Tất tần tật về SKU – Stock Keeping Unit (mã sản phẩm lưu kho)

Hầu hết các nhà bán lẻ và bán buôn đều đầu tư khoản ngân sách không nhỏ cho kho hàng, đây được xem là trung tâm của quy trình bán hàng, mua hàng và kiểm kê. SKU – Stock Keeping Unit (Mã sản phẩm lưu kho) là một mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm giúp theo dõi hàng tồn kho dễ dàng hơn. SKU là công cụ quan trọng đối với các nhà bán lẻ và bán buôn, cho phép họ xác định sản phẩm và giám sát mức tồn kho trên các hệ thống và kênh.

1. Số SKU là gì?

Mỗi sản phẩm doanh nghiệp bán yêu cầu một mã số nhận dạng duy nhất, được gọi là SKU – Stock Keeping Unit (Mã sản phẩm lưu kho). Đơn vị lưu giữ hàng trong kho (SKU) giúp phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác. 

Ví dụ: Chỉ một SKU chung cho một loại áo phông là không đủ. Mỗi biến thể của sản phẩm phải có một SKU khác nhau. Đối với áo phông, nhà bán lẻ cần có mã SKU duy nhất cho các màu sắc và kích cỡ khác nhau.

Những mã riêng biệt này giúp nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và hệ thống biết rằng họ đang nói về cùng một mặt hàng. Tại một số nhà bán lẻ SKU cũng có thể được gọi là mã sản phẩm, số bộ phận của nhà sản xuất. SKU không chỉ dành cho các sản phẩm vật lý, nếu các doanh nghiệp có thể gán chúng cho những thứ khác mà đơn vị cung cấp, chẳng hạn như bảo hành.

Tất tần tật về SKU – Stock Keeping Unit

2. Tại sao các doanh nghiệp nên thiết lập mã SKU

Về mặt quản lý hàng tồn kho, sẽ có một số khái niệm có ý nghĩa quan trọng khác ngoài SKU – Stock Keeping Unit (mã sản phẩm lưu kho). Những yếu tố này bao gồm các lợi ích: 

2.1. Đơn giản hóa việc đặt hàng

Khi đặt hàng với nhà cung cấp, nếu sử dụng SKU trên bảng giá và đơn đặt hàng của họ, doanh nghiệp có nhiều khả năng nhận được sản phẩm mình muốn. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho với hệ thống của nhà cung cấp, sẽ cần sử dụng SKU khi đạt đến điểm đặt hàng lại. Các số tham chiếu chung này đảm bảo sự thống nhất về sản phẩm giữa các hệ thống.

2.2. Đơn giản hóa thương mại điện tử và tích hợp đa kênh

Nơi SKU thực sự mang lại hiệu quả cho các doanh nghiệp bằng việc tích hợp một hệ thống phần mềm riêng biệt. 

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp tích hợp thương mại điện tử và hệ thống đặt hàng, cần sử dụng số nhận dạng cho từng sản phẩm (trong mỗi biến thể của sản phẩm) để đảm bảo rằng sản phẩm chính xác được vận chuyển đến khách hàng.

Stock Keeping Unit (mã sản phẩm lưu kho)

2.3. Cập nhật hệ thống thường xuyên

Khi nhà bán lẻ cập nhật mức tồn kho của sản phẩm trong cơ sở dữ liệu sản phẩm chính, tất cả hệ thống cũng cần được cập nhật. Để tự động hóa việc này, tất cả các hệ thống cần sử dụng cùng một số nhận dạng cho từng sản phẩm.

2.4. Thúc đẩy doanh số kinh doanh

Khách hàng thương mại thường báo số bộ phận hoặc SKU khi mua hàng. Điều này giúp tăng tốc đơn đặt hàng của họ và giúp giảm thiểu sai sót.

3. Nguồn gốc của SKU – Stock Keeping Unit (mã sản phẩm lưu kho)

Nguồn gốc của SKU phụ thuộc vào người sản xuất sản phẩm:

3.1. Nếu công ty khác là nhà sản xuất

Sản phẩm từ các nhà sản xuất khác có thể chứa mã vạch với 8, 12 hoặc 13 chữ số ở dưới cùng. Bao gồm

• Mã số nhận dạng thương mại toàn cầu (Global trade identification numbers – GTIN)
• Mã sản phẩm chung (Universal product codes – UPC)
• Mã số châu Âu (European article number – EAN) 

Những số duy nhất này do cơ quan trung ương tạo ra và được các nhà sản xuất mua để sử dụng trong sản phẩm của họ. 

Vì mọi biến thể sản phẩm đều có mã EAN hoặc UPC riêng nên những con số này cũng có thể được sử dụng làm SKU. Tương tự, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng số sách tiêu chuẩn quốc tế (International standard book number – ISBN), (10 hoặc 13 chữ số có mã vạch in trên bìa) làm SKU của mình. 

Tuy nhiên, đôi khi một doanh nghiệp nhỏ sẽ không sử dụng những mã này. Trong trường hợp này, nhà quản lý có thể tạo một mã trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.

3.2. Nếu doanh nghiệp là nhà sản xuất

Cho dù doanh nghiệp có cửa hàng bán lẻ của riêng mình, bán qua Amazon hay nhà bán buôn, thì việc mua UPC cho sản phẩm luôn là một sự lựa chọn tốt. Doanh nghiệp nên in nhãn cho từng sản phẩm và đảm bảo luôn cập các mã sản phẩm này.  

SKU mang đến nhiều lợi ích dành cho các các doanh nghiệp

4. Yếu tố nào tạo nên một số SKU tốt?

Sản phẩm mua từ các nhà cung cấp nếu không có số SKU hoặc đơn vị tự sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo sản phẩm của riêng mình. Doanh nghiệp thường muốn tạo SKU hướng tới khách hàng, ngay cả khi nhà cung cấp đưa ra số SKU cho từng sản phẩm. Điều này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp đang cạnh tranh với các nhà bán lẻ trực tuyến khác và có các hệ thống định giá khác nhau.

Hướng dẫn thiết lập số SKU:

• Dãy số ngắn gọn: SKU cần có 32 ký tự trở xuống để cùng một dữ liệu phù hợp với tất cả các hệ thống
• Mỗi số SKU có dấu hiệu riêng: Không sử dụng lại SKU từ các mùa trước
• Không bắt đầu bằng số 0: Khi sử dụng SKU trong Excel, nếu ký tự đầu tiên là 0, do đó nó sẽ xóa ký tự đầu tiên và gây ra sự cố nhầm lẫn
• Tránh các ký tự không rõ ràng: Các chữ cái như I, L và O rất dễ bị nhầm lẫn với các con số
• Đơn giản hóa: Sử dụng các số và chữ in hoa với các dấu phân cách như dấu gạch ngang hoặc dấu chấm 

5. SKU ký tự hay số tốt hơn?

Khi lập kế hoạch cho SKU, nhà quản lý cần quyết định sử dụng mã ký tự dài hay mã số ngắn. Mỗi thứ đều có ưu điểm và mặt tích cực của nó.  SKU ký tự có thể có ý nghĩa hơn, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng để lọc báo cáo và danh sách sản phẩm thành thương hiệu, mùa, phong cách, v.v. 

Ví dụ: sau đây là SKU ký tự của áo phông Nike echostar (có ba kích cỡ và hai màu) như sau:

NK-TEE-ECHO-SM-RED

NK-TEE-ECHO-ME-RED

NK-TEE-ECHO-LG-RED

NK-TEE-ECHO-SM-GRN

NK-TEE-ECHO-ME-GRN

NK-TEE-ECHO-LG-GRN

Lưu ý: Các SKU ký tự cho phép bạn xem sản phẩm nào ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang xem số lượng hàng tồn kho trong cửa hàng trực tuyến, vì bạn sẽ không phải tham khảo chéo danh sách sản phẩm thường xuyên.

Mặt khác, các SKU ký tự rất dài, vì vậy chúng có thể làm cho việc chọn và đóng gói khó khăn hơn. Nếu nhóm chọn của bạn làm việc từ các SKU, các SKU bằng số đơn giản hơn có thể tốt hơn. Bạn cũng có thể sử dụng kết hợp các ký tự và số trong SKU. 

Ví dụ: đối với áo thun echostar, bạn có thể thêm một số vào cuối mã sản phẩm: 2013ECH-1, 2013ECH-2, v.v.

6. Barcodes là gì?

Barcodes (Mã vạch) đơn giản là biểu diễn đồ họa của số hoặc sự kết hợp của các chữ cái và số, vì vậy bạn có thể tạo mã vạch cho bất kỳ số nhận dạng nào. Tuy nhiên, mã vạch bạn thấy được in sẵn trên các sản phẩm hầu như luôn là ISBN, UPC hoặc EAN. 

Mã vạch được thiết kế để tăng tốc và giảm lỗi trong hoạt động của điểm bán hàng (POS) và kho hàng. Nếu bạn chỉ sử dụng chúng trong doanh nghiệp của mình, bạn có thể sử dụng bất kỳ số nào để tạo mã vạch. Nếu bạn cung cấp sản phẩm cho các nhà phân phối sử dụng phần mềm POS để bán cho khách hàng của họ, bạn cần đánh dấu sản phẩm của mình bằng UPC hoặc EAN-một mã định danh mà họ cũng có thể sử dụng.

Barcodes (Mã vạch) đơn giản là sự kết hợp của các chữ cái và số được in trên sản phẩm

7. Giải pháp quản lý SKU & kho hàng toàn diện trên ERPNext

ERPNext là một phần mềm ERP mã nguồn mở, nổi bật với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và giao diện trực quan. Với các doanh nghiệp bán lẻ, phân phối hoặc sản xuất có quy mô vừa và lớn, ERPNext không chỉ đơn thuần là hệ thống quản trị nguồn lực – mà còn là trung tâm dữ liệu vận hành cho toàn bộ chuỗi cung ứng, từ kho hàng đến điểm bán lẻ.

Trong đó, quản lý SKU và tồn kho là một trong những thế mạnh nổi bật của hệ thống.

7.1. ERPNext – Quản lý SKU linh hoạt theo thực tế vận hành

Khác với những phần mềm quản lý kho thông thường, ERPNext cho phép thiết lập SKU theo đúng đặc thù sản phẩm, đặc biệt phù hợp với ngành hàng có nhiều biến thể (màu sắc, size, nhãn hiệu…). Cụ thể:

• Mỗi SKU có thể gắn với đầy đủ thông tin: hình ảnh, thuộc tính sản phẩm, giá vốn, mức tồn kho tối thiểu – tối đa…
• Hệ thống hỗ trợ phân loại sản phẩm theo nhóm ngành, thương hiệu, phân khúc – giúp truy xuất nhanh trong quá trình bán hàng và quản lý.
• Quản lý SKU theo từng vị trí lưu trữ trong kho, dễ dàng kiểm soát khi có nhiều kho hàng hoặc nhiều điểm giao nhận khác nhau.

7.2. Tự động hóa báo cáo tồn kho theo SKU

ERPNext tự động cập nhật số lượng, giá trị tồn kho, luân chuyển hàng hóa của từng SKU theo thời gian thực. Điều này giúp:

• Dễ dàng theo dõi SKU bán chạy, tồn chậm, SKU sắp hết hàng
• Tối ưu kế hoạch nhập hàng, chuyển kho giữa các điểm phân phối
• Tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng hóa kém hiệu suất

7.3. Quản lý đa kho – đa vùng – đa mô hình phân phối

ERPNext cho phép tạo không giới hạn số lượng kho hàng và điểm lưu trữ. Doanh nghiệp có thể thiết lập:

• Kho trung tâm, kho khu vực, kho của nhân viên vansale, kho điểm bán
• Hệ thống cảnh báo khi SKU nào đó xuống dưới ngưỡng tồn kho
• Theo dõi chính xác luồng hàng giữa các kho bằng chứng từ chuyển kho hoặc đơn bán nội bộ

Với các doanh nghiệp có chuỗi phân phối rộng, mô hình bán hàng đa kênh hoặc sản phẩm nhiều biến thể – ERPNext là giải pháp ERP mở, dễ tùy chỉnh, đặc biệt mạnh trong quản lý SKU và tồn kho.

“ERPNext giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn theo SKU theo thời gian thực – từ nhà máy đến từng điểm bán lẻ, giúp giảm thất thoát, tăng hiệu suất nhập – xuất và tối ưu vòng quay tồn kho.”

8. Kết luận

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi tốc độ và độ chính xác là yếu tố sống còn, việc thiết lập và quản lý SKU hiệu quả không còn là một tùy chọn – mà là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp phân phối, bán lẻ hay sản xuất. SKU không chỉ giúp phân biệt sản phẩm, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, tối ưu dòng tiền, lập kế hoạch nhập hàng – bán hàng và phân tích hiệu suất vận hành.

Với sự hỗ trợ của các nền tảng hiện đại như ERPNext, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần theo dõi SKU – mà còn có thể liên kết toàn bộ quy trình vận hành từ sản xuất, mua hàng, tồn kho đến bán hàng và báo cáo tài chính. Đây chính là bước đệm vững chắc giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tối ưu chi phí và gia tăng lợi nhuận bền vững.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP mở, mạnh về quản lý kho hàng và SKU – ERPNext chính là lựa chọn đáng cân nhắc cho hành trình chuyển đổi số toàn diện.

MobiWork DMS vừa giải đáp tất tần tật về SKU – Stock Keeping Unit (mã sản phẩm lưu kho) thông qua nội dung bài viết trên đây. Ứng dụng SKU trong quản lý kho hàng mang đến nhiều lợi ích dành cho các các doanh nghiệp, nhất là các nhà bán lẻ và các đơn vị kinh doanh trực tuyến.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Câu chuyện Kinh Đô “bán mình” cho Mondelez để nuôi giấc mơ lớn và hành trình quay trở lại để cạnh tranh với chính mình
• 3 chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh trong phân phối sản phẩm
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho
• Những nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý kênh phân phối