Review top 7 phần mềm tính lương: Đánh giá ưu nhược điểm

Bài viết dưới đây, chúng tôi giới thiệu tổng quan về phần mềm tính lương: Lợi ích thực tế với doanh nghiệp, 7 phần mềm tính lương phổ biến tại doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, ưu và nhược điểm từng phần mềm. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp lĩnh vực phân phối, bài viết cung cấp kiến thức về phần mềm chấm công tính lương tích hợp dữ liệu DMS đầu tiên tại Việt Nam. Hy vọng nội dung dưới đây góp phần giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm tính lương phù hợp với nhu cầu. 

1. Phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính lương là một trong số những phần mềm HR quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay. Nó được sử dụng để hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự, C&B và kế toán xử lý các nghiệp vụ liên quan đến việc trả lương cho nhân viên. Bao gồm các công việc: tự động hóa bảng công, tự động hóa bảng lương, tạo phiếu lương và tự động hóa nhiều hoạt động khác.

Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm tính lương mà quy trình trả lương được tối ưu hóa, giảm thiểu gánh nặng cho phòng C&B và các phòng ban liên quan. Nhờ đó, nhân sự có thể rút ngắn thời gian tính lương và có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động quan trọng khác như tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân tài, …

2. Tính năng của phần mềm tính lương 

Các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý lương, bao gồm: 

• Tự động đồng bộ bảng công để tính lương
• Thiết lập cơ cấu lương
• Tính lương theo công thức đã được thiết lập sẵn
• Thuận tiện kê khai và tính toán thuế
• Quản lý và bảo mật thông tin lương, thuế

Một số phần mềm tính lương không hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ phần mềm quản lý khác (ví dụ như phần mềm DMS, CMS), do đó doanh nghiệp sẽ cần phải input dữ liệu thủ công gây mất thời gian, nhiều trường hợp sai sót trong các thao tác nhập liệu. Vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn một phần mềm tính lương cho cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, tiền lương của nhân viên cũng là một vấn đề nhạy cảm, nên được doanh nghiệp bảo mật tuyệt đối. Sự rò rỉ thông tin về lương, thưởng có thể dẫn đến bất đồng nội bộ, và cũng là một trong những lý do hàng đầu khiến cho nhân sự rời bỏ doanh nghiệp, vì cho rằng công ty đãi ngộ không công bằng. Do đó, tính phân quyền và tính bảo mật có thể được xem là một trong những yếu tố phải xem xét hàng đầu khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm tính lương.

3. Lợi ích của phần mềm quản lý lương

3.1. Tối ưu chi phí quản trị & vận hành cho doanh nghiệp

Theo nghiên cứu của Cognizant (Tập đoàn công nghệ đa quốc gia của Mỹ) trong quy trình làm việc của nhiều doanh nghiệp/tổ chức, chỉ có 25% đến 40% là tự động hóa và mỗi nhân viên dành tới 22% thời gian cho các hoạt động lặp đi, lặp lại gây lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp. Một trong những hoạt động lặp đi lặp lại đó chính là thao tác tổng hợp, tính lương thủ công. 

Ngoài ra, theo số liệu của Financesonline (trang web đánh giá phần mềm hàng đầu thế giới) công bố, phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm 80% chi phí in ấn, chi phí giấy và chi phí sai sót phiếu lương trong doanh nghiệp.

Bởi vậy, khi áp dụng phần mềm tính lương thay thế cho các thao tác thủ công, lặp đi lặp lại, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và ngân sách. Điều này giúp tối ưu chi phí quản trị & vận hành doanh nghiệp.

3.2. Giảm sai sót trong tính toán bảng lương cho nhân sự

Phần mềm tính lương sẽ làm giảm các thao tác tính toán thủ công, từ đó giảm thiểu những sai sót trong nhập liệu. 

Đặc biệt, bảng lương nhân sự được tính toán tự động dựa trên công thức ban đầu doanh nghiệp thiết lập. Phần mềm giúp tối ưu kết quả tính toán, đồng thời tạo sự minh bạch, rõ ràng trong hoạt động tính lương.

3.3. Nhân sự chủ động theo dõi và phản hồi bảng lương cá nhân

Một phần mềm quản lý 2 chiều cho doanh nghiệp là cần thiết. 

Sau khi hoàn thành bảng lương, phần mềm sẽ gửi thông tin đến từng nhân sự thông qua liên kết tài khoản cá nhân trên phần mềm tính lương. Nhân sự sẽ kiểm tra, đối chiếu và phải hồi với nhà quản lý nếu có sai sót. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tạo được thiện cảm với nhân sự, duy trì và phát triển đội ngũ nhân sự trong dài hạn. 

3.4. Tiết kiệm thời gian làm việc cho bộ phận C&B

Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, bộ phận C&B thường không gặp nhiều khó khăn trong công việc tính lương cho nhân viên. Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn, nếu tính lương theo cách thủ công hoặc dựa trên bảng tính Excel sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian. 

Việc tự động hóa tính lương thông qua phần mềm quản lý tiền lương sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức làm việc cho nhân sự.

Xem thêm >> Kinh nghiệm xây dựng quy chế lương thưởng cuối năm cho doanh nghiệp phân phối

4. Vì sao doanh nghiệp phân phối nên sử dụng phần mềm tính lương?

Thông thường các doanh nghiệp phân phối đều khởi đầu công việc tính lương cho Sales thị trường dựa trên bảng tính Excel. Và sau đó, có nhiều lý do khiến cho bảng tính Excel được thay thế bằng một phần mềm tính lương chuyên sâu.

Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến mà đội ngũ MBW tổng hợp lại giúp các chủ doanh nghiệp phân phối đánh giá cẩn thận trước khi quyết định thay đổi cách thức tính lương cho đội ngũ nhân viên thị trường:

• Quá nhiều dữ liệu cần tổng hợp để hoàn thành một bảng lương cho Sales: thông tin cá nhân, dữ liệu lương cơ bản, dữ liệu KPIs (đơn hàng, doanh số, doanh thu, công nợ, tồn kho, ….), dữ liệu thuế, dữ liệu bảo hiểm, phụ cấp, … 
• File Excel không kết nối được với các phần mềm quản lý khác (như phần mềm DMS, phần mềm CRM) để tổng hợp dữ liệu. Khi doanh nghiệp phân phối cần tổng hợp dữ liệu sẽ phải thực hiện các thao tác xuất/ nhập dữ liệu thủ công. 
• Xảy ra các sai sót trong việc chốt bảng công và tính lương cho nhân sự. Do đó, ngày càng có nhiều nhân viên phản hồi về vấn đề ngày công sai, bảng lương sai.
• Quy mô nhân sự tăng nhanh khiến công việc của các bộ phận HR, C&B, kế toán bị quá tải.
• File Excel không đảm bảo tính bảo mật thông tin lương cho nhân sự.
• Doanh nghiệp phân phối mong muốn tự động hóa để giảm thiểu thao tác thủ công gây mất thời gian và kém hiệu quả.

Tính lương cho Sales theo cách thủ công vừa tốn thời gian, tốn công sức, độ chính xác lại không cao. Vì vậy, sử dụng công nghệ để tối ưu hóa tính lương đang là xu hướng trong các doanh nghiệp phân phối thương mại.

5. Các tiêu chí để lựa chọn phần mềm tính lương cho doanh nghiệp phân phối

5.1. Các tính năng tính lương tự động và đầy đủ

Nếu chọn phần mềm tính lương tách biệt hoàn toàn, các doanh nghiệp phân phối cần lưu ý tới khả năng tích hợp của phần mềm đó với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này giúp cho việc thu thập dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương sẽ dễ dàng và chính xác hơn. 

Ngoài ra, phần mềm tính lương cũng cần tự động hóa toàn bộ quy trình từ thu thập dữ liệu tới tính toán và truy xuất bảng lương hoàn chỉnh. Tự động hóa sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm phụ thuộc vào yếu tố con người. 

5.2. Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng

Doanh nghiệp cần phải lưu ý tới giao diện và tính dễ sử dụng của phần mềm tính lương. Bởi điều này sẽ hỗ trợ nhân viên phòng C&B thực hiện các thao tác nghiệp vụ nhanh chóng và chính xác hơn.  Phần mềm quản lý lương cũng cần có hệ thống danh mục rõ ràng, trực quan, kèm theo bộ lọc và tính năng tìm kiếm đủ mạnh. 

5.3. Linh hoạt để đáp ứng nhu cầu tính lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp phân phối đều có công thức tính lương khác nhau, và công thức tính lương cũng được thay đổi theo mục tiêu kinh doanh, thời điểm kinh doanh hoặc sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Vì vậy, một phần mềm tính lương tốt là một phần mềm có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu quản lý thực tế của doanh nghiệp.

5.4. Hệ thống báo cáo trực quan

Phần mềm quản lý lương cần có đầy đủ hệ thống báo cáo cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt, từ đó có những quyết định phù hợp. Các báo cáo nên được thể hiện thông qua nhiều dạng biểu đồ một cách trực quan, theo thời gian thực, có thể xuất file để lưu trữ hoặc phân tích số liệu.

5.5. Bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu

Tính bảo mật thường được xử lý theo hai cách: xác thực kiểm soát xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không và ủy quyền xác định những gì người dùng được phép làm. Một số cá nhân được ủy quyền có thể xem và/hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống. 

Ngoài ra, bảng lương cũng là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của doanh nghiệp vì thế đơn vị cung cấp phần mềm phải có sự uy tín cao.  

5.6. Có khả năng tích hợp với giải pháp khác

Phần mềm quản lý tiền lương cần tích hợp với các phần mềm khác như CMS, DMS, hoặc máy chấm công, … để đồng bộ dữ liệu xuyên suốt, đảm bảo sự chính xác, liền mạch trong quy trình tính lương cho nhân viên Sales thị trường.

5.7. Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy

Khi doanh nghiệp phân phối lựa chọn mua phần mềm tính lương, thường đồng nghĩa với việc không có đội ngũ IT đủ mạnh để tự viết phần mềm tính lương cho doanh nghiệp. Do đó, cần lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ kỹ thuật luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng xử lý các sự cố phát sinh một cách nhanh nhất, để tiết kiệm thời gian và chi phí.

6. Review top 7 phần mềm tính lương phổ biến nhất

6.1. Phần mềm tính lương FastWork Payroll

FastWork Payroll là phần mềm tính lương nằm trong bộ phần mềm quản trị nhân sự FastWork HRM của FastWork.vn. Phần mềm được thiết kế trên nền tảng quản trị doanh nghiệp ERP nên vừa hỗ trợ tính lương, vừa hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Hệ thống tính năng cơ bản của FastWork Payroll: 

• Đồng bộ dữ liệu bảng công, dữ liệu KPI và thông tin nhân sự với bảng lương
• Cấu hình phiếu lương, chế độ, phụ cấp, bảo hiểm, công thức tính công cho từng vị trí khác nhau
• Tự động hóa tính lương
• Quản lý tập trung bảng lương của từng nhân viên, phòng ban trên 1 màn hình. 
• Hỗ trợ xuất phiếu lương theo mẫu excel, hoặc import số liệu tính lương từ excel lên phần mềm

Chi phí phần mềm: 

Phần mềm FastWork Payroll phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Bảng giá chi tiết TẠI ĐÂY

Nhược điểm:

• Giao diện phần mềm chưa thực sự tốt
• Chỉ có ngôn ngữ tiếng Việt, chưa phù hợp với doanh nghiệp nước ngoài.

Giao diện phần mềm tính lương FastWork

6.2. Phần mềm tính lương MobiWork HR – giải pháp tính công lương tích hợp dữ liệu DMS đầu tiên tại Việt Nam

MobiWork HR là giải pháp quản trị nhân sự chuyên sâu dành riêng cho các doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam. Phần mềm ra đời dựa trên sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ mã nguồn mở của Frappe HR, được tin dùng tại hơn 100 quốc gia và sự am hiểu của MobiWork Việt Nam (MBW) về nhu cầu quản trị nhân sự trong lĩnh vực thương mại phân phối sau hơn 10 năm tích lũy kinh nghiệm.

Phần mềm có khả năng customize, tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với bài toán quản trị nhân sự của từng doanh nghiệp phân phối. Một trong những tính năng của MobiWork HR mà các giải pháp quản trị nhân sự chung chưa đáp ứng được là tính năng tính công lương khép tính và tự động. 

Cụ thể, phần mềm cho phép tích hợp dữ liệu đầu vào để tính công lương từ các phần mềm như DMS, CMS hoặc máy chấm công, … sau đó tự động tính toán theo công thức đã được thiết lập sẵn, trả về bảng lương hoàn thiện và tự động gửi bảng lương cho nhân viên thông qua app nội bộ ESS; nhân sự xác nhận bảng lương, phòng C&B chốt bảng lương ngay trên một nền tảng duy nhất. 

Nếu doanh nghiệp có quy mô Sales lớn từ 100-300 nhân sự, theo các tính toán công lương thủ công sẽ mất từ 1-3 ngày để hoàn thiện thì khi sử dụng phần mềm tính lương MobiWork HR, thời gian sẽ được rút ngắn còn 30 phút để tính toán xong một bảng lương hoàn chỉnh.

MobiWork HR giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian tính công lương, từ đó có nhiều thời gian hơn cho các công việc tạo ra nhiều giá trị như tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân tài. 

Giao diện phần mềm tính lương MobiWork HR

Tính năng cơ bản của phần mềm tính lương MobiWork HR:

• Xây dựng đa dạng cơ cấu lương và phân bổ cho nhân viên/ bộ phận/ chi nhánh
• Thiết kế phiếu lương theo nhu cầu của doanh nghiệp
• Tự động hóa bảng lương hàng tháng/hàng ngày/hàng tuần cho toàn bộ công ty hoặc một bộ phận cụ thể
• Liên kết với giải pháp ESS (app nội bộ của MBW) và tự động gửi bảng lương cho nhân viên
• Kê khai và tính toán thuế

Chi phí giải pháp: 

Thông thường, chi phí triển khai một giải pháp sẽ bao gồm các loại chi phí như:

Phí phần mềm + Phí Customize + Phí Tư vấn + Phí đào tạo…

Trong đó, vì MobiWork HR là phần mềm mã nguồn mở nên khách hàng không cần trả phí phần mềm. 

Đối với việc may đo, phát triển thêm tính năng thường sẽ được tính giá theo Manday. Tuy nhiên do MBW đã từng triển khai rất nhiều dự án tích hợp, customize cho nhiều doanh nghiệp nên thời gian phát triển 1 tính năng thường ngắn, giảm thiểu chi phí mà doanh nghiệp phân phối cần trả. 

Ưu và nhược điểm:

Từ những thông tin về tính năng cơ bản và chi phí triển khai giải pháp, chúng ta có bảng ưu và nhược điểm của phần mềm tính lương MobiWork HR như sau:

Xem thêm >> Giải pháp phần mềm tính công lương cho Sales thị trường đầu tiên tại Việt Nam

6.3. Phần mềm quản lý lương Misa – Amis 

App tính lương Amis được phát triển bởi Misa, một trong những công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam. Giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong quá trình tính toán tiền lương.

Chi phí triển khai:

Theo báo giá trên Website của Misa (năm 2023), chi phí cho giải pháp tính lương Amis là 5.700.000đ/ năm, cho 30 nhân viên. 

Ưu nhược điểm:

6.4. Giải pháp quản lý lương Tanca

Tanca cung cấp 2 phiên bản phần mềm tính lương Online & Offline, tập trung vào việc tự động hóa bảng lương, quản lý quy trình tăng lương của nhân sự doanh nghiệp.

Chi phí triển khai:

Tanca cung cấp bản trải nghiệm FREE gồm 5 tài khoản trong thời gian nhất định. Nếu muốn sử dụng cho doanh nghiệp, cần trả phí theo từng tính năng và người dùng. 

Để biết chi tiết chi phí sử dụng cho bản doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với nhà cung cấp tại https://tanca.io/tinh-nang/he-thong-luong 

Ưu và nhược điểm:

6.5. Phần mềm Xero

Xero là phần mềm tính lương Online của Úc, được đánh giá là một hệ thống kế toán dựa trên web được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm cung cấp những tính năng cơ bản và cần thiết nhất cho nghiệp vụ lương. Doanh nghiệp có thể dùng thử miễn phí hoặc đăng ký gói trả phí theo tháng, theo năm.

Chi phí triển khai: 

Xero cho phép sử dụng miễn phí 30 ngày. Các gói giá theo đô la Úc (AUD) được công bố như sau:

• Starter $29 cho 1 người
• Standard $59 cho 2 người
• Premium: tùy biến theo số lượng nhân sự 5-10-20-50-100-200

Ưu và nhược điểm:

6.6. Ứng dụng tính lương CorePayroll

CorePayroll là phần mềm tính lương nhân viên nằm trong hệ sinh thái CoreHRM. Ứng dụng Core Payroll hỗ trợ tối đa bộ phận C&B, Kế toán trong hoạt động quản lý & xử lý bảng lương hàng tháng.

Chi Phí triển khai:

Phần mềm CorePayroll hiện không công bố giá cụ thể. Khách hàng có nhu cầu sử dụng cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ.

Ưu và nhược điểm:

6.7. Giải pháp tính lương Base Payroll 

Base Payroll là phần mềm tính lương thuộc hệ thống Base HRM+, được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng sử dụng. Phần mềm được đánh giá cao bởi giao diện trực quan và tính năng sắp xếp khoa học, dễ sử dụng.

Chi phí triển khai:

Tham khảo bảng giá phần mềm Base Payroll như sau:

• Starter 450.000đ/tháng: sử dụng toàn bộ tính năng, tối đa 30 tài khoản.
• Growth 900.000đ/tháng: sử dụng toàn bộ tính năng, tối đa 60 tài khoản.
• Business 900.000đ/ tháng, thêm 15.000đ/1 tài khoản từ tài khoản thứ 61 trở đi, sử dụng toàn bộ tính năng, có đào tạo.
• Enterprise – liên hệ nhận báo giá: sử dụng toàn bộ tính năng, có API tích hợp app nội bộ của công ty, đào tạo trực tiếp.

Ưu và Nhược điểm:

7. Tổng kết 

Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn, đội ngũ Sales trên 100 nhân sự, quy trình tính lương khó và phức tạp thì bạn nên tìm hiểu giải pháp MobiWork HR. Bởi MobiWork HR là giải pháp tính lương tự động hóa, tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý kênh phân phối (DMS) mà hầu hết các doanh nghiệp phân phối đều đang ứng dụng. Nhờ đó giúp đồng bộ dữ liệu, đảm bảo kết quả tính toán chính xác, đồng thời tiết kiệm thời gian tính công lương cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra đội ngũ MBW còn giới thiệu tới Nhà quản lý 5 phần mềm tính lương khác, đều là những phần mềm quản lý tính lương phổ biến được nhiều doanh nghiệp Việt sử dụng hiện nay. Phần lớn các phần mềm này đều có bản demo dùng thử. Vì vậy bạn có thể liên hệ đến các nhà cung cấp để được tư vấn, dùng thử và lựa chọn nền tảng phù hợp.

Đội ngũ MBW hiểu, mọi phần mềm tính lương đều có ưu và nhược điểm, sẽ không có phần mềm nào tốt nhất mà chỉ có phần mềm phù hợp nhất. Do đó, chúng tôi hy vọng qua những review ưu và nhược điểm trên, Nhà quản lý sẽ tìm được phần mềm “khớp” nhất với nhu cầu và mô hình vận hành của doanh nghiệp. 

Hãy liên hệ tới Hotline 090-150-8000 để được tư vấn 1-1 về giải pháp tính lương MobiWork HR của chúng tôi!

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào? 
• MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Review các phần mềm ERP mà MobiWork DMS đã tích hợp: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối?
• Phần mềm DMS là gì?