5 Rủi ro trọng yếu khi quản lý rời rạc giữa Hệ thống DMS và Phần mềm Kế toán

Đặc thù của ngành phân phối đòi hỏi sự tách bạch về nghiệp vụ: Sales cần sự linh hoạt của phần mềm DMS ngoài thị trường, trong khi Kế toán cần sự chặt chẽ của phần mềm hạch toán chuyên sâu. Sự chuyên môn hóa này là cần thiết, nhưng cũng vô tình tạo ra khoảng cách về mặt dữ liệu nếu không có sự kết nối đồng bộ. Những sai lệch nhỏ trong quá trình trao đổi thông tin thủ công có thể tích tụ thành những vấn đề lớn về tài chính và hàng hóa.

Để giúp các nhà quản trị có cái nhìn rõ nét hơn, bài viết sau đây sẽ nhận diện 5 thách thức trọng yếu trong quản lý dữ liệu đa nền tảng, đồng thời giới thiệu mô hình tích hợp tự động hệ thống DMS và phần mềm Kế toán (thông qua API) giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng hiệu suất vận hành. 

Nhận diện 5 thách thức điển hình trong quản trị rời rạc giữa DMS và phần mềm Kế toán

1. Sai lệch dữ liệu do quy trình nhập liệu thủ công 

Đây là rủi ro hiện hữu và phổ biến nhất tại các doanh nghiệp phân phối chưa thực hiện đồng bộ hệ thống. 

Quy trình làm việc thông thường diễn ra như sau: Nhân viên kinh doanh tạo đơn hàng trên thiết bị di động (qua App DMS), dữ liệu được tổng hợp lại dưới dạng file Excel hoặc báo cáo thô, sau đó chuyển về văn phòng để Kế toán nhập liệu lại (Re-entry) vào phần mềm kế toán để xuất hóa đơn/ xuất kho và ghi nhận doanh thu.

Sự nguy hiểm nằm ở thao tác nhập liệu kép này. Theo các thống kê về quản trị dữ liệu, tỷ lệ sai sót trong nhập liệu thủ công dao động từ 1% đến 3% tùy thuộc vào khối lượng công việc. Trong ngành phân phối với đặc thù số lượng SKU lớn và tần suất đơn hàng cao, con số này gây ra hậu quả nghiêm trọng:

– Sai lệch về định danh: Nhầm lẫn giữa các mã hàng có ký tự gần giống nhau hoặc giữa các chương trình khuyến mãi phức tạp.

– Sai lệch về số học: Sai số lượng, đơn giá, chiết khấu thương mại, dẫn đến việc hạch toán doanh thu không chính xác.

– Mất tính toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu đơn hàng gốc từ Sales và dữ liệu ghi nhận tại Kế toán không khớp nhau, gây khó khăn lớn cho công tác kiểm toán và đối soát cuối kỳ.

Việc khắc phục các sai sót này thường tiêu tốn thời gian gấp 3 – 4 lần so với thời gian nhập liệu ban đầu, chưa kể đến các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn chứng từ.

2. Quản lý tồn kho kém hiệu quả: Độ trễ giữa tồn kho lý thuyết và thực tế

Trong quản trị chuỗi cung ứng, “Visibility” (Khả năng nhìn thấy dữ liệu) là yếu tố sống còn. Khi DMS và phần mềm Kế toán hoạt động độc lập, doanh nghiệp sẽ đối mặt với tình trạng độ trễ thông tin về tồn kho.

Đối với bộ phận Kinh doanh: Sales đi thị trường thường chỉ nắm được con số tồn kho “tĩnh” (được cập nhật từ đầu ngày). Họ không biết được biến động xuất/ nhập diễn ra trong ngày tại kho. Điều này dẫn đến việc Sales chốt đơn cho khách hàng những mã hàng thực tế đã hết trong kho, buộc doanh nghiệp phải hủy đơn hoặc giao thiếu, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và chỉ số hài lòng của khách hàng.

Đối với bộ phận Kế toán/Kho: Kế toán/ kho nắm giữ số liệu chính xác nhưng lại thụ động chờ đơn hàng từ Sales đổ về. Sự lệch pha này cũng khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội đẩy hàng cận date do Sales không nhận được cảnh báo kịp thời từ hệ thống kế toán để thực hiện các chương trình bán hàng phù hợp.

Hệ quả là doanh nghiệp vừa mất doanh thu do thiếu hàng, vừa chịu chi phí lưu kho cao cho những mặt hàng ứ đọng không được giải phóng kịp thời.

3. Mất kiểm soát hạn mức tín dụng và gia tăng nợ xấu 

Quản lý công nợ phải thu là điều kiện sống còn của doanh nghiệp phân phối. Rủi ro lớn nhất của việc quản lý rời rạc là Sales không nắm được Hạn mức tín dụng và Tuổi nợ của khách hàng tại thời điểm viếng thăm.

Dữ liệu công nợ chính xác thường nằm trên phần mềm Kế toán sau khi đã đối trừ các khoản thanh toán, trả hàng, chiết khấu. Nếu Sales không truy cập được dữ liệu này theo thời gian thực trên App DMS thì:

– Vượt trần tín dụng: Sales tiếp tục bán hàng cho các đại lý đã vượt quá hạn mức cho phép hoặc đang có nợ quá hạn, làm gia tăng rủi ro nợ xấu khó đòi.

– Tranh chấp số liệu: Khi thực hiện thu nợ, Sales mang theo số liệu cá nhân ghi chép, trong khi khách hàng đối chiếu với số liệu kế toán. Sự không đồng nhất khiến khách hàng có cớ trì hoãn thanh toán, kéo dài số ngày thu tiền bình quân, gây áp lực lên dòng tiền hoạt động.

4. Lãng phí nguồn lực nhân sự và gia tăng chi phí vận hành 

Trong bối cảnh cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí vận hành là ưu tiên hàng đầu. Việc duy trì quy trình thủ công giữa hai phần mềm tạo ra những lãng phí vô hình nhưng rất lớn.

Thay vì tập trung vào chuyên môn nghiệp vụ như phân tích tài chính, kiểm soát chi phí hay quản trị rủi ro, bộ phận Kế toán phải dành phần lớn quỹ thời gian cho các tác vụ giá trị thấp như nhập liệu, kiểm tra lỗi sai và đối chiếu thủ công.

– Gia tăng thời gian xử lý đơn hàng: Đơn hàng phải đi qua nhiều bước trung gian (Sales -> Admin -> Kế toán nhập liệu -> Kho) mới được duyệt xuất. Độ trễ này làm giảm tốc độ quay vòng vốn và khả năng đáp ứng thị trường.

– Chi phí cơ hội: Nguồn lực nhân sự cấp cao bị lãng phí vào các công việc sự vụ thay vì tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược.

5. Thiếu hụt dữ liệu ra quyết định quản trị 

Rủi ro cuối cùng và ảnh hưởng sâu rộng nhất thuộc về cấp lãnh đạo (CEO/Chủ doanh nghiệp). Để ra quyết định chính xác, nhà quản trị cần một hệ thống Báo cáo quản trị tổng hợp, đa chiều và tức thời.

Khi dữ liệu bị phân mảnh ở hai nơi:

– Doanh số Sales báo cáo là doanh số đơn đặt hàng.

– Doanh số Kế toán báo cáo là doanh số đã xuất hóa đơn/ghi nhận nợ.

Sự chênh lệch giữa hai chỉ số này luôn tồn tại. Nếu không có hệ thống tích hợp tự động để hợp nhất dữ liệu, CEO sẽ không thể xem được báo cáo P&L theo thời gian thực, không phân tích được hiệu quả kinh doanh theo từng kênh/vùng/nhân viên chính xác. Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu cũ ( thường có độ trễ theo tuần/tháng) khiến doanh nghiệp mất đi tính linh hoạt cần thiết để phản ứng với biến động thị trường.

Giải pháp: Tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS hai chiều

Để loại bỏ 5 rủi ro trên, giải pháp tối ưu nhất là thiết lập cơ chế Tích hợp hệ thống thông qua giao thức API.

MobiWork DMS hiện nay cung cấp khả năng kết nối chuyên sâu với phần mềm kế toán MISA AMIS, tạo ra một luồng dữ liệu khép kín và tự động hóa:

– Đồng bộ đơn hàng tự động: Ngay khi Sales chốt đơn trên MobiWork DMS, dữ liệu được đẩy trực tiếp sang MISA AMIS dưới dạng “Đơn đặt hàng” hoặc “Chứng từ bán hàng”. Kế toán không cần nhập liệu lại.

– Đồng bộ danh mục hai chiều: Danh mục Khách hàng, Vật tư hàng hóa được chuẩn hóa và đồng bộ giữa hai hệ thống.

– Cập nhật tồn kho & Công nợ: MISA AMIS trả về dữ liệu tồn kho khả dụng và dư nợ cuối kỳ chi tiết trên phần mềm MobiWork DMS. Sales có thể tra cứu ngay trên thiết bị di động khi đang đứng tại điểm bán.

Xem thêm: Mô hình kết nối & Luồng dữ liệu tích hợp giữa MobiWork DMs và MISA AMIS

Kết luận

Sự rời rạc trong quản lý hệ thống DMS và Kế toán không chỉ là vấn đề về công nghệ, mà là bài toán về hiệu quả quản trị và an toàn tài chính. Việc tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp phân phối chuyển dịch từ mô hình quản lý thủ công sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tối ưu hóa lợi nhuận.

Doanh nghiệp phân phối của bạn đã sẵn sàng chuẩn hóa quy trình để loại bỏ rủi ro sai lệch số liệu? Liên hệ tư vấn giải pháp tích hợp MobiWork DMS & MISA AMIS ngay với chúng tôi qua Hotline: 090 150 8000. 

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn 1-1 và DEMO giải pháp. 

Bài viết liên quan:

• 5 Rủi ro trọng yếu khi quản lý rời rạc giữa Hệ thống DMS và Phần mềm Kế toán
• Tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng thông qua tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS
• Giải pháp Tích hợp MobiWork DMS và Misa Amis kế toán: Mô hình kết nối & Luồng dữ liệu chi tiết
• MobiWork DMS đã tích hợp phần mềm kế toán Misa Amis: Mảnh ghép hoàn hảo cho hệ thống quản trị Doanh nghiệp phân phối
• Nhà phân phối là gì? Kinh nghiệm làm nhà phân phối
• Phần mềm quản lý hệ thống phân phối là gì?