Làm thế nào để triển khai một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả?

Bạn mong muốn doanh nghiệp của mình phát triển lớn mạnh?
Bạn cần tìm một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả để thực hiện mong muốn trên?
Bạn đau đầu không biết bắt đầu từ đâu và làm thế nào cho hiệu quả?
Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, doanh nghiệp nào chiếm ưu thế về việc nắm giữ công nghệ thì doanh nghiệp đó giành được thắng lợi. Đặc biệt khi quản lý thủ công ngày càng lộ nhiều hạn chế trong việc quản lý thông tin, sai sót tính toán, tốn nhiều thời gian, nhân lực,… Bởi vậy, việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp trở thành tất yếu.

Sự cần thiết của phần mềm quản trị doanh nghiệp?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay đang trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản trị hoạt động doanh nghiệp. Từ những công ty, tập đoàn lớn cho tới những doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí những đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ cũng đã tận dụng sức mạnh công nghệ để nâng cao chất lượng hoạt động của mình.

Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô lớn họ vẫn chưa “thỏa mãn” với các phần mềm đơn lẻ như phần mềm kế toán, hay những phần mềm quản lý riêng cho từng bộ phận, rời rạc và thiếu tính liên kết. Họ cần nhiều hơn thế. Cái họ cần là một giải pháp tổng thể để quản trị toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp để linh hoạt, thay đổi và mở rộng để đáp ứng sự thay đổi liên tục của cơ cấu doanh nghiệp.

Hiện nay với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, sự nở rộ của công nghệ mới, cơ chế quản lý truyền thống dần bộc lộ nhiều yếu nghiệp thì giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp đã và đang trở thành xu thế tất yếu mà các doanh nghiệp cần ứng dụng.

Các bước để triển khai một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả

1. Xác định vấn đề – Đặt mục tiêu

Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp giải pháp cho nhiều vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt. Tuy nhiên, điều đầu tiên rất quan trọng là xác định được vấn đề và đặt mục tiêu để triển khai phần mềm. Câu hỏi đặt ra là chúng ta nên triển khai ra sao và triển khai phần mềm như thế nào?

Dựa vào tình hình thực tế của công ty để có mục tiêu rõ ràng, từ đó đưa ra cách thức áp dụng, triển khai hiệu quả của phần mềm quản trị doanh nghiệp.

2. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Trên thực tế cho rằng, các công ty thường mua hệ thống đầu tiên mà họ xem xét. Đây thực sự là một vấn đề nguy hiểm không chỉ đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp mà còn với các nhà cung cấp. Vì để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư để đánh giá các lựa chọn có sẵn.

Nhiều doanh nghiệp đã chọn cách tùy chỉnh phần mềm quản trị doanh nghiệp của họ theo mức độ nhất định để phù hợp với mục đích sử dụng. Nhưng điều này đôi khi dẫn đến thất bại vì nó có thể làm tăng sự phức tạp. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng, đánh giá và lựa chọn dựa trên nhu cầu hiện tại để sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất.

3. Xây dựng hệ thống

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần áp dụng vào hệ thống thực tế. Những quy trình nào chưa đáp ứng hay cần thay đổi để quản lý hiệu quả thì phải điều chỉnh lại. Giai đoạn này doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ, xác định các bước cụ thể và đầu ra công việc để triển khai đúng thời hạn và đạt chất lượng. Cần kết hợp hài hòa giữa thực tế triển khai và kế hoạch để có các giải pháp phù hợp.

4. Triển khai dùng thử

Thử nghiệm là một giai đoạn quan trọng của quá trình thực hiện, nó sẽ kiểm tra hệ thống và người sử dụng để đánh giá hiệu quả, tính ổn định và hiệu chỉnh lại trước khi triển khai mở rộng phần mềm. Sau khi giải pháp hoàn chỉnh, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ lên hệ thống, doanh nghiệp sẽ trải nghiệm để hiểu được các rủi ro có thể gặp phải và có phương án giải quyết phù hợp.

5. Đánh giá và hoàn thiện hệ thống

Sau quá trình triển khai dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp, cần có sự đánh giá về các quy trình trên hệ thống, mức độ khả thi, từ đó đánh giá và hiệu chỉnh hệ thống trước khi triển khai trên diện rộng. Việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp là một quá trình liên tục, để tránh xảy ra bất kỳ sai lệch, trục trặc hệ thống nào doanh nghiệp cần liên tục kiểm soát và nắm bắt mọi hoạt động.

Một trong những vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ quên trong quá trình vận hành là hệ thống an toàn, chống sự cố,… Bởi khi có sự cố xảy ra cần có ngay giải pháp xử lý dựa trên biện pháp phòng ngừa mà nhà cung cấp đề xuất. Bởi thế, sự đào tạo và chuyển giao luôn quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng.

Lời kết

Hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý ngày càng phổ biến và đạt hiệu quả hơn. Nó giúp doanh nghiệp quản lý công việc một cách hệ thống và tổng quan về mọi hoạt động, điều hành giúp cải thiện năng suất công việc. Một hệ thống thông tin thông suốt không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động của mình mà còn tăng tính cạnh tranh, đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập hiện nay.

Hãy tiếp tục theo dõi website www.mobiwork.vn để cập nhật thêm những chia sẻ bổ ích khác.

• Áp dụng công nghệ trong quản lý trưng bày hàng hóa
• Trưng bày hàng hóa tại điểm bán – cuộc chiến không hồi kết
• Trưng bày hàng hóa – sự pha trộn giữa khoa học và nghệ thuật
• Để trung thu là tết của chính doanh nghiệp bạn
• Trung thu – Doanh nghiệp nên lấy “tốc độ” làm thế mạnh
• Ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp