Quản lý độ phủ hàng tồn ngoài thị trường dưới dạng bản đồ nhiệt (Heatmap)

Quản lý dòng hàng lưu chuyển bên ngoài thị trường chưa bao giờ là vấn đề đơn giản với nhà sản xuất, nhà phân phối. Tuy là “bài toán khó” nhưng doanh nghiệp buộc phải tìm ra lời giải, bởi chỉ khi nắm bắt được tình trạng hàng tồn ngoài thị trường thì mới xác định nhu cầu tiêu thụ thực tế và có kế hoạch khai thác thị trường hoặc kế hoạch sản xuất phù hợp nhất.

Hàng tồn ngoài thị trường là gì?

Hàng tồn ngoài thị trường là bộ phận sản phẩm, vật chất chậm lưu chuyển nên còn lưu lại trong kho nhà phân phối hoặc cửa hàng bán lẻ, chưa có cơ hội được trưng bày lên quầy kệ cho khách hàng nhìn thấy. Xét trong mô hình phân phối 2 cấp (Nhà sản xuất – điểm bán) thì hàng tồn ngoài thị trường cũng có thể hiểu là hàng tồn tại điểm bán. 

Hàng tồn tại điểm bán khác với hàng tồn nằm trong kho nhà sản xuất/ nhà phân phối (NSX/ NPP) cả về số lượng và bản chất. Hàng tồn tại một điểm bán lẻ luôn có số lượng ít hơn rất nhiều so với hàng tồn trong kho NSX/ NPP. Số vòng quay hàng tồn và số ngày lưu kho cũng thấp hơn do hoạt động sell in, sell out của điểm bán diễn ra theo mô hình “cuốn chiếu”, bán hết hàng mới nhập về theo số lượng nhất định.

Hàng tồn ngoài thị trường là bộ phận sản phẩm, vật chất chậm lưu chuyển có mặt trên thị trường sau khi đã xuất khỏi kho NSX.

Tại mỗi điểm bán lẻ nên có lượng hàng tồn kho dự trữ vừa phải, đủ để không bị lâm vào tình trạng cháy hàng mỗi khi khách hỏi đến. Nhưng cũng không nên tích trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng hàng hóa. Vì hàng tồn càng lâu càng khó bán đồng thời phát sinh nhiều chi phí khác. 

Để nắm được tình trạng bán hàng của các điểm bán, NSX/ NPP có thể dựa vào 2 yếu tố: (1) Tốc độ luân chuyển hàng tồn và (2) Độ phủ của hàng tồn ngoài thị trường.

(1) Phân tích tốc độ luân chuyển hàng tồn ngoài thị trường

Tình hình kinh doanh của mỗi điểm bán thể hiện qua khả năng luân chuyển hàng hóa của điểm bán đó. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất có thể thì ta phải xác định được định mức tồn kho phù hợp, hay cũng chính là phải đánh giá được khả năng luân chuyển của hàng tồn. Từ đó, có sự điều chỉnh hoạt động sell in, sell out hợp lý.

Quy trình luân chuyển hàng hóa tại một điểm bán lẻ sẽ diễn ra như sau:

• Bước 1: Đặt hàng từ NSX hoặc NPP, Đại lý
• Bước 2: Nhập hàng vào kho nhỏ của cửa hàng và nhập dữ liệu vào sổ sách sau khi đã nhận giao.
• Bước 3: Quản lý hàng bán ra cho người tiêu dùng cuối. Mỗi một sản phẩm bán ra phải tương thích với số liệu hàng tồn hiện còn. VD: danh sách hàng bán được trong ngày +1 thì dữ liệu hàng trong kho phải -1.
• Bước 4: Kiểm kê hàng tồn thường xuyên (tần suất theo ngày, theo tuần, theo tháng,.. tùy vào loại hàng và tình hình kinh doanh thực tế)
• Bước 5: Đặt đơn hàng mới nếu chuẩn bị hết hàng lưu kho để đảm bảo luôn có hàng trưng bày tại quầy. 

Từ việc nắm chắc quy trình sell in, sell out (mua vào, bán ra) như trên, NSX/ NPP sẽ phân tích được tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của điểm bán.

Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho được thể hiện qua 3 chỉ số sau:

• Giá vốn hàng tồn kho bình quân trong kỳ = Giá vốn hàng tồn kho đầu kỳ + Giá vốn hàng tồn kho trong kỳ / 2

• Số vòng quay hàng tồn kho = Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ / Giá vốn hàng tồn kho bình quân trong kỳ
• Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho = Số ngày trong kỳ (360 ngày) / Số vòng quay hàng tồn kho.

Số vòng quay hàng tồn kho càng lớn hoặc số ngày một vòng quay hàng tồn kho càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển hàng tồn kho cành nhanh. Sự luân chuyển hàng tồn kho càng nhanh thì sẽ giúp điểm bán có thể giảm bớt được vốn dự trữ và chứng tỏ mặt hàng đó đang bán chạy. 

Xem thêm: Quản lý hàng tồn ngoài thị trường

(2) Phân tích độ phủ hàng tồn ngoài thị trường 

Độ phủ hàng tồn ngoài thị trường là chỉ số biểu thị mức độ bao phủ của sản phẩm hiện đang lưu trong kho của các điểm bán. Mức độ bao phủ đó được phân tích dựa trên 2 yếu tố: về số lượng và về giá trị của hàng tồn.

So với tốc độ luân chuyển hàng tồn của điểm bán thì kiểm soát độ phủ của hàng tồn sẽ khó hơn nhiều bởi NSX/ NPP ít nhiều nắm chắc được số lượng sell in (mua vào) của điểm bán thông qua các đơn đặt hàng, từ đó tính toán được tốc độ luân chuyển hàng của điểm bán đó nhanh hay chậm. Còn với vấn đề quản lý độ phủ hàng tồn tại điểm bán, NSX/ NPP khó có dữ liệu chính xác theo thời gian thực. 

Thông thường, NSX/ NPP sẽ thu thập thông tin độ phủ hàng tồn tại điểm bán thông qua hoạt động chăm sóc khách hàng của nhân viên sales. Việc thống kê này thường được ghi chép lại vào sổ sách của sales mang theo hoặc chat về cho quản lý bằng ứng dụng không chuyên, mang tính chất tương đối và rời rạc dẫn đến: 

• Lệ thuộc vào nhân viên sales 
• Hiện tượng Data cooking (xào nấu số liệu) cho đẹp báo cáo, đạt được KPIs
• Sai sót do vô ý trong quá khi ghi chép, tổng hợp dẫn đến
• Mất thời gian tổng hợp báo cáo
• Số liệu không theo thời gian thực (real time)

Quản lý độ phủ hàng tồn bên ngoài thị trường chưa bao giờ là vấn đề đơn giản với NSX/ NPP. Tuy là “bài toán khó” nhưng doanh nghiệp buộc phải tìm ra lời giải, bởi chỉ khi nắm bắt được tình trạng hàng tồn ngoài thị trường thì mới xác định nhu cầu tiêu thụ thực tế và có kế hoạch khai thác thị trường hoặc kế hoạch sản xuất phù hợp nhất.

Xem báo cáo độ phủ hàng tồn ngoài thị trường dưới dạng bản đồ nhiệt (Heatmap) trên phần mềm MobiWork DMS 

Trong phạm vi bài viết, MobiWork sẽ chia sẻ đến bạn Giải pháp quản lý hàng tồn ngoài thị trường thông qua một tính năng mới được phát triển trên phần mềm MobiWork DMS: Xem báo cáo độ phủ hàng tồn ngoài thị trường dưới dạng bản đồ nhiệt 

Heatmap – Bản đồ nhiệt, là công cụ tổng hợp toàn bộ dữ liệu thu thập được, đem thể hiện ra dưới dạng các mảng màu sắc trực quan, cung cấp tín hiệu thị giác rõ ràng về hoạt động của chủ thể cần theo dõi trên một phạm vi nhất định.

Trong phiên bản nâng cấp kỳ trước, MobiWork DMS đã cho ra mắt tính năng Xem báo cáo đơn đặt hàng/ đơn bán hàng bằng Heatmap (Bản đồ nhiệt). Giờ đây, bản đồ nhiệt đã xuất hiện ở cả Báo cáo độ phủ tồn kho khách hàng. Nhà quản lý có thể theo dõi sát sao độ phủ hàng tồn kho trên thị trường cả dưới dạng bản đồ nền thông dụng và bản đồ nhiệt.

Chọn Báo cáo -> Báo cáo kho hàng -> Độ bao phủ để xem Báo cáo độ bao phủ tồn kho của khách hàng

Ngoài ra, người dùng còn có thể chọn phạm vi bán kính muốn tạo bản đồ nhiệt bằng cách cắm mốc điểm bán trên bản đồ số và điền phạm vi bán kính tính từ điểm bán quét rộng ra xung quanh 5km, 10km, 50km,… Tùy vào phạm vi phân phối của doanh nghiệp là một tỉnh thành hay nhiều tỉnh thành, khu vực miền Bắc hay miền Nam hoặc cả nước, người dùng có thể cấu hình chọn bán kính điểm phù hợp.  

Chọn bán kính điểm tạo bản đồ nhiệt báo cáo độ phủ hàng tồn ngoài thị trường

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Câu chuyện Kinh Đô “bán mình” cho Mondelez để nuôi giấc mơ lớn và hành trình quay trở lại để cạnh tranh với chính mình
• 3 chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh trong phân phối sản phẩm
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho
• Những nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý kênh phân phối