Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua

Khi triển khai hệ thống quản lý phân phối – DMS, nhiều doanh nghiệp đôi khi thường chỉ chú ý các chi phí rõ ràng trước mắt như phí thuê bao năm đầu, đào tạo phần mềm, hay đầu tư cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, với gần 10 năm kinh nghiệm trong việc triển khai DMS, chúng tôi nhận thấy rằng chi phí ẩn mới là yếu tố phát sinh đáng kể và có thể ảnh hưởng lớn đến tổng ngân sách cũng như hiệu quả vận hành.

Các chi phí ẩn này bao gồm việc mở rộng thêm nhân sự (chẳng hạn, phải mua cả gói lớn hơn chỉ để thêm một nhân viên), chi phí nâng cấp tính năng mới hoặc điều chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp…. Dù khó nhận thấy ngay từ đầu, nhưng nếu không dự báo và quản lý hiệu quả, những chi phí này có thể gây ra gián đoạn trong dự án, ảnh hưởng đến dòng tiền và làm chậm sự phát triển bền vững.

Vì vậy, việc nhận diện và kiểm soát tốt các chi phí ẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả triển khai DMS mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Một chiến lược quản lý tài chính thông minh sẽ đảm bảo doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị mà hệ thống DMS mang lại.

Những cạm bẫy chi phí ẩn trong DMS

1. Tầm quan trọng doanh nghiệp xác định chi phí ẩn 

Chi phí ẩn — những khoản chi phí không dễ dàng nhìn thấy ngay, nhưng lại có ảnh hưởng sâu rộng đến lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh. Các chi phí ẩn khi triển khai DMS thường bị bỏ qua hoặc không được phân bổ hợp lý. Theo báo cáo của Deloitte (2019), việc nhận diện chi phí ẩn là một yếu tố quan trọng giúp các công ty có thể tái cấu trúc hoặc tái đầu tư vào các dự án chiến lược một cách hiệu quả hơn.

Thực tế, chi phí ẩn không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn có thể làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi xác định và tối ưu hóa những chi phí này, doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu quả tài chính mà còn xây dựng được một nền tảng vững mạnh để phát triển bền vững trong dài hạn. Do đó, việc hiểu rõ và quản lý chi phí ẩn là một phần không thể thiếu trong chiến lược tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào.

1.1 Dự toán ngân sách chính xác

Xác định chi phí ẩn là yếu tố quan trọng trong việc dự toán ngân sách chính xác cho doanh nghiệp. Những khoản chi phí này, mặc dù không dễ nhận diện ngay từ đầu, nhưng lại ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chiến lược tài chính của doanh nghiệp. Bao gồm: Chi phí đào tạo nhân viên, nâng cấp hạ tầng CNTT hay tích hợp hệ thống mới. Khi doanh nghiệp không dự tính được các khoản chi phí này, ngân sách có thể bị vượt mức, gây áp lực lên dòng tiền và các dự án chiến lược khác, dẫn đến khó khăn trong việc duy trì hoạt động ổn định.

Bằng cách xác định và đưa vào kế hoạch ngân sách từ sớm, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược tài chính rõ ràng, giúp điều phối nguồn lực hợp lý và đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn. Điều này không chỉ giúp duy trì sự ổn định tài chính mà còn giúp doanh nghiệp phát triển bền vững mà không phải đối mặt với các chi phí phát sinh bất ngờ.

1.2 Giảm thiểu gián đoạn trong hoạt động kinh doanh

Xác định các chi phí ẩn giúp doanh nghiệp giảm thiểu gián đoạn trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi triển khai các hệ thống mới. Các chi phí này thường liên quan đến thời gian nhân viên làm quen với công nghệ mới, giảm hiệu suất làm việc ban đầu, hoặc cần điều chỉnh quy trình vận hành. Nếu không được tính toán trước, các yếu tố này có thể gây trì hoãn trong hoạt động kinh doanh. Khi doanh nghiệp nhận diện và lập kế hoạch chi tiết cho những chi phí này ngay từ đầu, họ có thể xây dựng chiến lược triển khai từng giai đoạn một cách mượt mà hơn. 

1.3 Tăng hiệu quả sử dụng giải pháp

Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị tốt hơn về nhân lực và công nghệ nếu biết trước các yêu cầu cần thiết. Khi hiểu rõ chi phí ẩn, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định chính xác hơn về việc chọn gói triển khai, dịch vụ hỗ trợ, và thời gian áp dụng phù hợp.

1.4 Quản lý chi phí duy trì dài hạn

Quản lý chi phí duy trì dài hạn là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động hiệu quả và bền vững. Các chi phí ẩn không chỉ phát sinh trong giai đoạn triển khai mà còn kéo dài suốt vòng đời của phần mềm. Nếu doanh nghiệp không tính toán và đưa những chi phí này vào kế hoạch ngân sách ngay từ đầu, họ có thể gặp phải tình trạng thiếu nguồn lực để duy trì và phát triển hệ thống trong dài hạn. Việc dự trù các khoản chi phí này không chỉ giúp duy trì sự ổn định của hệ thống mà còn đảm bảo việc vận hành không bị gián đoạn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả đầu tư. 

2. Nhóm chi phí dễ thấy khi triển khai phần mềm DMS 

Các chi phí dễ thấy thường rẻ ban đầu

2.1 Chi phí thuê bao phần mềm DMS

Chi phí thuê bao là khoản phí định kỳ mà doanh nghiệp cần chi trả để duy trì quyền sử dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS). Khoản phí này không chỉ đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng phần mềm mà còn bao gồm các dịch vụ liên quan như cập nhật tính năng mới và hỗ trợ kỹ thuật. 

Hầu hết các phần mềm DMS tính phí dựa trên số lượng tài khoản hoặc người dùng thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chi phí theo quy mô nhân sự và nhu cầu sử dụng, tránh lãng phí khi không cần dùng gói lớn hơn.

Ví dụ: MobiWork DMS: Các gói thuê bao linh hoạt với mức giá gói cao nhất là 1.200.000 VNĐ/user/năm, chi tiết tại bảng giá MobiWork DMS.

Với các chu kỳ thanh toán phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với ngân sách và mức độ sử dụng:

• Theo tháng: Lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn thử nghiệm hoặc cần sự linh hoạt cao.
• Theo quý: Tiết kiệm hơn so với thanh toán hàng tháng, giúp doanh nghiệp ổn định chi phí trong ngắn hạn.
• Theo năm: Cách thanh toán tiết kiệm nhất, thường đi kèm mức chiết khấu đáng kể, giảm chi phí tổng thể so với thanh toán ngắn hạn.

Ví dụ: 

• MobiWork DMS: Tính chi phí theo từng user thực tế. Doanh nghiệp chỉ cần chi trả đúng số lượng người dùng, không bị áp lực nâng cấp gói không cần thiết.

• Amis CRM: Gói cao cấp nhất có giá 15.400.000 VNĐ/user/năm, nhưng yêu cầu mua tối thiểu 10 user, bất kể doanh nghiệp có ít hơn số lượng này. Phân hệ khuyến mãi không tích hợp sẵn và cần mua thêm riêng lẻ, làm phát sinh thêm chi phí.

Việc hiểu rõ cách tính chi phí thuê bao giúp doanh nghiệp không chỉ dự toán chính xác ngân sách mà còn tránh các khoản chi phí không cần thiết. Sử dụng các phần mềm như MobiWork DMS mang lại sự linh hoạt vượt trội, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh quy mô người dùng thường xuyên.

2.2 Chi phí tư vấn

Chi phí tư vấn đảm bảo rằng hệ thống triển khai một cách hiệu quả

Chi phí tư vấn DMS là khoản phí mà doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị triển khai DMS. Khoản chi phí này giúp đảm bảo rằng hệ thống DMS được triển khai một cách hiệu quả và tối ưu theo quy trình kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.  Chi phí này sẽ bao gồm những nghiệp vụ sau:

• Phân tích nhu cầu doanh nghiệp: Trước khi triển khai, công ty cung cấp giải pháp sẽ thực hiện phân tích chi tiết các yêu cầu và quy trình hiện tại của doanh nghiệp. 
• Chi phí tư vấn dựa trên mức độ phức tạp và phạm vi công việc: Chi phí tư vấn thường được tính theo hai yếu tố chính: 
  • Mức độ phức tạp: Doanh nghiệp có quy trình phức tạp hoặc cần tích hợp nhiều hệ thống sẽ yêu cầu nhiều thời gian và công sức hơn, dẫn đến chi phí cao hơn.
  • Phạm vi công việc: Các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, kênh phân phối đa dạng, hoặc yêu cầu các tính năng đặc biệt sẽ có chi phí tư vấn cao hơn.

Ví dụ 

• MobiWork DMS: Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí tư vấn được miễn phí như một phần trong chính sách hỗ trợ khách hàng. Đối với doanh nghiệp lớn, chi phí tư vấn được tính dựa trên khảo sát thực tế, đảm bảo phù hợp với mức độ phức tạp và phạm vi công việc.

• Amis CRM: Theo thông tin công bố, chi phí tư vấn khoảng 20.000.000 VNĐ, bao gồm hướng dẫn thiết lập và sử dụng phần mềm để tối ưu hóa hiệu quả triển khai. Chi phí này chưa bao gồm các dịch vụ tùy chỉnh hoặc tích hợp thêm tính năng.

2.3 Chi phí khởi tạo dữ liệu 

Chi phí khởi tạo dữ liệu là khoản chi phí cần thiết để chuẩn bị và nhập liệu ban đầu vào hệ thống DMS, đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được sẵn sàng cho quá trình quản lý và vận hành hiệu quả. Công việc này đòi hỏi tính chính xác cao vì dữ liệu là nền tảng cho mọi hoạt động quản lý phân phối, bán hàng, và kho hàng.  

Thiết lập cấu hình và tối ưu hệ thống: Sau khi hiểu rõ nhu cầu, đội ngũ IT phần mềm sẽ tiến hành thiết lập hệ thống phù hợp với yêu cầu đã phân tích, đảm bảo rằng:

• Cấu trúc dữ liệu của DMS được thiết kế phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp.
• Hệ thống có thể tích hợp tốt với các phần mềm hiện tại, như ERP, CRM, hoặc các công cụ quản lý tài chính.
• Các tính năng như phân quyền, báo cáo theo thời gian thực, và tự động hóa quy trình được thiết lập để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của doanh nghiệp.

2.4 Chi phí đào tạo

Chi phí đào tạo là khoản đầu tư giúp đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nắm vững cách sử dụng các tính năng và quy trình trong hệ thống MobiWork DMS. Với chi phí này, nhân viên sẽ được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để tối ưu hóa việc sử dụng phần mềm, giúp cải thiện hiệu quả công việc và giảm thiểu các lỗi phát sinh do thiếu hiểu biết về hệ thống. 

• Đào tạo trực tiếp tại doanh nghiệp: Đội ngũ chuyên gia từ MobiWork sẽ đến trực tiếp doanh nghiệp để hướng dẫn sử dụng phần mềm cho nhân viên. Hình thức này giúp nhân viên có cơ hội hỏi đáp và nhận giải đáp trực tiếp từ giảng viên.
• Đào tạo trực tuyến: Nhân viên có thể tham gia các khóa học trực tuyến qua video hoặc buổi hội thảo trực tiếp. Đào tạo trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa.
• Tài liệu và hướng dẫn: Doanh nghiệp có thể nhận được tài liệu chi tiết, video hướng dẫn hoặc các bài học trực tuyến để nhân viên có thể tự học và ôn tập lại khi cần.

Ví dụ: Đào tạo phần mềm Amis MISA có chi phí cao nhất gói 1 kèm 1 trực tiếp là 11.950.000 VNĐ/khóa cho 2 ngày hướng dẫn trực tiếp tại đơn vị, chưa bao gồm phụ phí khu vực và phí bổ sung 5.000.000 VNĐ/ngày nếu cần thêm thời gian.

3. Những chi phí ẩn “bẫy” người dùng các phần mềm DMS 

Những bẫy chi phí ẩn khi triển khai và sử dụng DMS

Dưới đây là nội dung chi tiết về các chi phí ẩn khi triển khai và sử dụng hệ thống quản lý phân phối (DMS). Các chi phí này đôi khi được nhân viên tư vấn “quên” thông báo trong quá trình tư vấn giải pháp nếu khách hàng không đề cập. 

3.1 Chi phí gia hạn thuê bao

Hệ thống quản lý phân phối (DMS) thường được cung cấp theo mô hình Phần mềm như một dịch vụ (SaaS – Software as a Service), nghĩa là doanh nghiệp không mua phần mềm mà chỉ thuê quyền sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.

Thông thường, các nhà cung cấp DMS miễn phí năm đầu như một phần của gói triển khai ban đầu để giảm áp lực chi phí khi doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng phần mềm.

Sau năm đầu, doanh nghiệp cần trả phí gia hạn thuê bao để tiếp tục sử dụng hệ thống, và đây là một chi phí bắt buộc để duy trì hoạt động. Dần dần chi phí gia hạn thuê bao trở thành một khoản chi tiêu cố định hàng năm, đòi hỏi doanh nghiệp phải lên kế hoạch tài chính kỹ lưỡng để tránh ảnh hưởng đến dòng tiền. Mặc dù chính sách miễn phí năm đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận hệ thống hơn, nhưng điều này có thể tạo áp lực tài chính lớn hơn trong những năm tiếp theo nếu chi phí gia hạn tăng theo quy mô sử dụng hoặc chính sách giá mới từ nhà cung cấp. 

Đặc biệt, mô hình SaaS (mô hình các doanh nghiệp phổ biến lựa chọn) phụ thuộc hoàn toàn vào việc gia hạn thuê bao, nếu doanh nghiệp không thanh toán đúng hạn, họ sẽ mất quyền sử dụng phần mềm. Điều này không chỉ làm gián đoạn hoạt động quản lý phân phối mà còn có thể gây thiệt hại nghiêm trọng đến quy trình kinh doanh. Vì vậy, việc quản lý và dự trù chi phí gia hạn là yếu tố sống còn để đảm bảo hiệu quả vận hành lâu dài.

3.2 Chi phí mở rộng thuê bao

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng người dùng và nhu cầu lưu trữ dữ liệu cũng tăng lên, dẫn đến nhu cầu mở rộng thuê bao. Tuy nhiên, chi phí mở rộng này thường bị đánh giá thấp trong giai đoạn đầu triển khai, dễ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính khi phát sinh nhu cầu mở rộng. Các yếu tố làm tăng chi phí mở rộng thuê bao

• Tăng số lượng người dùng: Với mỗi nhân viên mới cần sử dụng hệ thống DMS, doanh nghiệp sẽ phải mua thêm giấy phép hoặc tài khoản người dùng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng, ví dụ như tăng đội ngũ bán hàng hoặc thêm chi nhánh phân phối.
• Gia tăng dung lượng lưu trữ: Khi khối lượng giao dịch, dữ liệu khách hàng và thông tin phân phối ngày càng tăng, dung lượng lưu trữ mặc định có thể không đủ. Các nhà cung cấp thường tính phí bổ sung khi doanh nghiệp yêu cầu thêm dung lượng lưu trữ.
• Tăng quy mô hoạt động: Khi doanh nghiệp mở rộng phạm vi phân phối, ví dụ như thêm khu vực mới hoặc thị trường mới, việc bổ sung các đơn vị vận hành vào hệ thống DMS cũng làm tăng chi phí thuê bao.

Trên thực tế, khi lựa chọn phần mềm DMS, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý chính sách mở rộng số lượng người dùng của nhà cung cấp. Một số phần mềm yêu cầu doanh nghiệp phải nâng cấp theo gói cố định, thay vì theo nhu cầu thực tế. 

• Dễ dàng thấy điều này gây lãng phí chi phí. Nếu doanh nghiệp chỉ cần thêm 2 người dùng, nhưng buộc phải mua gói tối thiểu 10 người dùng, chi phí phát sinh không tối ưu, gây lãng phí ngân sách. Các gói cố định thường không linh hoạt, khiến doanh nghiệp trả tiền cho các tài khoản không sử dụng.
• Chi phí phát sinh không tương xứng với nhu cầu thực tế làm tăng áp lực ngân sách, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Về lâu dài, việc phải mua gói lớn mỗi khi mở rộng có thể khiến hiệu quả phần mềm không tương xứng với số tiền đầu tư.

3.3 Chi phí đào tạo bổ sung

Đào tạo bổ sung là cần thiết khi doanh nghiệp đối mặt với các tình huống như thay đổi nhân sự, nâng cấp phần mềm, hoặc triển khai các tính năng mới. Việc này đảm bảo rằng hệ thống được sử dụng đúng cách, giảm thiểu lỗi và tăng năng suất. Chi phí liên quan đến đào tạo bổ sung. Các nhà cung cấp DMS thường tính phí cho các buổi đào tạo bổ sung, đặc biệt là đào tạo chuyên sâu hoặc đào tạo tại chỗ. Chi phí này có thể tính theo giờ, ngày, hoặc theo số lượng nhân viên tham gia. Nếu cần sử dụng tài liệu, phần mềm hỗ trợ, hoặc thiết bị đặc biệt cho việc đào tạo, chi phí này sẽ được cộng thêm.

3.4 Chi phí nâng cấp tính năng

Chi phí ẩn trong DMS

Trong quá trình vận hành, các nhà cung cấp DMS thường bổ sung các tính năng mới để cải thiện hiệu quả hệ thống, đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng cao của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các tính năng nâng cấp đều được bao gồm trong gói thuê bao ban đầu. Một số tính năng đòi hỏi khoản phí bổ sung, có thể phát sinh bất ngờ, khiến doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về ngân sách cũng như sự cần thiết khi nâng cấp.

Vì thế, chi phí nâng cấp tính năng là một trong những yếu tố quan trọng mà khách hàng cần đặc biệt lưu ý khi làm việc với các nhà cung cấp DMS. Đây là vấn đề không nên “quên” hỏi, để tránh các rủi ro không đáng có trong quá trình vận hành sau này. Khách hàng cần tập trung vào hai câu hỏi quan trọng:

• Nhà cung cấp có đủ điều kiện để nâng cấp không?

Không phải phần mềm DMS nào cũng có khả năng mở rộng tính năng. Một số phần mềm DMS không chuyên sâu chỉ đáp ứng các nhu cầu cơ bản và không thể nâng cấp khi doanh nghiệp phát sinh thêm yêu cầu. Từ đó phát sinh ra vấn đề cụ thể là doanh nghiệp ký triển khai một phần mềm quản lý phân phối nhưng về sau nhận ra hệ thống không thể mở rộng tính năng. Trước bài toán này, doanh nghiệp chỉ còn hai lựa chọn:

• Bỏ hệ thống: Tốn kém và lãng phí chi phí đầu tư ban đầu.
• Duy trì hệ thống không đủ đáp ứng nhu cầu, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

Rõ thấy việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của phần mềm DMS trong việc giúp vận hành hệ thống phân phối. Còn tương lai xa hơn là chính sự thiếu sót này sẽ lấy đi bao nhiêu lợi nhuận của doanh nghiệp trong việc triển khai và áp dụng những thay đổi sáng tạo trong quản lý phân phối. 

• Nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai bài toán thực tế của doanh nghiệp không?

Ngay cả khi phần mềm có khả năng nâng cấp, chi phí thực hiện sẽ phụ thuộc nhiều vào Man-day hoặc Man-hour (được hiểu là số ngày hoặc giờ công cần để phát triển). Độ phức tạp của việc nâng cấp tính năng sẽ dựa vào đường cong kinh nghiệp của nhà cung cấp. 

Ví dụ, rất nhiều nhà cung cấp tính chi phí nâng cấp dựa trên công thức Man-day

• Man-day = (Lương nhân viên IT 1 ngày  x Số ngày nâng cấp phần mềm) x Số lượng nhân viên IT tham gia dự án nâng cấp 

Từ công thức này, dễ thấy nêu “Số giờ nâng cấp phần mềm” và “Số lượng nhân viên IT tham gia dự án nâng cấp” ít đi thì chi phí sẽ giảm. Điều này đòi hỏi nhân viên IT là người có kinh nghiệm triển khai nâng cấp các dự án tương tự, giúp cho thời gian nâng cấp được rút ngắn, chi phí hợp lý, đảm bảo hiệu quả.

Ngược lại, các nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm có thể kéo dài thời gian nâng cấp, làm chi phí phát sinh cao hơn dự tính. Đôi khi không thể triển khai đúng yêu cầu, dẫn đến thất bại trong việc đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Trường hợp xấu nhất là chi phí Man-day vẫn tính cho doanh nghiệp, nhưng tính năng nâng cấp không đáp ứng đúng và đủ nhu cầu đề ra trước đó, khiến doanh nghiệp gần như mất trắng. 

3.5 Chi phí tích hợp hệ thống thứ 3

Chi phí ẩn trong DMS

Tương tự như chi phí nâng cấp phần mềm, với chi phí tích hợp doanh nghiệp cũng cần trả lời được hai câu hỏi là: “Nhà cung cấp có đủ điều kiện để nâng cấp không?” và “Nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai bài toán thực tế của doanh nghiệp không?”  

Trên thực tế, quá trình tích hợp này còn đòi hỏi nhiều hơn so với nâng cấp. Quy trình thường yêu cầu tùy chỉnh phần mềm hoặc sử dụng các công cụ trung gian để đảm bảo sự liên kết và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống. Cũng tính chi phí dựa trên man-day và man-hour nên khi chọn nhà cung cấp không đủ năng lực hoặc thiếu kinh nghiệm. Thời gian tích hợp kéo dài không chỉ làm gia tăng chi phí mà còn dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng như gián đoạn hoạt động và mất cơ hội kinh doanh.

3.6 Chi phí bảo trì hệ thống

Hệ thống DMS quản lý các hoạt động phân phối, đảm bảo thông tin luôn được lưu trữ và xử lý chính xác. Để duy trì tính ổn định, bảo mật và hiệu quả, việc bảo trì hệ thống là điều không thể thiếu. Không bảo trì thường xuyên có thể dẫn đến các sự cố như gián đoạn hệ thống, mất dữ liệu, hoặc lỗ hổng bảo mật, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí bảo trì hệ thống DMS thường được phân chia thành nhiều khoản mục, bao gồm:

• Cập nhật phiên bản phần mềm: Nhà cung cấp DMS thường phát hành các bản cập nhật để cải thiện hiệu suất, bổ sung tính năng mới hoặc vá lỗi bảo mật. Một số bản cập nhật lớn có thể yêu cầu phí nâng cấp riêng ngoài chi phí thuê bao.
• Sửa lỗi hệ thống: Khi phần mềm phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ sửa lỗi. Tuy nhiên, nếu lỗi yêu cầu xử lý phức tạp hoặc phát sinh ngoài hợp đồng dịch vụ, doanh nghiệp có thể phải trả thêm phí.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp, đặc biệt trong các trường hợp khẩn cấp hoặc ngoài giờ hành chính, chi phí này thường được tính riêng. Các hỗ trợ chuyên sâu, như khắc phục sự cố hệ thống hoặc tối ưu hóa phần mềm, cũng có thể phát sinh thêm chi phí.

4. Lợi ích của việc chuyển sang MobiWork DMS trong việc giảm chi phí ẩn

Việc chuyển sang sử dụng MobiWork DMS mang lại nhiều lợi ích trong việc giảm thiểu các chi phí ẩn thường gặp khi triển khai hệ thống quản lý phân phối. Cụ thể:

MobiWork DMS mang lại nhiều lợi ích trong việc giảm thiểu các chi phí ẩn

4.1 Linh hoạt trong quản lý chi phí và mở rộng quy mô người dùng 

Khác với nhiều giải pháp phần mềm khác, MobiWork linh hoạt trong việc quản lý chi phí đào tạo và gia hạn thêm nhân viên. Các gói gia hạn nhân viên được tính toán theo số lượng người dùng thực tế, giúp doanh nghiệp không phải nâng cấp gói dịch vụ một cách phức tạp khi muốn mở rộng quy mô. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo sự linh hoạt, cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh và mở rộng hệ thống khi cần thiết.

4.2 Tiết kiệm chi phí nâng cấp – phát triển tính năng và tích hợp

MobiWork DMS cung cấp gói giải pháp phù hợp cho từng nhóm doanh nghiệp

• Dành cho doanh nghiệp mô hình không phức tạp sử dụng giải pháp SaaS DMS: Một phiên bản tiêu chuẩn, dễ dàng triển khai, đáp ứng các nhu cầu quản lý phân phối cơ bản: https://mobiwork.vn/saasdms/ 
• Dành cho doanh nghiệp mô hình phức tạp sử dụng giải pháp DMS Private: Tùy chỉnh sâu để phát triển thêm các tính năng như chương trình khuyến mãi, báo cáo phân phối chi tiết, hay tích hợp với các hệ thống ERP, CRM: https://mobiwork.vn/dms-private/ 

Với gần 10 năm kinh nghiệm và hàng loạt dự án DMS thành công trong các ngành hàng đa dạng, MobiWork DMS tự hào là đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp phân phối lớn tại Việt Nam. Không chỉ cung cấp các giải pháp tùy chỉnh linh hoạt, chúng tôi còn giúp doanh nghiệp dự đoán trước các chi phí phát sinh, xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng và đưa ra các phương án tối ưu ngay từ giai đoạn tư vấn. Sự am hiểu sâu sắc về hệ thống phân phối cho phép MobiWork không chỉ giải quyết bài toán hiện tại mà còn định hướng chiến lược dài hạn, đảm bảo doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối đa từ khoản đầu tư của mình.

• Kinh nghiệm giải quyết bài toán khuyến mãi đa điều kiện: https://mobiwork.vn/but-pha-doanh-so-voi-mobiwork-dms-giai-phap-quan-ly-khuyen-mai-da-dieu-kien-hoan-hao/ 
• Kinh nghiệm triển khai với các hệ thống ERP lớn: SAP, FAST, ORACLE, ODOO 

• Kinh nghiệm tích hợp với những phần mềm quản lý khách hàng CRM và nhân sự HRM

5. Kết luận

Việc không nhận diện và quản lý đúng cách chi phí ẩn trong quá trình triển khai DMS có thể gây ảnh hưởng lâu dài đến kết quả tài chính và sự ổn định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu được xác định sớm và phân bổ hợp lý, những chi phí này sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng một chiến lược tài chính rõ ràng mà còn tạo cơ hội để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phần mềm, giảm thiểu gián đoạn và nâng cao hiệu suất công việc. Khi doanh nghiệp hiểu và kiểm soát được các yếu tố này, việc triển khai DMS sẽ trở thành một bước tiến quan trọng trong quá trình phát triển bền vững và tăng trưởng dài hạn. Hãy sử dụng MobiWork DMS để giúp doanh nghiệp bạn tránh được những chi phí phát sinh bất ngờ và tối ưu hóa quá trình triển khai, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tăng trưởng bền vững!

Đăng ký tư vấn phần mềm MobiWork DMS tại đây: 

Bài viết liên quan:

• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối