Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm DMS của thuốc thú y Toàn Thắng

Ứng dụng công nghệ trong quản lý hệ thống phân phối là yêu cầu bắt buộc với các công ty hoạt động trong ngành sản xuất & phân phối, đặc biệt khi cách mạng 4.0 đang gõ cửa từng doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để lựa chọn một phần mềm phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp? Tiêu chí cần có đối với một nhà cung cấp phần mềm DMS? Lựa chọn NCC nào để triển khai hiệu quả và thành công? Câu chuyện của Thuốc thú y Toàn Thắng dưới đây là một ví dụ.

Phá vỡ nhận thức về một ngành “cổ hủ”

Thành lập năm 2005, Công ty cổ phần thuốc thú ý Toàn Thắng chuyên nhập khẩu, phân phối thuốc thú y, vaccine, chế phẩm sinh học phục vụ ngành chăn nuôi – thú y. Doanh nghiệp là đại diện phân phối, đối tác chiến lược của những nhà sản xuất nổi tiếng trên thế giới như Golden Bas –USA, Neo-France (chuyên sản xuất chế phẩm sinh học); Vaccine gia cầm FBI; thuốc thú y của nhiều nhà máy từ Châu Âu tới Châu Á: Daone – Korea, HANDONG – Korea, Cheil Bio -Korea, Maymo Spain, Globevet-England… Sản phẩm của công ty phân phối đã có mặt khắp các tỉnh phía bắc. Năm 2010, chi nhánh phía Nam chính thức đi vào hoạt động tại Dĩ An-Bình Dương đánh dấu bước đi đầu tiên của Toàn Thắng vào thị trường Miền Nam và phân phối sản phẩm phục vụ người chăn nuôi trên toàn quốc.

Khác với suy nghĩ của nhiều người về ngành chăn nuôi – thú y đầy tính truyền thống, thậm chí có phần lạc hậu trong mô hình vận hành, quản lý, Toàn Thắng lại đầu tư mạnh vào công nghệ ngay khi nhận thấy những chuyển biến mới trên thị trường. Toàn bộ các quy trình xử lý công việc trong công ty: kế toán, hành chính – nhân sự… đều được áp dụng công nghệ, giảm thiểu toàn bộ các quy trình thủ công, dần hạn chế việc sử dụng sổ sách giấy tờ đồng thời nâng cao năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên.

Song song với việc phát triển mở rộng thị trường phân phối tại các tỉnh khiến quy mô đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường ngày càng tăng lên. Quản lý theo kiểu truyền thống không còn mang lại hiệu quả cao. Nếu không kịp thời điều chỉnh thì mặc dù chi phí đầu tư lớn nhưng năng suất làm việc có thể không tăng lên theo cấp số như kỳ vọng. Bài toán đặt ra là làm thế nào để kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhân viên bán hàng ngoài thị trường? Tự động hóa toàn bộ quy trình đặt đơn hàng?

Bước đi trật nhịp

Tìm lời giải cho bài toán trên, năm 2017 ban lãnh đạo Toàn Thắng bắt đầu nghiên cứu giải pháp DMS (Distributor Management System – Quản lý hệ thống phân phối). Sang đầu 2018, một nhà cung cấp có thương hiệu rất lớn trên thị trường được Toàn Thắng lựa chọn với quyết tâm thay đổi quy trình làm việc truyền thống. Tuy nhiên, chỉ sau 3 tháng áp dụng, một loạt các vấn đề đã phát sinh khiến cho việc triển khai không được như kỳ vọng và vô tình lại gây thêm khó khăn trong hoạt động phân phối hàng hóa của Toàn Thắng.

Phần mềm DMS được các doanh nghiệp lựa chọn để quản lý hệ thống phân phối

1. Hệ thống thiếu sự ổn định, thông tin KHÔNG chính xác vị trí của nhân viên bán hàng ngoài thị trường

2. Phần mềm phải online liên tục (sử dụng 3G hoặc Wifi), trong trường hợp mạng yếu, ứng dụng không thể hoạt động ổn định. Điều này gây sự bất tiện rất lớn, bởi với số lượng hàng trăm nhân viên bán hàng phủ khắp các tỉnh thành (kể cả vùng miền núi và huyện xã xa xôi), không phải lúc nào mạng cũng đáp ứng được yêu cầu. Chưa tính tới việc, bật 3G liên tục tiêu tốn PIN điện thoại.

3. Hỗ trợ sau bán hàng chưa tốt, nhân viên gặp lỗi phần mềm, lỗi thao tác không biết liên lạc với ai. Đây là một trong những lý do chính khiến Toàn Thắng phải thay đổi nhà cung cấp DMS. Bởi lẽ:

• Nền tảng kiến thức công nghệ thông tin của đội sales thường không quá cao, trong khi ở giai đoạn đầu triển khai, nhân viên sẽ mất rất nhiều thời gian để làm quen các ứng dụng và thao tác.
• Với những lỗi về ứng dụng không được hỗ trợ kịp thời sẽ làm gián đoạn quy trình bán hàng, ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ hệ thống. Thậm chí, kết quả làm việc 1 ngày của nhân viên sẽ không được ghi nhận
• Thiệt hại về tài chính có thể xảy ra nếu như có sai sót về dữ liệu, nghiệp vụ kế toán
• Tạo ra tâm lý chán nản, khó chịu, thậm chí tẩy chay của đội ngũ nhân viên bán hàng, ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của ban lãnh đạo doanh nghiệp

Chính vì vậy, chỉ sau hơn 3 tháng áp dụng, ban lãnh đạo Toàn Thắng đã bắt buộc phải dừng việc triển khai DMS của nhà cung cấp này mặc dù về cơ bản, các tính năng cũng như mô hình của giải pháp hoàn toàn phù hợp với hệ thống phân phối của doanh nghiệp. Bài học được rút ra ở đây là:

Trong quá trình tìm hiểu, để lựa chọn một NCC phù hợp, bên cạnh việc chú tâm vào các tính năng, chi phí, thì hệ thống hỗ trợ sau bán hàng cũng là tiêu chí hàng đầu nếu muốn triển khai DMS thành công

Hỗ trợ bán hàng – nền tảng để triển khai DMS thành công

Rút kinh nghiệm từ lần trước, ban lãnh đạo Toàn Thắng dành nhiều thời gian và cẩn trọng hơn trong việc tìm hiểu về NCC DMS, trong đó đặt ưu tiên về vấn đề hỗ trợ sau bán hàng và khả năng hoạt động ổn định của phần mềm lên hàng đầu.

Đào tạo triển khai DMS

Đầu tháng 8 năm 2018, Công ty cổ phần thuốc thú y Toàn Thắng chính thức triển khai phần mềm DMS của Công ty cổ phần công nghệ MobiWork Việt Nam cho đội ngũ gần 200 nhân viên bán hàng.

1. Về mặt giải pháp

– Các tính năng của MobiWork DMS hòa toàn đáp ứng được những yêu cầu về nghiệp vụ của Toàn Thắng, từ việc hỗ trợ đội ngũ nhân viên, nâng cao hiệu suất đi tuyến; cho tới việc quản lý chặt chẽ việc chấp hành các quy định làm việc…

– Hệ thống định vị ổn định, được nhiều doanh nghiệp có tên tuổi áp dụng do được thừa hưởng nền tảng công nghệ GIS (hệ thống thông tin địa lý) từ công ty mẹ là eK GIS.

– Phần mềm DMS có thể hoạt động trong môi trường không có 3G, Wifi hay những nơi có tín hiệu mạng kém. Dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS sẽ được lưu trên thiết bị di động và tự động đồng bộ dữ liệu về hệ thống khi có kết nối 3G, 4G.

2. Về hỗ trợ sau bán hàng

– MobiWork chuyên biệt phát triển một giải pháp công nghệ duy nhất, vì vậy công ty sở hữu đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật DMS riêng, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, từ lúc nhân viên bắt đầu ra cửa hàng cho đến khi bộ phận kế toán, lãnh đạo kết thúc công việc liên quan. Chính vì vậy, dù ở trong giai đoạn đầu áp dụng, những nhân viên bán hàng ngoài thị trường, đặc biệt là những người không rành về công nghệ vẫn có thể nhanh chóng làm quen mọi thao tác

– Hình thức hỗ trợ đa dạng, không chỉ hỗ trợ trực tuyến qua Tổng đài, Chatbox Website, Fanpage, Hotline, Group Zalo (có sự theo dõi của ban lãnh đạo Toàn Thắng) mà có thể trực tiếp thực địa nếu vấn đề cần hỗ trợ không thể thực hiện trực tuyến, các vấn đề phát sinh hoặc cần hỗ trợ sẽ được xử lý tối đa không quá 24h.

– Cung cấp dịch vụ Sales admin onsite và Sales admin ngồi tại MobiWork hỗ trợ doanh nghiệp trong những tháng đầu mới triển khai với chi phí thấp

Trong giai đoạn đầu tiên của dự án, Toàn Thắng sẽ tập trung vào việc giám sát nhân viên bán hàng và đặt đơn hàng tự động trên smartphone. Tín hiệu đáng mừng là sau một thời gian triển khai khá dài, hệ thống quản lý kênh phân phối MobiWork DMS của Toàn Thắng hoàn toàn ổn định, rất ít xảy ra vấn đề trong quá trình sử dụng. Các rủi ro có thể phát sinh được quản lý chặt chẽ và hỗ trợ kịp thời từ nhà phát triển để Toàn Thắng có thể yên tâm hơn mở rộng thị trường và gia tăng lợi nhuận.

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS

Bài viết liên quan:

• Trí Việt Phát Foods: kiến tạo hương vị vẹn tròn niềm tin
• Quản trị thông minh: cách Dược Đông Á sử dụng MobiWork DMS để tối ưu hóa hệ thống phân phối
• Giấy Tiến Hiếu – Thương hiệu 20 năm tuổi và “bước tiến” chuyển đổi số cùng MobiWork DMS
• CEO Tháng 5 Lương Thị Mai Anh kể chuyện “ra đời” bia thủ công ngon nhất cho người Việt và quan điểm kinh doanh “không đứng núi này trông núi nọ”
• Hà Nội Foods đón nhận 4.000 khách hàng mới sau 3 năm ứng dụng phần mềm MobiWork DMS
• F99 – Hệ thống phân phối nông sản sạch hàng đầu Việt Nam – khát khao mang lại giá trị lợi ích cho nông dân Việt