Positioning sales staff – Định vị nhân viên bán hàng không thực sự khó như bạn nghĩ

Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể thừa hiểu nếu không quản lý được nhân viên bán hàng ngoài thị trường sẽ dẫn đến hậu quả gì. Bài viết sau đây không diễn tả lại những điều bạn đã biết mà chúng tôi sẽ tập trung đưa ra giải pháp khắc phục bạn cần. 

Positioning sales staff là gì?

Positioning sales staff nghĩa là định vị nhân viên bán hàng. 

Thuật ngữ này không bao hàm nghĩa chỉ nhân viên bán hàng tại một cửa hàng hoặc nhân viên đứng tại quầy bán cố định. “Positioning sales staff” thường chỉ được dùng khi nói đến nhân viên bán hàng ngoài thị trường trong ngành phân phối. Mục đích để quản lý nhân viên đi đâu, làm việc thế nào, có thực hiện đúng các quy trình bán hàng như trong báo cáo hay không. 

Trường hợp nào cần định vị nhân viên?

• Nhân viên kinh doanh thường xuyên ra ngoài gặp khách hàng để phát triển thị trường
• Nhân viên bán hàng của của nhà sản xuất hoặc nhà phân phối đi giới thiệu sản phẩm, chăm sóc điểm bán hoặc giao hàng cho điểm bán.
• Nhân viên chấm điểm trưng bày tại điểm bán. 
• Các doanh nghiệp phân phối thiết bị cần lắp đặt tận nhà như điều hòa, máy giặt, camera,… cũng cần quản lý nhân viên.

Thực trạng của định vị nhân viên bán hàng – Những câu chuyện không mấy vui nhưng vẫn phải nói 

1. Sales bán hàng cho hãng khác

Cùng một lúc nhân viên sales của bạn làm việc cho 10 công ty. Đây không phải vấn đề hiếm gặp, chỉ có điều nhà lãnh đạo có đủ sâu sát để biết được hay không. 

Cách làm thông thường của họ sẽ là làm nhân viên bán hàng toàn thời gian cho 1 công ty nhưng lại cùng lúc đăng ký làm cộng tác viên cho nhiều công ty khác. Đặc thù của “chiêu thức” này là mỗi công ty họ chỉ chọn 1, 2 sản phẩm dễ bán nhất sau đó tận dụng mối quan hệ quen biết với các điểm bán (thậm chí bao gồm cả điểm bán là khách hàng của công ty bạn), mời chủ cửa hàng bán sản phẩm X và sẽ chia hoa hồng cao nếu bán được.

Hãy thử tính, chỉ cần trung bình 1 công ty họ kiếm thêm được 2 đến 3 triệu, nhân với 10 công ty, chưa kể lương của công ty chính thì thu nhập 30 – 40 triệu/ tháng hoàn toàn trong tầm tay. Vì mức thu nhập quá hấp dẫn nên ta hoàn toàn có thể hiểu vì sao thực trạng sales “1 chân đứng nhiều thuyền” lại diễn ra phổ biến như vậy. 

Xét từ góc độ là chủ doanh nghiệp, đây quả là một tổn thất lớn. Bạn bỏ chi phí để thuê nhân viên làm việc 8 tiếng/ 1 ngày nhưng thực tế họ chỉ làm 4 tiếng, 4 tiếng còn lại làm việc riêng. Như vậy, chẳng khác nào chủ doanh nghiệp đang phải trả tiền thuê nhân viên làm cho công ty khác, chưa kể đến hiệu quả công việc chính chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. 

2. Sales sử dụng fake GPS 

Sau khi phát hiện tình trạng nhân viên bán hàng ngoài thị trường thường xuyên đi làm việc riêng trong giờ, nhiều giám sát viên bất chợt yêu cầu sales gửi vị trí đang làm việc qua 1 số ứng dụng công nghệ (như zalo) để kiểm tra. Ban đầu cách quản lý này tỏ ra khá hiệu quả nhưng không bền vì nhân viên mách nhau cài fake GPS (vị trí giả). Hơn nữa, cách quản lý này lẻ tẻ và tốn thời gian, không phù hợp để sử dụng ở công ty có đông sales.

3. Sales qua mặt nhà lãnh đạo vì không bám sát được thị trường

Là người mỗi ngày đi thị trường, trực tiếp tiếp xúc với các chủ điểm bán nên nhân viên sales hiểu rất rõ chân dung khách hàng của công ty là ai, như thế nào. Nhiều sales nhanh nhạy hoàn toàn có thể nắm bắt trước được xu hướng của thị trường đang diễn ra, mặt hàng nào của công ty đang có nhiều tiềm năng. 

Đã có câu nói “Khách hàng là tài sản của doanh nghiệp”. Thế nhưng không ít nhà sản xuất, nhà phân phối lại đang trao “tài sản” của mình cho nhân viên nắm giữ. Vì thế, dù biết sales có làm việc riêng hoặc làm sai quy trình một chút thì vẫn nhắm mắt cho qua bởi doanh nghiệp đang ở thế bị động.

Thẳng thắn nhìn nhận, nguyên nhân chính của những vấn đề tồn đọng trên là do cách quản lý nhân viên của doanh nghiệp chưa thực sự tốt. Để “giải vây” nhiều doanh nghiệp phân phối đã hướng đến con đường chuyển đổi số. Tiên phong trong đó là triển khai phần mềm DMS. 

Phần mềm DMS – lạt mềm buộc chặt để giải quyết triệt để “nỗi lo” định vị nhân viên bán hàng

Có nhiều cách để định vị nhân viên bán hàng nhưng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay là sử dụng phần mềm DMS. Đây là phần mềm chuyên biệt dành cho việc quản lý hệ thống phân phối. Trong đó, quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường là một tính năng nổi bật của phần mềm DMS. 

Quản lý thời gian, vị trí làm việc, lộ trình di chuyển 

Nhân viên sales cài đặt ứng dụng MobiWork DMS trên điện thoại, tiến hành check in/ check out khi đến điểm bán. 

Nhà quản lý sử dụng máy tính hoặc điện thoại di động để nắm bắt được các dữ liệu sau: 

• Thời gian bắt đầu/ kết thúc viếng thăm từng điểm bán của từng nhân viên;.Vị trí làm việc trên bản đồ số cập nhật theo thời gian thực.
• Toàn bộ nhật ký hoạt động của sales được lưu lại trong mục lịch sử viếng thăm cho phép Giám sát dễ dàng tra cứu, đối chiếu: số km di chuyển trong ngày, thiết bị di động đang sử dụng, phương tiện di chuyển là xe máy hay ô tô, ảnh chụp điểm bán hợp lệ hay không hợp lệ.
• Theo dõi phần trăm pin hiện còn, thời gian đồng bộ dữ liệu cuối cùng. Tránh tình trạng nhân viên báo máy hết pin, chưa kịp đồng bộ.

Ngoài ra, Lộ trình viếng thăm khách hàng của nhân viên luôn được lưu lại và hiển thị sinh động, trực quan trên bản đồ số. Nhà quản lý có thể theo dõi cung đường di chuyển từ vị trí khách hàng đầu tiên đến khách hàng cuối cùng của nhân viên, nhờ đó không bao giờ bị bỏ sót điểm bán. 

Đặc biệt, MobiWork DMS có khả năng phát hiện và cảnh báo nhân viên nào đang sử dụng Fake GPS (tạo vị trí giả) để gian lận trong quá trình làm việc. Nhà quản lý có thể xem trong Module báo cáo để định danh mã nhân viên, tên nhân viên, người giám sát, ngày/ giờ/ dữ liệu đã tạo giả để kịp thời ngăn chặn. 

Sau khi nhân viên thao tác trên phần mềm để thực hiện công việc viếng thăm điểm bán, mọi dữ liệu sẽ được gửi về cho giám sát ngay tức thì. 

Tại danh mục Giám sát viếng thăm khách hàng, Nhà quản lý có thể tùy chọn nhóm nhân viên muốn giám sát, tùy chọn lọc theo thời gian, lọc theo tuyến, đơn hàng hoặc hình ảnh,… để dễ dàng theo dõi tình hình viếng thăm khách hàng của nhân viên bán hàng. 

Bảng thống kê kết quả làm việc sẽ được hiển thị khoa học, chi tiết cho phép quản lý được trong ngày này, tuần này nhân viên A đã viếng thăm bao nhiêu khách hàng, chụp được bao nhiêu hình ảnh, tồn kho ra sao, có bao nhiêu đơn hàng phát sinh,…Các số liệu phần mềm thu được luôn chính xác, minh bạch và theo thời gian thực. Từ đó, Giám sát có thể biết được nhân viên nào làm việc tích cực, trung thực ngoài điểm bán. 

Từ việc theo dõi sát sao hiệu quả hoạt động viếng thăm khách hàng, Giám sát có thêm cơ sở thực tế để định lại tuyến bán hàng cho phù hợp với tình hình thực tế và năng lực của từng nhân viên. 

Giám sát hình ảnh điểm bán, hình ảnh  trưng bày hàng hóa

Trong phiên bản nâng cấp đầu năm 2021, MobiWork DMS có thêm tính năng xét duyệt ảnh chụp hợp lệ và không hợp lệ. 

Nhân viên đi viếng thăm điểm bán sẽ chụp lại hình ảnh cửa hàng, ảnh trưng bày sản phẩm công ty, trưng bày của đối thủ. Tại danh mục Giám sát chụp ảnh khách hàng, nhà quản lý có thể xem hình ảnh thật gắn với từng điểm bán. Tích chọn không duyệt hay duyệt hình ảnh hợp lệ theo yêu cầu của công ty. 

Giám sát hình ảnh một mặt thắt chặt hơn cơ chế viếng thăm khách hàng, mặt khác nó là công cụ góp phần đánh giá tình trạng khách hàng, độ phủ sản phẩm và theo dõi các biến động thị trường. Từ đó Giám sát bán hàng có thể biết được cửa hàng nào trưng bày tốt, cửa hàng nào mặt tiền thuận lợi cần khai thác thêm hay đơn giản có phải điểm bán đóng cửa như khai báo của nhân viên bán hàng hay không.

Báo cáo giám sát nhân viên

Bằng nhiều thuật toán thông minh, phần mềm MobiWork DMS tự động tổng hợp, thống kê để đưa ra thành các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản lý, giám sát của lãnh đạo:

• Báo cáo viếng thăm khách hàng
• Báo cáo thống kê hình ảnh khách hàng
• Báo cáo tần suất viếng thăm khách hàng
• Bảng chấm công tháng 
• Báo cáo KPIs
• Báo cáo lịch sử thiết bị
• Báo cáo sử dụng fake GPS 

Phần mềm MobiWork DMS không chỉ đơn thuần phục vụ cho chủ doanh nghiệp quản lý nhân viên mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho sales đi thị trường. Chỉ cần biết cách áp dụng công nghệ và đổi mới tư duy chuyển đổi số, định vị nhân viên bán hàng không thực sự khó như ta vẫn nghĩ. 

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT