Thông báo cập nhật số 5 tháng 2/2018 – MobiWork DMS Phân hệ Web

1. Cấu hình cho phép cấp quyền sửa trạng thái đơn hàng cho giám sát

MobiWork DMS hỗ trợ giám sát quản lý sát sao hơn tình trạng đơn hàng. Theo đó, Giám sát có quyền sửa trạng thái đơn hàng với các đơn chờ duyệt hay đã duyệt (Hình 1). Những quyền trước kia của Giám sát như: Cho phép duyệt – Từ chối – Không hiện nút xuất bán, sẽ chuyển đổi thành trạng thái: Chờ duyệt – Đã duyệt – Từ chối (Hình 2)

Hình 1 – Trao quyền cho Giám sát sửa đơn hàng

Hình 2 – Trạng thái đơn hàng

2. Đơn hàng có thêm trạng thái “Đã giao hàng”

Với những đơn hàng đã hoàn thành quá trình chuyển giao tới nhà phân phối, sẽ hiển thị trạng thái “Đã giao hàng“. Trạng thái này sẽ xuất hiện trong tất cả những bộ lọc như: Chi tiết đơn hàng; Lịch sử đơn hàng; Danh sách phiếu bán hàng (Hình 3) và cả trong tính năng “Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng” trên Mobile (xem chi tiết trong phần nâng cấp phiên bản mobile). Sự cập nhật này hỗ trợ nhân viên tra cứu và trả lời khách hàng về tính trạng đơn hàng; nâng cáo tính chủ động trong mỗi lần đi thị trường.

Hình 3 – Cập nhật trạng thái Đã giao hàng

Trạng thái đã giao hàng trong đơn hàng

1. VAT không chịu thuế

Trong đợt nâng cấp lần này, MobiWork DMS bổ sung cột giá trị “VAT KCT” (Không chịu thuế) trong sản phẩm, bảng giá sản phẩm (Hình 4)

Hình 4 – Bổ sung tính năng KCT – Không chịu thuế trong mô tả sản phẩm

2. Hình ảnh sản phẩm

Nếu như trước kia, để thêm hình ảnh sản phẩm, admin phải kéo từng sản phẩm tốn nhiều thời gian; trong phiên bản hiện tại họ có thể thêm hình ảnh sản phẩm đơn giản hơn bằng cách chọn nhiều hình ảnh cùng một lúc (Hình 5)

Hình 5 – Lựa chọn nhiều hình ảnh sản phẩm

3. Hạn mức sản phẩm trên mỗi khách hàng

Nhằm hạn chế tình trạng ôm hàng dẫn đến tồn kho trên thị trường, công nợ vượt ngưỡng…, nhà sản xuất có quyền giới hạn số lượng bán ra của một sản phẩm với một khách hàng. Ví dụ Đại lý A trong tháng 1/2018 chỉ được phép mua 1.500 hộp bánh Chocopie với số tiền định mức là 30 triệu đồng (Hình 6)

Hình 6: Cập nhật hạn mức sản phẩm

4. Bảng giá sản phẩm có thêm phần chiết khấu

Bảng giá sản phẩm dành cho mỗi Loại khách hàng cho phép nhập Chiết khấu (Hình 7). Chiếu khấu này dựa trên đánh giá của từng doanh nghiệp về từng khách hàng, ví dụ: Lượng hàng nhập từng tháng; Tổng doanh thu; Trade Marketing,…

Hình 7 – Chiết khấu sản phẩm cho mỗi khách hàng

1. Quản lý sinh nhật khách hàng

Nhằm hỗ trợ cho công tác chăm sóc khách hàng, xây dựng mối quan hệ gắn bó giữa khách hàng và doanh nghiệp; MobiWork DMS cho phép thiết lập trường thông tin “Sinh nhật khách hàng”. Theo đó khi đến ngày sinh nhật khách hàng, sẽ có Icon thông báo trên màn hình Web và Mobile (Hình 8). Dù chỉ là tính năng nhỏ nhưng nó đặc biệt hữu ích đối với đội ngũ nhân viên bán hàng – những người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Lời chúc mừng sinh nhật kèm một món quà nhỏ chắc chắn sẽ nâng cao khả năng chốt sale, xây dựng lòng trung thành, lòng tin với doanh nghiệp.

Hình 8 – Quản lý sinh nhật khách hàng

2. Lọc danh sách khách hàng sai vị trí – hỗ trợ nhắc nhở, quản lý giám sát nhân viên

Việc tích hợp vị trí của khách hàng lên bản đồ là công việc quan trọng hàng đầu bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được mức độ ảnh hưởng (độ phủ) của sản phẩm trên thị trường, từ đó vạch ra chiến lược đầu tư đồng bộ. Tuy nhiên vì những lý do khách quan hay chủ quan, vị trí khách hàng trên dữ liệu có thể không đúng với thực tế. Nhà quản lý có thể đánh dấu “NGHI NGỜ SAI VỊ TRÍ” (Hình 9), xóa vị trí hàng loạt và yêu cầu nhân viên cập nhật lại vị trí mới.

Hình 9 – Quản lý danh sách khách hàng sai vị trí

3. Báo cáo khách hàng trùng

Hệ thống sẽ lọc ra tất cả các khách hàng trùng nhau dựa trên tiêu chí dữ liệu viếng thăm. Từ đây có thể xóa các khách hàng này thông qua giao diện xem khách hàng (Hình 10)

Hình 10 – Báo cáo khách hàng trùng

4. Tinh gọn bộ lọc khu vực

Bộ lọc khu vực bây giờ chỉ hiển thị mã cha, khi mở rộng mới xuất hiện từng khu vực con. Đồng thời trong trường hợp có quá nhiều khu vực, chủ sở hữu có thể chủ động tìm kiếm trong khung tìm kiếm (Hình 11)

Hình 11 – Sự thay đổi trong bộ lọc khu vực phần mềm DMS

5. Đơn giản hóa thao tác Thêm hình ảnh khách hàng

Tương tự như ở “Hạng mục sản phẩm”; việc thêm hình ảnh khách hàng được đơn giản hóa. Theo đó người dùng có thể thêm nhiều ảnh cùng lúc chỉ với một thao tác kéo thả (Hình 12)

Hình 12 – Thêm hình ảnh khách hàng

6. Giới hạn số lượng bán ra

Giống như mục “Hạn mức sản phẩm”, giờ đây doanh nghiệp có thể giới hạn số tiền bán trên từng sản phẩm nhất định trong tháng đối với từng khách hàng (Hình 13).

Hình 13 – Giới hạn số lượng hàng hóa bán ra

1. Đặt hàng âm trên Web và Mobile

Nhà quản lý có thể cấu hình cho phép hoặc không cho phép đặt hàng âm trên web và mobile. Cụ thể, khi đặt hàng số lượng sản phẩm trong kho là âm (ví dụ: -3; -4) hoặc đặt lớn hơn số lượng tồn trong kho (ví dụ hàng tồn có 10 nhưng đặt 20) sẽ không được bán hay được bán tùy thuộc vào cấu hình đã đặt (Hình 14)

Hình 14 – Cấu hình cho phép đặt, bán khi âm tồn kho

2. Thay đổi trong chiếu khấu đơn hàng và chiết khấu sản phẩm khi đặt hàng trên mobile (đối với nhân viên bán hàng)

Chiếu khấu sản phẩm là yếu tố không thể thiếu trong quá trình đặt đơn hàng tại từng điểm bán. Thông thường giá trị chiết khấu (đối với đơn hàng hay sản phẩm) thường do nhà quản lý đưa ra. Tuy nhiên, trong một số trường hợp để hỗ trợ chốt đơn hàng hoặc khách hàng mua với số lượng lớn, nhân viên có thể đưa ra mức chiết khấu riêng. Vì vậy phần mềm DMS hỗ trợ Admin cấu hình cho phép hay không cho phép nhân viên nhập vào mục chiết khấu đơn hàng – chiết khấu sản phẩm khi đặt hàng trên app MobiWork (Hình 15)

Hình 15 – Cấu hình cho phép (không cho phép) nhân viên sửa chiếu khấu đơn hàng/sản phẩm

3. Trả hàng

Trong danh mục trả hàng, để tiện lợi hơn khi sử dụng MobiWork DMS, kế toán có thể thêm mới trực tiếp phiếu trả theo đầu mục sản phẩm (Hình 16) thay vì chỉ thêm phiếu trả từ phiếu bán. Đồng thời, sẽ không giới hạn sản phẩm trả khi chọn trả hàng theo đầu mục sản phẩm.

Hình 16 – Hai hình thức thêm phiếu trả hàng

Chỉ bằng một thao tác, nhà quản lý có thể tạo nhanh sản phẩm được phép bán cho nhiều nhóm hoặc nhiều nhân viên thông qua file mẫu (Hình 17). Đồng thời để hỗ trợ cho công tác quản lý, dữ liệu hoàn toàn có thể xuất ra file excel (Hình 18)

Hình 17 – Quyền bán sản phẩm

Hình 18 – Dữ liệu được xuất ra file excel

1. Phân quyền chương trình khuyến mãi theo nhóm phòng ban

Một sự thay đổi trong việc quản lý chương trình khuyến mãi là chỉ những phòng ban nào được phân quyền mới có thể xem chi tiết về các chương trình hỗ trợ khách hàng của doanh nghiệp (Hình 19)

Hình 19 – Xác lập quyền xem chương trình khuyến mãi

2. Thiết lập nhập, xuất, quản lý kho khuyến mại

Khuyến mãi là chiến lược quen thuộc của các doanh nghiệp để thu hút khách hàng, kích thích sự tăng trưởng về doanh số bán hàng. Để hỗ trợ nhiều hơn cho nhà quản lý, MobiWork DMS đã xây dựng kho khuyến mại riêng, trong đó bao gồm các sản phẩm được dùng cho chương trình khuyến mãi (Hình 20). Theo đó doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác về hiệu quả của chiến lược thu hút khách hàng hay người dùng cuối; tránh tình trạng hàng bị thất thoát ảnh hưởng tới doanh thu.

Hình 20 – Thiết lập, quản lý kho khuyến mại

1. Giám sát nhân viên – Tìm kiếm theo tên nhân viên

Giám sát nhân viên bán hàng là công việc mà mọi doanh nghiệp sản xuất đều phải thực hiện nếu muốn đạt hiệu quả cao. Tuy nhân viên quản lý 1 -2 nhân viên sẽ khác biệt so với quản lý hàng nghìn nhân viên. Vì vậy để tiện lợi hơn, MobiWork DMS cho phép nhà quản lý lọc ra nhân viên theo từng phòng ban (Hình 21)

Hình 21 – Giám sát nhân viên bán hàng

2. Giám sát viếng thăm khách hàng

Phần mềm DMS cung cấp báo cáo tổng thể về hoạt động viếng thăm khách hàng của nhân viên, bao gồm các trường dữ liệu như: Khách hàng viếng thăm đúng tuyến – ngoại tuyến; Viếng thăm – chưa viếng thăm; Có hình ảnh – Chưa có hình ảnh; Có đơn hàng – không đơn hàng… (Hình 22) Nhà quản lý sẽ đánh giá đồng bộ về hiệu quả làm việc của từng nhân viên và có thể so sánh hiệu quả từng nhóm bán hàng.

Hình 22 – Giám sát viếng thăm khách hàng

3. Giám sát lộ trình viếng thăm khách hàng

Trong giám sát lộ trình, toàn bộ khách hàng xuất hiện trong tuyến bán hàng của mỗi nhân viên đều được hiển thị trên bản đồ GPS. Nhà quản lý có thể phân biệt khách hàng đã viếng thăm – chưa viếng thăm bằng màu (Hình 23) 

Hình 23 – Giám sát lộ trình hiển thị khách hàng trong tuyến

4. Giám sát ảnh chụp khách hàng

Tương tự giám sát viếng thăm khách hàng, MobiWork DMS cung cấp báo cáo hình ảnh khách hàng mà nhân viên bán hàng gửi về, bao gồm: Tổng số KH có ảnh chụp – chưa có hình ảnh; phân loại hình ảnh (biển hiệu, làm việc…)..

Hình 24 – Giám sát ảnh chụp khách hàng

5. Giám sát hình ảnh điểm bán mới nhất

Bao gồm danh sách hình ảnh mới nhất nhân viên bán hàng chụp trên thị trường và đồng bộ về. Dữ liệu giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện và xử lý những sai sót trong việc trưng bày sản phẩm; đặt bảng biển quảng cáo…

Hình 25 – Giám sát hình ảnh điểm bán mới nhất

1. Lọc chức danh ở tất cả các báo cáo

Các báo cáo trong MobiWork DMS phiên bản web sẽ có thêm trường lọc chức danh, hỗ trợ tối đa trong công việc quản lý (Hình 26)

Hình 26 – Lọc chức danh ở tất cả báo cáo

2. Điều chỉnh báo cáo viếng thăm khách hàng

Báo cáo viếng thăm khách hàng sẽ sửa đổi, cập nhật một số tính năng, trường dữ liệu như:

• Cho phép lọc ra những khách hàng có sai số ngoài khoảng cho phép
• Lọc ra những khách hàng checkin sai vị trí
• Thêm cột ghi chú

Hình 27 – Thay đổi báo cáo viếng thăm khách hàng

3. Kết xuất sản lượng khách hàng

Thêm cột số lần viếng thăm cạnh Số lần đặt hàng. Số lần đặt hàng bao gồm đặt hàng checkin và đặt hàng từ xa

Hình 28 – Báo cáo kết xuất sản lượng khách hàng

Để nâng cao hiệu quả việc quản lý nhân viên, MobiWork DMS cung cấp báo cáo chi tiết về chỉ tiêu KPI. Theo đó, chỉ tiêu KPI sẽ thể hiện sản lượng cho nhân viên chi tiết ở từng ngành hàng, từng mặt hàng.

Hình 29 – Chỉ tiêu KPI

Trong danh sách chứng từ theo dõi công nợ, MobiWork DMS cung cấp thêm phiếu đình chỉnh tăng nợ và giảm nợ (Hình 30)

Hình 30 – Thêm mới phiếu điều chỉnh tăng nợ hoặc giảm nợ

Hình 31 – Phiếu điều chỉnh tăng nợ

Hình 32 – Phiếu điều chỉnh giảm nợ

Thay đổi giao diện trong giao diện cây đơn vị (Hình 33).

Hình 33 – Cây đơn vị

Để quản lý kho hàng dễ dàng hơn, MobiWork DMS hỗ trợ tìm kiếm kho hàng theo tên người phụ trách trong trường hợp có quá nhiều kho nhân viên (Hình 34)

Hình 34 – Tìm kiếm kho hàng theo tên nhân viên phụ trách kho