phẩm và các mức thưởng tương ứng. Đặc biệt cần quy định thật rõ về thời gian lập và đưa ra chỉ tiêu bán hàng (ví dụ trước ngày 7-6 cho chỉ tiêu tháng 6).

Đồng thời, phương thức nhận thưởng cũng cần phải được ghi rõ, theo tỷ lệ phần trăm hay con số cụ thể. Trong thực tiễn kinh doanh, có 2 phương thức nhận thưởng là khấu trừ trực tiếp vào hóa đơn bán hàng và nhận tiền mặt.

5. Đổi trả sản phẩm

Đối với vấn đề này, trong hợp đồng cần quy định cực kỳ cụ thể về nội dung hoàn trả hoặc đổi sản phẩm, bao gồm

• Điều kiện hoàn trả/ đổi sản phẩm
• Thời gian
• Mức giá
• Phương thức thanh toán: nhận sản phẩm mới cùng loại, khác loại, nhận tiền mặt
• Quy trình thực hiện đổi/trả

Ví dụ: Trong vòng 30 ngày kể từ khi xuất hóa đơn, Đại lý sẽ được đổi hàng mới hoặc trả hàng nếu sản phẩm được xác định thuộc lỗi nhà sản xuất. Trong trường hợp mặt hàng cùng loại đã hết, NPP có quyền đổi sang một sản phẩm khác cùng loại hoặc gộp vào lần xuất hàng tiếp theo

6. Mức tồn kho và xử lý hàng tồn kho

Doanh nghiệp trong quá trình soạn thảo hợp đồng phân phối luôn phải lưu ý về việc đặt hạn mức tồn kho cho nhà phân phối, theo đó đối tác luôn phải duy trì một số lượng hàng nhất định để đảm bảo cung ứng ra thị trường. Điều này nhằm tránh việc “cháy” hàng khiến người tiêu dùng chuyển sang sử dụng sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, dần đánh mất những khách hàng trung thành.

Tuy nhiên, cần lưu ý về việc quy định mức hàng tồn kho cụ thể căn cứ vào tình hình kinh doanh, thị trường phân phối cho phù hợp. Bên cạnh đó, các bên cần thỏa thuận các điều khoản cụ thể về phương thức xử lý hàng tồn kho như giảm giá, tặng, đổi sản phẩm,…

7. Khu vực phân phối

Hợp tác với nhiều nhà phân phối tại một địa phương nhằm gia tăng khả năng tiếp cận người dùng cuối luôn nằm trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Vì vậy, để không xảy ra xung đột trong kênh phân phối (nhà phân phối cung cấp sản phẩm sang địa bàn của một đơn vị khác), doanh nghiệp nên quy định cụ thể về phạm vi phân phối, theo đó bên phân phối chỉ bán sản phẩm trong khu vực đã được chỉ định. Trong trường hợp điều chỉnh phạm vi phân phối thì cần có sự thỏa thuận, thống nhất bằng văn bản của cả 2 bên.

Quản lý hiệu quả hệ thống phân phối, theo dõi hoạt động kinh doanh của từng đại lý/điểm bán cũng như hoạt động của nhân viên bán hàng bằng phần mềm DMS. Đăng ký ngay để trải nghiệm dùng thử miễn phí.

• Áp dụng công nghệ trong quản lý trưng bày hàng hóa
• Trưng bày hàng hóa tại điểm bán – cuộc chiến không hồi kết
• Trưng bày hàng hóa – sự pha trộn giữa khoa học và nghệ thuật
• Để trung thu là tết của chính doanh nghiệp bạn
• Trung thu – Doanh nghiệp nên lấy “tốc độ” làm thế mạnh
• Ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp