Nên chọn SaaS DMS hay On-premise DMS cho DN phân phối?

Sau khi đã lựa chọn được phần mềm quản trị hệ thống phân phối ưng ý nhiều doanh nghiệp lại phải đối mặt với quyết định lựa chọn giữa việc sử dụng “Phần mềm dưới dạng dịch vụ thuê bao” (SaaS DMS) hoặc “mua đứt” phần mềm đặt tại cơ sở (On-premise DMS). Để đưa ra sự lựa chọn phù hợp, doanh nghiệp cần hiểu rõ về SaaS DMS và On-premise DMS.

Khác nhau về bản chất           

SaaS (Software as a service) là mô hình phân phối dịch vụ phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Trong đó, nhà cung cấp không bán phần mềm mà bán dịch vụ trên phần mềm. Dữ liệu được quản lý tập trung trên cùng một hệ thống máy chủ, có thể truy cập từ xa qua internet.

On-premise là hình thức doanh nghiệp mua hẳn License của phần mềm để cài đặt trên máy chủ riêng đặt tại cơ sở hạ tầng của đơn vị, quản lý thông qua bộ phận IT và thuộc quyền kiểm soát của Doanh nghiệp đó.

Hiểu đơn giản, bản chất của 2 hình thức này giống như việc bạn lựa chọn thuê nhà hoặc mua nhà. Nếu như SaaS được ví như việc thuê nhà chỉ sử dụng tiện ích trong ngôi nhà đó và trả tiền thuê theo tháng hoặc theo năm, không cần có quá nhiều trách nhiệm trong sửa sang, nâng cao hạ tầng thì hình thức On-premise giống khi mua hẳn một ngôi nhà, đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và chi phí cao hơn gấp nhiều lần. 

Nên chọn SaaS DMS hay On-premise DMS cho doanh nghiệp?

Chọn mô hình triển khai phù hợp đòi hỏi phải xem xét nhiều khía cạnh, bao gồm quy mô doanh nghiệp, chi phí sở hữu, khả năng tích hợp, chu kỳ nâng cấp, v.v.

Một số ưu điểm của cả hai mô hình triển khai trên Doanh nghiệp nên ghi nhớ trước khi đưa ra quyết định như sau:

Ưu điểm của Saas DMS

SaaS DMS là một lựa chọn tối ưu cho các công ty vừa và nhỏ

Vốn đầu tư ban đầu thấp hơn: Có lẽ, lợi ích đáng kể nhất của việc triển khai SaaS DMS là vốn đầu tư vốn trả trước thấp. Nhà cung cấp phần mềm DMS (Ví dụ như MobiWork DMS) sẽ định giá dựa trên số lượng người dùng (user) đăng ký mà không phải trả thêm chi phí mua hoặc bảo trì máy chủ, nâng cấp phần cứng và duy trì đội ngũ CNTT nội bộ.

Hỗ trợ và bảo trì: Không cần chi phí bảo trì hàng tháng giúp tiết kiệm một khoản đáng kể cho doanh nghiệp; luôn có đội ngũ hỗ trợ, khắc phục sự cố sẵn sàng phục vụ đến từ nhà cung cấp.

Bảo mật và an toàn dữ liệu: Hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây, mọi dữ liệu được mã hóa và quản lý tập trung trên máy chủ nên không sợ bị lấy cắp, rò rỉ thông tin. Bên cạnh đó, dữ liệu luôn được nhà cung cấp back-up và được lưu trữ ở nhiều nơi nên tỉ lệ mất dữ liệu rất hiếm gặp.

Khả năng mở rộng quy mô linh hoạt: Mô hình Saas DMS có khả năng mở rộng quy mô số lượng người dùng bất cứ lúc nào, thu nạp lượng lớn dữ liệu phát sinh mỗi ngày.

Nâng cấp dễ dàng: Việc nâng cấp được thực hiện bởi nhà cung cấp phần mềm và hoàn toàn miễn phí cho phép khách hàng tận hưởng tính năng cải thiện mới mà không cần cài đặt lại ứng dụng.

Khả năng truy cập: Có thể được truy cập trên nhiều thiết bị khác nhau (cả phân hệ web và mobiphone) khi kết nối internet tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào. 

Ưu điểm của On-premise DMS

Chi phí sở hữu trả một lần duy nhất (Giá từ 300 triệu – 3 tỷ tùy nhà cung cấp) khi doanh nghiệp mua giấy phép vĩnh viễn cho phần mềm. Phần mềm sẽ thuộc sở hữu riêng của doanh nghiệp nên không cần trả phí thuê bao hằng tháng như mô hình Saas DMS

Kiểm soát hoàn toàn dữ liệu: Việc chọn On-premise DMS mang lại cho doanh nghiệp mức độ kiểm soát và quyền sở hữu cao hơn đối với dữ liệu. Tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với việc độ an toàn, bảo mật cao bởi máy chủ có thể bị virus, hacker tấn công, rủi ro mất dữ liệu do chết server, mất máy tính, mất điện, cháy…

Tùy chỉnh phần mềm: Tùy thuộc vào giấy phép và quyền sở hữu của phần mềm, ứng dụng có thể mang tên doanh nghiệp và doanh nghiệp có thể customize riêng theo ý mình.

Tốc độ truyền dữ liệu giữa các hệ thống trên mạng nội bộ sẽ nhanh hơn. 

Mỗi hình thức triển khai giải pháp DMS đều có những ưu điểm riêng, tùy vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp để ra quyết định phù hợp. 

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ ( Doanh nghiệp nhỏ dưới 50 nhân sự sử dụng; doanh nghiệp vừa từ 50 – 300 nhân sự sử dụng) chọn On-premise DMS ngay từ đầu sẽ là gánh nặng kinh tế thực sự bởi chi phí đầu tư ban đầu rất cao, chi phí bảo trì định kì, chi phí nâng cấp, đào tạo nhân sự, khắc phục sự cố phát sinh trả thêm hằng tháng dâng cao 15% – 20%,… Chưa kể muốn triển khai On-premise DMS còn đòi hỏi Doanh nghiệp phải có đội ngũ IT đông đảo, giàu kinh nghiệm.

SaaS DMS là một lựa chọn tối ưu cho các công ty vừa và nhỏ cho phép sử dụng các lợi ích của phần mềm mà không cần đầu tư chi phí trả trước khổng lồ như On-premise DMS.

MobiWork DMS cung cấp cho bạn giải pháp tốt nhất để giải phóng bản thân khỏi các chi phí và trách nhiệm quản lý máy chủ. Nhờ có MobiWork DMS, giờ đây bạn có thể tập trung vào hoạt động phân phối cốt lõi của mình.

Kết luận

Tóm lại, điều quan trọng là các doanh nghiệp cần xác định đúng quy mô và khả năng chi trả dài hạn liên quan đến việc triển khai Phần mềm DMS. Với các doanh nghiệp lớn và tập đoàn thường có nhu cầu phức tạp hơn và sẵn sàng chi mạnh tay hơn, số lượng người dùng nhiều, mức độ tùy chỉnh lớn và muốn đa dạng các tính năng nên thông thường các doanh nghiệp này lựa chọn triển khai giải pháp DMS có sự tuỳ chỉnh (customize) là On-Premise. Trong khi đó, SaaS DMS sẽ là điểm khởi đầu tốt cho các công ty vừa và nhỏ có mạng lưới nhà phân phối không quá “khổng lồ” bởi nhiều ưu điểm vượt trội và chi phí hợp lý. 

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Câu chuyện Kinh Đô “bán mình” cho Mondelez để nuôi giấc mơ lớn và hành trình quay trở lại để cạnh tranh với chính mình
• 3 chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh trong phân phối sản phẩm
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho
• Những nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý kênh phân phối