10 yếu tố cải thiện quy trình bán hàng lỗi thời, bứt phá doanh thu 2021

Thực tế cho thấy, đội ngũ nhân viên bán hàng thường không tuân theo một quy trình có sẵn mà họ thường tự xử lý linh động các tình huống phát sinh. Tuy nhiên, việc áp dụng một quy trình cấu trúc bán hàng tốt sẽ dẫn đến tạo ra hiệu quả và chuẩn hóa cho quy trình bán hàng của doanh nghiệp. 

Dưới đây sẽ là chia sẻ 10 yếu tố cải thiện quy trình bán hàng nhằm mang lại hiệu quả cho đội ngũ bán hàng cũng như tăng cường hiệu suất, cảnh báo chính xác về số liệu và doanh thu. 

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một tập hợp các bước được thiết lập trong một hành trình mua-bán, được nhân viên bán hàng thực hiện để đưa khách hàng tiềm năng từ giai đoạn nhận biết sản phẩm cho đến khi hoàn tất việc bán hàng cho khách hàng. 

Một quy trình thông thường gồm từ 5-7 bước bao gồm:

• Tìm kiếm khách hàng
• Chuẩn bị chiến lược
• Tiếp cận khách hàng
• Thuyết phục mua hàng
• Xử lý phản hồi/khiếu nại
• Chốt đơn
• Theo dõi khách hàng

Nói đơn giản hơn, đó là hành trình của khách hàng tiềm năng từ khi họ bắt đầu có nhu cầu về sản phẩm cho đến khi hoàn thành chu trình mua hàng. Có thể nói, việc mua sắm là một hành trình của một khách hàng tiềm năng, còn đối với nhân viên bán hàng đó là một quy trình xuyên suốt. 

Mặc dù hầu hết đội ngũ bán hàng nhận ra rằng họ đều có một quy trình tương tự nhau, nhưng ít người trong số đó tóm tắt lại và chuẩn hóa quy trình để ứng dụng vào hoạt động bán hàng. Tư duy của đội ngũ bán hàng thường đi vào logic rằng họ vẫn tiếp tục mang lại doanh số, thì cách họ làm việc như thế nào, quy trình ra sao là việc của họ. 

Các con số thực tế từ nghiên cứu

Các chỉ số Nghiên cứu Nhà sản xuất từ TAS Group cho thấy, 70% các doanh nghiệp tuân thực hiện quy trình cấu trúc bán hàng đạt hiệu suất cao; hơn 70% doanh nghiệp xây dựng cấu trúc bán hàng có kết quả kinh doanh chính xác như dự báo. 

Ngoài ra, một nghiên cứu từ Harvard Business Review (HBR) đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp xây dựng và chuẩn hóa quy trình bán hàng thúc đẩy doanh thu lên đến 28% so với doanh nghiệp không có quy trình chuẩn. 

Cùng từ một nghiên cứu khác từ HBR cho thấy 50% các đơn vị bán lẻ có hiệu suất cao thừa nhận bởi cấu trúc quy trình chặt chẽ của họ, các quy trình này được họ mô tả là “giám sát chặt chẽ, thực hiện nghiêm túc và được tự động hóa”. 

Cùng với đó, có 48% các đơn vị bán lẻ hoạt động kém hơn bởi họ không có sự chuẩn hóa bất kỳ quy trình bán hàng nào. 

Có thể nhận thấy, những con số đưa ra 3 thông số bán hàng chính đó là doanh thu, hiệu suất và độ chính xác của dự báo. Ba yếu tố này có xu hướng tăng lên đáng kể khi một doanh nghiệp áp dụng chuẩn hóa quy trình cấu trúc bán hàng. 

Quy trình bán hàng là gì?

10 phương pháp xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Hãy biết rằng, bán hàng không phải là trò chơi của trực giác hay sự sáng tạo. Bán hàng là một tập hợp các bước chiến thuật có cấu trúc rõ ràng. 

Dưới đây là 10 phương pháp giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình bán hàng chuẩn hóa cho đội ngũ của mình bên cạnh các hoạt động bán hàng hằng ngày.

1. Review lại đội ngũ bán hàng

Cấu trúc bán hàng gồm một chuỗi các hoạt động gồm các mốc quan trọng trong bán hàng. Mỗi giai đoạn bao gồm các nhiệm vụ mà nhân viên bán hàng sẽ tuân thủ để thúc đẩy khách hàng tiềm năng đi từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. 

Bước đầu, nhà quản trị cần nắm được những gì đội ngũ bán hàng của bạn đang thực hiện để biến một khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế. Hãy đặt ra câu hỏi để biết nhân viên bán hàng đó kết nối với khách hàng tiềm năng thế nào, trước khi chốt giao dịch họ phải làm gì?

Việc review lại đội ngũ bán hàng giúp cho nhà quản lý bán hàng tìm được ngôn ngữ bán hàng chung, chiến lược và kỹ thuật của họ để hoạch định một kế hoạch tối ưu nhất và hệ thống hóa cho những nhân viên khác. 

2. Loại bỏ những hoạt động không cần thiết

Việc xác định một quy trình gồm các bước có tác động đến dây chuyền cụ thể, giúp nhà quản lý bán hàng hiểu chính xác hơn về hiệu quả quy trình đang diễn ra. Hãy xác định yếu tố hành động nào khiến khách hàng tiềm năng của bạn chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, điều này giúp cho dễ dàng xác định các hoạt động cần thiết và loại bỏ nút thắt cổ chai cho các hoạt động thừa thãi hoặc không mang lại kết quả.

10 phương pháp xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Luôn đi theo đúng định hướng

Quy trình bán hàng thường được hiểu là “lộ trình của một nhân viên bán hàng”. Theo đó, một lộ trình ở đây không được hiểu là người nhân viên được hướng dẫn phải “làm cái này, hay làm cái khác”. Thay vào đó, quy trình sẽ đóng vai trò như một hệ thống GPS gồm các bước và cột mốc rõ ràng. Việc hiểu rõ từng bước hoạt động, mỗi bước đòi hỏi những gì giúp cho nhân viên hiểu được họ đang ở đâu trong quy trình, biết khi nào cần chuyển sang bước tiếp theo hay thời điểm nào để điều chỉnh lại quy trình. 

4. Sử dụng kỹ năng bán hàng trong mỗi bước

Mỗi nhân viên bán hàng sẽ sử dụng sự sáng tạo và kỹ năng cá nhân để đi từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Do đó, quy trình không quyết định cách một nhân viên bán hàng trên phương tiện truyền thông, mạng xã hội hay nội dung cần có trong một email marketing hay đề xuất bán hàng nào đó. Chi tiết trong mỗi bước thực hiện quy trình tùy thuộc vào kỹ năng bán hàng của mỗi nhân viên bán hàng. 

5. Đặt vị trí của mình vào khách hàng

Thông thường, các doanh nghiệp bán lẻ sẽ tạo ra một chiến lược kinh doanh phản ánh lại cách họ muốn bán, không phải là cách khách hàng của họ muốn mua. 

Bởi vậy, một quy trình chiến lược hiệu quả cần phải thích ứng để phù hợp với các tình huống bán hàng khác nhau và nhu cầu của khách hàng. Việc xây dựng quy trình bán hàng cần phải lưu ý đến đối tượng khách hàng bằng cách đặt ra những câu hỏi sau:

• Nhóm khách hàng chính của doanh nghiệp là gì?
• Làm thế nào để xác định các mô hình mua sắm khác nhau của khách hàng
• Hoạt động bán hàng cho B2C và B2B khác nhau như thế nào?
• Khách hàng mong chờ gì trong từng giai đoạn và người bán hàng có thể làm gì để đáp ứng?

6. Tăng cường tiếp cận dựa trên mối quan hệ có sẵn

Thực tế cho thấy khách hàng là những người mong muốn có mối quan hệ sâu sắc với doanh nghiệp, cụ thể là thông qua việc mua bán hàng hóa. 

Theo Gartner, “Khách hàng muốn có sự kết nối, quan hệ tốt với các doanh nghiệp, sản phẩm mà họ sử dụng. Các thành viên của thế hệ khách hàng tiếp theo sẽ tiếp tục mua sắm những sản phẩm mà thế hệ trước họ sử dụng, thay vì họ chuyển sang một sản phẩm/thương hiệu khác”. 

Khi sản phẩm/doanh nghiệp bạn thu hút được sự chú ý của khách hàng tiềm năng, hãy thực hiện cách tiếp cận dựa trên mối quan hệ đã có sẵn và cho họ thấy điều đó có ý nghĩa như thế nào với người bán hàng như bạn. Hãy trở nên biết lắng nghe, đồng cảm, ghi nhận và xây dựng lòng tin cùng các kỹ năng bán hàng tuyệt vời để làm sâu sắc hơn mối quan hệ với khách hàng. 

Tăng cường tiếp cận dựa trên mối quan hệ đã có sẵn với khách hàng sẽ thúc đẩy tỷ lệ quay lại mua hàng

7. Tìm hiểu nguyên nhân khiến doanh số đình trệ

Việc áp dụng quy trình chiến lược bán hàng cho phép các chuyên gia bán hàng có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của việc doanh số bị đình trệ. Bằng cách làm theo từng bước, nhà quản trị có thể phân tích các hành động trong quy trình đã đúng hay chưa, cần bao nhiêu hoạt động trong các bước đó, xác định đâu là sai sót và gây lãng phí thời gian. 

Điều này có nghĩa nếu doanh nghiệp làm việc với một quy trình bán hàng rõ ràng, đội ngũ bán hàng không chỉ nắm được những gì họ sẽ đạt được và chưa đạt được, và tại sao lại đạt hay chưa đạt được. 

8. Sàng lọc khách hàng tiềm năng

Việc xây dựng và áp dụng được một quy trình rõ ràng giúp đội ngũ bán hàng giải quyết được nỗi đau lớn nhất của doanh nghiệp bán lẻ – đó là sàng lọc được đối tượng khách hàng tiềm năng và không tiềm năng. 

Trên thực tế, có hơn 70% chu kỳ bán hàng B2B mất từ 4-12 tháng để kết thúc. 

Do vậy đó là lý do vì sao việc xác định khách hàng tiềm năng càng sớm càng giúp chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp ngắn hơn, có mục tiêu hơn, tối đa hóa được thời gian và ngân sách hơn. 

9. Cải thiện tính chính xác của dự báo doanh thu

Một bức tranh rõ ràng về vị trí của nhân viên bán hàng trong quá trình bán hàng sẽ giúp nhà quản trị đưa ra dự báo kinh doanh chính xác hơn. Quy trình bán hàng là một tập hợp các bước lặp đi lặp lại, cung cấp một bức tranh tổng thể về số lượng giao dịch mà đội ngũ bán hàng hoàn thành từ những khách hàng tiềm năng nhất. Điều này cho phép nhà quản trị có thể dự đoán tỷ lệ thành công của chiến lược kinh doanh và đặt hạn ngạch với độ chính xác cao. 

Quy trình bán hàng chặt chẽ giúp tăng tính chính xác của dự báo doanh thu

10. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Thông thường, nhà quản lý bán hàng sẽ đẩy khách hàng quá nhanh vào các giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng mà quên mất rằng khách hàng chưa sẵn sàng. 

Điều này không chỉ làm hỏng mối quan hệ mà còn phá vỡ quy tắc. Một quy trình bán hàng được xây dựng chặt chẽ tập trung vào khách hàng đã bị phá vỡ và trở nên lộn xộn, vô hình chung nó sẽ khiến trải nghiệm mua sắm của khách hàng trở nên không tốt và giảm tỷ lệ chốt đơn hàng.

Kết luận

Việc xác định một quy trình bán hàng chặt chẽ sẽ giúp nhà quản trị triển khai hoạt động bán hàng hiệu quả, đưa ra được quyết định đúng đắn cho điều gì có thể hoặc không thực hiện. 

Đối với một nhà quản trị, việc chuẩn hóa quy trình bán hàng sẽ tạo ra khả năng tập trung vào những hoạt động quan trọng tốt hơn như: lập kế hoạch, phân phối khách hàng tiềm năng, các nhiệm vụ ưu tiên, quản lý thời gian tốt hơn cũng như đưa ra dự báo bán hàng chính xác hơn.

Để đảm bảo được điều đó, việc ứng dụng giải pháp quản lý bán hàng CRM là không thể thiếu cho các doanh nghiệp bán lẻ. Hệ thống CRM sẽ tự động hóa mọi giai đoạn trong quy trình bán hàng, nhắc nhở những việc cần thực hiện, khi nào cần theo dõi, gửi thông tin cho khách hàng và khi nào là thời điểm để phân phối quảng cáo đến khách hàng. 

Giải pháp Quản lý bán hàng CRM

Hơn thế nữa, CRM cho phép bạn dễ dàng lập trình các giai đoạn khác nhau trong quy trình, ghi chép lại các giao dịch và chuyển tiếp khách hàng tiềm năng từ giai đoạn này sang giai đoạn khác vào đúng thời điểm. Dựa trên hành vi mua hàng và mong muốn của khách hàng, quy trình bán hàng sẽ đưa ra các bước nhằm nâng cao giá trị, nâng cao lòng tin và tạo mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng tiềm năng.

Doanh nghiệp còn mong chờ gì hơn ở một giải pháp giúp giảm tải công việc mà doanh số vẫn tăng?

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT