DMS có hỗ trợ work from home (làm việc tại nhà) được không?

Dịch Covid-19 đang định nghĩa lại phương thức làm việc của con người trên toàn cầu: từ trực tiếp sang trực tuyến. Cụm từ “Work from home” (Làm việc tại nhà) nay đã trở thành khái niệm quá quen thuộc. Đứng trên cương vị là chủ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối, bạn có bao giờ thắc mắc rằng: Liệu phần mềm DMS (distribution management system) có hỗ trợ work from home được không? Nếu có thì cách thức vận hành ra sao khi từ trước đến nay DMS thường được “gán mác” là phần mềm hỗ trợ nhân viên sales hoạt động ngoài thị trường?

“Xé mác” phần mềm chỉ có thể sử dụng khi sales làm việc ngoài thị trường 

DMS – Distribution Management System (Phần mềm quản lý hệ thống phân phối) đã thâm nhập vào Việt Nam nhiều năm nay và không còn là cái tên quá xa lạ với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – phân phối. DMS là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tất cả các hoạt động phân phối hàng hóa một cách nhanh chóng, liên tục và tức thời. 

Với 4 nhóm tính năng đặc trưng có sẵn: Quản lý hoạt động bán hàng trên kênh phân phối; Quản lý khách hàng (là các NPP, đại lý, điểm bán lẻ,…); Quản lý kho hàng (tồn kho ngoài thị trường và tồn kho nhà sản xuất); Hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên sales, phần mềm DMS phù hợp triển khai cho những doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất – nhập khẩu – phân phối có đội ngũ nhân viên sales đi chăm sóc khách hàng. Thông qua hoạt động đi thị trường chăm sóc khách hàng đó, Sales Rep sẽ thu thập dữ liệu nhập vào phần mềm DMS để đẩy lên quản lý chung trên một nền tảng duy nhất. Mô hình vận hành một phần mềm DMS cơ bản như trên đã được tất cả các doanh ứng dụng từ trước đến nay. Vô hình chung, “cộp mác” lên phần mềm DMS là phần mềm chỉ có thể sử dụng khi có sales làm việc ngoài thị trường. 

Đứng trước hoàn cảnh dịch Covid-19 tái bùng phát mạnh mẽ, các doanh nghiệp phân phối đồng loạt đang phải trải qua những khó khăn chưa từng có tiền lệ. Tại những “vùng đỏ” (khu vực bị phong tỏa, cách ly) và nhiều tỉnh thành trong đó có cả TP. HCM và Hà Nội đang bị giãn cách xã hội, sales không thể đi thị trường chăm sóc điểm bán dẫn đến quản trị hệ thống phân phối bị phân tán, đình trệ đơn hàng, doanh thu giảm sút,… Ít ai biết rằng, thực tế, phần mềm DMS hoàn toàn có thể ứng dụng linh hoạt để trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ làm việc tại nhà cho cả đội ngũ sales và các cấp lãnh đạo doanh nghiệp. 

Cần hiểu đúng về phần mềm DMS – Không chỉ hỗ trợ làm việc ngoài thị trường còn là công cụ hỗ trợ làm việc tại nhà hiệu quả:

• Không gián đoạn hoạt động đi thị trường, đặt hàng từ điểm bán qua đội Sales
• Không tiếp xúc thời điểm dịch bệnh – bảo vệ đội Sales đi thị trường
• Bảo vệ chuỗi phân phối hàng hóa của doanh nghiệp giai đoạn giãn cách

Phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ nhân viên sales làm việc tại nhà như thế nào?

Với “ vùng xanh” sales rep vẫn có thể đi tuyến chăm sóc điểm bán và sử dụng phần mềm DMS như bình thường. Tuy nhiên với “vùng đỏ”, hoạt động đi lại bị kiểm soát chặt, nhân viên sales phải làm việc ở nhà. Phần mềm MobiWork DMS cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ công việc của sales làm việc tại nhà, khắc phục những khó khăn mà dịch bệnh và giãn cách mang lại.

1. Cập nhật thông tin nội bộ từ xa

Thông tin về chương trình khuyến mại, thông tin sản phẩm và các thông báo nội bộ trên phần mềm MobiWork DMS

Nhân viên sales không cần tham gia các cuộc họp đầu ngày tại nhà phân phối mà vẫn cập nhật đầy đủ các thông tin cần biết như:

• Thông tin sản phẩm: Sản phẩm được phép bán; thông tin tồn kho, lô date và hình ảnh sản phẩm
• Thông tin đơn hàng: Danh sách đơn hàng đã lập trong thời gian gần đây và trạng thái đơn hàng (chờ duyệt – đã duyệt – đã xuất hàng…)
• Chương trình khuyến mãi: Thông tin chi tiết các chương trình khuyến mãi mà công ty đưa ra.
• Danh sách khách hàng: Tra cứu thông tin khách hàng trên tuyến được phụ trách

Nắm rõ mọi thông tin trong tay một cách liền mạch, chính xác giúp sales xóa nhòa khoảng cách địa lý, nhanh chóng bắt nhịp công việc ngay cả khi không trực tiếp gặp mặt cấp quản lý, giám sát. 

Qua thực tế sử dụng, nhiều khách hàng đánh giá tính năng cập nhật thông tin nội bộ của phần mềm MobiWork DMS còn tiện ích hơn cả việc họp online. Vừa không tốn thời gian, vừa đảm bảo tính bảo mật, chính xác, không nhân viên nào bị trôi thông tin cần thiết vì mọi dữ liệu đã có trên phần mềm.  

2. Tính năng lên đơn hàng ngoại tuyến 

Dù không thể đi thị trường chăm sóc điểm bán, nhưng nhân viên sales hoàn toàn có thể lên đơn hàng ngoại tuyến ngay trên app MobiWork DMS mà không cần đến check-in trực tiếp. Chi tiết tình trạng các đơn hàng đã lên như: chờ duyệt – đã duyệt – đã giao hàng đều được hiển thị trên phần mềm để sales nắm rõ.

Xem thêm: Sales ngồi nhà nhưng vẫn lên đơn hàng ngoại tuyến với MobiWork DMS

Với tính năng lên đơn hàng ngoại tuyến, dù nhân viên sales có đang làm việc tại nhà, hoặc thậm chí ở khu cách ly vẫn có thể chăm sóc điểm bán và lên đơn hàng từ xa. Mọi quy trình xử lý đơn sau đó trên hệ thống MobiWork DMS không thay đổi, vừa bảo vệ đội ngũ nhân viên sales – lực lượng vốn phải tiếp xúc trực tiếp nhiều trên thị trường; vừa duy trì chăm sóc điểm bán, không để mất vào tay đối thủ cùng ngành.

3. Hệ thống báo cáo cá nhân & tiện ích khác 

Chỉ với app MobiWork DMS cài đặt trên điện thoại di động, nhân viên sales hoàn toàn có thể theo dõi các báo cáo về đơn hàng, doanh số, chỉ tiêu KPIs, tiến độ hoàn thành công việc của mình mà không cần mất thời gian tổng hợp, trình bày báo cáo trên excel. Cụ thể, báo cáo cá nhân của sales sẽ nhận được bao gồm:

• Báo cáo kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng theo đơn đặt hàng, theo phiếu bán hàng, chỉ tiêu KPI, KPI sản phẩm trọng tâm, Báo cáo KH mới….
• Hoạt động bán hàng: Báo cáo kết quả viếng thăm, nhật ký di chuyển, chấm công…
• Tổng hợp tháng: Tổng hợp điểm bán mới, theo dõi số đơn hàng/ngày, hiệu quả bán hàng/ tuyến,…

Ngoài ra, phần mềm MobiWork DMS cũng có thể linh hoạt ứng dụng như một phần mềm chấm công và quản lý công việc tại nhà thông qua tính năng check-in; check out ngoài sai số; cập nhật thông báo nội bộ từ xa, theo dõi tiến độ công việc,… giúp đảm bảo quyền lợi về ngày công làm việc và lương thưởng cho sales. 

Phần mềm MobiWork DMS – công cụ hỗ trợ Nhà Lãnh Đạo quản lý hệ thống phân phối từ xa 

1. Theo dõi độ bao phủ hàng hóa trên thị trường

Quản lý mức độ bao phủ hàng hóa ngoài thị trường chưa bao giờ là bài toán dễ với bất kỳ doanh nghiệp phân phối nào. Đặc biệt, trong hoàn cảnh dịch bệnh hiện nay, nhu cầu thị trường lên xuống thất thường. Không hiếm trường hợp, nhiều điểm bán lẻ tích hàng từ trước nhưng lại bị cách ly nên ứ đọng hàng không bán được, trong khi có điểm bán khác lại cháy hàng, không đủ phục vụ nhu cầu người mua. Nếu doanh nghiệp không nắm bắt được dữ liệu chính xác về độ phủ hàng hóa ngoài thị trường sẽ chẳng khác nào “người bịt mắt qua đường”, rất khó để lên kế hoạch sản xuất, phân phối phù hợp. 

Với tính năng theo dõi độ bao phủ hàng hóa trên thị trường của phần mềm MobiWork DMS, Nhà Lãnh Đạo có thể quản lý được độ phủ hàng hóa của doanh nghiệp tại từng quận/ huyện, tỉnh/ thành hay từng khu vực. Báo cáo độ phủ được biểu thị trực quan dưới dạng heat map (bản đồ nhiệt) cho phép lãnh đạo có cái nhìn bao quát và trực quan về hàng tồn ngoài thị trường. Từ đó có những chiến lược phù hợp để điều chỉnh hệ thống phân phối phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. 

Xem thêm: Quản lý độ phủ hàng tồn ngoài thị trường dưới dạng bản đồ nhiệt (Heatmap)

2. Thiết lập & điều chỉnh tuyến bán hàng

Thông thường, 1 Sales Rep sẽ phụ trách xuyên suốt 1 vài tuyến bán hàng cố định để ghi nhận đơn hàng mới, thu thập thông tin doanh số, độ phủ, tình hình trưng bày hàng hóa trên từng quầy kệ và phản hồi những biến động thị trường cho cấp quản lý.

Nhưng đứng trước nhiều BIẾN CHUYỂN KHÓ LƯỜNG do dịch bệnh tác động, yếu tố CỐ ĐỊNH trong tuyến bán hàng hoặc nhân viên sales phụ trách không còn được ổn định như trước. Có thể điểm bán bất ngờ bị nằm trong vùng phong tỏa hoặc nhân viên sales bị đi cách ly nên buộc Giám sát phải phản ứng nhanh trong chuyển tuyến bán hàng, tránh ảnh hưởng đến cả hệ thống phân phối. 

Với tính năng phân tuyến bán hàng trên bản đồ số của phần mềm MobiWork DMS, nhà quản lý có thể loại bỏ 100% tác vụ phân tuyến bán hàng thủ công và linh hoạt chuyển tuyến cho nhân viên bán hàng mới phụ trách, thay cho nhân viên cũ nghỉ việc hoặc đang bị cách ly y tế.  

Cụ thể, phần mềm DMS giúp doanh nghiệp trong việc:

• Hỗ trợ sắp xếp, luân chuyển và phân bổ tuyến bán hàng theo khu vực, cung đường, loại nhóm khách hàng và tần suất viếng thăm
• Dễ dàng luân chuyển tuyến trong trường hợp có nhân viên tại khu vực bị cách ly hay gặp khó khăn về dịch bệnh
• Cho phép vẽ lộ trình viếng thăm khách hàng theo tuyến bán hàng
• ️Cung cấp đầy đủ thông tin từng tuyến: lịch sử mua hàng, công nợ, tồn kho,…

3. Quản lý tập trung điểm bán lẻ – nhà phân phối từ xa

Quản lý tập trung điểm bán lẻ – nhà phân phối từ xa không còn là tính năng xa lạ trên phần mềm MobiWork DMS. Trong “thời dịch” lại càng trở nên cần thiết với doanh nghiệp phân phối khi đảm bảo đủ tiêu chí: Quản lý từ xa, Quản lý tập trung, Kết nối hiệu quả. 

• Theo dõi mọi thông tin của điểm bán – đại lý, hỗ trợ chăm sóc khách hàng, bảo vệ chuỗi cung ứng sản phẩm
• Quản lý thông tin liên hệ: Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, vị trí cắm mốc trên bản đồ số của từng điểm bán. 
• Báo cáo chi tiết về: Lịch sử Đặt hàng – Tồn kho – Trưng bày – Trả thưởng – KPI,… của từng khách hàng cụ thể theo từng ngày, từng tuần, từng tháng. 
• Theo dõi các ghi chú về khách hàng, những trao đổi của nhân viên – giám sát bán hàng về vấn đề phát sinh liên quan
• Quản lý thực hiện các chương trình bán hàng như CTKM, trưng bày, trả thưởng 

Như vậy, phần mềm MobiWork DMS hoàn toàn có thể hỗ trợ nhân viên sales và cả các cấp quản lý, lãnh đạo làm việc tại nhà: Không gián đoạn hoạt động đi thị trường; không tiếp xúc thời điểm dịch bệnh và bảo vệ chuỗi phân phối hàng hóa của doanh nghiệp giai đoạn giãn cách. 

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp DMS đúng nghĩa để quản lý kênh phân phối hiệu quả?
• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp