Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu

Route Plan không chỉ là bản đồ di chuyển mà là chiến lược bán hàng quyết định doanh số và sức cạnh tranh trên thị trường.

Trong một hệ thống phân phối GT, việc đưa đội ngũ bán hàng ra thị trường không thể diễn ra theo cảm tính hay thói quen cá nhân. Thay vào đó, từng hành trình, từng điểm dừng, từng phút giây tiếp cận khách hàng đều phải được lên kế hoạch một cách khoa học, có mục tiêu cụ thể và gắn liền với chiến lược phát triển thị trường của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào cách Route Plan được xây dựng, vận hành và tối ưu như một công cụ chiến lược để giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, kiểm soát hiệu quả hoạt động bán hàng và bứt phá trong cuộc đua chiếm lĩnh người tiêu dùng.

Route Plan là gì?

Route Plan – hay còn gọi là kế hoạch tuyến bán hàng – đóng vai trò chiến lược trong việc định hình cách đội ngũ bán hàng tiếp cận các điểm bán một cách khoa học và hiệu quả. Route Plan là quá trình thiết lập trước hành trình di chuyển và lịch trình làm việc của từng nhân viên bán hàng theo các tuyến cố định hoặc tùy biến.

Ví dụ, với 6 ngày làm việc trong tuần, một route plan sẽ bao gồm 6 tuyến bán hàng (mỗi tuyến đi trong một ngày cố định), mỗi tuyến gồm danh sách các cửa hàng sẽ ghé thăm trong ngày đó. Route plan chính là tổng hợp của tất cả các sub-route plan (kế hoạch tuyến con hàng ngày). Nếu mỗi ngày nhân viên thăm 25 cửa hàng, 6 ngày sẽ phủ được tối đa 150 cửa hàng duy nhất trước khi lặp lại chu kỳ mới. Route plan giúp đảm bảo rằng toàn bộ danh sách khách hàng mục tiêu trong vùng lãnh thổ được sắp xếp vào các ngày trong tuần một cách hợp lý, không bỏ trống ngày nào và cũng không trùng lặp cửa hàng giữa các ngày (mỗi cửa hàng chỉ nằm trong một tuyến, tránh hai nhân viên khác nhau thăm cùng một cửa hàng).

Trong môi trường phân phối cạnh tranh, Route Plan chính là công cụ giúp doanh nghiệp chiếm lĩnh thị trường thông minh hơn, nhanh hơn và bền vững hơn.

Sub-Route Plan – Bản kế hoạch chăm sóc điểm bán theo ngày

Sub-Route Plan là phần chi tiết hóa của Route Plan, xác định rõ các điểm bán cụ thể mà một nhân viên cần viếng thăm trong một ngày làm việc. 

Thông thường, một sub-route plan tiêu chuẩn gồm khoảng 25 cửa hàng trong một ngày (đây là con số phổ biến để một nhân viên có thể thăm hết với thời gian làm việc ~8 tiếng). Sub-route plan sẽ 

• Liệt kê tên và địa chỉ từng cửa hàng theo thứ tự hợp lý (thứ tự mà nhân viên sẽ đi qua, thường sắp xếp theo cung đường để tiết kiệm thời gian di chuyển nhất). 
• Ghi rõ kênh bán hàng của từng khách (ví dụ tạp hóa, siêu thị, salon…), dự kiến doanh số hoặc mặt hàng trọng tâm cần bán cho khách đó, lịch sử doanh số, v.v. 

Tầm quan trọng của Sub-Route Plan  

Nhờ có sub-route plan chi tiết, nhà quản lý và nhà phân phối nắm được chính xác mỗi ngày nhân viên nào đi tuyến nào, thăm những khách nào. Từ đó:

•  Có thể đảm bảo không bỏ sót khách hàng nào trong vùng
• Các phòng ban khác của công ty (như kho vận, kế toán…) cũng có thông tin cơ sở để hỗ trợ (ví dụ biết hôm nay tuyến A đi, có thể chuẩn bị hàng hóa cho tuyến A)
•  Tạo sự nhất quán và công bằng: mọi nhân viên đều tuân theo một chuẩn mực về số lần thăm, số cửa hàng phục vụ, tránh tình trạng người thì đi nhiều, người đi ít.

Sub-Route Map – Bản đồ hóa lộ trình 

Bên cạnh kế hoạch viếng thăm điểm bán, việc trực quan hóa hành trình qua Sub-Route Map mang lại giá trị rất lớn trong việc tối ưu chi phí và thời gian hoạt động ngoài thị trường.

Sub-Route Map thể hiện:

• Vị trí cụ thể các điểm bán trong tuyến.
• Thứ tự sắp xếp viếng thăm theo hướng tuyến thuận tiện nhất.
• Khoảng cách di chuyển và thời gian dự kiến

Tầm quan trọng của Sub-Route Map 

• Bản đồ cho phép kiểm tra và đánh giá tính hợp lý của tuyến bán hàng một cách trực quan. Nhìn vào sub-route map, nhà quản lý có thể thấy tuyến đường có bị zigzag bất hợp lý hay bỏ sót cụm khách hàng nào không. 
• Sub-Route Map đảm bảo rằng các tuyến đã được sắp xếp hợp lý về mặt địa lý – nghĩa là nhân viên đi theo một cung đường thuận tiện, tránh việc đi lòng vòng lãng phí thời gian hoặc bỏ quên một khu phố nào đó. 
• Sub-route map theo dõi việc thực thi của nhân viên: ví dụ giám sát viên có thể cầm bản đồ đi thực tế theo tuyến để xem nhân viên có ghé đủ các điểm trên tuyến hay không. Ngoài ra, khi có nhân viên mới hoặc có sự sáp nhập/thay đổi nhà phân phối, sub-route map là công cụ hữu ích để nhanh chóng nắm bắt địa bàn. 

Lưu ý, sub-route map là một phần của chiến lược Route to Market (RTM) – tức lộ trình tiếp cận thị trường tổng thể của công ty. Nói cách khác, việc vẽ ra và tối ưu các tuyến bán hàng (sub-route map) chính là một bước quan trọng trong kế hoạch đưa sản phẩm đến thị trường, đảm bảo sự hiện diện hiệu quả của công ty trên địa bàn.

9 bước thiết lập Route Plan từ thực tiễn thị trường

Để vận hành hiệu quả hệ thống bán hàng ngoài thị trường, doanh nghiệp không thể thiếu một Route Plan bài bản và sát với thực tiễn. Một Route Plan tốt không chỉ giúp kiểm soát hoạt động của đội ngũ bán hàng mà còn tối ưu độ phủ thị trường, giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm tại điểm bán.

Dưới đây là 9 bước triển khai Route Plan hiệu quả được đúc kết từ thực tiễn quản lý phân phối:

Bước 1: Xác định tiềm năng thị trường và phạm vi khu vực cần bao phủ

Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng khu vực thị trường mục tiêu dựa trên dân cư, thu nhập, nhu cầu tiêu dùng, mật độ điểm bán, đối thủ cạnh tranh và khả năng tăng trưởng. Việc xác định rõ phạm vi sẽ giúp thiết lập các tuyến bán hàng phù hợp với thực tế tiêu thụ và nguồn lực hiện có.

Bước 2: Phân loại đội ngũ bán hàng

Dựa vào kinh nghiệm, năng lực cá nhân và yếu tố địa lý, doanh nghiệp cần chia đội ngũ bán hàng thành các nhóm phụ trách riêng từng vùng. Việc phân loại hợp lý giúp phát huy điểm mạnh từng nhân viên và đảm bảo hiệu quả trong triển khai kế hoạch.

Bước 3: Phân chia ranh giới vùng phụ trách

Từng khu vực cần được vạch rõ ranh giới địa lý phụ trách, tránh tình trạng chồng chéo tuyến hoặc “bỏ trống” điểm bán. Điều này không chỉ giúp tối ưu nguồn lực mà còn đảm bảo dữ liệu quản lý bán hàng được chuẩn hóa và dễ giám sát.

Bước 4: Gom nhóm các điểm bán thành cụm khu vực

Sau khi xác định địa bàn, doanh nghiệp tiếp tục nhóm các điểm bán thành các cụm nhỏ theo nguyên tắc liền kề địa lý, dễ tiếp cận và thuận tiện cho việc viếng thăm liên tục. Việc này giảm đáng kể thời gian và chi phí di chuyển cho đội ngũ bán hàng.

Bước 5: Lập danh sách chi tiết các cửa hàng cần chăm sóc trong mỗi tuyến

Từng tuyến bán hàng sẽ được gán danh sách cửa hàng cụ thể, bao gồm thông tin địa chỉ, kênh phân phối, doanh thu dự kiến, lịch sử chăm sóc. Thông thường, mỗi tuyến sẽ bao gồm từ 30 đến 40 điểm bán, tùy thuộc vào khu vực và ngành hàng.

Bước 6: Thiết lập Sub-Route Map

Doanh nghiệp cần xây dựng bản đồ Sub-Route cho từng tuyến bán hàng, thể hiện:

• Vị trí các điểm bán.
• Thứ tự ghé thăm tối ưu.
• Khoảng cách và thời gian di chuyển dự kiến.

Sub-Route Map không chỉ là công cụ hỗ trợ nhân viên thị trường mà còn là dữ liệu quan trọng để giám sát và đánh giá hiệu quả tuyến đi.

Bước 7: Giám sát thực địa và hiệu chỉnh tuyến bán

Giám sát viên bán hàng (SS) hoặc Trưởng vùng (TSM) cần đi cùng nhân viên để kiểm tra thực tế tuyến bán. Việc này giúp xác thực thông tin điểm bán, đo lường tính khả thi của lộ trình và điều chỉnh nếu phát hiện bất hợp lý về thời gian, vị trí hoặc doanh thu. Đây cũng là bước quan trọng để đào tạo nhân viên mới theo tuyến chuẩn.

Bước 8: Phân bổ kế hoạch cho từng nhân viên bán hàng

Sau khi hoàn thiện các tuyến, quản lý tiến hành phân bổ cụ thể cho từng nhân viên bán hàng. Việc này cần đảm bảo:

• Khối lượng công việc đồng đều.
• Tuyến phù hợp với năng lực từng người.
• Có sự linh hoạt để thay thế trong trường hợp nghỉ phép, luân chuyển.

Bước 9: Trình phê duyệt và triển khai chính thức

Bản Route Plan sau khi hoàn chỉnh sẽ được trình lên ASM (Giám sát khu vực) hoặc cấp quản lý tương đương để thẩm định. Đây là bước quan trọng để xác nhận tính hợp lý của kế hoạch trước khi triển khai thực tế. Sau khi được phê duyệt, Route Plan trở thành cơ sở đánh giá KPI, xét thưởng – phạt và cải tiến hệ thống phân phối định kỳ.

Route Plan dễ dàng với MobiWork DMS

Với MobiWork DMS, việc lập lộ trình bán hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc di chuyển của đội ngũ Sales. Tính năng eRouting trong MobiWork DMS không chỉ đơn giản hóa việc phân tuyến mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng, giúp nhân viên đi đúng tuyến, tăng khả năng tiếp cận khách hàng và tiết kiệm chi phí vận hành.

Lập tuyến bán hàng tự động trên MobiWork DMS

Quản lý tuyến theo địa bàn, tần suất

Chức năng này giúp doanh nghiệp phân chia địa bàn bán hàng một cách rõ ràng, chính xác nhằm tránh tình trạng trùng lặp tuyến hoặc bỏ sót những khu vực tiềm năng. Tuyến bán hàng được thiết lập dựa trên tần suất ghé thăm như F1, F2, F4, F8,… theo nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp.

Quản lý tuyến theo Thứ (Ngày trong tuần)

MobiWork DMS cho phép phân bổ tuyến bán hàng theo từng ngày cụ thể trong tuần, phù hợp với lịch làm việc và khả năng của từng nhân viên. Mỗi ngày làm việc, nhân viên sẽ nhận danh sách các điểm bán cần ghé thăm và phải thực hiện check-in chính xác tại các điểm bán được phân công trong ngày đó. 

Quản lý tuyến không giới hạn về thời gian check-in

Chức năng này cho phép nhân viên Sales không bị giới hạn bởi thời gian check-in trong ngày làm việc. Nhân viên có thể khai báo và chăm sóc điểm bán bất kỳ ngày nào trong tuần và hệ thống vẫn tính là đi đúng tuyến. 

Tối ưu cung đường đi tuyến

MobiWork DMS sử dụng thuật toán thông minh để sắp xếp và tối ưu hóa cung đường di chuyển dựa trên các điều kiện thực tế như khoảng cách giữa các điểm bán, quy tắc “bàn tay phải” trong đi lại. 

Quản lý hoạt động đi đúng tuyến và ngoại tuyến

Hệ thống cho phép nhân viên thực hiện check-in và đặt hàng khi đi đúng tuyến đã được duyệt bởi quản lý. Đồng thời, MobiWork DMS cũng cung cấp tùy chọn cho phép đặt hàng ngoại tuyến khi nhân viên cần linh hoạt trong những trường hợp đặc biệt như mất sóng, hoặc phải thay đổi tuyến đột xuất. 

Dễ dàng chuyển tuyến, đổi tuyến

Khi có sự thay đổi về tuyến đường hoặc bổ sung các điểm bán mới, hệ thống sẽ cập nhật tức thì trên thiết bị di động của nhân viên Sales. Nhân viên nhanh chóng nắm bắt thông tin, điều chỉnh lộ trình kịp thời và thực hiện chăm sóc khách hàng đúng lúc, tránh bỏ sót các điểm bán tiềm năng.

Kết luận: Route Plan – Đòn bẩy tăng trưởng trong phân phối hiện đại

Trong thời đại mà tốc độ và hiệu quả là yếu tố sống còn, Route Plan không chỉ là một công cụ vận hành mà là một đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát thị trường, nâng cao năng lực bán hàng và tối ưu chi phí quản lý.

Việc ứng dụng MobiWork DMS vào tối ưu tuyến bán hàng chính là bước chuyển mình từ vận hành thủ công sang quản trị hiện đại – nơi mọi hành động ngoài thị trường đều được đo lường, phân tích và cải tiến liên tục.

Đầu tư vào một hệ thống tuyến bán hàng chuyên nghiệp hôm nay chính là bảo đảm cho sự phát triển bền vững của kênh phân phối trong tương lai.

Bạn muốn nâng cao năng suất đội ngũ bán hàng? Tối ưu tuyến đi? Gia tăng độ phủ và kiểm soát chi phí?
➡️ Liên hệ MobiWork DMS để trải nghiệm giải pháp Route Plan chuyên biệt cho ngành phân phối.