Phần mềm HRM là gì? Vai trò then chốt của phần mềm HRM trong quản trị doanh nghiệp phân phối 

Phần mềm HRM là giải pháp công nghệ không thể thiếu trong các doanh nghiệp phân phối, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân lực toàn diện, chất lượng cao. Vậy phần mềm HRM là gì? Vai trò của phần mềm HRM trong các doanh nghiệp phân phối là như thế nào? Bài viết dưới đây, đội ngũ MBW sẽ chia sẻ những thông tin chi tiết về nội dung này để các bạn tham khảo và ứng dụng.

1. HRM là gì?

HRM (Human Resource Management), tạm dịch là Quản trị nhân lực – bao gồm tất cả các hoạt động của một tổ chức nhằm thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ chân lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng.

Bộ phận HRM trong mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp phân phối, luôn được đề cao và phát triển song song với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Đội ngũ này đảm nhận những vai trò quan trọng như: tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, đào tạo và quản lý nguồn nhân lực, đồng thời sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực chất lượng.

2. Mục tiêu của HRM

Mục tiêu của HRM thường được chia thành 4 nhóm mục tiêu chính, bao gồm:

(1) Nhóm mục tiêu xã hội: 

Các biện pháp được thực hiện nhằm đáp ứng các nhu cầu hoặc thách thức về chuẩn mực đạo đức – xã hội của công ty nói chung & bộ phận HR nói riêng. Điều này bao gồm các vấn đề pháp lý như quyền lợi bình đẳng và trả lương bình đẳng cho các vị trí công việc bình đẳng.

(2) Nhóm mục tiêu của tổ chức:

Bao gồm các hành động được thực hiện nhằm duy trì hiệu quả hoạt động của tổ chức như: tuyển dụng đúng số lượng nhân sự cho một nhiệm vụ nhất định, chất lượng đào tạo tốt hoặc tỷ lệ nhân viên trung thành cao. 

(3) Nhóm mục tiêu chức năng: 

Duy trì hoạt động của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp, đảm bảo tất cả người lao động đang phát huy tối đa vai trò của họ để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. 

(4) Nhóm mục tiêu cá nhân:

Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp phải được tạo cơ hội phát triển bản thân – lộ trình thăng tiến rõ ràng. Cải thiện sự hài lòng của người lao động về chính sách, lương, thưởng, chế độ đãi ngộ và phúc lợi của công ty.

Trong doanh nghiệp phân phối, HRM thực hiện các nhiệm vụ:

• Tìm kiếm, đào tạo và giữ chân nhân sự có năng lực
• Xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với nhân viên
• Phát triển, bồi dưỡng các kỹ năng và khả năng của nhân viên
• Xây dựng và duy trì trải nghiệm tích cực của nhân viên
• Truyền đạt đúng – đủ – chính xác các chính sách, quy tắc, kỷ luật của doanh nghiệp cho nhân viên
• Quản lý hiệu quả tác động của những yếu tố bên ngoài có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên 

3. 6 lý do chứng minh các doanh nghiệp phân phối cần áp dụng phần mềm HRM

Phần mềm quản trị nhân sự thực hiện vai trò tự động hóa toàn bộ các tác vụ quản lý chức năng và hoạt động nguồn nhân lực của doanh nghiệp trên một nền tảng công nghệ duy nhất. Bao gồm các công việc như: lưu trữ & quản lý các dữ liệu về tuyển dụng, số hóa hồ sơ nhân sự, quản lý và đánh giá hiệu suất nhân sự, lương – thưởng – phúc lợi cho nhân sự.

(1) Tuyển dụng nghiêm ngặt hơn theo quy trình tuyển dụng bài bản

Trong các doanh nghiệp nói chung, quản lý tuyển dụng là vô cùng phức tạp. Đặc biệt, với các doanh nghiệp phân phối tuyển dụng càng khó khăn và phức tạp hơn bởi có rất nhiều vị trí tuyển dụng đặc thù với rất nhiều đầu việc liên quan, nhiều người phụ trách, tiêu tốn nhiều thời gian.

• Tổng hợp thủ công yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban trong công ty
• Thông báo tuyển dụng trên “mọi mặt trận”: website tuyển dụng, Fanpage, Linkedin, …
• Tiếp nhận, quản lý, sàng lọc CV ứng viên
• Sắp xếp phỏng vấn ứng viên
• Tổng hợp đánh giá của cấp quản lý
• Trao đổi thông tin với ứng viên
• … 

Ví dụ: Đối với tuyển dụng Sales thị trường. Đề xuất tuyển dụng phải dựa trên tiềm năng vùng lãnh thổ bán hàng (đại lý, cửa hàng, số lượng hàng hóa tiêu thụ,…) và thông thường người tuyển dụng, phỏng vấn và đào tạo trực tiếp là các quản lý vùng, ASM, TSM hoặc SS. Khi đó, các quản lý vùng, ASM, TSM, SS đồng thời đóng vai trò là nhà tuyển dụng. Còn bộ phận tuyển dụng (khối Office) sẽ đóng vai trò hỗ trợ tuyển dụng thay vì chịu trách nhiệm chính. 

Như vậy, nếu xét theo ví dụ trên, thì khi duy trì quy trình tuyển dụng kiểu cũ (do bộ phận nhân sự tuyển dụng chứ không phải các quản lý vùng), không chỉ khó khăn trong công tác quản lý tuyển dụng mà còn thiếu sự liên kết thông tin giữa các phòng ban hoặc giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, dễ bỏ sót ứng viên tiềm năng và gây lãng phí ngân sách cho doanh nghiệp.

Vì vậy, một giải pháp quản trị nhân sự nhằm xây dựng quy trình tuyển dụng bài bản, phù hợp với tổ chức hoặc từng phòng ban cụ thể, số hóa thông tin ứng viên và nâng cao chất lượng tuyển dụng là vô cùng cần thiết cho các doanh nghiệp phân phối trong thời đại công nghệ phát triển.

(2) Giảm thiểu sai sót trong tổng hợp công và tính lương 

Tự động hóa bảng lương là đặc biệt quan trọng, bởi việc nhập dữ liệu và tính toán lương thủ công là lý do chính dẫn tới các kết quả cuối cùng bị sai sót. 

Ví dụ: Trong doanh nghiệp phân phối, việc tổng hợp công và tính lương của nhân viên Sales thị trường là một công việc khó khăn, đòi hỏi nhiều thời gian và nhân sự phụ trách, vì tính phức tạp của nó. Để tính lương một nhân viên Sales thị trường sẽ cần nhiều dữ liệu KPIs như: doanh số, doanh thu, đơn hàng, thời gian chăm sóc điểm bán, số lượng điểm bán mở mới, …  do đó việc tính toán thủ công sẽ dẫn tới tiêu tốn nhiều thời gian nhưng kết quả chưa đảm bảo chính xác. 

Ngoài ra, những sai sót trong kê khai và tính toán thuế theo cách thủ công cũng khiến cho công ty phân phối mất nhiều thời gian thậm chí chịu phạt bởi các cơ quan nhà nước. 

Với phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối, các doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được các sai sót trong kê khai và tính toán thuế của nhân sự.

(3) Lưu trữ tập trung, bảo mật tuyệt đối 

Phần mềm quản trị nhân sự HRM cho phép số hóa,lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng làm việc cũng như cam kết giữa doanh nghiệp và người lao động. Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình phát triển của nhân sự, truy xuất dữ liệu nhanh chóng ngay khi cần. 

Đặc biệt, việc cập nhật dữ liệu trên phần mềm mang tính bảo mật cao, hạn chế rò rỉ thông tin nhân sự hơn cách lưu trữ thông tin truyền thống thông qua giấy tờ, sổ sách.

Xem thêm >> Tổng quan về Frappe HR – giải pháp quản trị nhân sự chuyên biệt cho lĩnh vực phân phối

(4) Cải thiện khả năng ra quyết định về nhân sự

Đưa ra quyết định sáng suốt nhờ sự trợ giúp của báo cáo và phân tích tự động là một cách thông minh để sử dụng dữ liệu nhân sự. Doanh nghiệp phân phối của bạn có thể nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự bằng cách đánh giá số liệu thống kê lao động từ những tháng trước, quý trước hoặc những năm trước nhờ truy xuất dữ liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột.  

Theo đó, nhà quản lý có thể nắm bắt chính xác tỷ lệ thay đổi, tuyển dụng nhân sự của các phòng ban; hay nhân viên nào, phòng ban nào có nhiều đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp để từ đó đưa ra các quyết định, sắp xếp công việc phù hợp hơn.

(5) Hiệu quả hơn, năng suất hơn cho nhân sự

Theo nghiên cứu của tổ chức tư vấn chuyển đổi số Sierra-Cedar, có khoảng 80% các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin hoặc tăng hiệu quả hoạt động.

Phần mềm HRM với khả năng hỗ trợ quản trị nhân sự toàn diện giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí, cải thiện chất lượng nhân sự cho doanh nghiệp phân phối của bạn.

(6) Phần mềm quản trị nhân sự nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên

Người lao động luôn lo lắng về các vấn đề như: có được công ty đóng bảo hiểm hay không? Hợp đồng lao động có điều khoản nào bất lợi với mình hay không? Lương thưởng, chế độ phúc lợi của công ty như thế nào?

Còn về phía doanh nghiệp, phòng nhân sự không thể chỉ chăm chăm đi giải thích với từng cá nhân, trả lời từng câu hỏi kiểu như vậy, từ đó làm giấy lên sự nghi ngờ, bất đồng trong nội bộ doanh nghiệp.

Nếu mọi dữ liệu nhân sự đều được số hóa trên phần mềm quản trị nhân sự, cho phép nhân viên chủ động theo dõi tất cả dữ liệu cá nhân và các thông tin liên quan thông qua một tài khoản cá nhân của riêng mình, thì mọi nghi ngờ sẽ được tháo gỡ, sự hài lòng về doanh nghiệp sẽ kéo theo sự cống hiến hết mình của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty.

4. Các tính năng cơ bản của phần mềm quản trị nhân sự

Nhiệm vụ của phần mềm HRM là hỗ trợ doanh nghiệp phân phối quản lý hoạt động nhân sự và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Do đó, một số tính năng cơ bản, phải bao gồm: 

– Quản lý tuyển dụng nhân sự: lên kế hoạch điện biên nhân sự, kế hoạch tuyển dụng, phỏng vấn và đánh giá mức độ đáp ứng của các ứng viên.

– Quản lý hồ sơ nhân sự: Số hóa, lưu trữ và quản lý tất cả thông tin nhân sự bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, thông tin lương – thưởng – phúc lợi,… 

– Quản lý ca – chấm công và thời gian làm việc: quản lý chấm công, tự động hóa bảng công nhân sự.

– Quản lý hiệu suất nhân sự: thiết lập KPIs hoặc OKR, đo lường và đánh giá, đưa ra các hỗ trợ chính xác, kịp lúc cho nhân sự.

– Quản lý lương – thưởng – phúc lợi: thiết lập cơ cấu lương, tự động hóa bảng lương, thuế thu nhập cá nhân.

– Thống kê và báo cáo tự động.

5. Các lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối

Một số lưu ý dành cho các doanh nghiệp phân phối khi lựa chọn giải pháp HRM:

– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Một phần mềm tốt bên cạnh tính năng nổi bật, còn phải thân thiện với người dùng. Bởi không phải người dùng nào cũng nhay nhạy với công nghệ, đặc biệt là đội ngũ lao động phổ thông (ví dụ như nhân viên thị trường). Vì vậy, nếu phần mềm quá khó sử dụng, các doanh nghiệp phân phối sẽ phải tiêu tốn thêm chi phí đào tạo sử dụng phần mềm mà chưa nhận được hiệu quả của phần mềm đó với sự phát triển của doanh nghiệp mình.

– Khả năng tùy chỉnh/ customize: Mỗi doanh nghiệp phân phối sẽ có mô hình, cách thức quản lý, khả năng ứng dụng phần mềm khác nhau. Do đó, phần mềm HRM bạn lựa chọn cần linh hoạt tùy chỉnh, thêm bớt các trường thông tin để phù hợp với từng doanh nghiệp. 

– Khả năng tích hợp: các doanh nghiệp phân phối thường sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, ví dụ như phần mềm DMS, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, … Do đó, đòi hỏi các phần mềm cần có sự tích hợp để đồng bộ dữ liệu, thuận tiện trong quản lý và sử dụng nguồn data. Khi lựa chọn phần mềm HRM, bạn cũng cần lưu tâm đến yếu tố tích hợp này, để tận dụng được sức mạnh của nguồn thông tin xuyên suốt.

– Chi phí triển khai: một điều chắc chắn quan trọng, đó là chi phí. Chi phí triển khai giải pháp quản trị nhân sự cần phù hợp, “vừa túi tiền” với doanh nghiệp để tránh lãng phí, và có sự phân bổ đồng đều cho các chiến lược phát triển kinh doanh khác.

– Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Phần mềm HRM tốt cần kèm theo dịch vụ hậu mãi tốt và dịch vụ kỹ thuật tốt. Bạn không mong muốn trong quá trình triển khai phần mềm gặp bất cứ lỗi nhỏ nào, nhưng bạn không mong muốn thì điều đó vẫn có thể xảy ra. Hãy lựa chọn nhà cung cấp uy tín, hỗ trợ khắc phục các lỗi kỹ thuật kịp thời, nhanh chóng cho doanh nghiệp của bạn.

6. Giải pháp Frappe HR – giải pháp quản trị nhân sự đáp ứng đầy đủ các yếu tố mà doanh nghiệp thương mại – phân phối cần

Frappe HR chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối là giải pháp quản trị nhân sự của MBW, được phát triển dựa trên phần mềm Frappe HR của Frappe Technologies, một trong những công ty công nghệ hàng đầu tại Ấn Độ. Đây là giải pháp quản trị nhân sự mã nguồn mở 100%, được xếp hạng hàng đầu trên thế giới hiện nay, với bộ khung nền tảng là Low Code, No Code.

Khám phá tính năng nổi trội của giải pháp Frappe HR

– Quản lý tuyển dụng: 

• Tạo đề xuất tuyển dụng trên phần mềm Frappe HR theo kế hoạch nhân sự công ty hoặc theo yêu cầu bổ sung nhân sự của các bộ phận. Đối tượng liên quan sẽ ngay lập tức nhận được thông báo để phê duyệt.
• Quản lý danh sách CV, ứng viên tập trung, đồng thời áp dụng bộ tiêu chí và mẫu đánh giá có sẵn phù hợp với từng bộ phận, phòng ban giúp tiết kiệm thời gian và chọn lọc ứng viên hiệu quả.
• Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, cho phép chuyển tiếp liền mạch từ bước tạo đề xuất tới gửi thư mời nhận việc.

Quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt thông qua phần mềm Frappe HR

– Quản lý hồ sơ nhân sự:

• Số hóa toàn bộ thông tin của nhân sự: sơ yếu lý lịch, hiệu quả công việc, bảng lương, hợp đồng lao động, … và lưu trữ tập trung trên phần mềm, giúp nhà quản lý tra cứu, truy xuất thông tin dễ dàng.
• Quản lý và theo dõi hợp đồng lao động, gửi thông báo nhắc nhở và cảnh báo đối với các hợp đồng đến hạn hoặc hết hạn.
• Quản lý lưu trữ và ban hành các quyết định khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, … từ đó làm căn cứ để xét duyệt thưởng, phạt, tăng lương nhân sự.

– Quản lý lương – thưởng – phúc lợi:

• Xây dựng đa dạng cơ cấu lương và phân bổ cho nhân viên/ bộ phận/ chi nhánh. Đồng thời thiết kế phiếu lương phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tự động hóa bảng lương cho toàn bộ công ty hoặc một bộ phận cụ thể. Kết nối trực tiếp với phần mềm DMS để tổng hợp dữ liệu tính lương nhân sự như: check-in, doanh số, doanh thu, đơn hàng, … rút ngắn quá trình tính toán thủ công gây lãng phí thời gian và dễ gây sai sót.
• Cài đặt mẫu bảng thuế thu nhập cá nhân với lương và các khoản trợ cấp khác, giúp nhân viên hiểu được những lợi ích mà họ có thể tận dụng bằng cách ghi lại các tờ khai thuế một cách liền mạch.

– Quản lý ca – thời gian làm việc & chấm công nhân sự:

• Thiết lập và quản lý nhiều ca khác nhau của nhân viên. Đặc biệt nhân viên thị trường có thể chủ động đề xuất ca làm việc trên phần mềm.
• Chấm công AI bằng nhận diện gương mặt gắn liền với vị trí và wifi. Dù ở văn phòng hay khi đi thị trường, nhân sự đều có thể chấm công dễ dàng thông qua app Mobile.
• Tự động hóa 100% bảng công nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công và phân ca. Tiết kiệm thời gian tổng hợp bảng công và hạn chế sai sót.

– Quản lý mục tiêu theo OKR:

• Thiết lập mục tiêu chung và các kết quả then chốt thống nhất với chiến lược của toàn doanh nghiệp, từ đó đánh giá mục tiêu và quá trình hoàn thành. 
• Cung cấp Dashboard và số liệu chi tiết về hiệu quả công việc của nhân viên, giúp lãnh đạo có cái nhìn đa chiều về kết quả doanh nghiệp đang đạt được theo thời gian thực.
• Các báo cáo được tự động cập nhật, cho phép nhân viên tự đánh giá bản thân, và các nhà quản lý có thể đánh giá đa chiều.

Đánh giá hiệu suất nhân sự chính xác nhờ giải pháp Frappe HR

Điểm nổi bật của giải pháp Frappe HR chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối

– Tích hợp trực tiếp với phần mềm DMS:

Phần mềm DMS đang được hầu hết các doanh nghiệp phân phối sử dụng để tối ưu hóa hiệu quả quản lý hệ thống phân phối nói chung và đội ngũ nhân viên thị trường nói riêng. 

Và dữ liệu từ app DMS mà nhân viên Sales cập nhật hàng ngày, sẽ được tích hợp trực tiếp sang phần mềm quản trị nhân sự Frappe HR, từ đó cung cấp các dữ liệu chính xác (chấm công, KPIs, doanh thu, doanh số, …) phục vụ cho việc đánh giá hiệu suất nhân sự công bằng, minh bạch.

– Tùy chỉnh linh động:

Frappe HR là giải pháp mã nguồn mở hàng đầu thế giới, nó cho phép doanh nghiệp phân phối tùy chỉnh dựa trên nhu cầu quản lý thực tế, ví dụ như: tạo báo cáo, biểu mẫu, trường thông tin, thay đổi bố cục, định dạng in, … chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

– Chi phí triển khai rẻ nhất thị trường: 

Frappe HR là giải pháp mã nguồn mở, do đó doanh nghiệp không cần phải chi trả chi phí phần mềm.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp phân phối có nhu cầu tích hợp hoặc customize giải pháp Frappe HR cho phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế, thì với kinh nghiệm nhiều năm triển khai các dự án lớn, MBW tự tin tích hợp hoặc phát triển 1 tính năng trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao, từ đó giảm thiểu tối đa chi phí cần thanh toán cho các dự án này. 

Từ 2 lý do trên có thể khẳng định, dịch vụ cung cấp giải pháp Frappe HR của MBW có mức chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường. 

– UX, UI vượt trội: 

Theo đánh giá của Kitti – CEO của Ecosoft – công ty tư vấn triển khai ERPNext tại Thái Lan: “Frappe giống như Apple Inc, luôn tập trung vào trải nghiệm của người dùng và chú ý đến từng chi tiết nhỏ, có tính nhất quán trong thiết kế”. Frappe HR mang lại trải nghiệm nhất quán cho người dùng nhờ giao diện rõ ràng, đơn giản hóa tất cả luồng dữ liệu và quy trình làm việc.

Với Frappe HR, mọi nhân sự đều có thể dễ dàng tiếp cận và thao tác hàng ngày.

Xem thêm: Review chi tiết về phần mềm Frappe HR chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối

7. Tổng kết 

Vai trò của phần mềm HRM trong quản trị nhân sự thời 4.0 là không thể phủ nhận, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại – phân phối, bởi đặc tính phức tạp của lĩnh vực này. 

Ngoài các tính năng ưu việt, khả năng tùy chỉnh, tích hợp linh hoạt và trên hết là khả năng tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí điều hành – giải pháp quản trị Frappe HR của MBW hứa hẹn sẽ trở thành lựa chọn số 1 cho các doanh nghiệp phân phối ở mọi quy mô và mọi lĩnh vực. 

MBW mang đến giải pháp quản trị nhân sự toàn diện và giải pháp quản lý hệ thống phân phối xuất sắc cho hơn 1500+ doanh nghiệp, tiêu biểu như Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Tập đoàn Hoa Sen, Tập đoàn MiWon, công ty Sao Thái Dương, Dược phẩm Hà Tây, công ty UniFarm, … 

Để nhận tư vấn chi tiết giải pháp quản trị nhân sự Frappe HR chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo Hotline: 090 150 8000 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để nhận được sự hỗ trợ nhanh nhất!

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT