Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork

Đã qua rồi cái thời mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm riêng biệt, thiếu đi sự kết nối. Nếu doanh nghiệp của bạn còn đang rối bời khi phải sử dụng quá nhiều phần mềm riêng biệt thì chắc chắn đây là thời điểm phù hợp để tiến hành những cải cách, đổi mới. Đặc biệt, đối với ngành phân phối, bộ đôi phần mềm không thể thiếu là DMS và ERP. Tuy nhiên, nếu sử dụng rời rạc, không hợp nhất thì khó có thể phát huy được hết sức mạnh mà chúng có thể mang lại. Với kinh nghiệm triển khai DMS cho hàng nghìn doanh nghiệp lớn và SME, chúng tôi tin rằng với các doanh nghiệp lớn đang sử dụng song song 2 hệ thống này thì tích hợp là giải pháp toàn vẹn nhất.

Tổng quan về năng lực, kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP của MobiWork

Sự nhanh nhạy, đi trước thời đại sẽ là một trong những yếu tố sống còn khiến doanh nghiệp bứt phá trong ngắn hạn và dài hạn. Việc tích hợp các phần mềm riêng lẻ doanh nghiệp đang sử dụng, liên kết dữ liệu là việc không thể chậm trễ nếu doanh nghiệp muốn duy trì và tăng tốc tăng trưởng.

“Chúng ta thay đổi để tồn tại. Chúng ta thay đổi để thích nghi. Và chúng ta đều biết rằng, đến khủng long khi không kịp thích nghi còn bị tuyệt chủng huống chi là chúng ta.” 

Quá trình sử dụng từng ứng dụng riêng lẻ tuy vẫn mang lại kết quả, tuy nhiên xét về mặt hiệu quả thì vẫn đang là một trở ngại đối với các doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do việc tích hợp giữa phần mềm DMS và ERP trở thành nhu cầu tất yếu với các doanh nghiệp sử dụng đồng thời hai hệ thống này. Để kết nối hai phần mềm DMS và ERP thành một giải pháp tổng thể, vai trò của MobiWork là vô cùng quan trọng nhằm mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng.

Hiện tại, MobiWork DMS đã cung cấp dịch vụ tích hợp với nhiều mô hình ERP phổ biến như SAP, Oracle Netsuite, Bravo, Odoo,… Tùy vào đặc thù của từng ngành hàng – lĩnh vực, quy trình bán hàng hay nhu cầu quản lý mà dữ liệu tích hợp sẽ có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp.

Không chỉ các doanh nghiệp nhỏ, hiện nay MobiWork cũng đã triển khai tích hợp với nhiều khách hàng lớn, có cơ sở dữ liệu khổng lồ, với hàng nghìn đơn hàng phát sinh mỗi ngày. Từ đó giúp cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả cạnh tranh trên thị trường, tiết kiệm chi phí quản lý và chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng. Giải pháp theo một quy trình định sẵn, bao gồm tư vấn, triển khai, đào tạo và bảo trì hệ thống với chất lượng đảm bảo.

Mô hình tích hợp phần mềm MobiWork DMS và SAP ERP điển hình

Với chất lượng và năng lực cạnh tranh cao, các dịch vụ tích hợp phần mềm DMS và ERP của MobiWork luôn được các doanh nghiệp ưa chuộng. Điển hình, tháng 6 năm 2018, Công ty Cổ phần Dược Phẩm Boston Việt Nam đã bắt đầu triển khai tích hợp phần mềm DMS và SAP ERP. Cụ thể:

Giai đoạn 1: Tiến hành setup, thống nhất dữ liệu kết nối và chiều di chuyển của dữ liệu. 

Quy trình làm việc như sau:

– Boston Pharma đưa yêu cầu MobiWork tích hợp DMS và ERP thông qua đầu mối kinh doanh. Sau khi yêu cầu được tiếp nhận, các bên sẽ tiến hành phân tích sơ bộ và thống nhất thời điểm trao đổi.

– Có sự thống nhất giữa 3 bên: MobiWork – Boston – đại diện SAP ngồi lại thống nhất phương pháp tích hợp cũng như kế hoạch triển khai dự án tích hợp. 

Đây cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình tích hợp để thống nhất được kế hoạch, phương pháp, mô tả chính xác quy trình triển khai trước khi tích hợp. 

Trong hợp đồng, phụ lục, biên bản thỏa thuận phải rõ ràng về phương pháp, nội dung tích hợp, tránh những bất đồng và khiếu nại sau này. Chẳng hạn như, khi doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp tính năng bán hàng nhưng không chỉ rõ nội hàm chi tiết yêu cầu, dẫn tới quá trình làm việc xảy ra mâu thuẫn về khối lượng tích hợp, yêu cầu tính năng,….

Giai đoạn 2: Triển khai thực hiện

Boston Pharma bắt đầu áp dụng tích hợp vào thực tiễn. Cụ thể:

– Về dữ liệu khách hàng: Khách hàng thường được thêm mới trên DMS sau đó ghi sang Database trung gian. Dữ liệu bao gồm: Trạng thái (thành công, lỗi), ngày giờ ghi lên, loại dữ liệu, mã dữ liệu, ghi chú lỗi nếu có, thông tin chi tiết về khách hàng

– Về dữ liệu sản phẩm: (1 chiều từ ERP sang DMS): Khi SAP tiến hành thêm mới hoặc update thông tin về sản phẩm, mọi dữ liệu như bảng giá, mô tả, hình ảnh hoặc thông số kỹ thuật… sẽ được cập nhật sang MobiWork DMS để nhân viên cập nhật, phục vụ cho hoạt động viếng thăm khách hàng

– Về đơn hàng: Nhân viên lên đơn hàng trên DMS sau đó gửi về SAP để tiến hành duyệt. Boston quy định khoảng 2 – 3 tiếng đồng bộ dữ liệu 1 lần, tránh cho nhân viên phải online liên tục.

– Về chương trình khuyến mãi: 

• Chương trình khuyến mãi được tạo mới trên SAP và được cập nhật sang DMS để nhân viên nắm bắt.
• Nhân viên sau khi đặt đơn hàng trên di động (DMS) sẽ kiểm tra xem khách hàng đó có đủ điều kiện áp dụng không. Nếu có sẽ đính kèm chương trình khuyến mãi kèm đơn hàng đẩy về SAP.
• SAP tiến hành duyệt đơn hàng, kiểm tra lại chương trình khuyến mãi có đủ điều kiện. Tiến hành xét duyệt đơn hàng và khuyến mãi.

– Về tồn kho: Boston có nhiều kho khác nhau, nhân viên khu vực nào sẽ chỉ kiểm tra được tồn kho của khu vực đó.

+ Nhân viên kiểm tra tồn kho và tiến hành đặt hàng. Nếu như sản phẩm không còn trong kho hoặc số lượng thấp hơn yêu cầu sẽ ẩn đi.

+ Trong trường hợp nhiều nhân viên đặt đơn hàng cùng lúc khiến lượng hàng tồn kho phản ánh không đúng thực tế đơn hàng.

Giai đoạn 3: Sẽ triển khai thêm một số tính năng mới như công nợ và giao hàng

Đồng bộ dữ liệu với SAP về:

– Hạn mức công nợ, công nợ hiện tại khách hàng: Phục vụ cho việc giới hạn nhân viên bán hàng không đặt hàng khi vượt hạn mức công nợ.

– Thông tin công nợ của khách hàng: 

+ DMS đẩy thông tin thu tiền sang SAP

+ DMS lấy thông tin các phiếu còn nợ của khách hàng

+ DMS lấy  các điều chỉnh giảm, tăng công nợ của khách hàng

+ Công nợ hiện tại có thể tính bằng ghi nợ = Công nợ ban đầu + Các phiếu bán hàng đã giao – Các xử lý thu tiền không ( +- các điều chỉnh giảm, tăng tương ứng ngoài phát sinh phiếu) thì không phải lấy thông tin công nợ hiện tại của SAP nữa.

Sau hơn 1 năm triển khai và hoạt động, đến nay Dược phẩm Boston đã đạt được nhiều kết quả đáng mong đợi khi hệ thống vận hành trôi chảy, giảm thiểu thời gian “chết” trong quá trình xử lý dữ liệu, kế toán sẽ không mất thời gian khi tổng hợp dữ liệu. Nhân viên kiểm tra được thông tin kho phục vụ cho quá trình lên đơn hàng, thông tin sản phẩm,… giúp nâng cao năng suất hoạt động, doanh nghiệp đạt mức tăng trưởng với lợi nhuận cao hơn. 

Với kinh nghiệm tích hợp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, trong tương lai MobiWork tin rằng có đủ khả năng hỗ trợ các doanh nghiệp khi có nhu cầu.

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tích hợp Intercom, MobiWork DMS nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng
• Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?
• Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork
• Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối
• Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?