Ứng dụng mobiwork.vn tại Công ty TNHH Tin học & Thương mại Hùng Phát

“An toàn, trách nhiệm, uy tín, dịch vụ tận nơi”  là các tiêu chí hàng đầu đối với những đơn vị cung cấp các loại hình dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa, giao hàng. Và đặc biệt, sắp xếp công việc hiệu quả hiện đang là vấn đề cấp thiết trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Hầu hết các đơn vị đều vướng phải các vấn đề như: việc theo dõi tiến độ công việc khó khăn, giao việc chồng chéo, không kịp thời; việc lưu trữ và theo dõi thông tin công việc trên email hay giấy tờ tốn nhiều thời gian tìm kiếm làm công tác quản lý trở nên bị động hơn.

Để tăng chất lượng dịch vụ chăm sóc KH cũng như nhu cầu quản lý công việc một cách khoa học và hiệu quả, công ty TNHH Tin học & Thương mại Hùng Phát đã ứng dụng mobiwork.vn vào các quy trình nghiệp vụ công ty như: thu thập thông tin KH, xử lý yêu cầu KH, quản lý nhân viên di động trong và ngoài văn phòng,…

mobiwork.vn được thiết kế để tối ưu hóa cho các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tại địa điểm khách hàng cũng như các tổ chức, doanh nghiệp mà nhân viên chủ yếu được giao và thực hiện công việc ngoài văn phòng (tại nhà khách hàng, tại công trường, tại thực địa,..). Với những tổ chức, doanh nghiệp này các tính năng giao, nhận việc, cung cấp thông tin và trao đổi công việc trên di động sẽ phát huy hết tác dụng để mang lại những lợi ích như: gia tăng năng suất lao động, giảm thiểu thời gian, chi phí đi lại, liên lạc giữa người điều hành ở văn phòng và nhân viên làm việc ngoài văn phòng cũng như là một công cụ hữu ích cho nhà quản lý giúp quản lý công việc sát sao hơn, kịp thời hơn và giám sát nhân viên làm việc ngoài văn phòng chặt chẽ hơn

Anh Nguyễn Văn Thành – trưởng phòng Kĩ thuật công ty TNHH Tin học và Thương mại Hùng Phát đồng thời cũng là một kĩ sư tin học nhạy bén có chia sẻ với chúng tôi về những khó khăn, trở ngại trong công tác quản lý và  xử lý các yêu cầu từ khách hàng như:

Nhân viên thường hay gặp khó khăn :

• Thường xuyên làm việc ngoài văn phòng, nên việc tới văn phòng để tiếp nhận các yêu cầu công việc cấp trên mất một lượng thời gian đáng kể
• Không được cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết  về khách hàng, vị trí thực hiện công việc trên bản đồ, các chỉ dẫn/tài liệu đính kèm,…. khi thực hiện công việc, nhất là những công việc phải thực hiện tại công trường, tại địa điểm khách hàng
• Không có sự hỗ trợ cần thiết từ văn phòng khi gặp khó khăn, vướng mắc nhất là khi công việc phải thực hiện tại công trường, tại địa điểm khách hàng
• Không quản lý được khối lượng công việc của mình
• Không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc
• Khối lượng email, giấy tờ khổng lồ khó tra cứu
• Bị động trong vấn đề báo cáo tiến độ thực hiện công việc, dễ lúng túng khi nhận điện thoại yêu cầu báo cáo từ cấp quản lý
• Giảm năng suất, hiệu quả lao động

Riêng đối với cấp quản lý, lãnh đạo thì cũng  gặp không ít những khó khăn:

• Khó khăn trong giao việc cho nhân viên
• Khó khăn trong việc theo dõi kế hoạch, tiến độ thực hiện công việc của nhân viên
• Dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của nhân viên không đúng thực tế
• Tra cứu thông tin khó khăn với một khối lượng email và giấy tờ lớn
• Giảm năng suất, hiệu quả lao động
• Tốn kém thời gian, chi phí liên hệ,…
• Công tác quản lý luôn ở thế bị động
• Không có các bằng chứng để chứng minh nhân viên đã hoàn thành công việc đúng thời gian, địa điểm và chất lượng theo yêu cầu

Đặc biệt khi các “nhân viên di động” “tỏa”  ra khỏi văn phòng, bạn không thể theo dõi, đảm bảo họ thực hiện các hoạt động đã được lập trình sẵn. Khác với môi trường làm việc cố định nơi công sở, môi trường làm việc bên ngoài chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và đòi hỏi tính tự giác của nhân viên. Nên việc đảm bảo hiệu quả hoạt động, chất lượng công việc là rất cần thiết.

Sau một thời gian ngắn áp dụng, mobiwork.vn đã nhận được những phản hồi tích cực từ phía người dùng như :“Hầu như mọi nơi, mọi lúc mình đều có thể kiểm tra, báo cáo, theo dõi khối lượng công việc của mình, giao việc cấp dưới. Việc được giao vẫn được đảm bảo trong khi không nhất thiết phải ngồi ở cơ quan. Điều đó làm mình yêu thích công việc hơn”

Hiện tại, trong đơn vị mobiwork.vn đang được sử dụng trong các công tác như:

– Thu thập thông tin KH

– Ghi nhận và tổng hợp các yêu cầu KH gửi và gọi đến

– Giao việc nhân viên

– Kiểm tra tiến độ, kết quả  thực hiện công việc nhân viên trong và ngoài văn phòng

– Đánh giá năng suất công việc

– Quản lý và giám sát nhân viên di động khi “tỏa” ra khỏi văn phòng

– ….

Với ứng dụng mobiwork.vn, quản lý hoàn toàn có thể ghi nhận lại được thông tin KH của mình và các yêu cầu sửa chữa từ KH gửi tới (hoặc gọi điện) ngay tại văn phòng bằng cách truy cập vào ứng dụng mobiwork.vn trên web, hoặc trên thiết bị di động đã cài đặt mobowork.vn. Từ đó, quản lý sẽ phân bổ các đầu mục công việc cụ thể giao cho nhân viên đi xử lý. Các dịch vụ sửa chữa tại cơ quan và nhà riêng công ty đang áp dụng mobiwork.vn như:

Ghi nhận thông tin KH và các yêu cầu công việc tập trung nhất quán trên mobiwork.vn

Kết quả công việc của nhân viên luôn được cập nhật tức thì trong hệ thống mobiwork.vn

Trao đổi công việc như những ứng dụng web-chat thông thường

Thật đơn giản để tổng hợp, đánh giá năng suất công việc theo từng nhân viên, phòng ban

Khi có yêu cầu càn xử lý tức thì bạn hoàn toàn có thể  tìm ra nhân viên gần nhất để giao việc

Áp dụng phần mềm mobiwork.vn vào phương pháp làm việc – đây là một chiến lược quản trị nhân viên di động khá mới mẻ hiện nay. Việc ứng dụng mobiwork.vn không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng mà còn giúp người quản lý giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian thực hiện công việc, mang lại hiệu suất công việc tối ưu nhất.

Để biết thêm thông tin về  giải pháp ứng dụng mobiwork vui lòng truy cập tại địa chỉ  https://mobiwork.vn