Phần mềm DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế

Nếu đang là doanh nghiệp – nhà phân phối hoạt động trong lĩnh vực Dược phẩm – Y tế và đang muốn tìm kiếm một giải pháp tối ưu quản lý hệ thống phân phối thì phần mềm DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế được giới thiệu sau đây sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất dành cho bạn. 

Phần mềm DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế là gì?

Phần mềm DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế là phần mềm DMS được thiết kế chuyên biệt giúp doanh nghiệp Dược phẩm tối ưu hoạt động quản lý hệ thống phân phối. Bao gồm quản lý toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối như hiệu quả công việc của đội ngũ trình dược viên, quản lý nhà phân phối/ đại lý/ hiệu thuốc hay việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày – tồn thị trường,…) đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt. 

Đối tượng sử dụng phần mềm DMS 

Phần mềm DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất & phân phối có hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường thông qua đội ngũ trình dược viên. 

Đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm DMS:

• Trình dược viên
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM 
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng; Thủ kho
• Lãnh đạo công ty 
• Chủ hiệu thuốc (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm xuống cho các hiệu thuốc trong hệ thống phân phối của mình đặt hàng trực tiếp không thông qua Trình dược viên)

Đối với Nhà phân phối Dược có số lượng trình dược viên <10 người, bộ phận áp dụng sẽ chỉ có sự tham gia của trình dược viên và chủ doanh nghiệp.

Khách hàng tiêu biểu 

Hơn 200 doanh nghiệp ngành Dược phẩm – Y tế đã triển khai phần mềm DMS của MobiWork. Các khách hàng tiêu biểu như: Sao Thái Dương, Boston Pharma, Aikya, Vimedimex, MasterTran, Dược Trà Vinh, Dược Nhân Hưng, Dược Hoa Linh, Dược Đông Á, Dược phẩm Hà Tây,…

Mô hình phân phối ngành Dược phẩm – Y tế 

Hình 1: Mô hình phân phối phổ biến trong ngành Dược phẩm – Y tế

1. Sản phẩm của ngành Dược 

Sản phẩm của ngành Dược là thuốc chữa bệnh, thực phẩm chức năng, vật tư y tế….

Vì tính chất đặc thù liên quan trực tiếp đến sức khỏe, thậm chí tính mạng của con người nên không chỉ trong khâu sản xuất, ngành Dược cũng có những yêu cầu khắt khe trong bảo quản, tồn trữ, vận chuyển, phân phối nhằm đảm bảo chất lượng thuốc được gọi là tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản, tồn trữ thuốc (GSP: Good Storage Practice).

2. Mô hình phân phối của ngành Dược 

Hình 1 mô tả mô hình phân phối phổ biến nhất trong ngành Dược phẩm – Y tế, bao gồm 2 kênh phân phối chính đó là kênh ETC và OTC.

2.1. Kênh ETC

Kênh ETC (Ethical drugs, prescription drugs – Thuốc kê đơn) được hiểu là kênh phân phối Dược phẩm qua các bệnh viện, trung tâm y tế. 

Trong kênh ETC, đối tượng khách hàng trực tiếp của các doanh nghiệp sản xuất, công ty phân phối Dược phẩm là các chuyên gia y tế như bác sĩ, dược sĩ, y tá, người kê đơn và các nhà thuốc bệnh viện. Bởi Dược phẩm là lĩnh vực có tính bất đối xứng thông tin rất cao giữa người cung cấp thuốc (bác sĩ, dược sĩ) và người sử dụng, nên tính lệ thuộc của bệnh nhân vào thầy thuốc rất cao. Quyền quyết định sử dụng thuốc nào không nằm trong tay người mua mà nằm trong tay của bác sĩ kê đơn (Khác với ngành FMCG hoặc 1 số ngành khác, người mua có quyền lựa chọn tối đa). 

Cũng vì đặc điểm trên, hoạt động bán hàng trọng tâm tại kênh ETC chủ yếu tập trung vào yếu tố chuyên môn. Trình dược viên ETC phải dùng chính kiến thức của mình để thuyết phục bác sĩ, dược sĩ – những người có chuyên môn y tế rất cao đồng ý giới thiệu thuốc của công ty mình cho người bệnh. Ngoài ra trình dược viên ETC còn phải nắm rõ thời điểm làm “thầu” của các bệnh viện, xin số lượng dự trù thuốc của các khoa và đảm bảo việc đấu thầu diễn ra thuận lợi. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp trình dược viên ETC cũng thường xuyên tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm tại các khoa hoặc thuyết trình trong một số hội thảo chuyên môn.

2.2. Kênh OTC

Kênh OTC (Over the counter – Thuốc không kê đơn) là kênh phân phối qua hiệu thuốc, phòng mạch, phòng khám tư, chợ sỉ,.. 

Trình dược viên OTC không yêu cầu chuyên môn quá cao mà tập trung nhiều hơn vào kỹ năng tư vấn, bán hàng.

Đối tượng khách hàng của kênh OTC là chủ hiệu thuốc, dược sĩ đứng quầy, hoặc nhân viên được thuê về để thay chủ hiệu thuốc đứng bán. Vì vậy, trên kênh OTC không yêu cầu trình dược viên có trình độ chuyên môn cao, mà trọng tâm tập trung vào kỹ năng bán hàng. Điều này cũng lý giải vì sao, thậm chí sales ngành FMCG cũng có thể chuyển ngành đi giới thiệu thuốc. Bên cạnh đó, chủ hiệu thuốc cũng chỉ là người làm kinh doanh nên họ quan tâm nhiều hơn đến chương trình khuyến mãi, chiết khấu từ nhà cung cấp dược phẩm. Hiệu thuốc có thể nhập thuốc từ bất kì 1 nhà phân phối nào và sẵn sàng rời đi nếu thấy ưu đãi hấp dẫn hơn từ nhà phân phối khác Vì vậy yêu cầu đặt ra cho các nhà phân phối Dược là làm sao để triển khai tốt các chương trình khuyến mại, hỗ trợ trưng bày, quản lý tồn thị trường,…với nhóm đối tượng khách hàng này.

Giải pháp DMS của MobiWork là phần mềm được xây dựng chuyên biệt để quản lý hệ thống phân phối dược phẩm kênh OTC. Tìm hiểu thêm tại đây

Thách thức thường gặp trong quản lý hệ thống phân phối của doanh nghiệp Dược phẩm – Y tế 

1. Khó khăn trong quản lý định mức tồn kho an toàn 

Tình trạng dược phẩm hết hàng (cháy hàng) không có sẵn tại điểm bán 

Nếu tạm thời hết hàng (cháy hàng) với các mặt hàng khác như thực phẩm – đồ uống, đồ gia dụng,… điểm bán có thể giới thiệu sản phẩm khác có tính chất tương đương thay thế. Tuy nhiên với ngành Dược phẩm, việc này cực kì khó. Người bệnh luôn có tâm lý tuân thủ 100% đơn thuốc của bác sĩ đã kê hoặc chỉ dùng duy nhất 1 loại thuốc quen nên dù chủ điểm bán giới thiệu loại thuốc có thành phần, công dụng tương đương cũng rất khó thuyết phục người mua. Về lâu dài, lượng khách hàng sẽ giảm dần và rơi vào tay đối thủ. 

Tình trạng đọng hàng, tồn kho cao 

Dược phẩm là lĩnh vực phải đối mặt với với tồn kho cao do quay vòng vốn không nhanh như nhiều mặt hàng khác. Thêm vào đó, bảo quản thuốc và thiết bị y tế đòi hỏi điều kiện chuyên biệt khắt khe. Tồn kho lớn và quá lâu dẫn đến chi phí bảo quản đội lên gấp nhiều lần. Dược phẩm lại không phải loại mặt hàng cận date vẫn có thể sale giá rẻ để đẩy nhanh quá trình bán ra thị trường nên doanh nghiệp có thể phải tiêu hủy hàng để tránh đội vốn. 

2. Quản lý trình dược viên OTC

Trình dược viên OTC sẽ đi giới thiệu sản phẩm cho các nhà thuốc, chuỗi nhà thuốc. Trung bình tuyến bán hàng của 1 trình dược viên OTC sẽ dao động khoảng 15 – 20 nhà thuốc/ ngày (hoặc 100 nhà thuốc tại 1 – 2 quận/ huyện).

Hiện nay, nhiều công ty vẫn quản lý đội ngũ bán hàng bằng phương thức “thủ công”, thông qua việc gọi điện thoại, thuê giám sát bán hàng hay nhận báo cáo từ nhà phân phối… Nhưng thực tế, cách làm này không mang lại hiệu quả cao do công ty vẫn không thể biết chính xác: Trình dược viên đang đi đâu? Làm gì? Có tuân thủ đúng quy trình chăm sóc nhà thuốc hay không? Hiệu quả làm việc trong ngày ra sao?

3. Truy vết hàng trong chuỗi cung ứng 

Trong chuỗi cung ứng thuốc hóa dược, phải định danh được từng vật phẩm có mặt trên thị trường. Đây không những là quy định của nhà nước với ngành Dược mà còn là lợi thế cạnh tranh giữa các công ty Dược. Truy vết được hàng hóa ngoài thị trường sẽ giúp các doanh nghiệp Dược biết sản phẩm của mình đang phân phối tại những đâu, mặt hàng nào đang bán chạy, đồng thời hỗ trợ quá trình thu hồi sản phẩm nếu phát sinh vấn đề như lô hàng lỗi, cận date,..

Tuy nhiên, công tác này còn gặp nhiều khó khăn với các công ty dược do quản lý thông tin sản phẩm chưa đồng bộ, hệ thống phân phối kém hiện đại, thiếu một giải pháp công nghệ phù hợp hỗ trợ.

4. Quản lý đại lý/ hiệu thuốc

Rất nhiều doanh nghiệp Dược gặp khó trong quản lý thông tin các đại lý/ hiệu thuốc như:

• Tình hình bán hàng, mức tiêu thụ hàng hóa tại từng hiệu thuốc
• Số lượng hàng tồn kho ngoài thị trường, trưng bày sản phẩm trên quầy kệ
• Việc thực hiện các chương trình trade marketing
• Thái độ của chủ hiệu thuốc với sản phẩm doanh nghiệp. Có thường xuyên giới thiệu với người tiêu dùng?

5. Khó khăn trong quản lý bán hàng 

Quản lý bán hàng bao gồm hoạt động quản lý đơn đặt hàng/ đơn trả hàng, quản lý chính sách giá cho từng kênh, triển khai chương trình khuyến mãi, trưng bày, trả thưởng, công nợ,… Chính hệ thống phân phối chằng chịt, nhiều tầng nấc của ngành công nghiệp Dược đã làm tăng thêm độ khó cho công ty dược quản lý bán hàng.

Tính năng của phần mềm DMS trong quản lý hệ thống phân phối kênh dược phẩm OTC

1. Mô hình vận hành hệ thống phân phối Dược kênh OTC khi áp dụng phần mềm DMS

Sơ đồ vận hành hệ thống phân phối Dược kênh OTC khi áp dụng phần mềm DMS

Trình dược viên sử dụng giải pháp DMS đi chăm sóc đại lý/ hiệu thuốc:

• Đầu ngày làm việc, trình dược viên mở app DMS trên di động xem thông tin tuyến, lịch sử mua hàng của các hiệu thuốc cần chăm sóc, tra cứu CTKM, trả thưởng, trưng bày,…
• Đến mỗi hiệu thuốc, trình dược viên mở ứng dụng DMS check-in khai báo vị trí
• Nhập dữ liệu kiểm tồn, chụp ảnh trưng bày bằng app DMS 
• Tư vấn thuốc và lên đơn hàng, phần mềm DMS sẽ tự động tính tổng tiền và áp dụng CTKM phù hợp
• Ghi chú vấn đề phát sinh nếu có 
• Check out trên ứng dụng 

– Bộ phận Giám sát, kế toán sử dụng giải pháp DMS để quản lý bán hàng

• Giám sát sử dụng giải pháp DMS trên nền tảng web để phân tuyến bán hàng, gán trình dược viên phụ trách. Đồng thời thiết lập các chương trình bán hàng như khuyến mãi, chính sách trả thưởng, chấm điểm trưng bày,…
• Toàn bộ dữ liệu đi thị trường của trình dược viên gồm thời gian, vị trí, lộ trình di chuyển, đơn hàng, hình ảnh trưng bày đều được gửi về hệ thống theo thời gian thực để giám sát và kế toán xử lý. Giảm độ trễ đơn hàng về mức tối thiểu, gần như không có.

– Đối với các cấp quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm DMS để theo dõi mọi diễn biến trên kênh phân phối của doanh nghiệp mình thông qua hệ thống báo cáo tự động. 

2.Tính năng của phần mềm MobiWork DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế

Quản lý Trình Dược Viên ngoài thị trường

• Sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng thông minh theo tần suất, thứ – ngày – tháng
• Giám sát vị trí – thời gian – lộ trình di chuyển trên bản đồ GPS
• Quản lý và cập nhật real time KPIs
• Hỗ trợ trình dược viên trong quá trình đi thị trường

Tính năng đặt hàng dành cho Trình Dược Viên

• Lên đơn hàng trên di động khi ghé thăm điểm bán
• Quản lý danh sách, trạng thái đơn hàng
• Tự động áp dụng khuyến mãi với đơn hàng đủ điều kiện
• Báo cáo bán hàng & thực hiện KPIs dành cho từng trình dược viên

Quản lý khách hàng: Đại lý, nhà thuốc

• Quản lý đơn đặt hàng trực tiếp của khách hàng
• Quản lý danh sách điểm bán trên bản đồ
• Theo dõi đầy đủ thông tin, lịch sử mua hàng
• Theo dõi độ bao phủ điểm bán qua bản đồ nhiệt

Quản lý chương trình Trade Marketing

• Thiết lập chương trình khuyến mãi, trả thưởng, trưng bày
• Tự động đẩy thông tin về ứng dụng của Trình dược viên (app DMS) và chủ hiệu thuốc (app Retail)
• Theo dõi bảng hiệu, kệ trưng bày của các đại lý, hiệu thuốc
• Theo dõi hiệu quả các chương trình khuyến mãi, tích lũy, trả thưởng

Quản lý Sell in Nhà phân phối (áp dụng cho mô hình 3 cấp)

• Quản lý mua hàng Nhà phân phối
• Quản lý kho hàng Nhà phân phối
• Quản lý các chương trình trả thưởng
• Hệ thống báo cáo bán hàng

Tính năng đặt hàng dành cho Nhà thuốc/ Đại lý

• Chỉ áp dụng khi sử dụng thêm gói Retail cho chủ hiệu thuốc
• Chủ hiệu thuốc đặt hàng trực tiếp trên di động mọi lúc – mọi nơi 
• Quản lý danh sách – tình trạng đơn hàng
• Theo dõi thông tin sản phẩm, khuyến mãi…

Lợi ích cho từng nhóm đối tượng 

Giải pháp MobiWork DMS mang đến sự thay đổi cho từng thành phần trên hệ thống phân phối, giúp kết dính Nhà sản xuất – Nhà phân phối và từng hiệu thuốc.

Phần mềm MobiWork DMS giúp “số hóa” quy trình quản lý hệ thống phân phối của ngành Dược phẩm – Y tế

1. Đối với nhà sản xuất/ nhà phân phối dược phẩm

• Tối ưu hiệu quả làm việc của đội ngũ trình dược viên: Kiểm soát hoạt động đi tuyến trên bản đồ GPS, giúp nâng cao khả năng đi tuyến, bán hàng và mở mới điểm bán của đội ngũ trình dược viên.
• Kiểm soát & mở rộng thị phần, độ phủ: Cung cấp báo cáo trực quan dạng bản đồ nhiệt về mức độ bao phủ điểm bán trên thị trường, khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực
• Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ trình dược viên gửi về bằng app DMS hay do chủ hiệu thuốc đặt hàng trực tiếp bằng app Retail.
• Quản lý chương trình Trade Marketing: Theo dõi việc thực hiện và triển khai các chương trình trưng bày – trả thưởng – khuyến mãi tới từng điểm bán lẻ

2. Đối với đội ngũ trình dược viên thị trường

• Dễ dàng tra cứu mọi thông tin trên di động: Mọi thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, tuyến bán hàng hay báo cáo lịch sử mua hàng – bán hàng – công nợ được cập nhật đầy đủ cho nhân viên tra cứu.
• Thực hiện đầy đủ quy trình viếng thăm 5 bước hoặc 7 bước khi chăm sóc các nhà thuốc: Check in, kiểm tồn, chụp ảnh trưng bày, lên đơn hàng, ghi chú vấn đề phát sinh, check out,…
• Phát triển thị trường thông qua hoạt động mở mới địa lý/ hiệu thuốc; x2, x3 số lượng hiệu thuốc, đại lý được chăm sóc trong ngày. Từ đó giúp tăng cường độ phủ sản phẩm cho doanh nghiệp.
• Chủ động kiểm soát công việc, kế hoạch: Theo dõi hiệu quả làm việc với hệ thống báo cáo kết quả đi tuyến, kết quả viếng thăm, Báo cáo bán hàng, Báo cáo KPIs…

3. Đối với chủ điểm bán/ đại lý/ nhà thuốc

Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS và sử dụng thêm tính năng MobiWork Retail, chủ hiệu thuốc trong hệ thống phân phối sẽ được hỗ trợ: 

• Đặt hàng trực tiếp với Nhà cung cấp: Tìm kiếm & đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp. Có thể lựa chọn khoảng thời gian giao hàng
• Tham gia các chương trình Trade Marketing: Xem chi tiết các chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp đang áp dụng để chủ động khi nhập hàng
• Thông tin chi tiết về sản phẩm doanh nghiệp: Theo dõi chi tiết danh sách sản phẩm của các nhà cung cấp như: thông tin hàng, hình ảnh, bảng giá, sản phẩm mới…
• Trao đổi trên đơn hàng: Phản hồi ý kiến trực tiếp với nhà cung cấp về các vấn đề phát sinh trên từng đơn hàng.

Phần mềm DMS của MobiWork có gì khác biệt với những giải pháp khác trên thị trường?

MobiWork DMS cung cấp cả 2 hình thức triển khai DMS là DMS “may sẵn” và DMS “may đo”.

1. DMS Cloud (hay còn gọi là DMS “may sẵn”) là phần mềm DMS được cung cấp dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service). Với cách triển khai này, phần mềm DMS và các dữ liệu riêng biệt của mỗi công ty sẽ được quản lý tập trung bởi nhà cung cấp DMS  trên cùng một hệ thống máy chủ (nền tảng điện toán đám mây).

Phiên bản Cloud dành cho mọi doanh nghiệp (DN lớn, SME hay nhà phân phối): MobiWork là doanh nghiệp duy nhất trên thị trường phát triển cổng Cloud: dms.mobiwork.vn. Các ưu điểm nổi bật: 

• Không mất chi phí đầu tư hệ thống phần cứng, cơ sở hạ tầng
• Không mất chi phí bảo trì server
• Không mất chi phí nâng cấp phần mềm
• Không mất chi phí duy trì độ ngũ IT thường trực 
• Hỗ trợ doanh nghiệp mua theo từng user thay vì từng gói lớn. Khi có nhu cầu mở rộng số lượng người dùng, có thể đăng ký thêm 10 – 20 user, thậm chí 1,2 user. 

Ngoài ra, MobiWork DMS còn liên tục cập nhật thêm những tính năng mới miễn phí cho cổng Cloud để năng cấp trải nghiệm người dùng như kết nối DMS và sàn TMĐT, xem báo cáo độ phủ dưới dạng bản đồ nhiệt, quét mã Barcode, thêm mới tính năng “mua hàng” cho NPP, cài đặt lịch xuất báo cáo tự động,…

2. DMS Customize (hay còn gọi là gói DMS “may đo”) là hình thức dịch vụ được MobiWork cung cấp. Dựa trên những yêu cầu từ phía doanh nghiệp, MobiWork sẽ tiến hành phân tích, xây dựng riêng những nhóm tính năng và cấu hình trên cổng DMS. Hiểu đơn giản, DMS “may đo” là thiết kế giải pháp DMS theo yêu cầu, mô hình phân phối đặc thù của doanh nghiệp.

Hình thức DMS “may đo” phù hợp với những doanh nghiệp có hệ thống phân phối đặc thù, yêu cầu quản lý nâng cao, phức tạp như: 

• Tùy chỉnh hệ thống báo cáo phân phối theo nhu cầu.
• Tích hợp DMS với hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp như ERP, CRM, HRM, E Commerce, kế toán hay các phần mềm chuyên biệt khác. 
• Ứng dụng đặt hàng trực tiếp từ hiệu thuốc lên nhà cung ứng
• Các nhóm tính năng khác như quản lý POSM, quản lý công việc, gợi ý đơn hàng,…

Ưu điểm của phần mềm MobiWork DMS là nền tảng core tự built, MobiWork DMS dễ dàng thực hiện tích hợp thông qua nhiều phương án khác nhau như Database trung gian, file (Excel, XML..) hay dịch vụ (Rest, WCF…) giúp đẩy nhanh tiến độ dự án với mức chi phí hợp lý.

Phần mềm MobiWork DMS giúp “số hóa” quy trình quản lý hệ thống phân phối của ngành Dược phẩm – Y tế. Nếu có nhu cầu tư vấn và triển khai phần mềm MobiWork DMS, doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 1500 800 hoặc đăng ký tại đây:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS