Chính Sách Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân – Áp Dụng Cho Hệ Thống MobiWork DMS

1. Giới thiệu và phạm vi

Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân này (“Chính sách”) được ban hành bởi Công ty Cổ phần Công nghệ MobiWork Việt Nam (“MBW”) nhằm cung cấp thông tin minh bạch về việc xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình cung cấp, vận hành và sử dụng Hệ thống Phần mềm MobiWork DMS (“Hệ thống”), phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Chính sách này chỉ áp dụng đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh trong phạm vi sử dụng Hệ thống MobiWork DMS và không điều chỉnh các hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân do Khách hàng tự thực hiện ngoài Hệ thống hoặc cho các mục đích khác của MBW không liên quan đến Hệ thống.

2. Vai trò và tư cách pháp lý

Trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến Hệ thống MobiWork DMS:

• Khách hàng (tổ chức/cá nhân sử dụng Hệ thống) là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, có quyền quyết định mục đích, phạm vi, phương thức xử lý và thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của người dùng thuộc phạm vi quản lý của mình.
• MBW là Bên xử lý dữ liệu cá nhân, thực hiện việc xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn hợp pháp của Khách hàng, trên cơ sở Hợp đồng, Thỏa thuận xử lý dữ liệu và các cấu hình Hệ thống do Khách hàng thiết lập.
• Người dùng cuối (nhân viên, người lao động, cộng tác viên của Khách hàng) là Chủ thể dữ liệu cá nhân.

MBW không phải là đơn vị sử dụng lao động, không quyết định mục đích quản lý nhân sự và không chịu trách nhiệm đối với các quyết định quản lý, giám sát hoặc đánh giá nhân sự của Khách hàng.

3. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với:

• Cá nhân là người đại diện, người liên hệ, người dùng cuối của Khách hàng;
• Dữ liệu cá nhân phát sinh trong quá trình:
  • cung cấp và triển khai Hệ thống;
  • vận hành, quản trị và hỗ trợ kỹ thuật Hệ thống;
  • sử dụng các chức năng nghiệp vụ của Hệ thống theo phạm vi Khách hàng cấu hình.

4. Loại dữ liệu cá nhân được xử lý

Tùy thuộc vào cấu hình và phạm vi sử dụng do Khách hàng thiết lập, MBW có thể xử lý các loại dữ liệu cá nhân sau:

4.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản

Bao gồm thông tin định danh, thông tin liên hệ nội bộ, thông tin công việc và các dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng các chức năng nghiệp vụ của Hệ thống.

4.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Hệ thống chỉ xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm trong trường hợp:

• Khách hàng kích hoạt các chức năng tương ứng;
• Việc xử lý phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý, điều hành theo mô hình tổ chức của Khách hàng;
• Có căn cứ pháp lý hợp lệ theo quy định pháp luật.

MBW không chủ động yêu cầu thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm và chỉ xử lý trong phạm vi cần thiết để cung cấp Hệ thống theo chỉ dẫn hợp pháp của Khách hàng.

5. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm các mục đích sau:

• Cung cấp, vận hành và duy trì Hệ thống;
• Thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo cấu hình của Khách hàng;
• Quản lý tài khoản và phân quyền người dùng;
• Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố;
• Thực hiện nghĩa vụ theo Hợp đồng, Thỏa thuận và quy định pháp luật;
• Giải quyết khiếu nại, tranh chấp liên quan đến việc cung cấp Hệ thống.

MBW không sử dụng Hệ thống để theo dõi, giám sát người dùng ngoài phạm vi nghiệp vụ do Khách hàng xác định và không sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích riêng của MBW.

6. Căn cứ pháp lý xử lý dữ liệu cá nhân

Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên cơ sở một hoặc nhiều căn cứ sau:

• Thực hiện Hợp đồng, thỏa thuận giữa MBW và Khách hàng;
• Chỉ dẫn hợp pháp của Bên kiểm soát dữ liệu;
• Sự đồng ý hợp pháp của Chủ thể dữ liệu (trong trường hợp pháp luật yêu cầu);
• Nghĩa vụ pháp lý theo quy định pháp luật.

7. Thời gian lưu trữ và xóa dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích xử lý và thực hiện Hợp đồng, Thỏa thuận giữa MBW và Khách hàng.

Khi Hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Khách hàng, MBW thực hiện việc xóa, hủy hoặc ẩn danh dữ liệu cá nhân theo thỏa thuận và quy định pháp luật, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

8. Chia sẻ và chuyển dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

• Theo chỉ định hợp pháp của Khách hàng;
• Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

9. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Trong trường hợp dữ liệu cá nhân được lưu trữ hoặc xử lý trên hệ thống đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam, việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài được thực hiện theo chỉ định hợp pháp của Khách hàng và phù hợp với quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

10. Biện pháp bảo mật

MBW áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm:

• Phân quyền truy cập theo vai trò và chức năng;
• Ghi nhận và kiểm soát truy cập hệ thống;
• Áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật cần thiết;
• Phòng ngừa và ứng phó sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân;
• Đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân sự có liên quan.

11. Quyền của Chủ thể dữ liệu và cơ chế thực hiện

Chủ thể dữ liệu có các quyền theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm quyền:

• được biết;
• đồng ý, rút lại sự đồng ý;
• truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu;
• phản đối xử lý;
• khiếu nại, yêu cầu bồi thường.

Việc thực hiện các quyền này được thực hiện thông qua Khách hàng là Bên kiểm soát dữ liệu. MBW phối hợp hỗ trợ về mặt kỹ thuật trong phạm vi vai trò Bên xử lý dữ liệu và theo Hợp đồng, Thỏa thuận với Khách hàng.

12. Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Công nghệ MobiWork Việt Nam

• Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, Đường Phạm Văn Đồng, Phường Đông Ngạc, Hà Nội
• Email: phapche@mbw.vn
• Hotline: 1900 400 008

13. Hiệu lực và cập nhật

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày được MBW công bố và có thể được cập nhật khi cần thiết để phù hợp với quy định pháp luật và hoạt động của Hệ thống MobiWork DMS.