Giải pháp phần mềm tính công lương cho Sales thị trường đầu tiên tại Việt Nam

MobiWork HR của MBW là giải pháp tự động hóa tính công lương cho Sales thị trường đầu tiên tại Việt Nam. Ứng dụng phần mềm MobiWork HR, các doanh nghiệp phân phối có thể tiết kiệm thời gian, công sức đồng thời đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong công tác tính công lương, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành – quản trị doanh nghiệp.

1. Đặc trưng của bài toán tính công – lương cho Sales thị trường 

Cơ chế lương cho nhân viên Sales thị trường

THU NHẬP = [LƯƠNG CƠ BẢN + KPI 1 + KPI 2 + KPI 3 + … KPI n + PHỤ CẤP] – [BẢO HIỂM + THUẾ + CÁC LOẠI QUỸ]

Tính công – lương cho đội ngũ nhân viên thị trường luôn là bài toán đau đầu nhất với các doanh nghiệp phân phối, đặc biệt là các doanh nghiệp FMCG, bởi 2 lý do chính: 

Thứ nhất, việc tính công – lương cho đội ngũ nhân viên thị trường đòi hỏi phải thu thập và xử lý một khối lượng lớn dữ liệu đầu vào. Dữ liệu này bao gồm:

• Dữ liệu về thông tin nhân sự và mức lương cơ bản tương ứng
• Dữ liệu chấm công: Thời gian làm việc, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ chế độ…
• Dữ liệu KPIs: Doanh thu, doanh số, đơn hàng, công nợ,…
• Dữ liệu phụ cấp: chi phí công tác, chi phí xăng, chi phí điện thoại, … 
• Dữ liệu thuế
• Dữ liệu bảo hiểm 
• Dữ liệu các loại quỹ như quỹ công đoàn
• v.v…

Thứ hai, quy chế tính lương và công thức tính lương ở từng doanh nghiệp phân phối, trong từng thời điểm kinh doanh là hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ: Vào thời điểm Lễ Tết, chỉ tiêu doanh thu các sản phẩm bánh mứt kẹo Tết sẽ được tính đến và chiếm trọng số cao trong bảng KPIs của Sales thị trường. Vì vậy, dữ liệu đầu vào và công thức tính lương tại thời điểm này sẽ khác so với các tháng khác trong năm. 

Chính vì vậy, hiếm có một giải pháp quản trị nhân sự chung nào đáp ứng được nhu cầu tính công – lương theo sát nhu cầu quản trị riêng biệt của từng doanh nghiệp phân phối. Do đó, các doanh nghiệp phân phối thường phải thực hiện nghiệp vụ tính công – lương cho đội ngũ nhân viên thị trường theo phương pháp thủ công.

2. Vướng mắc trong quy trình tính công – lương thủ công 

2.1. Quy trình tính công – lương thủ công

Quy trình tính công – lương thủ công là quy trình tính toán công – lương bằng phương pháp thủ công, sử dụng phần mềm Excel hoặc các công cụ khác. 

Quy trình tính công lương thủ công

Thông thường, quy trình sẽ bao gồm 6 bước chính: 

(1) Tổng hợp ngày công từ máy chấm công hoặc phần mềm chấm công:

Các doanh nghiệp phân phối thường sử dụng máy chấm công hoặc các phần mềm chấm công trên thiết bị di động để ghi nhận thời gian check in/out hàng ngày của Sales thị trường. Tuy nhiên, các giải pháp trên chưa hoàn chỉnh khi chưa tự tổng hợp ngày công trong tháng. 

Để có bảng công hoàn chỉnh, bộ phận kế toán hoặc C&B cần phải tự tổng hợp theo phương pháp thủ công. 

(2) Xuất dữ liệu KPIs từ phần mềm mềm quản lý bán hàng và quản lý Sales: 

Doanh nghiệp phân phối hầu hết đã ứng dụng các giải pháp công nghệ trong quản lý bán hàng và quản lý Sales thị trường, ví dụ giải pháp DMS (quản lý kênh phân phối) hoặc giải pháp CMS (quản lý bán hàng).

Các giải pháp này hiện đang giải quyết rất tốt nguồn dữ liệu đầu vào, cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động phân phối hàng hóa nói chung, và dữ liệu KPIs của đội ngũ Sales thị trường nói riêng. 

Để sử dụng những dữ liệu KPIs này cho việc tính công – lương, bộ phận kế toán hoặc bộ phận C&B của doanh nghiệp phân phối cần phải xuất dữ liệu KPIs từ các phần mềm quản lý bán hàng và quản lý Sales thị trường.

(3) Nhập dữ liệu KPIs thủ công và thực hiện tính toán: 

Sau khi xuất dữ liệu KPIs từ các phần mềm quản lý bán hàng và quản lý Sales thị trường, bộ phận kế toán hoặc bộ phận C&B cần nhập thủ công các dữ liệu này vào bảng Excel hoặc phần mềm tính lương khác để tiếp tục công việc.

Quá trình nhập liệu thủ công này đòi hỏi sự chính xác cao, nhưng lại dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là khi khối lượng dữ liệu Sales thị trường lớn.

Ngoài ra, trong doanh nghiệp phân phối có một đặc trưng về KPI đối với các cấp quản lý. Thông thường, các cấp quản lý sẽ phải chịu KPI cho KPI của cấp dưới. 

Ví dụ: Công ty A quy định, Supersales sẽ chịu chỉ tiêu về KPI của Sale Rep:

• Nếu Sale Rep hoàn thành 90% KPI trở lên, Supersales sẽ không bị trừ KPI. 

• Nếu Sale Rep hoàn thành dưới 90% KPIs, Supersales sẽ bị trừ 5% KPI. 

• Và nếu Sale Rep vượt 100% KPI, Supersales sẽ được thưởng 5% KPI. 

Theo ví dụ trên, rất ít phần mềm có thể hỗ trợ tính toán mức KPI cho các cấp quản lý dẫn tới việc tính toán này hiện nay vẫn phải thực hiện theo các thao tác thủ công.

(4) In bảng lương & gửi bảng lương cho Sales thị trường đối chiếu:

Sau khi tính toán xong, bộ phận kế toán hoặc bộ phận C&B sẽ in bảng lương và gửi lại cho bộ phận kinh doanh thị trường để đối chiếu. 

Bước này giúp đảm bảo tính chính xác của bảng lương trước khi được chốt và thi hành.

(5) Xử lý phản hồi (nếu có): 

Nếu có sai sót trong bảng lương, bộ phận kinh doanh thị trường sẽ phản ánh lại cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận C&B để chỉnh sửa.

Thời gian cho quá trình này là 1-2 ngày, các doanh nghiệp lớn có thể tốn nhiều thời gian hơn.

(6) Chốt bảng lương và thi hành: 

Sau khi xử lý xong các phản hồi, bộ phận kế toán hoặc bộ phận C&B sẽ chốt bảng lương và thi hành.

Xem thêm > > Kinh nghiệm xây dựng quy chế lương thưởng cuối năm cho doanh nghiệp phân phối

2.2. Những hạn chế của quy trình tính công – lương thủ công

Quy trình tính công – lương thủ công cho đội ngũ Sales thị trường tại các doanh nghiệp phân phối còn tồn tại nhiều hạn chế, bao gồm: 

– Tốn nhiều thời gian và công sức: Quy trình tính công – lương thủ công đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải nhập liệu và tính toán thủ công, dẫn đến tốn nhiều thời gian và sức lao động. Điều này đặc biệt gây khó khăn cho các doanh nghiệp phân phối quy mô lớn, với số lượng nhân viên Sales thị trường đông đảo.

– Dễ xảy ra sai sót: Vì tính chất công việc thủ công nên những sai sót là khó tránh khỏi, đặc biệt là khi có khối lượng công việc lớn. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên và uy tín của doanh nghiệp.

– Không đảm bảo tính minh bạch và tính bảo mật: Việc tính toán công – lương thủ công không đảm bảo tính minh bạch, bởi nhân viên Sales thị trường có thể “bắt tay” với giám sát để điều chỉnh ngày công, từ đó chỉnh sửa lại bảng lương trên phần mềm Excel. Ngoài ra, việc quản lý bảng lương trên giấy tờ cũng không đảm bảo giữ kín thông tin lương – thưởng của từng cá nhân. 

Từ những bất cập này có thể dẫn đến bất đồng nội bộ, và cũng là một trong những lý do hàng đầu khiến cho nhân sự rời bỏ doanh nghiệp, vì cho rằng công ty đãi ngộ không công bằng. 

– Không đảm bảo tính kịp thời: Sales thị trường không thể nắm bắt được thu nhập của bản thân trong tháng, cho đến khi nhận được bảng lương của kế toán. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến tâm ký của đội ngũ Sales và làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Bên cạnh đó, quá trình tính công – lương thủ công cũng tồn tại nhiều vướng mắc, cụ thể:

– Vướng mắc về dữ liệu: Dữ liệu đầu vào cho quy trình tính công – lương thủ công thường được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó việc thu thập và quản lý dữ liệu này là một công việc phức tạp và tốn kém thời gian.

– Vướng mắc về công thức tính toán: Công thức tính toán công – lương thường phức tạp và thay đổi theo từng doanh nghiệp, từng thời điểm kinh doanh. Việc nắm vững và áp dụng đúng công thức tính toán là một yêu cầu quan trọng đối với nhân sự phụ trách tính công – lương.

– Vướng mắc về kiểm soát: Quy trình tính công – lương thủ công thường khó kiểm soát, dẫn đến tình trạng gian lận, sai sót.

3. Phần mềm MobiWork HR – giải pháp tự động hóa tính công – lương tối ưu cho doanh nghiệp phân phối

Tính công – lương cho đội ngũ Sales thị trường là một bài toán phức tạp và đòi hỏi nhiều yêu cầu khắt khe đối với các doanh nghiệp phân phối. Quy trình tính công – lương thủ công tồn tại nhiều hạn chế, gây tốn thời gian, công sức, dễ xảy ra sai sót và khó đảm bảo tính minh bạch. 

Vì vậy, áp dụng giải pháp tự động hóa tính công – lương là xu hướng tất yếu trong các doanh nghiệp phân phối trong tương lai. Từ xu hướng tất yếu đó, MBW đã cho ra đời giải pháp MobiWork HR – giải pháp quản trị nhân sự dành riêng cho doanh nghiệp phân phối. 

Giải pháp MobiWork HR là sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ mã nguồn mở của Frappe HR, được tin dùng tại hơn 100 quốc gia và sự am hiểu của MBW về nhu cầu quản trị nhân sự trong lĩnh vực thương mại phân phối sau hơn 10 năm tích lũy kinh nghiệm.

MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai Frappe HR tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi có khả năng may đo, phát triển thêm các tính năng phù hợp với nhu cầu, mô hình vận hành & quản trị của các doanh nghiệp phân phối.

3.1. Quy trình tính công – lương khép kín trên phần mềm MobiWork HR

Quy trình tính công lương tự động trên phần mềm MobiWork HR

Xem thêm > > Tổng quan về MobiWork HR – giải pháp quản trị nhân sự chuyên biệt cho lĩnh vực phân phối

3.2. Lợi ích cho doanh nghiệp phân phối khi ứng dụng giải pháp tự động hóa tính công lương MobiWork HR 

MobiWork HR là giải pháp tự động hóa tính công – lương tối ưu cho doanh nghiệp phân phối, mang lại nhiều lợi ích vượt trội như:

– Tự động hóa và khép kín toàn bộ quy trình tính công – lương: 

Phần mềm MobiWork HR cho phép đồng bộ dữ liệu KPIs từ phần các phần mềm quản lý bán hàng và quản lý Sales như phần mềm DMS, phần mềm CMS sang phần mềm MobiWork HR để thực hiện tính toán công – lương. 

Công thức tính công – lương được thiết lập sẵn trên phần mềm, do đó kết quả tính toán được đảm bảo chính xác nhất. Bảng lương hoàn thành được gửi online về thiết bị di động cho nhân viên Sales kiểm tra. Nếu có sai sót, nhân viên sẽ gửi yêu cầu chỉnh sửa và bộ phận kế toán sẽ xem xét, xử lý ngay trên phần mềm. 

– Tiết kiệm thời gian làm bảng lương và giảm phụ thuộc vào nhân viên kế toán:

Nếu phương pháp thủ công mất từ 3 – 4 ngày để hoàn thành bảng lương cho Sales thị trường, thì với giải pháp MobiWork HR, chỉ bằng một lần click chuột và 30 phút đến 1h để phần mềm tính toán, doanh nghiệp phân phối đã có một bảng lương hoàn chỉnh.

Ngoài ra, tự động hóa giúp công tác tính công – lương bớt phụ thuộc vào nhân viên kế toán hoặc nhân viên C&B của doanh nghiệp. 

– Tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp: 

Theo số liệu của Financesonline, phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm 80% chi phí in ấn, chi phí giấy và chi phí sai sót phiếu lương trong doanh nghiệp. Khi áp dụng phần mềm MobiWork HR, doanh nghiệp phân phối sẽ tiết kiệm được ngân sách từ đó tối ưu chi phí quản trị & vận hành doanh nghiệp.

– Đảm bảo tính công bằng và minh bạch: 

Sẽ không có sự “bắt tay” nào giữa Sales thị trường và giám sát Sales để thay đổi số liệu bảng công, chỉnh sửa bảng lương. Bởi quy trình tính toán công – lương sẽ được thực hiện tự động và khép kín trên phần mềm. Từ đó giúp đảm bảo tính công bằng và minh bạch, giúp bảo vệ quyền lợi của nhân viên.

– Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối: 

Nếu như tính toán công – lương dựa trên phần mềm Excel và bảng lương giấy dễ để lộ thông tin của nhân viên bán hàng ngoài thị trường, thì sử dụng phần mềm quản trị nhân sự MobiWork HR sẽ bảo mật tuyệt đối toàn bộ thông tin nhân sự. Dữ liệu công – lương sẽ chỉ  được kiểm soát và truy xuất đối với những cá nhân được cấp quyền truy cập dữ liệu. 

Tổng kết

Với những lợi ích vượt trội, phần mềm MobiWork HR là giải pháp quản trị nhân sự chuyên biệt với tính năng tự động hóa tính công – lương tối ưu cho doanh nghiệp phân phối. Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong tính công – lương, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. 

Để nhận được tư vấn 1-1 về giải pháp MobiWork HR, Quý Doanh nghiệp có thể liên hệ tới Hotline 090-150-8000 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký bên dưới.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT