DMS – Giải pháp tạo “kháng thể số” cho doanh nghiệp phân phối

Tầm quan trọng của thay đổi và cải tiến liên tục luôn được nhấn mạnh trong mọi hoạt động doanh nghiệp. Đặc biệt trong giai đoạn khó khăn do dịch bệnh kéo dài, thay đổi chiến lược phân phối là biện pháp để doanh nghiệp sản xuất tối ưu từng đồng chi phí. Theo khảo sát của MobiWork, 85% các nhà lãnh đạo đang có kế hoạch thay đổi chiến lược phân phối mới theo hướng ứng dụng giải pháp công nghệ DMS để bảo vệ chuỗi cung ứng giai đoạn dịch bệnh. 

Thời cơ và thách thức trong giai đoạn giãn cách xã hội kéo dài

Chuỗi phân phối hàng hóa của hiện tại sẽ không chỉ xoay quanh hiệu suất và quản lý chi phí mà sẽ dựa trên cả mức độ an toàn và khả năng thích ứng để đánh giá sự bền vững của chuỗi cung ứng đó. Quản điểm này cũng được đồng tình bởi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phân phối, ghi nhận từ kết quả khảo sát của MobiWork Việt Nam trong tháng 7/2021. 

Cũng theo khảo sát này, MobiWork nhận thấy không ít doanh nghiệp sản xuất – phân phối từ quy mô lớn đến SME đều đang phải đối mặt với những khó khăn, thách thức chưa từng trải qua. Từ sự bất ổn của chuỗi cung ứng đến sự lên xuống thất thường của thị trường nguyên liệu đầu vào, thị trường người lao động. Chồng chất khó khăn từ sự sụt giảm sức mua của người tiêu dùng và thách thức trong quản lý hệ thống phân phối bị phân tán,… dẫn đến tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng và rủi ro ứ đọng hàng hóa gia tăng, doanh thu sụt giảm nghiêm trọng. Những khó khăn trên tác động từ cả ngoại cảnh và phát sinh từ trong nội bộ doanh nghiệp là thách thức tâm lý cho bất kỳ nhà quản lý nào!

Tuy nhiên, trong bức tranh với màu xám chiếm chủ đạo, từ góc độ người làm kinh doanh, không ít nhà lãnh đạo đang nhìn thấy những thời cơ lớn sinh ra từ trong thách thức. 

• Thứ nhất, về thị trường: Do đột ngột bị đứt gãy chuỗi cung ứng, nhiều thị trường bị bỏ trống sẽ là thời cơ tốt cho những ai nhanh chân chiếm lĩnh 
• Thứ hai, về chi phí: Các đơn vị cung cấp giải pháp/ dịch vụ chuyển đổi số đều tung ra 1 loạt các chính sách ưu đãi “khủng”, chỉ có trong giai đoạn này để thúc đẩy khách hàng. Nếu doanh nghiệp phân phối biết nắm bắt thời cơ để chuyển đổi số thì sẽ nhận được nhiều khuyến mại hơn. 
• Thứ ba, về đối thủ: Khó khăn, thách thức là hoàn cảnh chung của tất cả các doanh nghiệp phân phối hiện tại. Tuy nhiên, thời cơ chỉ thuộc thể doanh nghiệp biết nhanh chóng thay đổi, thích ứng. Vì vậy, thời điểm đối thủ suy yếu cũng chính là thời cơ cho các doanh nghiệp khác củng cố thương hiệu, thị phần.  
• Thứ tư, về thời gian: Giãn cách xã hội, nhịp độ kinh doanh chậm lại cũng chính là thời điểm vàng để Nhà Lãnh Đạo – Nhà quản lý có thời gian nghiên cứu, tìm hiểu và thử nghiệm chiến lược phân phối mới. 

MobiWork DMS – Giải pháp tạo “kháng thể số” cho doanh nghiệp phân phối

Xuất phát từ những thời cơ và thách thức kể trên trong giai đoạn dịch Covid-19 bùng phát mạnh mẽ trở lại, với cương vị là nhà cung cấp giải pháp quản lý hệ thống phân phối, MobiWork nhận thấy ngày càng có nhiều doanh nghiệp tìm đến mong được tư vấn áp dụng phần mềm DMS hơn. Đây được coi như một tín hiệu đáng mừng, khi không chỉ các doanh nghiệp lớn mà cả các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, thậm chí rất nhỏ đều đã “chuyển mình” cùng công nghệ để thích ứng linh hoạt với hoàn cảnh mới. Trong đó, đặc biệt chiếm số đông là ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), dược phẩm – y tế, vật liệu xây dựng,… mong muốn nhanh chóng ứng dụng giải pháp DMS.

Hoàn toàn không sai khi nói Phần mềm DMS là giải pháp tạo ra “kháng thể số” cho doanh nghiệp phân phối

1. Thay đổi phương thức làm việc của đội ngũ sales thị trường 

Nếu như với phương thức làm việc truyền thống, phần nhiều nhân viên sales sẽ đi chăm sóc điểm bán theo “kinh nghiệm tự có” tức là không có quy trình rõ ràng, đơn hàng và các dữ liệu ghi bằng tay vào sổ sách, biểu mẫu do công ty cung cấp; cuối ngày mới tổng hợp lại gửi cho giám sát. Trung bình thời gian chăm sóc 1 điểm bán sẽ mất 30 phút, trường hợp có vấn đề phát sinh sẽ mất nhiều thời gian hơn. 

Với phần mềm MobiWork DMS, thời gian viếng thăm trên 1 điểm bán sẽ giảm từ 30 phút xuống còn 5 – 8 phút nhờ tối ưu hóa được quy trình làm việc. Nhân viên bán hàng sử dụng app MobiWork DMS trên di động để đi thị trường, chăm sóc điểm bán:

• Bước 1: Check in tại điểm bán khai báo vị trí, thời gian làm việc 
• Bước 2: Nhập liệu kiểm kê hàng tồn, chụp ảnh trưng bày ngay trên app
• Bước 3: Tìm kiếm sản phẩm và lên đơn hàng bằng app MobiWork DMS ngay tại điểm bán.
• Bước 4: Thêm ghi chú (nếu có)
• Bước 5: Check out 

Trường hợp nhân viên sales làm việc tại nhà hoặc khu cách ly vẫn có thể sử dụng app MobiWork DMS để lên đơn hàng như bình thường bằng tính năng lên đơn hàng ngoại tuyến. Thay vì phải check in tại điểm bán, nhân viên có thể tiếp nhận đơn hàng của điểm bán qua điện thoại và lên đơn hàng từ xa bằng app. Mọi quy trình xử lý đơn hàng sau đó không thay đổi. 

Ngoài ra, phần mềm MobiWork DMS cũng có thể linh hoạt ứng dụng như một phần mềm chấm công và quản lý công việc tại nhà cho sales thông qua tính năng check-in; check out ngoài sai số; cập nhật thông báo nội bộ từ xa, theo dõi báo cáo cá nhân,… giúp đảm bảo chất lượng công việc cho đội ngũ nhân viên bán hàng. 

2. Quản lý hoạt động sell-in, sell-out trong phân phối

Phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi quá trình phân phối hàng hóa ra thị trường (Route to market) bao gồm toàn bộ diễn biến hoạt động sell-in, sell-out của sản phẩm từ khi xuất khỏi kho NSX đến các NPP và đến Điểm bán lẻ. 

Với hoạt động sell-in: Nhà phân phối chỉ cần vài thao tác trên phần mềm MobiWork DMS để tạo yêu cầu mua hàng hoặc phiếu trả hàng mua, điền các trường thông tin theo mẫu cấu hình sẵn và click gửi nhà sản xuất. 

Với hoạt sell out: phần mềm cho phép quản lý đồng bộ kênh phân phối trên một nền tảng duy nhất:

• Quản lý xuất nhập tồn kho nhà sản xuất, nhà phân phối, hàng tồn ngoài thị trường tại các điểm bán. 
• Quản lý đội ngũ sales đi thị trường: sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng; Quản lý thời gian làm việc, vị trí nhân viên trên map; Thêm mới điểm bán; Quản lý viếng thăm khách hàng, Thiết lập KPIs,…
• Quản lý danh sách điểm bán bao gồm cả thông tin điểm bán, lịch sử mua hàng, công nợ.
• Quản lý hoạt động bán hàng: Lên đơn hàng bằng di động ngay tại điểm bán, xét duyệt đơn hàng; thiết lập và triển khai CTKM, trưng bày, trả thưởng.
• Theo dõi độ phủ, thị phần của từng sản phẩm, ngành hàng so với đối thủ cạnh tranh,…

3. Kết nối trực tiếp giữa Nhà phân phối với Nhà sản xuất

Trong ngành phân phối, mô hình điển hình của dòng chảy sản phẩm sẽ bắt nguồn từ NSX, đi qua khâu thu mua số lượng lớn của NPP để trữ trong kho. Các đại lý hoặc điểm bán lẻ sẽ nhập hàng từ nhà phân phối để bán cho người tiêu dùng cuối. 

Nhìn chung có rất nhiều nghiệp vụ mà admin nhà phân phối cần làm để phục vụ cho hoạt động sell in, sell out diễn ra trôi chảy. Khi ở quy mô nhỏ, mới chỉ làm việc với khoảng 10 – 15 điểm bán, nhà phân phối vẫn có thể quản lý hệ thống theo cách thủ công (bằng giấy tờ, sổ sách, sự hỗ trợ của excel,…). Tuy nhiên, để tối ưu chi phí quản lý vận hành đến mức tối đa, nhiều nhà phân phối hiện nay đã tìm đến sự trợ giúp phần mềm DMS – Giải pháp chuyên dành cho Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Điểm bán. 

Khi có nhu cầu mua hàng, nhà phân phối tạo yêu cầu mua hàng gửi về kế toán nhà sản xuất. Nhà sản xuất sau khi duyệt đơn sẽ xuất hàng chuyển về kho nhà phân phối. Toàn bộ trạng thái đơn hàng đang ở khâu nào (chờ duyệt, đã duyệt hay nhập kho) sẽ hiển thị trên hệ thống cho phép nhà phân phối theo dõi sát sao. 

Tương tự, khi nhà phân phối muốn trả lại hàng đã mua thì chỉ cần tạo phiếu trả hàng trên phần mềm MobiWork DMS và gửi về kế toán nhà sản xuất.

Đặc biệt trong hoàn cảnh cần hạn chế tiếp xúc gần do dịch bệnh như hiện nay, tính năng Mua hàng trên phần mềm MobiWork DMS càng phát huy được lợi thế:

• Rút ngắn thời gian đặt hàng của nhà phân phối, thời gian tiếp nhận và xử lý đơn hàng của kế toán doanh nghiệp sản xuất. Từ đó đẩy nhanh tiến độ của hoạt động sell in. 
• Tinh gọn và thuận tiện hơn trong quy trình trả lại hàng đã mua. Trên phần mềm nhà phân phối chỉ cần chọn tạo phiếu trả hàng mới hoặc tạo phiếu từ đơn đặt mua hàng.
• Làm sáng rõ vị trí của nhà phân phối trong hệ thống. Phân biệt đơn hàng của nhà phân phối sẽ tách riêng được báo cáo sell in, sell out minh bạch hơn. 
• Biến hoạt động sell in, sell out của nhà phân phối thành 1 quy trình khép kín, chuyên nghiệp và tự động hóa, tiết kiệm nhân lực và tối ưu hiệu quả.

Như vậy, việc chuyển sang làm việc từ xa và tương tác trực tuyến trên một nền tảng thống nhất như phần mềm DMS có thể mang lại hiệu quả bất ngờ (cả về thời gian và nguồn lực),  giúp doanh nghiệp phân cải thiện năng lực tiếp cận thị trường chủ động và tạo ra “kháng thể” cho mình.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT