Tại sao mọi nhà quản lý đều coi trọng việc quản lý đơn hàng?

Một hành trình đặt hàng của người tiêu dùng sẽ bắt đầu khi họ thực hiện thao tác “Đặt hàng” trên hệ thống cửa hàng trực tuyến. Ngay khi đơn hàng mới được tạo trên nền tảng trực tuyến hay thương mại điện tử, đội ngũ nhân viên sẽ ngay lập tức ghi nhận đơn hàng, kiểm tra hàng trong kho, đóng gói và vận chuyển sản phẩm đến đúng địa chỉ người mua hàng yêu cầu. 

Nghe có vẻ đơn giản bởi đối với một SME hay Start-up, việc xử lý số lượng đơn đặt hàng nhỏ sẽ không mấy khó khăn. Tuy nhiên những trở ngại tiềm ẩn sẽ nảy sinh khi số lượng đơn hàng tăng lên, các kênh bán hàng được mở rộng, số lượng hàng hóa trong kho được bổ sung để đáp ứng nhu cầu mở rộng của khách hàng. 

Khi đó, một hệ thống quản lý đơn hàng sẽ là cánh tay đắc lực trong việc giúp đỡ doanh nghiệp loại bỏ những tắc nghẽn khi bắt đầu có quá nhiều đơn hàng cần được xử lý. Trong bài viết dưới đây sẽ nói rõ hơn về cách thức hoạt động của hệ thống quản lý đơn hàng được coi là rất hữu ích cho doanh nghiệp bán lẻ hiện nay.

Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Hoạt động quản lý đơn hàng bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng từ khách hàng. Quá trình quản lý đơn hàng được bắt đầu khi đơn hàng được tạo và kết thúc khi hàng hóa đến được tay người mua hàng. 

Đối với các doanh nghiệp đang trong quá trình mở rộng quy mô kinh doanh, điều quan trọng và cần thiết triển khai đó là tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình quản lý đơn đặt hàng. Bởi tình trạng quá nhiều đơn hàng không được xử lý kịp thời sẽ dẫn đến việc bỏ lỡ đơn hàng, trải nghiệm khách hàng không tốt, gây giảm sút về doanh số là điều không thể tránh khỏi. 

Khi đó, một hệ thống quản lý đơn hàng sẽ cung cấp cho người dùng nền tảng tổng hợp để theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng từ tất cả các kênh khác nhau. Một hệ thống quản lý đơn hàng sẽ sắp xếp và tự động hóa mọi hoạt động cần thiết để khách hàng nhận được hàng hóa trong tình trạng tốt nhất và thời gian nhanh nhất. 

Một hệ thống cung cấp đồng bộ hóa hai chiều sẽ đảm bảo thông tin đặt hàng được di chuyển giữa hệ thống quản lý đơn đặt hàng và nền tảng thương mại điện tử của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp khả năng hiển thị toàn bộ quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa luồng thông tin về đơn hàng và theo dõi chặt chẽ mọi luồng đi của hàng hóa trong chuỗi cung ứng. 

Nói cách khác, đội ngũ bán hàng trực tuyến có thể theo dõi toàn bộ hành trình của đơn hàng, từ khi họ mua hàng cho đến khi giao hàng, và đôi khi là trả hàng trực tiếp trên hệ thống quản lý đơn hàng. 

Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Xử lý đơn hàng là gì?

Hoạt động quản lý đơn đặt hàng là một quá trình hay luồng công việc được bắt đầu từ khi khách hàng tạo đơn hàng cho đến khi giao hàng. Đây được coi là yếu tố then chốt trong việc các nhà bán lẻ trực nâng cao độ chính xác và niềm tin thương hiệu để dẫn đến sự hài lòng của khách hàng. 

Các bước trong xử lý đơn hàng sẽ bao gồm

• Lựa chọn loại đơn hàng
• Phân loại đơn hàng
• Theo dõi đơn hàng
• Theo dõi vận chuyển

Nếu như trước đây việc xử lý đơn hàng được bao gồm các quy trình thủ công (viết tay trên tờ nhật ký đơn đặt hàng) đến quy trình công nghệ cao dựa trên cơ sở dữ liệu như ngày nay (thông qua đơn đặt hàng trực tuyến và phần mềm xử lý đơn hàng tự động). Điều này được triển khai tùy thuộc vào hoạt động và lĩnh vực của mỗi doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống quản lý đơn hàng?

Doanh nghiệp cần xem xét về việc ứng dụng các giải pháp công nghệ trong việc xử lý đơn hàng nếu không muốn mất đi lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Bởi việc ứng dụng các hệ thống quản lý đơn hàng trong các doanh nghiệp bán lẻ, nhà sản xuất, chuỗi cung ứng hiện nay đã trở nên rất phổ biến.

Những lợi ích cơ bản nhất của việc áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng được đưa ra gồm:

1. Hạn chế việc tồn kho quá nhiều hàng hóa

Các nhà bán lẻ hay sản xuất luôn đánh giá cao tỷ lệ luân chuyển hàng hóa nhập vào và bán ra bởi đây là số liệu chứng tỏ hàng hóa trong bị tồn trong kho quá lâu hoặc trong tình trạng thiếu hàng. Việc tồn kho quá nhiều hàng hóa hay các khoản chi phí chưa được thanh toán bởi tồn đọng vốn của hàng hóa chưa được bán ra là những vấn đề khiến các nhà bán lẻ luôn đau đầu. 

Bởi vậy, một phần mềm Quản lý đơn đặt hàng là cần thiết để cho phép doanh nghiệp nắm rõ được xu hướng bán hàng theo thời gian thực hay đưa ra các số liệu chỉ báo mức độ tồn kho để người quản lý có phương án nhập hàng hay tăng cường các chương trình bán hàng nhằm tăng doanh số. 

Một chuyên gia lĩnh vực quản trị cho rằng: “Việc tạo SKU mới và bổ sung các SKU hiện có bằng cách sử dụng công nghệ có vai trò đặc biệt trong vòng quay hàng tồn kho”.

Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống quản lý đơn hàng?

2. Giảm thiểu sai sót khi hoàn thành đơn đặt hàng

Doanh nghiệp có thể không có sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng khi số lượng đơn hàng nhỏ. Tuy nhiên, hãy thử tưởng tượng khi hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp mở rộng quy mô và đơn hàng được tạo liên tục từ khắp các kênh bán hàng. Cùng với đó, sự quá tải về tin nhắn kiểm tra tình trạng đơn hàng từ khách hàng cũng khiến doanh nghiệp không thể kịp thời phản hồi và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. 

Khi phải xử lý khối lượng lớn đơn hàng và thông tin, khả năng sai sót sẽ dễ dàng xảy ra như sai địa chỉ, sai sót về sản phẩm, giao hàng chậm trễ,… Đó là lý do vì sao cần một hệ thống tự động hóa và đồng bộ từ các giải pháp phần mềm – giải pháp giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh mà không bị quá tải. 

3. Nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời dựa trên số liệu chính xác

Một hạn chế về thông tin và dữ liệu khi sử dụng cách quản lý đơn hàng thủ công đó là các dữ liệu bị rải rác, phân mảnh trên nhiều khu vực lưu trữ khác nhau. Việc áp dụng hệ thống quản lý đơn đặt hàng cho phép nhà quản trị theo dõi được mọi dữ liệu đơn hàng tại mọi thời điểm, địa điểm. Điều này giúp dễ dàng phân tích thông tin có sẵn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

Ví dụ: Phần mềm Quản lý đơn hàng cho phép nhà quản trị nắm được cách phân phối đơn hàng của khách hàng theo khu vực địa lý. Nhà quản trị có thể sử dụng thông tin đó để phân phối quảng cáo đến khu vực tập trung nhiều khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp nhất. Việc lưu trữ hàng tại kho gần với khu vực khách hàng tiềm năng là một phương án tốt để giảm thiểu chi phí vận chuyển và tăng tốc độ giao hàng. 

Hệ thống quản lý đơn hàng cũng đưa ra các vấn đề về thời gian thực giúp cho nhà quản trị có thể xem xét toàn bộ quá trình mua-bán thay vì chỉ nhìn nhận ở một quy trình riêng lẻ. Hơn hết, việc nhà quản trị đưa ra chiến lược bán hàng dựa trên các con số tổng hợp trên hệ thống còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí không nhỏ. Khối lượng đơn hàng ngày một nhiều có thể kéo theo sự kém hiệu quả về khả năng bán hàng. Do đó, việc tối ưu hóa được chuỗi cung ứng có thể thúc đẩy mạnh mẽ đến doanh số cho doanh nghiệp.

4. Tiết kiệm đáng kể thời gian

Một thực tế là nhà quản trị thường mất rất nhiều thời gian để xử lý và khắc phục sự cố phát sinh trong một chuỗi quy trình mua bán. Thay vì thời gian để phát triển các hoạt động chiến lược, phát triển sản phẩm thì người quản trị lại thường xuyên phải giải quyết các công việc bên lề. 

Thời gian dành cho các hoạt động như quản lý hàng tồn kho, đóng gói sản phẩm, liên hệ vận chuyển, xử lý công nợ, tiền hoàn đang gây mất nhiều thời gian không đáng có.

Noel Churchill, Giám đốc điều hành Rainbow OPTX nhận thấy mình đã dành toàn bộ thời gian để hoàn thành các đơn đặt hàng:

“Tôi cảm giác rằng những gì tôi có thể làm trong mùa bận rộn đó là ăn, ngủ và đóng gói đơn đặt hàng. Đó gần như là toàn bộ cuộc sống của tôi. Thậm chí đã phải có 2 người trợ lý giúp đõ, mỗi người làm việc 8 tiếng/ngày, 5-6 ngày/tuần. Và tôi đã đạt đến giới hạn của mình. Tôi đã thực hiện một bước chuyển đổi để mở rộng quy mô doanh nghiệp mình”.

Việc áp dụng hệ thống xử lý đơn hàng cho phép Noel tiết kiệm 120 giờ/tuần. Rainbow OPTX đã tăng hơn 115% khối lượng đơn hàng lên 2,5 lần. 

Ứng dụng hệ thống quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý đơn hàng

Quy trình quản lý đơn hàng

Quy trình quản lý đơn hàng là một quá trình đầu cuối, được bắt đầu khi khách hàng mua sản phẩm, giao hàng  và thậm chí là việc hoàn trả hàng hóa. Quy trình này yêu cầu các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau, cùng kết hợp để mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất. 

Dưới đáy là mô tả ngắn về từng giai đoạn của quy trình quản lý đơn đặt hàng. 

1. Cập nhật đơn đặt hàng

Các đơn đặt hàng được thực hiện bởi nhiều khách hàng đến từ nhiều nơi khác nhau, vào các thời điểm và kênh bán hàng khác nhau. Để hợp lý hóa quy trình trên phần mềm, doanh nghiệp cần có một công cụ xử lý đơn hàng đa kênh hoặc công cụ thực hiện tự động đẩy thông tin liên quan đến đơn hàng (sản phẩm, địa chỉ giao hàng, số lượng, ngày giao hàng,…) từ các kênh bán hàng như thương mại điện tử, mạng xã hội sang hệ thống quản lý đơn hàng. 

2. Tiếp nhận đơn hàng

Sau khi đặt hàng thành công, thông tin được chuyển đến trung tâm tiếp nhận đơn hàng để xử lý. Tại đây khi một đơn hàng được đặt, phần mềm quản lý đơn hàng sẽ xác định nơi hàng hóa sẽ đi dựa trên các yếu tố như hàng tồn kho có sẵn, địa chỉ giao hàng, ngày giao hàng,… Điều này giúp đẩy nhanh thời gian vận chuyển cũng như giảm thiểu chi phí. 

Quy trình quản lý đơn hàng

3. Lấy hàng và đóng gói

Thông thường hàng hóa sẽ được lấy theo danh sách kho hàng gần nhất với địa chỉ khách hàng, sau đó đóng gói và đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận đơn hàng.

Tại đây, quản lý kho sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp hàng hóa trong kho để không ảnh hưởng đến thời gian thực hiện mỗi đơn hàng. 

4. Vận chuyển đơn hàng

Một mặt hàng sau khi được đóng gói xong sẽ được đơn vị vận chuyển giao hàng đến địa chỉ khách hàng. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm quản lý sẽ hợp tác với các nhà vận chuyển cụ thể để nhận được chi phí tốt hơn. Mỗi đơn hàng sẽ được cập nhật lên hệ thống nhằm chia sẻ thông tin theo dõi đến khách hàng, cho phép họ xem trạng thái đơn hàng của mình trong từng bước xử lý đơn hàng. 

5. Giao hàng tới người nhận

Tại đây, hàng hóa sẽ được giao đến địa chỉ khách hàng. Tại bước này, sự chính xác về thời gian và địa chỉ giao hàng là rất quan trọng. Sự hài lòng khi nhận hàng từ khách hàng sẽ làm tăng tỷ lệ quay lại mua sắm của khách hàng đó. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến sự đảm bảo về thời gian vận chuyển để làm tăng uy tín cho khách hàng. 

Giao hàng đến tay người nhận là bước cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng

Tổng kết

Hệ thống quản lý đơn hàng cung cấp một cách tổng thể để phân tích toàn bộ chuỗi cung ứng. Bằng việc theo dõi các KPI chiến lược như thời gian hay tỷ lệ quay lại của khách hàng, nhà quản trị có thể đưa ra các chiến lược cải thiện để nâng cao quy trình mua-bán để làm tăng sự hài lòng của khách hàng và cắt giảm chi phí một cách hiệu quả nhất. 

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT
• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Những Lỗ Hổng Trong Quản Lý Thiết Bị POSM: Lời Giải Cho Bài Toán Bảo Trì Thiết Bị Hiệu Quả
• Bứt Phá Doanh Số Với MobiWork DMS: Giải Pháp Quản Lý Khuyến Mãi Đa Điều Kiện Hoàn Hảo
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối