Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?

Để triển khai thành công một dự án tích hợp MobiWork DMS và ERP đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa 3 bên: Doanh nghiệp (khách hàng đang sử dụng MobiWork DMS) – Đơn vị cung cấp giải pháp ERP và MobiWork. Việc tích hợp không phải đơn giản là “nối 2 sợi dây” thì dữ liệu tự động đồng bộ như cách nghĩ của nhiều người nên cần tránh tư tưởng chỉ trong thời gian ngắn là xong hay “việc tích hợp rất dễ dàng”.

Trả lời cho câu hỏi “Tích hợp phần mềm MobiWork DMS và phần mềm ERP cần những gì?” – Thông thường sẽ chia thành 2 nội dung chính:

1. Dịch vụ tích hợp

Sau khi doanh nghiệp đưa ra nhu cầu, việc tích hợp phần mềm MobiWork DMS và ERP sẽ triển khai theo một quy trình định sẵn (chi tiết). Nhà cung cấp ERP và DMS cần cung cấp các thông tin về dịch vụ mà đơn vị đang sử dụng (nhằm đưa ra phương án tích hợp dữ liệu tốt nhất).

• Trường hợp đơn vị cung cấp ERP cùng sử dụng dịch vụ giống MobiWork DMS (dịch vụ Rest hay WCF), 2 đơn vị cần cung cấp: Đường dẫn dịch vụ và Cách thức gọi dịch vụ như bảo mật, tham số cần truyền lên. Đây sẽ là cơ sở đầu tiên để tiến hành tích hợp
• Trường hợp đơn vị 2 đơn vị triển khai những phương pháp tích hợp khác như qua Database trung gian hoặc file (Excel, XML…) cần thống nhất được: Database trung gian do đơn vị nào cung cấp? Ai đứng ra quản lý? Các trường dữ liệu cần thống nhất trên file excel?

2. Hệ thống dữ liệu

Sau khi thống nhất được dịch vụ, phương pháp tích hợp, các đơn vị liên quan sẽ làm việc để thống nhất dữ liệu cần tích hợp và chiều lưu chuyển của dữ liệu. Thông thường, phần mềm MobiWork DMS sẽ được coi là dữ liệu đầu vào của ERP và ngược lại ERP đóng vai trò cung cấp thông tin, nền tảng cho đội ngũ nhân viên bán hàng đi thị trường.

Mẫu chiều di chuyển của dữ liệu khi tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP

– Về dữ liệu khách hàng: Khách hàng thường được thêm mới 1 chiều từ MobiWork DMS. Trước khi tích hợp sang ERP, khách hàng cần qua một bước duyệt. Có thể bổ sung việc cấp mã khách hàng nếu doanh nghiệp quy định. Sau khi đẩy dữ liệu sang ERP, nếu phát sinh chỉnh sửa trên phần mềm này thì sẽ tự động được update lại thông tin sang DMS.

– Về dữ liệu sản phẩm: Khi ERP tiến hành thêm mới hoặc update thông tin về sản phẩm, mọi dữ liệu như bảng giá, mô tả, hình ảnh hoặc thông số kỹ thuật… sẽ được cập nhật sang MobiWork DMS để nhân viên cập nhật, phục vụ cho hoạt động viếng thăm khách hàng.

– Về chương trình khuyến mãi: Thường được đồng bộ 2 chiều:

• Trên DMS: Vì quá trình đặt hàng được thực hiện trên phần mềm DMS nên khi có khách hàng đủ điều kiện áp dụng chương trình khuyến mãi, nhân viên sales sẽ lên đơn hàng và tích chọn chương trình khuyến mãi tương ứng và gửi về ERP.
• Trên ERP: Trên ERP sẽ tiến hành nhận dữ liệu thông tin đơn hàng (qua API) mà DMS cung cấp. ERP có nhiệm vụ xử lý bán hàng (hoặc đơn hàng) kết hợp xử lý các chương trình khuyến mãi, chương trình tích lũy và ghi nhận doanh số bán hàng cho từng khách hàng, từng nhân viên. Sau khi xử lý đơn, ERP có nhiệm vụ đẩy kết quả (trạng thái đơn) cho DMS.

– Về nhân sự: Vì ERP quản lý chuyên sâu hệ thống nhân sự (tất cả thành viên trong công ty) nên dữ liệu thường được lưu chuyển 1 chiều từ ERP sang DMS. Khi có nhân sự được thêm mới hoặc có sự chỉnh sửa (thay đổi khu vực hoạt động…) dữ liệu ngay lập tức được update trên DMS. Giám sát vùng dựa trên thông tin đó để phân công nhiệm vụ và theo dõi công việc.

– Về tồn kho: Đây là một trong những dữ liệu được ưu tiên khi tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP bởi nó không chỉ giúp nhân viên bán hàng chủ động tra cứu thông tin tồn kho mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tính toán ra lượng sản xuất hợp lý nhất.

• Về mặt lý tưởng, đồng bộ dữ liệu tồn kho 2 chiều là xu hướng được nhiều doanh nghiệp hướng tới nhất. Khi đó, nhân viên bán hàng có thể kiểm tra được lượng hàng tồn kho thực tế còn bao nhiêu để phục vụ cho quá trình bán hàng. Tuy nhiên nhân viên sẽ phải online liên tục để đẩy đơn hàng về. Đồng thời với các doanh nghiệp, đơn hàng phải qua 1 bước xét duyệt mà vẫn muốn dữ liệu đồng bộ 2 chiều, sẽ phải sinh ra “kho tạm tính”.
• Chiều dữ liệu phổ biến hơn là dữ liệu kho đổ 1 chiều từ ERP sang DMS. Khi đó nhân viên sẽ check dữ liệu tồn kho của doanh nghiệp để tính toán đơn hàng.

Để tích hợp thành công phần mềm DMS và ERP không chỉ đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa 3 bên: Doanh nghiệp – Đơn vị cung cấp ERP – MobiWork DMS mà chính những đơn vị phần mềm phải có sự am hiểu sâu sắc về hệ thống phân phối, mô hình vận hành của doanh nghiệp để từ đó tư vấn cách thức triển khai hợp lý nhất. Với kinh nghiệm tích hợp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, MobiWork tin tưởng rằng có đủ khả năng hỗ trợ các doanh nghiệp khi có nhu cầu

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ tổng đài 1900 400 008 hoặc fanpage: www.facebook/mobiworkvn

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tích hợp Intercom, MobiWork DMS nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng
• Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?
• Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork
• Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối
• Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?