Đây là bước rất quan trọng vì mỗi công ty sẽ xây dựng cơ cấu tổ chức, phòng ban khác nhau. Đặc biệt đối với doanh nghiệp phân phối thường phân chia theo các chức danh theo từng đội, nhóm bán hàng như: giám sát bán hàng, kế toán, nhân viên bán hàng…Mỗi chức danh( đối tượng người dùng) sẽ có các chức năng và quyền hạn khác nhau. Việc này sẽ thay thế cách thức quản lý cũ bằng hệ thống excel như trước đây, giúp cho dữ liệu được bảo mật và an toàn hơn
Để hỗ trợ công tác phân loại hàng hóa, phân loại khách hàng, làm cơ sở để đưa ra chính sách giá cả cho từng đối tượng khách hàng khác nhau…Các công ty sẽ phải thiết lập danh mục phân loại này. Bạn vào Menu danh mục để tạo các loại danh mục sản phẩm ( đơn vị tính, nhà cung cấp, nhãn hiệu, ngành hàng), khách hàng( loại khách hàng, nhóm khách hàng, khu vực), Loại kho hàng, loại công việc, phân chia tuyến và xây dựng chỉ tiêu KPI.
Cơ sở dữ liệu khách hàng là yếu tố rất quan trọng đối với sự tồn tại của một tổ chức. Hiện nay việc lưu trữ thông tin khách hàng thường bằng hệ thống excel. Để chuyên nghiệp hóa và nâng cao chất lượng bảo mật thông tin thì khi bắt đầu sử dụng phần mềm MOBIWORK.DMS việc đầu tiên cần phải làm là đưa toàn bộ dữ liệu khách hàng bao gồm: tên, địa chỉ, người liên hệ, email… lên hệ thống để sử dụng.
Nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm tới khách hàng thường mang theo catalogue, bảng giá sản phẩm bao gồm các thông tin giá cả, thông tin chương trình khuyến mại…. thì nay chỉ cần sử dụng thiết bị di động có cài đặt phân mềm là có thể cập nhật tất cả thông tin giá cả sản phẩm, chương trình khuyến mại được áp dụng trong thời gian đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất vào mọi lúc mọi nơi. Vì thế phải cập nhật tất cả thông tin sản phẩm của công ty lên phần mềm mobiwork bao gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá cả, phân loại sản phẩm theo nhà cung cấp, ngành hàng, nhãn hiệu, …và chương trình khuyến mại
Đối với các doanh nghiệp phân phối sẽ có hệ thống Mã hàng, Tên hàng, Loại hàng, Giá nhập, Giá xuất, …. Bạn cần vào danh mục sản phẩm để nhập hàng hóa từ Excel hoặc nhập trực tiếp bằng giao diện phần mềm cũng như thực hiện cập nhật tồn đầu kỳ cho từng mã hàng hóa
Mỗi doanh nghiệp phân phối có nhiều cách quản lý, chăm sóc khách hàng khác nhau. Có thể phân chia và quản lý khách hàng cho từng nhân viên bán hàng theo khu vực quản lý hoặc có thể phân chia số lượng khách hàng cho nhân viên bán hàng viếng thăm theo ngày, tuần, tháng và theo thứ tự viếng thăm khách hàng. Chính vì vậy cần phải thiết lập tuyến bán hàng để tạo tuyến bán hàng mới, thêm khách hàng vào tuyến đó và gán NVBH vào tuyến.
Nhân viên bán hàng lên đơn hàng bằng nhiêu cách khác nhau như ghi chép vào sổ, gọi điện thoại về bộ phận kế toán, gửi mail…Giờ đây đã không cần phải rắc rối như vậy, chỉ cần cài đặt phần mềm mobiwork. dms trên thiết bị di động với một số thao tác đặt hàng, chọn sản phẩm, số lượng… Đơn hàng của bạn đã được cập nhật ngay lập tức về bộ phận kế toán
Kế toán và giám sát bán hàng có thể đặt đơn hàng trực tiếp trên web một cách nhanh chóng bằng thao tác đơn giản là chọn phòng, nhóm, chọn nhân viên bán hàng, khách hàng, sô lượng sản phẩm…Hệ thống phần mềm sẽ tự động tính tổng giá trị đơn hàng theo thông tin đặt hàng nhanh và chính xác nhất.
Định vị nhân viên mọi lúc, mọi nơi. Quản lý lộ trình bán hàng hằng ngày của nhân viên bán hàng: Xem vị trí nhân viên, khách hàng trên bản đồ, lịch sử hoạt động của nhân viên ( chấm công, viếng thăm khách hàng, khai báo vị trí, giám sát vị trí thời gian thực hiện công việc được giao).