Chi phí và Lợi ích Khi Triển Khai Giải Pháp Liền Mạch MobiWork DMS + ERPNext Cho Doanh Nghiệp Trên 200 Nhân Sự

Khi đứng trước một quyết định đầu tư công nghệ, mọi lãnh đạo của doanh nghiệp phân phối, nhất là các doanh nghiệp lớn với quy mô trên 200 nhân sự, đều quan tâm đến hai yếu tố: Chi phí bỏ ra và Lợi ích nhận về. Tuy nhiên, những con số và danh sách gạch đầu dòng chung chung thường không đủ để thuyết phục. Chi phí thực sự bao gồm những gì? Lợi ích đó có giải quyết đúng “nỗi đau” của doanh nghiệp mình không?

Để trả lời những câu hỏi này một cách rõ ràng, bài viết dưới đây sẽ không đi theo lối mòn tư duy cũ. Chúng ta sẽ cùng nhau phân tích chi tiết “Chi phí và Lợi ích” thông qua một case study điển hình: Công ty Cổ phần Hàng tiêu dùng ABC, quy mô 280 nhân sự, với 60 nhân viên kinh doanh thị trường.

Hành trình của ABC sẽ là tấm gương phản chiếu rõ nét nhất cách một khoản đầu tư được chi tiêu và cách giá trị được tạo ra trong thực tế.

1. Giải Mã Khoản Đầu Tư: Nhìn Thấu Chi Phí Triển Khai Từ A-Z

Đối với Công ty ABC, “chi phí” không phải là một con số khô khan trên báo giá. Nó là một khoản đầu tư chiến lược để tái cấu trúc quy trình, nhằm giải quyết những “chi phí chìm” đang bào mòn lợi nhuận doanh nghiệp mỗi ngày.

Điểm Khởi Đầu: Cái Giá Của Sự Trì Hoãn Tại Doanh Nghiệp ABC

Trước khi bắt đầu dự án, ABC đang phải gánh chịu những chi phí vô hình nhưng cực kỳ tốn kém:

– Chi phí nhân sự cho việc nhập liệu trùng lặp: Mỗi ngày, 3 nhân viên kế toán phải dành 2-3 giờ chỉ để nhập lại đơn hàng từ file Excel/Zalo của 60 sales vào phần mềm kế toán.

– Chi phí cơ hội từ việc xử lý đơn hàng chậm: Đơn hàng mất trung bình 3 ngày để được xử lý hoàn chỉnh, thường xuyên gây ra tình trạng “cháy hàng” tại điểm bán mà kho trung tâm không hề hay biết.

– Chi phí từ các quyết định sai lầm: Ban Giám đốc không có báo cáo doanh thu real-time. Các quyết định về chương trình khuyến mãi, điều phối hàng hóa đều dựa trên dữ liệu của tuần trước, thiếu tính chính xác và kịp thời.

Đây chính là những chi phí mà khoản đầu tư vào giải pháp hợp nhất phải giải quyết triệt để.

Từ Khảo Sát Đến Go-Live: Các Hạng Mục Chi Phí Được Phân Bổ Như Thế Nào?

Với giải pháp tích hợp sẵn MobiWork DMS + ERPNext, chi phí của công ty ABC không tập trung vào giai đoạn “tích hợp” đầy rủi ro. Thay vào đó, ngân sách được phân bổ rõ ràng theo một lộ trình triển khai chuyên nghiệp (dự kiến 1-2 tuần).

Như vậy, khoản đầu tư của ABC là một con số có thể dự toán trước, tập trung chủ yếu vào chi phí triển khai ban đầu để đảm bảo dự án thành công. Việc loại bỏ chi phí bản quyền ERP và chi phí rủi ro của một dự án tích hợp riêng lẻ giúp tối ưu ngân sách một cách vượt trội.

Mô hình tích hợp MobiWork DMS và ERPNext.

2. Giá Trị Thực Nhận: Lợi Nhuận Sinh Ra Từ Đâu?

Phần này sẽ không liệt kê các lợi ích sáo rỗng. Chúng ta sẽ xem xét những giá trị mà Công ty ABC thực sự gặt hái được, trực tiếp giải quyết các “chi phí chìm” đã nêu ở trên.

ROI Vận Hành: Tối Ưu Giờ Công, Tăng Tốc Đơn Hàng

– Tự động hóa, xóa bỏ nhập liệu thủ công: Ngay sau khi Go-live, 3 nhân viên kế toán của ABC không còn phải nhập tay đơn hàng. Họ chuyển sang vai trò kiểm soát và xác nhận dữ liệu. => Tiết kiệm ~500 giờ công/năm.

– Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Đơn hàng từ sales trên MobiWork DMS ngay lập tức tạo Sales Order trên ERPNext, phòng kế toán và kho có thể xử lý song song. Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc xuất kho rút ngắn từ 3 ngày xuống còn trung bình 1 ngày.

– Minh bạch hóa tồn kho và công nợ: 60 sales của ABC có thể xem tồn kho real-time và công nợ của khách hàng ngay trên app MobiWork DMS. Tình trạng hứa giao hàng nhưng hết hàng giảm gần như bằng 0. => Tăng sự hài lòng của điểm bán và độ chính xác dữ liệu tồn kho lên 99%.

ROI Chiến Lược: Ra Quyết Định Bằng Dữ Liệu “Sống”, Không Còn Độ Trễ

– Tầm nhìn 360 độ cho Ban Lãnh đạo: Lần đầu tiên, CEO của ABC có một Dashboard duy nhất, hiển thị doanh thu, dòng tiền, hiệu suất bán hàng theo thời gian thực. => Ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn, dựa trên dữ liệu real-time.

– Giảm thiểu rủi ro, tăng tốc ra thị trường: Thời gian triển khai tối đa trong 1,5 tuần. So với phương án tự tích hợp (dự kiến 3-6 tháng hoặc kéo dài lâu hơn), ABC đã đi trước đối thủ ít nhất từ 3-6 tháng trong việc tối ưu hóa vận hành. Đây là một lợi thế cạnh tranh không thể đo đếm bằng tiền.

– Nền tảng cho sự phát triển: Khi ABC mở rộng thêm chi nhánh hoặc tuyển thêm sales, hệ thống có thể dễ dàng mở rộng theo mà không cần thay đổi cốt lõi.

Xem thêm:MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào?

Đầu Tư Thông Minh, Cạnh Tranh Vượt Trội: Lời Giải Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Qua case study của Công ty ABC, chúng ta có thể kết luận một cách chắc chắn về Chi phí và Lợi ích cho một doanh nghiệp trên 200 nhân sự:

– Chi phí không phải là một con số mông lung, mà là một khoản đầu tư có lộ trình rõ ràng, được tối ưu nhờ mô hình tích hợp sẵn và mã nguồn mở, tập trung vào việc đảm bảo sự thành công của dự án.

– Lợi ích không phải là những lời hứa hẹn, mà là kết quả có thể đo lường được, trực tiếp giải quyết các điểm yếu chí mạng trong vận hành, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững và nền tảng cho sự tăng trưởng.

Đây không chỉ là việc mua một công cụ, mà là đầu tư vào một cuộc chuyển đổi số toàn diện, an toàn và hiệu quả.

Hãy liên hệ với MobiWork ngay hôm nay để cùng chúng tôi xây dựng một case study phân tích “Chi phí và Lợi ích” cho chính doanh nghiệp của bạn.

Đăng ký tại đây.

Bài viết liên quan:

• Chi phí và Lợi ích Khi Triển Khai Giải Pháp Liền Mạch MobiWork DMS + ERPNext Cho Doanh Nghiệp Trên 200 Nhân Sự
• Từ Quản lý KPIs Sales trên MobiWork DMS đến Tính lương tự động trên ERPNext: Quy trình liền mạch cho Doanh nghiệp phân phối
• Từ Đơn Hàng Trên MobiWork DMS Đến Báo Cáo Tài Chính Chính Xác Trên ERPNext: Tự Động Hóa Quy Trình Cho Doanh Nghiệp Vừa và Lớn
• Tối Ưu Hóa Quản Lý Kho Hàng Đa Kênh, Đa Điểm Với MobiWork DMS và ERPNext: Nói không với tồn kho ảo, thất thoát hàng hóa!
• [THÔNG BÁO] Về việc cập nhật hệ thống MobiWork DMS theo sự thay đổi Đơn vị hành chính mới của Nhà nước
• MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào?