Phân biệt phần mềm DMS và phần mềm ERP

DMS hay ERP không còn là giải pháp quá xa lạ với các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt trong mảng phân phối. Hiểu một cách đơn giản: 

• DMS (Distribution Management System) là phần mềm chuyên biệt dành cho doanh nghiệp ngành sản xuất & phân phối, giúp quản lý hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Toàn bộ các diễn biến trên kênh phân phối như hoạt động của đội ngũ nhân viên bán hàng, kiểm soát tồn kho ngoài thị trường, độ phủ, công nợ… đều được ghi nhận trên DMS.
• ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban. Nó bao gồm rất nhiều phân hệ như: kế toán, bán hàng, sản xuất, kinh doanh, nhân sự… ERP thường tập trung kết nối các phòng ban, chi nhánh và tổng công ty để có cái nhìn toàn diện nhất về hoạt động của doanh nghiệp

Tuy nhiên dù là những phần mềm phổ biến nhưng vẫn có rất nhiều người, thậm chí ở cấp bậc quản lý – lãnh đạo doanh nghiệp chưa phân biệt được các giải pháp với nhau. Sai lầm phổ biến nhất là “Áp dụng nhầm lẫn phần mềm, sử dụng ERP để quản lý hệ thống phân phối hay ngược lại, mong muốn DMS là một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp”.  Hệ quả tất yếu gây ra sự tốn kém chi phí, nguồn lực, thậm chí ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Vậy phần mềm DMS và ERP khác nhau như thế nào? Những doanh nghiệp nào nên áp dụng giải pháp này? Có nên triển khai tích hợp DMS và ERP?

1. Những điểm chung của phần mềm DMS và phần mềm ERP

DMS hay ERP đều là những giải pháp được xây dựng lên nhằm giúp doanh nghiệp (chỉ xét tới ngành sản xuất & phân phối) thay đổi toàn bộ phương thức làm việc truyền thống (sổ sách, giấy tờ, ứng dụng không chuyên) sang các giải pháp công nghệ chuyên biệt, hay nói cách khác là “số hóa” toàn diện. 

ERP là phần mềm tổng thể trong quản trị doanh nghiệp trong khi DMS quản trị kênh phân phối. Chính vì vậy, có 1 số nhóm tính năng của 2 phần mềm tương đồng (Chỉ xuất hiện ở những doanh nghiệp sản xuất & phân phối)

• Quản lý tồn kho
• Quản lý hoạt động bán hàng của nhân viên
• Quản lý khách hàng (điểm bán – nhà phân phối)

=> Vì vậy Phần mềm DMS thường được coi là cánh tay nối dài của ERP. 2 giải pháp này thường được tích hợp với nhau để nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. (chi tiết tích hợp tại phần 3)

2. Sự khác nhau giữa phần mềm DMS và phần mềm ERP

• DMS thường chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất & phân phối, trong khi ERP phủ sóng ở tất cả ngành – lĩnh vực, bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai. 
• DMS hướng tới việc hiện đại hóa phương thức quản trị kênh phân phối còn ERP tập trung kết nối các phòng ban, quản trị doanh nghiệp tổng thể.

Về mục đích:

• Phần mềm DMS: Hiện đại hoá phương thức quản lý kênh phân phối, giảm thiểu thao tác thủ công của đội ngũ Sales thị trường, kết nối từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Điểm bán. Từ đó giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
• Phần mềm ERP: Quản lý toàn diện hoạt động của doanh nghiệp, kết nối các phòng ban từ đó góp phần giảm chi phí thông qua việc giảm thiểu thao tác thừa trong quá trình hoạt động.

Về đối tượng áp dụng:

• Phần mềm DMS: Phù hợp với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất & phân phối. Không phân biệt quy mô áp dụng, có thể là Tập đoàn – Doanh nghiệp lớn – SME – Nhà phân phối
• Phần mềm ERP: Phù hợp với tất cả các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực – ngành nghề. Tuy nhiên thường được ưu tiên tại các doanh nghiệp vừa & lớn, có hệ thống phòng ban – công việc phức tạp.

Về đối tượng quản lý:

• Phần mềm DMS: Kết nối các thành viên trên kênh phân phối từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Đại lý/điểm bán. Các bộ phận áp dụng: Nhân viên bán hàng (Salesman) – Giám sát bán hàng (SS, SUP, RSM, ASM) – Kế toán bán hàng – Giám đốc bán hàng
• Phần mềm ERP: Quản lý toàn bộ các phòng ban – bộ máy doanh nghiệp như: Bộ phận kế toán, Bộ phận sản xuất, Bộ phận nhân sự, Bộ phận Dự án, Phòng Quản lý quan hệ khách hàng…

Về quy mô – thời gian áp dụng:

• Phần mềm DMS: Do chỉ tập trung vào mảng phân phối nên quy mô áp dụng thường sẽ nhỏ hơn ERP. Khả năng tương thích, thời gian chuyển đối và việc áp dụng trung bình thường ngắn hơn
• Phần mềm ERP: Giải pháp khá phức tạp, liên quan tới nhiều bộ phận, phòng ban nên thường thời gian triển khai áp dụng khá lâu. Có những dự án kéo dài nhiều năm qua nhiều giai đoạn khác nhau

Về các nhóm tính năng chính:

• Phần mềm DMS:
  • Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường: Phân bổ tuyến bán hàng; Giám sát vị trí – thời gian làm việc của nhân viên trên bản đồ GPS; Hỗ trợ quá trình đi thị trường của nhân viên Sales
  • Quản lý hoạt động bán hàng trên kênh phân phối: Định nghĩa và triển khai chương trình khuyến mãi; Đặt đơn hàng tại điểm bán; Quản lý kho hàng doanh nghiệp; Theo dõi tình trạng công nợ
  • Quản lý hoạt động điểm bán: Cập nhật tồn kho thị trường; Quản lý hoạt động trưng bày; Theo dõi chỉ tiêu đặt ra cho điểm bán; Theo dõi độ phủ – thị phần của từng sản phẩm
• Phần mềm ERP: Quản lý toàn bộ các phòng ban bộ máy doanh nghiệp
  • Phòng kế toán: Quản lý dòng tiền, quy trình kế toán theo thông tư được pháp luật quy định.
  • Sản xuất – Tồn kho: Tất cả các khâu trong quá trình sản xuất & phân phối từ lên kế hoạch – nhập nguyên liệu- Sản xuất – Phân phối – Kiểm soát tồn
  • Chăm sóc khách hàng: Ghi nhận đầu mối/tiềm năng bán hàng, phân tích khách hàng. Hỗ trợ tiếp thị tự động qua email, SMS, call center….
  • Nhân sự: Quản lý quy trình tuyển dụng, số lượng nhân viên, giờ làm việc thực tế và chất lượng công việc của từng nhân viên để tính lương thưởng, phúc lợi.
  • Dự án: Lên kế hoạch cho 1 dự án cụ thể từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất, nhân lực, đầu ra…

3. Thời điểm triển khai DMS và ERP?

Không phải tổng động viên triển khai cùng lúc các phần mềm hiện đại hóa vào Doanh nghiệp sẽ cho ra kết quả tốt. Mỗi một giai đoạn khác nhau, Doanh nghiệp sẽ cần áp dụng các phần mềm khác nhau.

Một vòng đời thông thường của doanh nghiệp sẽ là:

(1) Xây dựng ———- (2) Phát triển ———- (3) Trưởng thành ———- (4) Sau trưởng thành. 

Xét trong bối cảnh doanh nghiệp sản xuất & phân phối, phần mềm DMS có thể áp dụng được ngay cả khi doanh nghiệp vừa thành lập hay đã hoạt động lâu dài. 

• Trong giai đoạn (1) Xây dựng và Giai đoạn (2) Phát triển, các doanh nghiệp sẽ tập trung xây dựng vững chắc, hoàn thiện hệ thống phân phối, thu hút càng nhiều điểm bán – đại lý và bán sản phẩm. Khi áp dụng DMS trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng làm quen với công nghệ từ đầu, giảm thiểu thời gian chuyển đổi và khả năng tác động khi chuyển đổi mô hình quản lý. Tuy nhiên một sai lầm mà các doanh nghiệp giai đoạn này thường mắc phải là họ nhanh nản chí, không có hướng áp dụng phần mềm phù hợp hoặc từ bỏ khi gặp sự phản ứng từ phía nhân viên. 
• Trong giai đoạn 3 (Trường thành) và giai đoạn 4 (Sau trưởng thành). Trong giai đoạn này số lượng nhân sự công ty tăng mạnh, cả nhân sự văn phòng và nhân viên ngoài thị trường. Giải pháp ERP cần được áp dụng nhằm quản lý hiệu quả hơn, kết nối các phòng ban

Tất nhiên việc phân chia thời điểm áp dụng phần mềm chỉ mang tính tương đối bởi sau 5 năm tư vấn giải pháp DMS, MobiWork triển khai cho cả những doanh nghiệp mới thành lập hay Tập đoàn lâu đời, thương hiệu có hàng chục năm tuổi đời. 

4. Tích hợp DMS và ERP

Không một giải pháp nào đáp ứng được toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp – đó là điều có thể khẳng định, DMS không thể thay thế được vai trò của ERP và ngược lại ERP không thể giải quyết được toàn bộ vấn đề trên kênh phân phối. Tuy nhiên khi sử dụng 2 phần mềm riêng biệt thường nảy sinh một số vấn đề như: 

• Dữ liệu không đồng bộ: phải Import, Export từ phần mềm này sang phần mềm khác để xử lý. Trong nhiều trường hợp, phải nhập dữ liệu bằng tay, lãng phí thời gian
• Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công bởi nghiệp vụ xử lý bán hàng của DMS và ERP không đồng nhất
• Hệ thống báo cáo không toàn diện: Người dùng buộc phải tổng hợp thủ công từ DMS lên ERP để có được báo cáo toàn diện về hệ thống kinh doanh

Chính vì vậy, một số ít đơn vị cung cấp DMS như MobiWork phát triển thêm khả năng tích hợp DMS và ERP. Xem chi tiết “Tích hợp MobiWork DMS và phần mềm ERP”

Mẫu mô hình tích hợp đơn hàng giữa DMS và ERP

Việc tích hợp DMS sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa dữ liệu khách hàng, quy trình bán hàng – xử lý đơn hàng – khuyến mãi hoàn toàn thông suốt, hoàn toàn không có “điểm chết”. Chính vì vậy, với các doanh nghiệp sản xuất & phân phối vừa – lớn trong những năm gần đây thường xuyên triển khai tích hợp 2 giải pháp với nhau. 

Với thế mạnh là nền tảng core tự built nên thời gian triển khai tích hợp của MobiWork DMS nhanh chóng và giá thành hợp lý. Đặc biệt thay vì chỉ cố định tích hợp với 1 – 2 giải pháp ERP như các nền tảng DMS sử dụng core nước ngoài, MobiWork có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm trong điều kiện nhà cung cấp ERP của khách hàng đồng ý.

Trong bối cảnh người người – nhà nhà đẩy mạnh áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý doanh nghiệp, những vướng mắc – hiểu lầm là điều không thể tránh khỏi. Vai trò của người quản lý là cần hiểu rõ, tránh việc áp dụng sai lầm dẫn tới sự thiệt hại không cần thiết cho doanh nghiệp cũng như đánh giá sai hiệu quả của phần mềm

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS.

Bài viết liên quan:

• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối