6 cách quản lý nhân viên không phải nhà quản trị nào cũng biết

Dù là CEO lâu năm hay một nhà quản trị mới, việc biết cách quản lý nhân viên luôn được xem là một phần quan trọng dẫn đến thành công. 

Các kỹ năng quản lý nhân sự được tạo điều kiện cho nhà quản trị trau dồi trong quá trình giám sát và phát triển từ chính đội ngũ nhân viên. Tại nội dung bài viết sau đây MobiWork DMS sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý nhân sự không phải nhà quản trị nào cũng biết.

1. Quản lý nhân sự bắt đầu bằng việc lắng nghe

Một trong những cách quản lý nhân viên hiệu quả nhất chính là lắng nghe. Kỹ năng lắng nghe tốt giúp nhà quản lý nắm bắt được câu chuyện và tâm lý của nhân sự. 

Trong một cuộc trò chuyện, nhà quản lý cần thể hiện sự lắng nghe từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc bằng sự chú ý, giao tiếp bằng mắt, ghi chú và đợi người đối diện nói xong trước khi bắt đầu.

Chuyên gia về trí tuệ cảm xúc Dianne Schilling chia sẻ rằng: “Chìa khóa để lắng nghe bao gồm giữ tâm trạng cởi mở, không vội vàng đưa ra kết luận trước trong cuộc trò chuyện. Điều này có nghĩa là nhà quản lý không nên suy đoán xem nhân viên của mình đang nghĩ gì hoặc họ cần phải làm gì. Trong mọi tình huống nhà quản lý cần loại bỏ những định kiến của mình về nhân viên. Lắng nghe chính là cách tốt nhất để cấp trên nắm bắt tâm lý nhân viên của mình”.

6 cách quản lý nhân viên không phải nhà quản trị nào cũng biết

2. Tách các vấn đề cá nhân khỏi các vấn đề doanh nghiệp

Một nhà quản lý giỏi cần tách bạch được các vấn đề cá nhân khỏi các vấn đề của doanh nghiệp. Trong quá trình làm việc, đội ngũ nhân viên sẽ phát sinh các vấn đề công việc và nhà quản lý cần đứng ra giải quyết những vấn đề đó. 

Tuy nhiên không phải tất cả các vấn đề đều như nhau. Nguồn gốc của vấn đề tại nơi làm việc thường bắt nguồn từ hai nguyên nhân bao gồm cá nhân và tổ chức. 

Khi trao đổi với nhân viên, nhà quản lý có thể cư xử theo cùng một cách, tuy nhiên  hiểu được sự khác biệt của mỗi sự việc sẽ giúp nhà quản lý tránh được những phản ứng không tốt. Tương tự như vậy, tách biệt các vấn đề cá nhân và tập thể thành hai vấn đề riêng là cách quản lý nhân viên tối ưu giúp nâng cao vị thế của nhà quản lý.

Các vấn đề cá nhân có thể bao gồm:

• Khối lượng công việc cá nhân
• Các vấn đề về quy trình
• Sự không hài lòng của nhân viên với các thành viên trong nhóm hoặc hiệu suất của họ
• Nhân viên không hài lòng với công việc và muốn thay đổi dự án

Khi những vấn đề này xảy ra với một (hoặc một số) nhân viên, chúng có thể được khắc phục bằng cách quản lý khéo léo của nhà quản trị mà không cần tái cơ cấu bộ máy nhân sự. Mặt khác, các vấn đề của tổ chức đã ăn sâu và không thể giải quyết bằng cách giải quyết vấn đề của một nhân viên.

Các vấn đề về tổ chức phổ biến:

• Đội ngũ không thể đáp ứng với nhu cầu khối lượng công việc cùng nhau
• Các vấn đề về quy trình làm việc thường dẫn đến lỗi hoặc chậm trễ
• Do hiệu suất tổng thể kém, sự hợp tác làm việc giữa các thành viên trong nhóm không tốt
• Nhân viên thiếu kiểm soát đối với các hạng mục công việc và con đường sự nghiệp

Những vấn đề này bắt nguồn từ nếp làm việc cố hữu trong tổ chức của doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần sử dụng các kỹ năng quản lý nhân sự của mình để hiểu vấn đề và giữ tinh thần nhân viên được tích cực cho đến khi vấn đề thực sự được khắc phục.

Giải pháp quản lý nhân sự cho nhà quản trị

3. Hiểu rõ mục đích của từng nhân viên

Một trong những cách quản lý nhân viên chính là đồng cảm và thấu hiểu nhân sự của mình. Để giao tiếp với nhân viên, nhà quản lý cần đồng cảm và xác định được điều gì thu hút họ cũng như mục đích trong công việc của họ là gì. Mục đích là yếu tố quan trọng, đây chính là yếu tố động lực, mục tiêu giúp thúc đẩy nhân sự thành công.

4. Cân bằng giữa khen thưởng và phê bình

Cách quản lý nhân viên thứ 4 chính là cân bằng giữa khen thưởng và phê bình nhân viên một cách khôn ngoan. Mặc dù khen ngợi dễ hơn là phê bình, chỉ trích, tuy nhiên các nghiên cứu cho thấy lý thuyết này không mang đến tác dụng tại nơi làm việc. 

Theo một cuộc khảo sát 44% các nhà quản lý cho biết họ gặp áp lực khi đưa ra phản hồi tiêu cực và 40% các nhà quản lý chưa bao giờ đưa ra những phản hồi tích cực.

Nhân viên cần có sự cân bằng giữa khen và chê để phát triển. Nếu nhà quản lý chỉ khen ngợi công việc tốt, họ sẽ bị xem như mặc định kết quả luôn như vậy, do đó sẽ không giúp nhân viên phát triển được hơn nữa. Bên cạnh đó, nếu nhà quản lý chỉ đưa ra những ý kiến ​​tiêu cực, nhân viên của sẽ cảm thấy lo lắng và mất tinh thần.

Tạp chí Harvard Business Review cho rằng một nguyên tắc chung là khen ngợi nhiều hơn là chỉ trích, điều này cho thấy rằng các nhóm nhân sự hàng đầu thường có những lời khen ngợi thường xuyên. Điều này không có nghĩa là nói dối nhân viên hoặc đưa ra những ý kiến ​​mang tính xây dựng về hiệu suất của họ. Các nhà quản lý giỏi không chỉ đơn giản chỉ ra những sai lầm mà còn cung cấp phản hồi bằng cách giúp nhân viên tìm ra giải pháp khắc phục những điểm yếu đó.

5. Dùng các câu hỏi mở cho nhân viên

David Hauser, người sáng lập Grasshopper, đã nói trong bài phát biểu SaaSFest của mình vào năm 2017 rằng: “Cho dù đó là đánh giá hiệu suất hàng quý hay chuẩn bị cho các cuộc họp khách hàng, nhà quản lý nên “kết thúc mọi cuộc trò chuyện quan trọng” bằng các câu hỏi mở cho nhân viên của mình. Ví dụ như: Còn điều gì khác không?”

Câu hỏi mở này cung cấp cho nhân viên cơ hội tìm kiếm sự giúp đỡ thay vì đợi đến cuộc họp  để cố gắng giải quyết những vấn đề của họ. Nó cũng cho phép nhà quản lý hiểu sự phát triển của nhân viên và công việc của họ mà không để họ cảm thấy mình bị kiểm soát. 

Kỹ năng quản lý này là một cách dễ dàng để xây dựng niềm tin với nhân viên và trở thành những nhà quản lý tốt hơn. Nó cho thấy rằng nhà quản lý quan tâm và muốn hiểu vấn đề của nhân sự.

Cách quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

6. Kiểm tra cả khi không có sự cố

Hãy tưởng tượng: Từ trước đến nay, bạn là một nhân viên làm việc khá tốt. Nhưng đột nhiên, bạn gặp phải một vấn đề lớn trong dự án gần đây. Vì bạn không nói chuyện với người quản lý của mình thường xuyên nên không biết cách trình bày vấn đề ra sao. 

Các nhà quản lý có thể ngăn chặn việc này bằng cách kiểm tra nhân viên ngay cả khi không có gì bất thường. Các cuộc họp định kỳ giúp nhân viên dễ dàng trình bày khi họ gặp phải các vấn đề khó khăn. Các cuộc trao đổi nhóm nên diễn ra một tuần 1 lần hoặc 2 tuần 1 lần nhằm tạo không gian tương tác cho nhân sự. 

Trên đây là 6 cách quản lý nhân viên thông minh dành cho các trưởng nhóm, nhà quản trị, ban lãnh đạo trong doanh nghiệp. Ngoài các cách trên các doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự tự động, giúp giảm áp lực, khối lượng công việc và tăng hiệu quả tối ưu. 

MobiWork DMS luôn sẵn sàng lắng nghe những góp ý chân thành, không ngừng nỗ lực cải tiến để đem đến tiện ích phục vụ trực tiếp cho khách hàng!

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp