Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS là gì? Áp dụng phù hợp với những mô hình phân phối nào? Chi phí triển khai có quá cao với những doanh nghiệp SME? Giải pháp MobiWork DMS có điểm gì khác biệt?…. Bài viết sau đây của MobiWork sẽ giúp bạn có được câu trả lời chính xác.

1. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS là viết tắt của Distribution management system – Hệ thống quản lý hệ thống phân phối. Đây là phần mềm chuyên biệt hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất và thương mại quản lý hoạt động phân phối hàng hóa trên kênh truyền thống GT (General Trade) thông qua đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường.

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối đảm bảo hàng hóa có thể đến tai người dùng nhanh chóng và chính xác nhất. Một số tính năng chính có thể kể đến như Quản lý Tuyến bán hàng; Quản lý đội ngũ nhân viên; Quản lý hoạt động bán hàng Sell in, Sell out; Quản lý chương trình bán hàng – khuyến mãi – trưng bày…. Mọi thông tin này được cập nhật theo thời gian thực, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định nhanh chóng.

2. Phần mềm DMS dùng cho các đối tượng nào?

a. Đối tượng áp dụng: MobiWork DMS phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại có những đặc điểm sau:

– Doanh nghiệp có hoạt động phân phối và bán hàng qua kênh GT, bán hàng trực tiếp đến các đại lý, cửa hàng tạp hóa, nhà thuốc, v.v.

– Doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng ngoài thị trường (Sales thị trường), chuyên chăm sóc các khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới (khách hàng là các đại lý, điểm bán…)

b. Đối tượng sử dụng phần mềm: Phần mềm DMS quản lý đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối đến Đại lý/ Điểm bán lẻ nên các bộ phận sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm DMS cụ thể là:

• Nhân viên bán hàng (Salesman)
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (RSM, ASM, TSM, NSM)
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng, thủ kho
• Nhà phân phối
• Lãnh đạo công ty

Trình Dược Viên ngành hàng Dược phẩm đi chăm sóc các nhà thuốc

c. Quy mô áp dụng: MobiWork DMS phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, từ các tập đoàn lớn đến các nhà phân phối nhỏ, dù bạn có hàng trăm hay chỉ dưới 5 nhân viên bán hàng.

d. Lĩnh vực triển khai phù hợp: MobiWork DMS áp dụng cho tất cả các ngành có hoạt động phân phối qua kênh GT, bao gồm:

• Hàng tiêu dùng: Bánh kẹo, sữa, thực phẩm, gia vị….
• Bia, rượu, nước giải khát:Phân phối qua các kênh Ontrade, OffTrade
• Dược phẩm, hóa mỹ phẩm:Phân phối qua các kênh OTC đến nhà thuốc, hiệu thuốc.. thông qua đội ngũ Trình Dược viên
• Thiết bị điện, điện tử, điện lạnh: Phân phối qua các cửa hàng điện tử, siêu thị điện máy, và các cửa hàng chuyên ngành.
• Vật tư nông nghiệp, phân bón, thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi: Phân phối qua các cửa hàng vật tư nông nghiệp, đại lý, và các cơ sở nông nghiệp.
• Vật liệu xây dựng
• Các ngành hàng phân phối khác

3. Mô hình phân phối phần mềm DMS đáp ứng

Phần mềm MobiWork DMS có thể áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất & thương mại với các mô hình phân phối khác nhau. 

– Mô hình 2 cấp: Doanh nghiệp sản xuất → Bán hàng trực tiếp đến đại lý qua đội ngũ sales.

– Mô hình 3 cấp hoặc nhiều cấp: Doanh nghiệp sản xuất → Bán hàng qua nhà phân phối cấp 1 → Bán hàng đến đại lý cấp 2 → Bán hàng đến điểm bán.

Phía trên cùng sẽ luôn là Công ty sản xuất (Manufacturer) hoặc Công ty thương mại, cung cấp hàng hóa xuống cho Nhà phân phối & bán buôn (Wholesale & Distribution). Sau đó, hàng hóa sẽ tiếp tục được đẩy xuống điểm bán/ đại lý cấp 1, cấp 2 (agent) và cuối cùng đến tay người tiêu dùng.

Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà số lượng thành viên tham gia vào mô hình phân phối sẽ khác nhau. Đối với doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bán hàng trên phạm vi cả nước thông thường sẽ có mô hình nhiều cấp, bán hàng tới các nhà phân phối cấp tỉnh, hoặc huyện, nhằm giảm tải khối lượng công việc cho đội sales. Còn đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhà phân phối, thường sẽ bán hàng trực tiếp xuống các đại lý. 

Dưới đây là một số mô hình phân phối trong các ngành hàng mà Phần mềm MobiWork DMS có thể xử lý

– Mô hình phân phối chung: Thường gặp trong ngành hàng tiêu dùng – FMCG; ngành đồ uống …

Có thể chia làm kênh On-Trade (Tiêu dùng tại chỗ) & Off-Trade (Mua về)

– Ngành Dược phẩm: Hành vi người tiêu dùng chịu sự tác động gần như “tuyệt đối” của các trung gian phân phối như Bác sĩ, Y tá, Dược Sĩ hay chủ nhà thuốc….

Người tiêu dùng không tự quyết định được sản phẩm mua

– Ngành Vật tư nông nghiệp – Nông dược (Phân bón, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y, thuốc trừ sâu….)

Các Trang trại lớn vừa là đại lý, vừa là người dùng cuối

4. Tính năng của phần mềm MobiWork DMS

a. Dành cho Nhà quản lý

– Quản lý toàn diện nhân sự và hoạt động bán hàng trên kênh phân phối GT: Toàn bộ diễn biến, hoạt động của nhân viên sales, sell in – sell out 

– Quản lý tuyến bán hàng: Dễ dàng định nghĩa và phân bổ các tuyến bán hàng cho đội ngũ bán hàng (Sales) theo các khu vực cụ thể. Mỗi tuyến bán hàng có thể được sắp xếp theo các đại lý hoặc điểm bán, giúp đội ngũ Sales dễ dàng theo dõi và chăm sóc khách hàng.

– Quản lý đội ngũ bán hàng ngoài thị trường: theo dõi chính xác vị trí và lộ trình di chuyển của nhân viên bán hàng và các hoạt động của nhân viên bán hàng, giúp đánh giá năng suất làm việc và tối ưu hóa việc phân bổ công việc

– Quản lý hoạt động bán hàng: Phần mềm giúp số hóa toàn bộ quy trình đặt hàng, duyệt đơn, giao – nhận giữa doanh nghiệp, nhà phân phối và đại lý. Nhà phân phối chủ động lên đơn qua cổng thông tin, người dùng có thể theo dõi tiến độ đơn hàng và tình trạng giao hàng theo thời gian thực.

– Quản lý chương trình khuyến mãi: Được thiết kế riêng cho nhu cầu quản lý hoạt động khuyến mãi – trả thưởng trong kênh bán hàng truyền thống Đảm bảo quyền lợi cho từng đại lý, điểm bán; hạn chế tình trạng trục lợi của nhân viên kinh doanh. MobiWork DMS đáp ứng 95% các loại hình khuyến mãi trên kênh phân phối GT. Phần mềm giúp đo lường và phân tích chi tiết chi phí khuyến mãi, doanh số bán hàng, và hiệu quả của các chương trình khuyến mãi trên từng khu vực hoặc điểm bán, từ đó đưa ra quyết định tối ưu.

– Quản lý trưng bày: MobiWork DMS cho phép quản lý và giám sát hình ảnh trưng bày sản phẩm tại các điểm bán, giúp đảm bảo việc trưng bày đúng tiêu chuẩn và thu hút khách hàng. Chấm điểm hoạt động trưng bày: Nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động trưng bày tại từng điểm bán qua các báo cáo và điểm số cụ thể.

– Quản lý khách hàng: Quản lý tập trung thông tin các đại lý điểm bán hàng, định vị trên bản đồ. Ghi nhận chính xác lịch sử mua hàng, công nợ của từng đại lý. Hệ thống báo cáo toàn diện, giúp nắm bắt tình hình tăng trưởng khách hàng theo từng khu vực, ngành hàng

– Theo dõi tồn kho và chuỗi cung ứng: DMS giúp kiểm soát tồn kho tại từng kho, từng điểm bán, từng nhóm sản phẩm. Dữ liệu được cập nhật liên tục giúp điều phối hàng hóa kịp thời. Doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng từ kho trung tâm đến điểm bán.

b. Dành cho Nhân viên kinh doanh ngoài thị trường

– Ứng dụng di động dành riêng cho đội ngũ bán hàng: Giao diện đơn giản và dễ sử dụng: Ứng dụng di động của MobiWork DMS được thiết kế với giao diện dễ sử dụng, giúp nhân viên bán hàng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc cập nhật thông tin, tạo đơn hàng, và theo dõi tiến độ công việc. Cập nhật dữ liệu tức thì: Nhân viên bán hàng có thể nhập liệu và cập nhật đơn hàng ngay tại điểm bán, dữ liệu sẽ được đồng bộ ngay lập tức với hệ thống mà không cần phải nhập lại thông tin sau.

– Phát triển điểm bán mới trực tiếp trên di động: Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm và phát triển điểm bán mới ngay trên ứng dụng di động. Các thông tin về điểm bán sẽ được lưu trữ và đồng bộ lên hệ thống quản lý.

– Chuẩn hóa quy trình bán hàng: MobiWork DMS cung cấp một quy trình chuẩn cho nhân viên bán hàng bao gồm các bước như check-in, kiểm tồn, trưng bày, bán hàng, ghi chú, khảo sát, và check-out, giúp đảm bảo chất lượng công việc và tiết kiệm thời gian.

– Đặt hàng ngay trên di động: Nhân viên có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi phù hợp với đơn hàng ngay trong quá trình tạo đơn hàng, giúp tối ưu hóa chiến lược bán hàng.

– Báo cáo dành riêng cho sales: Nhân viên bán hàng có thể theo dõi tiến độ bán hàng, số lượng đơn hàng đã thực hiện, và các chỉ tiêu bán hàng khác ngay trên ứng dụng di động, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu bán hàng

5. Khách hàng tiêu biểu

MobiWork DMS đang là phần mềm có số lượng doanh nghiệp tin tưởng sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam. Hàng loạt thương hiệu lớn có thể kể đến như: Tập đoàn Hoa Sen, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Tập đoàn Đại Việt, Sao Thái Dương, MiWon, Richy, Dược Trà Vinh, Tập đoàn Elmich, Mỹ phẩm Sài Gòn, Phân bón Hà Lan… 

Xem chi tiết khách hàng

Bên cạnh những thương hiệu lớn, hàng nghìn doanh nghiệp SME và nhà phân phối cũng đang là khách hàng của MobiWork. Với tinh thần sẵn sàng phục vụ, Dù là đơn vị có 10 sales, 20 sales hay thậm chí 3 – 4 sales, đội ngũ nhân viên của MobiWork cũng tư vấn nhiệt tình và hỗ trợ triển khai giải pháp DMS vào mô hình phân phối của doanh nghiệp. 

• Hàng tiêu dùng: Miwon, MeadJohnson, Vietsing, bánh kẹo bảo hưng, CAC, Hùng Cường….
• Bia, rượu, nước giải khát: Bia Sapporo, Thạch Bích, Bia Hà Nội, Savabeco, Bia Camel,…
• Dược phẩm, hóa mỹ phẩm: Sao Thái Dương, Master Tran, Dược Khoa, Dược Đông Á, Nhân Hưng, …
• Thiết bị điện, điện tử, điện lạnh: Elmich, Sopoka, Aosmith, Schneider, KIP…
• Vật tư nông nghiệp, phân bón, thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi: ồng Hà Feed, Phân bón hà lan, Dabaco, Toàn thắng Vet, Sông Gianh….
• Vật liệu xây dựng: Elmich, Sopoka, Aosmith, Schneider, KIP
• Các ngành hàng phân phối khác

6. Phần mềm DMS của MobiWork có gì khác biệt với những giải pháp khác trên thị trường?

Tập trung phát triển giải pháp DMS: Khác với những doanh nghiệp DMS trên thị trường, MobiWork Việt Nam tập trung tối đa nguồn nhân lực vào phát triển phần mềm DMS, thay vì phân tán phục vụ nhiều giải pháp khác nhau. 

Phiên bản MobiWork DMS SaaS cho mọi doanh nghiệp: MobiWork là doanh nghiệp ít trên thị trường phát triển cổng Cloud: dms.mobiwork.vn. Các ưu điểm nổi bật: 

• Không mất chi phí đầu tư hệ thống phần cứng, cơ sở hạ tầng
• Không mất chi phí bảo trì server
• Không mất chi phí nâng cấp phần mềm
• Không mất chi phí duy trì độ ngũ IT thường trực 
• Hỗ trợ doanh nghiệp mua theo từng user thay vì từng gói lớn. Khi có nhu cầu mở rộng số lượng người dùng, có thể đăng ký thêm 10 – 20 user, thậm chí 1,2 user. 

Uy tín Nhà cung cấp: Với gần 10 năm cung cap giải pháp cho hơn 2.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, rất lớn đã chứng minh được uy tín triển khai phần mềm DMS của MobiWork. Để triển khai 1 phần mềm không chỉ đòi hỏi am hiểu về phần mềm, về hệ thống phân phối, các mô hình phân phối khác nhau mà còn ở khả năng tư vấn cho doanh nghiệp hướng áp dụng cho phù hợp, giải quyết các bài taons phát sinh, ví dụ như chương trình khuyến mãi, báo cáo phân phối…

Chi phí đầu tư: MobiWork là đơn vị cung cấp nhiều hình thức dịch vụ cho phần mềm DMS đáp ứng theo quy mô doanh nghiệp:

SaaS DMS: Mô hình trả phí hàng tháng với 3 gói: Basic: Giám sát nhân viên (700k/tài khoản/năm). Standard: Giám sát nhân viên và hỗ trợ đặt hàng tại điểm bán (1 triệu). Pro: Tính năng đầy đủ (1 triệu 200k)

MobiWork DMS Private: Doanh nghiệp thuê phần mềm hàng năm trên máy chủ MobiWork. Phù hợp với các doanh nghiệp lớn có yêu cầu tích hợp với hệ thống ERP, CRM, HRM, hoặc các nhu cầu triển khai phức tạp như chương trình khuyến mãi, báo cáo phân phối.

Tích hợp với ERP & Phát triển thêm tính năng: Gần 10 năm qua, MobiWork đã triển khai hàng chục dự án tích hợp DMS với ERP, HRM, CRM, Kế toán, Webshop cho doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực như: ERPNext, Odoo, SAP, oracel Netsuite, bravo….. 

Tham khảo tại đây: https://mobiwork.vn/doi-tac-tich-hop/

Chế độ làm việc offline (khi không có mạng 3G/internet)

Nhân viên sales khi đi thị trường có thể làm việc với app MobiWork DMS ngay cả khi không có 3G, wifi. Phần mềm có cơ chế làm việc offline, sẽ lưu lại tất cả các dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và tự động đồng bộ về hệ thống ngay khi điện thoại có có mạng. 

Chính sách hỗ trợ sau bán hàng

Một trong những ưu điểm được khách hàng đánh giá vượt trội là đội ngũ hỗ trợ sau bán hàng. Vì là đơn vị chỉ tập trung phát triển ứng dụng DMS nên đội ngũ chuyên viên tư vấn hiểu biết sâu về phần mềm cũng như hệ thống phân phối. Có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cho các đối tượng: Sales, SUP, ASM, Sale Admin, Kế toán…, 

Tham khảo: https://mobiwork.vn/dich-vu-ho-tro-mobiwork-dms-hon-ca-mot-giai-phap-ma-la-mot-doi-tac-tin-cay/ 

7. Giải pháp tích hợp DMS & ERP cho doanh nghiệp phân phối

Trong quá trình phát triển và đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam, MobiWork nhận thấy rằng một hệ thống DMS dù mạnh mẽ đến đâu cũng chỉ giải quyết phần “mặt trận thị trường” – từ bán hàng, khuyến mãi đến giám sát đội ngũ Sales. Nhưng để tối ưu vận hành và ra quyết định chiến lược, doanh nghiệp còn cần một “trục xương sống” xử lý dữ liệu kế toán, tài chính, sản xuất, nhân sự… đó chính là vai trò của hệ thống ERP.

Vì vậy, MobiWork DMS chính thức tích hợp với nền tảng ERPNext – một giải pháp ERP mã nguồn mở hàng đầu thế giới, linh hoạt, mạnh mẽ và đặc biệt phù hợp với đặc thù doanh nghiệp phân phối Việt Nam.

 “Sự kết hợp giữa DMS & ERP mang lại cho doanh nghiệp phân phối một hệ thống quản trị toàn diện: từ điểm bán đến nhà máy, từ tuyến giao hàng đến bảng cân đối kế toán – tất cả dữ liệu được kết nối và đồng bộ trên một nền tảng duy nhất.”

Một số lợi ích nổi bật của tích hợp DMS + ERPNext:

• Liên thông dữ liệu đơn hàng – kho – kế toán: Đơn hàng từ Sales ngoài thị trường hay chủ điểm bán lập trên MobiWork DMS sẽ được đẩy tự động về hệ thống ERP để xử lý đơn hàng, xuất kho, hạch toán doanh thu – công nợ mà không cần nhập lại.
• Tự động hóa báo cáo tài chính & hiệu quả vận hành: Kết nối dữ liệu từ bán hàng, sản xuất đến tài chính giúp ban lãnh đạo nhìn rõ chi phí thực tế, lợi nhuận theo sản phẩm, vùng, tuyến hoặc khách hàng.
• Chuẩn hóa vận hành & tăng năng lực mở rộng: Việc có hệ thống ERP đồng hành giúp doanh nghiệp dễ dàng nhân bản mô hình, mở thêm chi nhánh, vùng phân phối mới mà không cần tái cấu trúc hệ thống quản lý.
• Tối ưu theo mô hình thực tế: Với đội ngũ triển khai ERPNext từ MobiWork, hệ thống sẽ được cấu hình theo đúng mô hình vận hành – kế toán – phân phối đặc thù của doanh nghiệp, không thừa – không thiếu.

 “Nếu DMS giúp doanh nghiệp kiểm soát thị trường, thì ERP giúp bạn quản trị toàn bộ doanh nghiệp. Và chỉ khi 2 hệ thống này được kết nối chặt chẽ, doanh nghiệp mới thật sự sẵn sàng để bứt phá trong thời kỳ cạnh tranh dữ dội và vận hành tinh gọn.”

Mời Quý doanh nghiệp tham khảo thêm giải pháp DMS tích hợp ERPNext dành riêng cho doanh nghiệp phân phối tại đây. Chi phí tích hợp 2 hệ thống là hoàn toàn miễn phí. 

Kết luận

Trong bối cảnh thị trường phân phối ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc sở hữu một hệ thống DMS hiện đại là bước khởi đầu cần thiết để kiểm soát đội ngũ bán hàng, độ phủ điểm bán và hiệu quả chương trình khuyến mãi. Tuy nhiên, để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị toàn diện hơn – kết nối dữ liệu từ thị trường đến văn phòng, từ đơn hàng đến lợi nhuận.

Với sự kết hợp giữa MobiWork DMS và ERPNext, doanh nghiệp phân phối Việt Nam không chỉ tối ưu được hoạt động bán hàng ngoài thị trường, mà còn có thể kiểm soát tốt tài chính, kho vận, mua hàng, nhân sự… trên một hệ thống thống nhất.

Trong bài viết này, MobiWork đã đem đến khái niệm Phần mềm DMS là gì? và 1 số kiến thức cơ bản giúp doanh nghiệp tìm hiểu về phần mềm DMS của MobiWork. Nếu có nhu cầu tư vấn và triển khai phần mềm MobiWork DMS để tối ưu quản lý hệ thống phân phối, Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 1500 800 hoặc đăng ký tại đây: