So Sánh Phân Tuyến Bán Hàng Thủ Công Và Tự Động: Nên Chọn Cách Nào?

Trong phân phối hàng hóa, bên cạnh vai trò “cốt cán” của quản lý đơn hàng và kiểm soát định mức tồn kho, còn có một yếu tố quan trọng không kém ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu đó là phân tuyến bán hàng. Phân tuyến bất hợp lý dẫn đến giảm hiệu quả viếng thăm khách hàng, tăng chi phí, thời gian đi lại của sales và gây tình trạng chồng chéo tuyến. 

Tuyến bán hàng là gì?

Tuyến bán hàng là danh sách tập hợp các cửa hàng được phân bổ cho nhân viên bán hàng phụ trách, quy định số lượng cửa hàng phải đi viếng thăm vào các ngày trong tuần.

Tùy vào đặc thù của từng ngành và cách quản lý của mỗi doanh nghiệp mà tuyến bán hàng sẽ được phân chia theo khu vực, cung đường, loại khách hàng hoặc tần suất viếng thăm.

Phân tuyến bán hàng sao cho tối ưu luôn là một bài toán hóc búa cho người Giám sát, đòi hỏi cả trí tuệ, kinh nghiệm về thị trường và óc tư duy sắc bén. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về nguyên tắc phân chia tuyến chuẩn, MobiWork đã tổng hợp đầy đủ trong bài quản lý tuyến bán hàng thông minh.

So sánh giữa phân tuyến bán hàng thủ công và phân tuyến bán hàng tự động

Phân tuyến bán hàng thủ công 

Phân tuyến bán hàng hàng theo kiểu thủ công đòi hỏi Giám sát viên phải thực hiện đủ 5 quy trình sau:

1. Khảo sát thị trường và phân tích

Giám sát sẽ là người cần “xông pha” đi thị trường đầu tiên để khảo sát tình hình thực tế của từng điểm bán/ cửa hàng. Ghi chép lại “đường đi nước bước” trong phương thức giao hàng, thói quen mua hàng, thời gian mở cửa (Ví dụ: có cửa hàng mở cửa từ 6h sáng nhưng cùng có cửa hàng 9h sáng mới mở cửa) và tần suất đặt đơn của từng điểm bán,…

Rất nhiều dữ liệu chi tiết cần được thu thập lại và phân tích để phân chia tuyến bán hàng cho từng sales. 

2. Lập kế hoạch 

Sẽ rất vất vả và mất nhiều thời gian nếu chỉ “phó mặc” cho nhân viên bán hàng 1 loạt danh sách cửa hàng cần đi trong tuần này và không quản lý tuyến đường đi ra sao. Sales rất dễ đi tuyến lung tung bởi di chuyển trên đường có nhiều vấn đề phát sinh khiến cung đường đi dài hơn, dễ bỏ sát cửa hàng do nhầm lẫn. Việc đi không tính toán có thể khiến cho cung đường di chuyển dài hơn, mất thời gian hơn khi đó thứ mất đi không phải chỉ là chi phí xăng xe mà có thể là cả chi phí cơ hội.

Vì vậy, Giám sát viên cần lập kế hoạch cụ thể. Việc chia tuyến phải phụ thuộc vào độ phủ của khách hàng tại khu vực đó, loại khách hàng, mức độ tiêu thụ của thị trường, cung đường đi thuận tiện nhất,…

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp, trung bình một Giám sát viên có kinh nghiệm sẽ phải mất ít ½ ngày để hoạch định tuyến đường một cách hoàn chỉnh. Trên thực tế, mọi người có thể phải dành nhiều thời gian hơn để lên kế hoạch. 

3. Tính toán chi phí 

Chi phí xăng xe, điện thoại, phụ cấp phát sinh,… cho sales nhà phân phối cũng là một khía cạnh Giám sát viên cần tính toán trước. Nó bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Ví dụ như giá xăng từng ngày, nhịp độ giao thông từng giờ và các vấn đề phát sinh trong từng phút,…

4. Re-route (Định lại tuyến bán hàng) 

Định lại tuyến bán hàng là việc nên được các SUP tiến hành liên tục để cập nhật tuyến mới phù hợp hơn với thay đổi thực tế của thị trường. Số lượng khách hàng (điểm bán/ cửa hàng đại lý) có thể thêm mới hoặc từ bỏ bất cứ lúc nào. Vì vậy, đây là công tác rất quan trọng, tuy mất nhiều thời gian nhưng lại phải tiến hành thường xuyên. 

5. Đánh giá kết quả

Khi phân tuyến bán hàng thủ công thì việc đánh giá hiệu quả làm việc của Sales gặp rất nhiều khó khăn. Hoặc SUP phải đi “theo sau” để giám sát nhân viên (tăng gấp đôi chi phí đi lại cho mỗi chuyến viếng thăm khách hàng); hoặc SUP dựa vào số liệu báo cáo do nhân viên nộp lại, dựa vào đơn hàng, doanh thu (không tránh khỏi tình trạng dữ liệu ảo). Như vậy, kết quả đánh giá khó có thể chính xác và minh bạch như mong muốn. 

Ưu và nhược điểm của phân tuyến thủ công

• Ưu điểm: không tốn chi phí đầu tư phần mềm ban đầu, phù hợp với đội sales rất nhỏ (dưới 5 người) hoặc doanh nghiệp mới bắt đầu xây dựng kênh phân phối, nơi Giám sát có thể trực tiếp nắm rõ từng điểm bán.
• Nhược điểm: tốn nhiều thời gian của Giám sát viên (trung bình nửa ngày cho một lần hoạch định tuyến hoàn chỉnh), dễ xảy ra sai sót khi số lượng điểm bán tăng lên, khó đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của sales, và gần như không thể mở rộng quy mô mà không tăng tương ứng số Giám sát viên.

Phân tuyến bán hàng tự động cho sales nhà phân phối 

Có thể thấy sự phức tạp và đòi hỏi cao trong phân tuyến bán hàng theo quy trình thủ công như trên, rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi sang giải pháp phân tuyến bán hàng tự động dựa trên công nghệ bản đồ số thông minh, công nghệ GPS. 

Thay vì 4 quy trình trên, việc Giám sát viên làm là chỉ cần upload dữ liệu danh sách cửa hàng có trong tay và phần mềm sẽ tự động đưa ra lộ trình đi tối ưu nhất cho sales trong khi chỉ tốn vài phút xử lý dữ liệu. Sau đó, Giám sát gán tên tài khoản của nhân viên vào tuyến cần đi và phân công ngày thực hiện cụ thể. Mọi kết quả đi tuyến bán hàng của từng nhân viên đều được ghi nhận trên hệ thống và Giám sát viên có thể dễ dàng theo dõi, quản lý. 

Quy trình chung là vậy nhưng thực tế mỗi một Giải pháp phân tuyến bán hàng tự động có một quy trình thao tác riêng, ưu điểm riêng nên để tiện cho việc đối chiếu, trong bài viết này sẽ lấy ví dụ về tính năng Phân tuyến bán hàng thông minh trên phần mềm MobiWork DMS. 

Trên phần mềm MobiWork DMS, các thao tác cần thực hiện là:

1. Giám sát viên thiết lập tuyến bán hàng 

Tùy vào đặc thù của từng ngành và cách quản lý của mỗi doanh nghiệp mà tuyến bán hàng sẽ được phân chia theo khu vực, cung đường, loại khách hàng hoặc tần suất viếng thăm. MobiWork DMS hỗ trợ các doanh nghiệp phân bổ tuyến bán hàng cho nhân viên theo tất cả các hình thức trên. 

Để tiết kiệm thời gian, Nhà quản lý có thể thêm tuyến bán hàng trực tiếp từ file excel, nhân đôi từ tuyến bán hàng có sẵn hay tự thiết lập tuyến dựa trên các tiêu chí như khu vực, tỉnh thành, loại khách hàng và nhóm khách hàng. 

Đặc biệt, bạn có thể chuyển tuyến bán hàng từ nhân viên này sang nhân viên khác trong trường hợp cần thay đổi người phụ trách hoặc nhân viên cũ  nghỉ việc.

2. Sales thực hiện đi tuyến 

Tuyến bán hàng sau khi được Giám sát viên thiết lập sẽ được cập nhật vào thiết bị di động của nhân viên. Danh sách tuyến được hiển thị một cách trực quan và sắp xếp theo khoảng cách để tiện hơn cho việc di chuyển. Công cụ hỗ trợ tìm đường được tích hợp trên phần mềm giúp nhân viên bán hàng dễ dàng tìm được cung đường thuận tiện nhất

Quan trọng hơn, MobiWork DMS cung cấp thông tin cụ thể về từng tuyến: lịch sử mua hàng của điểm bán, công nợ, tồn kho, hay các thông tin về sản phẩm mới, chương trình khuyến mại và các báo cáo viếng thăm khách hàng ngay trên di động. Như vậy nhân viên bán hàng sẽ chủ động hoàn toàn trong việc quản lý và theo dõi các tuyến bán hàng mà mình phụ trách.

Ngoài ra nhân viên bán hàng có thể lọc được danh sách những điểm bán chưa được viếng thăm trong ngày nhằm tránh tình trạng bỏ sót điểm bán trong tuyến bán hàng.

3. Theo dõi thực hiện

MobiWork DMS cung cấp hàng loạt các báo cáo dạng tĩnh và động trên nền tảng Web và Mobile để nhà quản lý theo dõi việc thực hiện đi tuyến bán hàng của nhân viên.

Toàn bộ vị trí, thời gian, lộ trình di chuyển của nhân viên hiển thị trực quan trên bản đồ số GPS; bao gồm các thông tin như: khách hàng chưa viếng thăm; Đã viếng thăm; thời gian viếng thăm, có đơn hàng; không có đơn hàng…. Thông tin được cập nhật ngay lập tức theo thời gian thực để nhà quản lý dễ dàng theo dõi.

4. Đánh giá kết quả 

Dựa trên những báo cáo về tuyến bán hàng, Giám sát có thể biết được nhân viên có tuân thủ đúng quy định hay không, có chăm sóc tốt các điểm bán hay không. Đây là cơ sở để sắp xếp, luân chuyển tuyến cho phù hợp với thực tế thị trường và nâng cao năng suất lao động cho sales, từ đó tối ưu tuyến bán hàng. 

Với tính năng phân tuyến bán hàng tự động như của MobiWork DMS sẽ giúp thiết kế ra một lộ trình bán hàng đi được nhiều điểm nhất, trong thời gian ngắn nhất với chi phí tiết kiệm nhất. Nó giúp giảm đến 30% chi phí đi lại, tăng chi phí cơ hội, và “chia sẻ” phần lớn gánh nặng cho Giám sát lẫn Nhân viên bán hàng. 

Ví dụ: nếu chi phí xăng xe và phụ cấp đi lại trung bình của một nhân viên sales vào khoảng 3 triệu đồng/tháng, mức giảm 30% tương đương tiết kiệm khoảng 900.000 đồng/người/tháng. Với một đội ngũ 10 sales, con số này là 9 triệu đồng/tháng – chưa kể thời gian Nhà quản lý tiết kiệm được từ việc không phải hoạch định tuyến thủ công mỗi tuần.

Bảng so sánh chi tiết

Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ thủ công sang tự động?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần chuyển đổi ngay lập tức. Dưới đây là các dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cân nhắc:

• Số lượng điểm bán vượt quá 50 – 100 điểm – ở ngưỡng này, việc hoạch định tuyến thủ công bắt đầu tốn quá nhiều thời gian của Giám sát viên.
• Đội ngũ sales từ 5 người trở lên – khó kiểm soát đồng thời nhiều tuyến bằng phương pháp thủ công mà không xảy ra chồng chéo.
• Thường xuyên xảy ra tình trạng trùng tuyến hoặc bỏ sót điểm bán – dấu hiệu cho thấy hệ thống hiện tại không còn theo kịp quy mô thực tế.
• Ban lãnh đạo cần báo cáo minh bạch, theo thời gian thực – thủ công không thể đáp ứng yêu cầu dữ liệu tức thời để ra quyết định nhanh.
• Doanh nghiệp đang mở rộng sang nhiều tỉnh thành – quản lý tuyến đa khu vực bằng excel/giấy tờ gần như không khả thi.

Kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng chuyển sang phân tuyến tự động chưa – đăng ký demo miễn phí với MobiWork DMS:

Phân tuyến và đi tuyến quyết định rất nhiều đến kết quả bán hàng, vì vậy doanh nghiệp cũng nên không ngừng thử nghiệm, đổi mới phương pháp để gia tăng hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

Phân tuyến bán hàng thủ công phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phù hợp nhất với doanh nghiệp mới bắt đầu xây dựng kênh phân phối, đội sales dưới 5 người và số điểm bán còn ít (dưới 50 điểm), nơi Giám sát viên có thể trực tiếp nắm rõ từng khách hàng mà không cần công cụ hỗ trợ.

Chi phí chuyển đổi sang phân tuyến tự động có đắt không?
Chi phí phụ thuộc vào quy mô và tính năng doanh nghiệp cần triển khai. Trong nhiều trường hợp, khoản tiết kiệm từ giảm chi phí đi lại (có thể lên tới 30%) và thời gian Giám sát viên tiết kiệm được đã giúp thu hồi chi phí phần mềm sau một thời gian ngắn sử dụng.

Mất bao lâu để nhân viên làm quen với phần mềm phân tuyến tự động?
Với giao diện trực quan như MobiWork DMS, phần lớn nhân viên bán hàng có thể sử dụng thành thạo các thao tác cơ bản (xem tuyến, check-in, check-out) chỉ sau 1–2 buổi hướng dẫn.

Phân tuyến tự động có phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ không?
Có, đặc biệt nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng nhanh. Đầu tư sớm vào hệ thống tự động giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không cần tăng tương ứng số lượng Giám sát viên.

Phân tuyến tự động khác gì so với chỉ dùng Google Maps để tìm đường?
Google Maps chỉ hỗ trợ tìm đường giữa các điểm, không quản lý được việc phân bổ khách hàng cho từng nhân viên, không ghi nhận lịch sử viếng thăm, không cảnh báo bỏ sót điểm bán và không cung cấp báo cáo giám sát cho quản lý — đây là những chức năng cốt lõi mà phần mềm phân tuyến bán hàng tự động như MobiWork DMS cung cấp.

Đăng ký dùng thử miễn phí tính năng Phân tuyến bán hàng thông minh của MobiWork DMS:

Bài viết liên quan:

• Quản lý tuyến bán hàng thông minh
• 5 “nút thắt” trong phân tuyến bán hàng và cách tháo gỡ
• Quy tắc “tay phải” và sự thông minh trong định tuyến bán hàng