Vai trò chủ chốt của Sale Admin trong doanh nghiệp bán lẻ không phải ai cũng biết

Nhân viên Sale Admin (hay còn được gọi là trợ lý bán hàng) có nhiệm vụ chính là hỗ trợ các công việc hành chính, giấy tờ cho đội ngũ phòng kinh doanh. Không giống như vị trí trợ lý hành chính thông thường, các trợ lý bán hàng làm việc chủ yếu làm việc riêng với bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp. Những nhân viên SA có nhiệm vụ cụ thể phù hợp với vai trò chức năng như các công việc chuẩn bị báo cáo chi phí, theo dõi tiến độ bán hàng, điều phối hoạt động đề xuất cũng như các nhiệm vụ hành chính thông thường.

Những số liệu được tổng hợp từ vị trí Sale Admin sẽ được sử dụng cho các mục đích so sánh, xem xét hoạt động bán hàng. Để từ có các cấp quản lý đưa ra phân tích và tổng hợp nhằm xác định phương hướng hoạt động các chiến lược kinh doanh. Cùng đi tìm hiểu cụ thể công việc của một Sale Admin có nhiệm vụ, vai trò gì và mức lương thưởng, cơ hội phát triển của công việc này ra sao trong nội dung dưới đây.

Sale Admin có nhiệm vụ gì trong một doanh nghiệp?

Các nhiệm vụ hành chính

Một nhân viên trợ lý bán hàng sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hành chính chung trong bộ phận sale của doanh nghiệp. Các hoạt động nghiệp vụ bao gồm việc chuẩn bị thư từ, email, đề xuất. Bên cạnh đó, trách nhiệm chung của Sale Admin còn là hỗ trợ đội ngũ sale trả lời điện thoại và các giao dịch trực tiếp với khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin cho khách hàng và chuyển họ tới người có thể hỗ trợ việc mua bán. Hoạt động ghi chép lại các dữ liệu, thông tin hóa đơn, biên lai cũng như các tài liệu quan trọng khác là nhiệm vụ phổ biến của mỗi Sale Admin trong bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp.

Hỗ trợ các phòng kinh doanh trong cùng khu vực quản lý

Trong một doanh nghiệp quy mô lớn có chi nhánh trên khắp thành phố, các tỉnh thành thì một Sale Admin sẽ như một người trợ lý kinh doanh tại các chi nhánh này. Những người trợ lý kinh doanh sẽ làm việc với bộ phận bán hàng tại điểm bán, giúp cho việc điều phối nguồn lực và công việc hiệu quả hơn. Những SA đóng vai trò là đầu mối liên lạc với các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Thực hiện các báo cáo và đề xuất chi phí

Những Sale Admin sẽ chịu trách nhiệm thiết lập báo cáo chi phí định kỳ cho cấp quản lý và các bộ phận liên quan. Thông thường sẽ có một số trợ lý bán hàng sẽ chuẩn bị các báo cáo cho một nhóm bán hàng với các bộ phận khác. Những báo cáo này sẽ được kết hợp cùng các báo cáo tổng quan khác từ người chịu trách nhiệm quản lý để trình lên các cấp quản lý cao hơn, thông qua đó những người ở vị trí cao hơn sẽ xem xét các số liệu để đánh giá sự chính xác của những báo cáo này.

Vai trò của vị trí Sale Admin trong doanh nghiệp

Thực hiện công tác hậu cần cho các hoạt động điều phối, sắp xếp 

Trong một số doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh thường xuyên có hoạt động công tác, đi thực địa điểm bán, khách hàng thì những trợ lý kinh doanh là các SA sẽ có trách nhiệm đảm bảo cung cấp đầy đủ các hỗ trợ khi có yêu cầu. Hoạt động này bao gồm việc luôn luôn sẵn sàng xử lý thông tin qua điện thoại hay email, sắp xếp và điều phối cho các nhân viên kinh doanh trong tổ chức. Các trợ lý bán hàng sẽ là người hướng dẫn các thủ tục để xác nhận chi phí và ghi nhận các hóa đơn, biên lai phát sinh trong quá trình công tác của đội ngũ kinh doanh để lên báo cáo chi phí sau đó. 

Đầu mối xử lý các yêu cầu từ khách hàng, đối tác

Ngoài các hoạt động nghiệp như xử lý hóa đơn, thiết lập các tài khoản thanh toán qua ngân hàng, theo dõi các khoản thanh toán đến hạn thì các trợ lý kinh doanh cũng đóng vai trò giám sát và thực hiện giám sát tiến độ của các đơn hàng. Vị trí này sẽ hoạt động như một trung tâm dịch vụ khách hàng, nơi tiếp nhận yêu cầu và xử lý các khiếu nại từ khách hàng. Do vậy, các Sale Admin cần cố gắng thiết lập mối quan hệ tốt giữa khách hàng và doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh được diễn ra tốt đẹp. 

Quản lý thời gian và các kế hoạch tiếp thị

Ngoài những kỹ năng về nghiệp vụ công việc, vị trí Sale Admin hay trợ lý bán hàng cũng đòi hỏi những kỹ năng như quản lý thời gian, thành thạo các nghiệp vụ trên văn bản, giấy tờ cũng như khả năng multi-task trong môi trường làm việc linh hoạt của bộ phận kinh doanh. Bởi vị trí này sẽ đảm nhiệm việc quản lý lịch làm việc của đội ngũ kinh doanh, sắp xếp các cuộc họp và thực hiện việc thanh toán đúng thời hạn. Những công việc này thông thường sẽ có những phát sinh ngoài giờ làm việc hành chính, tùy không nhiều và tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, khả năng linh động và biết cách sắp xếp thời gian là yếu tố cần có của một người làm vị trí Sale Admin.

Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc là kỹ năng quan trọng của một Sale Admin

Mức lương, thưởng và cơ hội thăng tiến cho vị trí Sale Admin trong doanh nghiệp

Hầu hết vị trí trợ lý kinh doanh (SA) trong doanh nghiệp đều có mức lương cơ bản. Tuy nhiên tùy thuộc vào doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gì và quy định lương thưởng của mỗi đơn vị ra sao sẽ có các quy định chi trả lương khác nhau. Thông thường vị trí Sale Admin sẽ hưởng lương thưởng dựa trên kết quả doanh số của đội ngũ phòng kinh doanh. 

Cách tính mức thưởng cho vị trí Sale Admin

Ngoài mức lương cơ bản được quy định tùy theo doanh nghiệp thì vị trí Sale Admin còn được mức thưởng và hoa hồng được trích từ doanh thu hàng năm từ 15-25%. Theo Cục Thống kê Lao động Mỹ rà soát mức lương trung bình cho bộ phận trợ lý bán hàng và thư ký hành chính khoảng hơn 40.000 USD/năm. 

Còn tại Việt Nam, mức lương trung bình cho vị SA dao động từ 8-12 triệu đồng/tháng, tùy theo năng lực và kinh nghiệm làm việc của mỗi cá nhân. Đối với một vài doanh nghiệp, mức lương hàng tháng của vị trí SA còn có thêm hoa hồng và thưởng doanh số, trung bình sẽ dao động từ 8 đến hơn 20 triệu đồng. 

Lương thưởng và cơ hội phát triển cho vị trí SA trong doanh nghiệp

Cơ hội thăng tiến trong công việc của một Sale Admin

Trong bất kỳ lĩnh vực hay ngành nghề chuyên môn nào thì mỗi cá nhân làm việc đều mong muốn có được bước tiến xa trong sự nghiệp. Bởi đó sẽ là động lực và mục tiêu phấn đấu cho họ cố gắng hơn mỗi ngày. Đối với vị trí Sale Admin thì cơ hội để phát triển khá là rộng mở bởi tính chất làm việc của phòng kinh doanh là khá linh hoạt và có sự tăng trưởng liên tục. Do vậy, chỉ cần có kinh nghiệm và năng lực xử lý các công việc là bạn có thể hoàn toàn có được vị trí tốt trong bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp như Quản lý Sale Admin, Giám sát kinh doanh hay thậm chí Giám đốc kinh doanh.

Thông qua nội dung trên từ MobiWork cung cấp chắc hẳn những người đang có mong muốn đi theo công việc của một Sale Admin hay là những người đang làm việc trong vị trí này cũng có cái nhìn tổng quan hơn về công việc, mức lương và cơ hội phát triển. 

Chúc các bạn thành công với con đường mình đã chọn !
Mời các bạn tham khảo thêm nội dung các bài viết:

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT