Phần mềm DMS cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược

Phần mềm DMS cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược giúp “số hóa” quy trình quản lý hệ thống phân phối, nâng cao hiệu suất làm việc của sales và quản lý xuyên suốt dữ liệu từ nhà sản xuất – nhà phân phối đến các cấp đại/ điểm bán lẻ.

Phần mềm DMS cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược là gì?

Phần mềm DMS dành cho doanh nghiệp sản xuất – phân phối thức ăn chăn nuôi – phân bón – thuốc thú y – thuốc bảo vệ thực vật

Phần mềm DMS cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược·là giải pháp công nghệ được thiết kế chuyên biệt giúp doanh nghiệp sản xuất và phân phối trong lĩnh vực nông nghiệp tối ưu hoạt động quản lý hệ thống phân phối. Bao gồm việc quản lý đội ngũ sales rep, quản lý đại lý cấp 1, đại lý cấp 2, cửa hàng bán lẻ, quản lý tồn kho, công nợ hay việc vận hành các chương trình bán hàng,… đều được cập nhật theo thời gian thực để nhà quản lý nắm bắt, chủ động xây dựng chiến lược phát triển. 

Đối tượng sử dụng phần mềm DMS 

Phần mềm DMS cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất & phân phối có hoạt động phân phối hàng hóa thông qua đội ngũ sales rep; không phân biệt quy mô áp dụng (có thể là doanh nghiệp lớn, SME hoặc nhà phân phối) 

Đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm DMS:

• Sales thị trường
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM 
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng; Thủ kho
• Lãnh đạo công ty 
• Chủ đại lý/ trang trại lớn (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS xuống cho các đại lý hoặc khách hàng là trang trại lớn nằm trong hệ thống phân phối của mình để đặt hàng trực tiếp không thông qua sales)

Khách hàng tiêu biểu 

Hơn 150+ doanh nghiệp ngành vật tư nông nghiệp – nông dược đã triển khai phần mềm DMS của MobiWork. Các khách hàng tiêu biểu có thể kể đến như: Dabaco, Bayer, FiveVet, Hồng Hà Feed, Phân bón Hà Lan, Sông Gianh,  R.E.P Biotech, Hope, Toàn Thắng Vet, Appe,…

Mô hình phân phối ngành vật tư nông nghiệp – nông dược

1. Sản phẩm ngành vật tư nông nghiệp – nông dược gồm những gì?

Sản phẩm ngành vật tư nông nghiệp – nông dược bao gồm:

• Thức ăn chăn nuôi: thức ăn đơn, thức ăn hỗn hợp, thức ăn bổ sung,…
• Thuốc bảo vệ thực vật: Thuốc trừ sâu, thuốc phòng trừ bệnh,…
• Thuốc thú y: dược phẩm, vắc-xin, chế phẩm sinh học, vi sinh vật, hóa chất,..
• Phân bón: phân bón vô cơ, phân bón hữu cơ, NPK,…
• Đất trồng, giá thể: đất sạch, đất hữu cơ đa dụng, đất sạch phù sa, than bùn, mùn cưa, vỏ cây,..
• Hạt giống, cây giống
• Hệ thống tưới: hệ thống tưới nhỏ giọt, tưới phun sương, tưới phun mưa,…
• Dụng cụ làm vườn: xẻng, kéo cắt tỉa, cuốc, cưa, khay chậu.

Sản phẩm ngành vật tư nông nghiệp – nông dược mang tính “chạy theo” mùa vụ và phân phối tùy thuộc vào đặc điểm nông nghiệp tại từng địa phương. Ví dụ địa phương chuyên canh tác lúa thì sản phẩm phân phối phổ biến là giống lúa, phân bón, thuốc trừ sâu,… Địa phương chuyên nuôi trồng thủy sản thì sản phẩm phân phối chính là thức ăn thủy sản, thuốc, chế phẩm sinh học, vi sinh vật,…

2. Mô hình phân phối của ngành vật tư nông nghiệp – nông dược

Mô hình phân phối phổ biến trong ngành vật tư nông nghiệp – nông dược

Hình trên mô tả mô hình phân phối phổ biến nhất trong ngành vật tư nông nghiệp – nông dược, bao gồm 2 kênh chính đó là kênh phân phối gián tiếp và phân phối trực tiếp 

a. Kênh phân phối gián tiếp 

• Mô hình 2 cấp (Không có sự tham gia của đại lý cấp 1): Doanh nghiệp sản xuất – phân phối => Đại lý/ cửa hàng bán lẻ  => Hộ chăn nuôi và người nông dân
• Mô hình 3 cấp (Có sự tham gia của đại lý cấp 1): Doanh nghiệp sản xuất – phân phối => Đại lý cấp 1 => Đại lý cấp 2  => Hộ chăn nuôi và người nông dân.

Trong kênh phân phối gián tiếp, đối tượng khách hàng của doanh nghiệp sản xuất/ NPP vật tư nông nghiệp là các đại lý cấp 1, đại lý cấp 2, cửa hàng bán lẻ. 

Hệ thống phân phối của lĩnh vực này buộc phải trải qua nhiều cấp bậc rồi mới đưa được sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối là nông dân, hộ chăn nuôi bởi địa bàn kinh doanh phần lớn ở khu vực nông thôn, vùng sâu vùng xa. 

Với các sản phẩm vật tư nông nghiệp như phân bón, cây giống, hệ thống tưới, đặc biệt là sản phẩm nông dược như thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, người tiêu dùng cuối là nông dân hoặc hộ chăn nuôi thường không có nhiều điều kiện để cập nhật thông tin, công nghệ mới nên phần lớn đều phụ thuộc vào sự tư vấn, giới thiệu của người bán hàng. Nói cách khác tính lệ thuộc của người mua (người nông dân) với người bán (chủ đại lý/ cửa hàng) khá cao. Vì vậy, bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất – phân phối vật tư nông nghiệp – nông dược là làm sao để thuyết phục chủ đại lý/ điểm bán tích cực giới thiệu sản phẩm của mình đến bà con nông dân. 

b. Kênh phân phối trực tiếp 

• Doanh nghiệp sản xuất và phân phối => Trang trại/ hộ chăn nuôi lớn 

Trong kênh phân phối trực tiếp, đối tượng khách hàng của doanh nghiệp sản xuất/ NPP vật tư nông nghiệp là các trang trại, hộ chăn nuôi quy mô lớn. Doanh nghiệp cũng có thể bán hàng trực tiếp đến người nông dân, tuy nhiên chỉ xảy ra khi tại khu vực đó không có đại lý phân phối của nhãn hàng. 

Doanh nghiệp sẽ thông qua hoạt động đi tuyến, phát triển thị trường của đội ngũ nhân viên sales để tiếp cận chủ trang trại, hộ chăn nuôi. Vì thế, nhân viên sales vật tư nông nghiệp phải có hiểu biết sâu về địa phương (đặc điểm đất trồng, khí hậu, thói quen canh tác, loại cây trồng,…). Đặc biệt nhân viên sales sản phẩm thuốc thú y tối thiểu còn phải có bằng trung cấp chuyên ngành thú y, thủy sản. Họ dùng kiến thức chuyên môn của mình để giới thiệu, thuyết phục chủ trang trại, hộ chăn nuôi đồng ý sử dụng sản phẩm của công ty.

Giải pháp DMS của MobiWork là phần mềm được xây dựng chuyên biệt để quản lý hệ thống phân phối ngành vật tư nông nghiệp – nông dược. Tìm hiểu thêm tại đây

Thách thức thường gặp trong quản lý hệ thống phân phối của ngành vật tư nông nghiệp – nông dược 

Khó kiểm soát hiệu suất làm việc của sales thị trường

Doanh nghiệp tiêu tốn nhiều chi phí cho tuyển dụng, đào tạo nhưng không nắm rõ được hiệu quả làm việc thực tế từng sales ngoài thị trường:

• Nhân viên đang ở đâu, làm gì? 
• Có thực hiện đúng, đủ quy trình bán hàng 5 bước hoặc 7 bước?
• Dữ liệu cung cấp cho nhà quản lý có chính xác?
• Hiệu quả hoạt động mở rộng thị trường ra sao?….

Quản lý thông tin sản phẩm, giá bán, tồn kho theo lô/ date 

Vật tư nông nghiệp – nông dược là lĩnh vực kinh doanh có số lượng mẫu mã, chủng loại, đơn vị tính sản phẩm rất đa dạng, lại thường bị phân tán ở nhiều kho nên gây khó khăn trong quản lý danh mục sản phẩm, quản lý hạn sử dụng của từng lô nhập. 

Thêm vào đó là phức tạp trong vấn đề quản lý giá cả và hàng nhái. Vì mức độ tiếp cận quảng cáo và thông tin về sản phẩm của bà con nông dân không cao nên không hiếm trường hợp đại lý bán cao hơn hoặc thấp hơn giá niêm yết, thậm chí hàng giả, hàng nhái bị đại lý/ cộng tác viên trộn vào bán cho khách gây ảnh hưởng đến uy tín nhãn hàng.

Quản lý công nợ 

Nông dân là người tiêu dùng cuối. Họ thường mua hàng ghi nợ và cuối mùa vụ mới thanh toán cho đại lý. Đối với vụ lúa thời gian ghi nợ khoảng 4 tháng; với cây công nghiệp là 1 năm, vùng cây ăn quả nợ từ 4 – 6 tháng. Công nợ khá lớn nên đại lý cấp 2 phải “gồng” nợ cho khách hàng, còn đại lý cấp 1 phải “gánh” cho đại lý cấp 2 và rủi ro tài chính dồn về phía doanh nghiệp sản xuất – phân phối khá cao. Vì thế quản lý công nợ đại lý/ điểm bán, lịch sử mua hàng là 1 trong những công việc quan trọng nhất của doanh nghiệp. 

Quản lý đơn hàng và các chương trình bán hàng

• Khó khăn trong theo dõi tỷ lệ đơn hàng thành công/ số lần viếng thăm của sales.
• Xử lý đơn hàng chậm 
• Khó quản lý các chương trình bán hàng như khuyến mãi, trưng bày, tích lũy – trả thưởng xuyên suốt từ doanh nghiệp – NPP đến đại lý các cấp. 

Không nắm bắt được chính xác thông tin khách hàng và độ phủ, thị phần

• Không theo dõi chính xác được số lượng vật nuôi theo từng loại (ví dụ: Lợn giống, lợn thịt, gà trứng, gà thịt…) của từng trang trại hay hộ chăn nuôi để cung cấp sản phẩm hợp lý. 
• Khó khăn trong theo dõi độ phủ sản phẩm, thị phần do quản lý “thủ công” không theo thời gian thực và hiện tượng cooking-data (xào nấu dữ liệu) 

Tính năng của phần mềm DMS trong quản lý hệ thống phân phối lĩnh vực vật tư nông nghiệp – nông dược

1. Mô hình vận hành hệ thống phân phối ngành vật tư nông nghiệp – nông dược khi áp dụng phần mềm DMS

Khi áp dụng phần mềm MobiWork DMS thay cho phương thức quản lý hệ thống phân phối theo cách “thủ công”, doanh nghiệp ngành vật tư nông nghiệp – nông dược có thể tiếp nhận đơn hàng theo hai cách:

a) Tiếp nhận đơn hàng từ đội ngũ sales thị trường (app MobiWork DMS)

• Thay vì phải họp đầu ngày làm việc, sales mở app MobiWork DMS trên di động xem thông tin tuyến, lịch sử mua hàng của các đại lý hoặc trang trại/ hộ chăn nuôi lớn cần chăm sóc, tra cứu CTKM, trả thưởng, trưng bày,…
• Đến mỗi điểm bán, sales mở ứng dụng DMS check-in khai báo vị trí
• Nhập dữ liệu kiểm tồn, chụp ảnh trưng bày bằng app DMS 
• Tư vấn sản phẩm và lên đơn hàng, phần mềm DMS sẽ tự động tính tổng tiền và áp dụng CTKM phù hợp
• Ghi chú vấn đề phát sinh nếu có 
• Check out trên ứng dụng  
• Trong trường hợp đi mở mới, chỉ cần thêm bước cắm mốc điểm bán mới trên bản đồ số GPS.

b) Tiếp nhận đơn hàng trực tiếp từ đại lý/ trang trại/ hộ chăn nuôi lớn (Trong trường hợp DN triển khai phần mềm DMS và sử dụng thêm tính năng MobiWork Retail)

• Chủ đại lý/ trang trại/ hộ chăn nuôi lớn có thể đặt hàng trực tiếp bằng app MobiWork Retail mà không cần thông qua nhân viên sales. 
• Lướt chọn sản phẩm, nhập số lượng mua trong giỏ hàng, thêm ghi chú nếu cần và ấn đặt hàng.
• CTKM thích hợp cũng được tự động áp dụng và có thể theo dõi chi tiết trạng thái đơn (đã nhận, đang chuẩn bị hàng, đang giao,…)

Với doanh nghiệp, đơn hàng từ nguồn sales và chủ đại lý đều sẽ được gửi về hệ thống DMS cho phép giám sát bán hàng, kế toán tiến hành xét duyệt – xử lý.

Bộ phận giám sát sử dụng phần mềm DMS trên nền tảng web để thực hiện:

• Phân tuyến bán hàng, gán sales phụ trách
• Quản lý sales ngoài thị trường 
• Thiết lập các chương trình bán hàng như khuyến mãi, chính sách trả thưởng, chấm điểm trưng bày,… 

Kế toán/ thủ kho cũng sử dụng phần mềm DMS để đối chiếu đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho, lô/ date, theo dõi công nợ,..

Đối với các cấp quản lý, lãnh đạo sẽ sử dụng phần mềm DMS để theo dõi mọi diễn biến trên kênh phân phối của doanh nghiệp mình thông qua hệ thống báo cáo tự động. 

2. Tính năng của phần mềm DMS dành cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược 

Quản lý sales ngoài thị trường

• Sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng thông minh theo tần suất, thứ – ngày – tháng
• Giám sát vị trí – thời gian – lộ trình di chuyển trên bản đồ GPS
• Quản lý và cập nhật real time KPIs
• Hỗ trợ sales trong quá trình đi thị trường.

Tính năng đặt hàng dành cho sales

• Lên đơn hàng trên di động khi ghé thăm điểm bán
• Quản lý danh sách, trạng thái đơn hàng
• Tự động áp dụng khuyến mãi với đơn hàng đủ điều kiện
• Báo cáo bán hàng & thực hiện KPIs dành cho từng sales

Quản lý khách hàng: Đại lý/ trang trại/ hộ chăn nuôi lớn

• Quản lý đơn đặt hàng trực tiếp của khách hàng
• Quản lý danh sách điểm bán trên bản đồ
• Theo dõi đầy đủ thông tin, lịch sử mua hàng
• Theo dõi độ bao phủ điểm bán qua bản đồ nhiệt

Quản lý danh sách đại lý/ điểm bán vật tư nông nghiệp – nông dược trên phần mềm MobiWork DMS

Quản lý chương trình Trade Marketing

• Thiết lập chương trình khuyến mãi, trả thưởng, trưng bày
• Tự động đẩy thông tin về ứng dụng của sales rep (app DMS) và chủ đại lý (app Retail)
• Theo dõi bảng hiệu, kệ trưng bày
• Theo dõi hiệu quả các chương trình khuyến mãi, tích lũy, trả thưởng

Quản lý Sell in Nhà phân phối (áp dụng cho mô hình 3 cấp)

• Quản lý mua hàng Nhà phân phối
• Quản lý kho hàng Nhà phân phối
• Quản lý các chương trình trả thưởng
• Hệ thống báo cáo bán hàng

Tính năng đặt hàng dành cho đại lý/ điểm bán/ trang trại lớn

Chỉ áp dụng khi sử dụng thêm gói Retail cho chủ đại lý/ điểm bán

Chủ đại lý/ trang trại/ hộ chăn nuôi lớn có thể đặt hàng trực tiếp bằng app MobiWork Retail mà không cần thông qua nhân viên sales.

• Chủ hiệu đại lý/ điểm bán/ trang trại lớn đặt hàng trực tiếp trên di động mọi lúc – mọi nơi 
• Quản lý danh sách – tình trạng đơn hàng
• Theo dõi thông tin sản phẩm, khuyến mãi…

Lợi ích phần mềm DMS đem đến cho từng nhóm đối tượng người dùng là gì?

Phần mềm MobiWork DMS giúp “số hóa” quy trình quản lý hệ thống phân phối của ngành vật tư nông nghiệp – nông dược và đem đến lợi ích thiết thực cho từng đối tượng người dùng.

1. Đối với nhà sản xuất/ nhà phân phối vật tư nông nghiệp – nông dược

• Tối ưu hiệu quả làm việc của đội ngũ sales: Kiểm soát hoạt động đi tuyến trên bản đồ GPS, giúp nâng cao khả năng đi tuyến, bán hàng và mở mới điểm bán của đội ngũ sales.
• Kiểm soát & mở rộng thị phần, độ phủ: Cung cấp báo cáo trực quan dạng bản đồ nhiệt về mức độ bao phủ điểm bán trên thị trường, khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực
• Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ sales gửi về bằng app DMS hay do chủ đại lý đặt hàng trực tiếp bằng app Retail.
• Quản lý chương trình Trade Marketing: Theo dõi việc thực hiện và triển khai các chương trình trưng bày – trả thưởng – khuyến mãi tới từng điểm bán lẻ

2. Đối với đội ngũ sales thị trường

• Dễ dàng tra cứu mọi thông tin trên di động: Mọi thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, tuyến bán hàng hay báo cáo lịch sử mua hàng – bán hàng – công nợ được cập nhật đầy đủ cho nhân viên tra cứu.
• Thực hiện đầy đủ quy trình viếng thăm 5 bước hoặc 7 bước khi chăm sóc các đại lý/ điểm bán: Check in, kiểm tồn, chụp ảnh trưng bày, lên đơn hàng, ghi chú vấn đề phát sinh, check out,…
• Phát triển thị trường thông qua hoạt động mở mới điểm bán; x2, x3 số lượng đại lý/ điểm bán được chăm sóc trong ngày. Từ đó giúp tăng cường độ phủ sản phẩm cho doanh nghiệp.
• Chủ động kiểm soát công việc, kế hoạch: Theo dõi hiệu quả làm việc với hệ thống báo cáo kết quả đi tuyến, kết quả viếng thăm, báo cáo bán hàng, báo cáo KPIs…

3. Đối với chủ điểm bán/ đại lý

Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS và sử dụng thêm tính năng MobiWork Retail, chủ đại lý/ điểm bán/ trang trại lớn trong hệ thống phân phối sẽ được hỗ trợ: 

• Đặt hàng trực tiếp với Nhà cung cấp: Tìm kiếm & đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp. Có thể lựa chọn khoảng thời gian giao hàng
• Tham gia các chương trình Trade Marketing: Xem chi tiết các chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp đang áp dụng để chủ động khi nhập hàng
• Thông tin chi tiết về sản phẩm doanh nghiệp: Theo dõi chi tiết danh sách sản phẩm của các nhà cung cấp như: thông tin hàng, hình ảnh, bảng giá, sản phẩm mới…
• Trao đổi trên đơn hàng: Phản hồi ý kiến trực tiếp với nhà cung cấp về các vấn đề phát sinh trên từng đơn hàng.

Điểm khác biệt của phần mềm MobiWork DMS 

Phiên bản Cloud cho mọi doanh nghiệp (DN lớn, SME hay nhà phân phối): MobiWork là doanh nghiệp duy nhất trên thị trường phát triển phần mềm DMS trên nền tảng điện toán đám mây đích thực với cổng Cloud: dms.mobiwork.vn. Các dữ liệu của công ty sẽ được quản lý tập trung bởi nhà cung cấp DMS  trên cùng một hệ thống máy chủ. Các ưu điểm nổi bật: 

• Không mất chi phí đầu tư hệ thống phần cứng, cơ sở hạ tầng
• Không mất chi phí bảo trì server
• Không mất chi phí nâng cấp phần mềm
• Không mất chi phí duy trì độ ngũ IT thường trực 
• Hỗ trợ doanh nghiệp mua theo từng user thay vì từng gói lớn. Khi có nhu cầu mở rộng số lượng người dùng, có thể đăng ký thêm 10 – 20 user, thậm chí 1,2 user. 

Tích hợp với ERP & Phát triển thêm tính năng: Nhờ sở hữu lợi thế nền tảng core tự built nên MobiWork DMS có khả năng phát triển thêm các module mới với chi phí hợp lý dành cho doanh nghiệp có nhu cầu phức tạp. Đồng thời, phần mềm DMS đã tích hợp với nhiều giải pháp ERP như SAP, Oracle Netsuite, Bravo, Odoo, Fast; tích hợp hệ thống công nghệ thông tin khác như CRM, HRM, E Commerce, kế toán,.. thông qua nhiều phương án khác nhau như Database trung gian, file (Excel, XML..) hay dịch vụ (Rest, WCF…).

Chế độ làm việc offline (khi không có mạng 3G/internet)

Nhân viên sales khi đi thị trường có thể làm việc với app MobiWork DMS ngay cả khi không có 3G, wifi. Phần mềm có cơ chế làm việc offline, sẽ lưu lại tất cả các dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và tự động đồng bộ về hệ thống ngay khi điện thoại có có mạng. 

Chính sách hỗ trợ sau bán hàng

Một trong những ưu điểm được khách hàng đánh giá vượt trội là đội ngũ hỗ trợ sau bán hàng. Vì là đơn vị chỉ tập trung phát triển ứng dụng DMS nên đội ngũ chuyên viên tư vấn hiểu biết sâu về phần mềm cũng như hệ thống phân phối. Có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cho các đối tượng: Sales, SUP, ASM, Sale Admin, Kế toán…, MobiWork thiết lập nhiều kênh liên lạc khác nhau:

• Ứng dụng chat Intercom trên nền tảng Web và Mobile
• Tổng đài hỗ trợ 19004000008 với chi nhánh miền Bắc và Miền Nam
• Các nhóm hỗ trợ riêng biệt theo từng đối tượng trên Zalo
• Kênh hướng dẫn trên Youtube

Triển khai phần mềm DMS cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược là một bước tiến mới trên con đường hiện đại hóa hệ thống phân phối của các doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu tư vấn và triển khai phần mềm MobiWork DMS để tối ưu quản lý hệ thống phân phối, doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 1500 800 hoặc đăng ký tại đây: 

Bài viết liên quan:

• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS
• Ra mắt giải pháp MBW ERP quản trị doanh nghiệp toàn diện và chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối