Quản lý công nợ phải thu của điểm bán, NPP hiệu quả

Quản lý công nợ luôn là vấn đề quan trọng trong quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp, bởi nó liên quan trực tiếp đến nguồn vốn doanh nghiệp dùng để vận hành sản xuất kinh doanh. Nếu chỉ quản lý công nợ theo phương thức thủ công, dựa vào giấy tờ sổ sách hoặc bảng tính excel ghi nợ thì rất dễ dẫn đến trường hợp bỏ sót công nợ khách hàng, khó theo dõi để nhắc nhở, đôn đốc hay đòi nợ.

Quản lý công nợ khách hàng là gì? 

Là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi bán dịch vụ, hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Có 2 loại công nợ khách hàng đó là: công nợ phải thu và công nợ phải trả.

• Công nợ phải thu bao gồm: tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Kế toán công nợ cần phải theo dõi và kiểm soát tốt tránh trường hợp nợ công kéo dài lâu gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy họ cần giải pháp quản lý tốt vấn đề hạn mức công nợ là gì để đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá lớn.
• Công nợ phải trả bao gồm: tiền trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Tương tự như công nợ phải thu, kế toán công nợ cũng cần liên tục cập nhật công nợ phải trả, đối chiếu khớp sổ sách để thực hiện hoàn thành việc chi trả  cho đối tác của mình.

Trong phân phối bán lẻ, quản lý công nợ khách hàng hiểu đơn giản là quản lý mọi dữ liệu liên quan đến công nợ phải thu của điểm bán, NPP như lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng ghi nợ,…

Quản lý công nợ khách hàng – Một phần mềm kế toán là chưa đủ

Quản lý công nợ luôn là vấn đề quan trọng trong quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp, bởi nó liên quan trực tiếp đến nguồn vốn doanh nghiệp dùng để vận hành sản xuất kinh doanh. Nếu chỉ quản lý công nợ theo phương thức thủ công, dựa vào giấy tờ sổ sách hoặc bảng tính excel ghi nợ thì rất dễ dẫn đến trường hợp bỏ sót công nợ khách hàng, khó theo dõi để nhắc nhở, đôn đốc hay đòi nợ.

Mobiwork DMS hỗ trợ theo dõi, báo cáo công nợ trên từng khách hàng, tổng công nợ khách hàng, công nợ theo từng nhân viên hoặc công nợ theo phiếu đặt hàng. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng ghi nợ, sản phẩm,…của từng khách hàng. Cái hay của phần mềm này ở chỗ quản lý có thể dễ dàng theo dõi công nợ của khách hàng này đến từ những đơn hàng nào, chi tiết ra sao. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tải xuống báo cáo công nợ dạng excel khi người quản lý muốn in tài liệu hoặc nhập file dữ liệu vào phần mềm kế toán để quản lý.

Vậy câu hỏi đặt ra sẽ là tại sao doanh nghiệp phân phối đã sử dụng phần mềm kế toán để quản lý công nợ, vẫn cần phải sử dụng thêm phần mềm quản lý nhà phân phối Mobiwork DMS ?

Cho phép bán hàng nợ cho khách hoặc không

Quay trở lại với đặc thù của các doanh nghiệp phân phối, mỗi ngày nhân viên thị trường tiếp nhận rất nhiều đơn hàng, vậy họ làm thế nào để theo dõi được hạn mức công nợ của khách hàng và biết được khách hàng nào có công nợ vượt mức cho phép, không đủ điều kiện để tiếp tục đặt hàng?

Với cách làm việc truyền thống, chắc hẳn nhân viên thị trường sẽ phải theo dõi gián tiếp qua kế toán công nợ hoặc được cung cấp một danh sách các khách hàng có công nợ sắp tới hạn mức cho phép. Tuy nhiên, cách làm này tạo nên nhiều sơ hở và bất cập trong quản lý, gây bất lợi cho nhân viên bán hàng và nhiều khó khăn cho kế toán viên.

Trong khi đó, áp dụng Mobiwork DMS không chỉ rút ngắn triệt để quy trình bán hàng bởi đặt ĐƠN HÀNG TRỰC TUYẾN bằng thiết bị di động, quan trọng hơn, việc tích hợp QUẢN LÝ CÔNG NỢ đã giải quyết hoàn toàn các lo ngại nói trên của doanh nghiệp phân phối. Nhân viên thị trường khi lên đơn hàng tại điểm bán có thể dựa vào hạn mức công nợ để đưa ra quyết định có nên bán hàng nợ cho khách hàng đó hay không.

Trong trường hợp chấp nhận bán nợ, phần chưa thanh toán sẽ được phần mềm chuyển thẳng tới mục “Ghi nợ/ghi có” trong báo cáo công nợ khách hàng. Kế toán viên hoàn toàn có thể quản lý công nợ tại đây hoặc xuất file và nhập lại vào phần mềm kế toán để quản lý. Thao tác phần mềm rất đơn giản, tốc độ cao, không phải rườm rà nhập từng công nợ như thủ công.
Như vậy, điểm nổi bật khi áp dụng Mobiwork DMS là sự vận hành xuyên suốt từ nhân viên bán hàng ngoài thị trường tới kế toán, nếu chỉ quản lý công nợ trên phần mềm kế toán sẽ rất mất thời gian khi nhập lại từng đơn hàng, công nợ của từng khác hàng vào để quản lý, quan trọng hơn, nhân viên sales lực bất tòng tâm trong việc đưa ra quyết định khách hàng có được tiếp tục mua nợ hay không.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp DMS đúng nghĩa để quản lý kênh phân phối hiệu quả?
• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp