Để đánh giá hiệu quả bán hàng trên kênh phân phối, doanh nghiệp cần 1 hệ thống báo cáo bán hàng từ tổng quan tới chi tiết đến từng điểm bán, từng khu vực, từng nhân viên sales,… Khi dữ liệu được tổng hợp lại 1 cách tự động, minh bạch, chính xác cũng là lúc chủ doanh nghiệp nắm được “chiếc chìa khóa vàng” để mở ra bí quyết scale up kênh phân phối thành công. Sau đây là hệ thống báo cáo bán hàng cần có dành riêng cho doanh nghiệp phân phối.
Mục lục nội dung:
1. Báo cáo tổng doanh thu
1.1. Báo cáo tổng doanh thu là gì?
Báo cáo tổng doanh thu hay còn gọi là Báo cáo lãi lỗ là bản tổng kết và lưu giữ các nội dung liên quan đến hoạt động đặt hàng, bán hàng, doanh số của doanh nghiệp. Thông qua tính toán sự chênh lệch giữa khoản thu và khoản chi sẽ cho biết lợi nhuận đạt được trong kỳ là bao nhiêu.
Báo cáo tổng doanh thu thường sẽ trực quan hóa thành dạng biểu đồ đường hoặc đường cột kết hợp để Nhà Quản Lý dễ dàng thấy được bức tranh tăng trưởng chi tiết theo từng ngày, từng tháng, từng quý,…
1.2. Các chỉ số chính
Các chỉ số quan trọng cần có trong 1 bản Báo cáo tổng doanh thu sẽ bao gồm:
- Tổng doanh thu theo kỳ: Toàn bộ số tiền nhận được từ hoạt động bán hàng trong kỳ (thường thống kê theo từng tháng).
- Giá vốn (giá gốc): còn được gọi là Cost of goods sold – COGS, là tổng chi phí bao gồm phí sản xuất hoặc nhập sản phẩm và bất kỳ chi phí bổ sung nào cần thiết, chẳng hạn như phí nhân công, vận chuyển, xử lý, nhập kho, marketing,… để hàng được sẵn sàng bán.
- Giá bán buôn: Với doanh nghiệp phân phối, khách hàng trực tiếp là các nhà phân phối/ đại lý/ cửa hàng nên giá bán sản phẩm sẽ được tính theo giá bán buôn. Giá vốn + (giá vốn x % lợi nhuận mong muốn) = Giá bán buôn
- Giá bán lẻ: Là giá thành của sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng cuối. Doanh nghiệp cần niêm yết giá bán lẻ để tránh các trung gian phân phối phá giá, gây ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu của nhãn hàng.
- Lợi nhuận gộp: Chênh lệch giữa doanh thu nhận được từ sản phẩm trừ đi giá vốn.
- Chi phí hoạt động: Số tiền được sử dụng để duy trì và vận hành doanh nghiệp
- Lợi nhuận: Được tính bằng doanh thu trừ đi tất cả các chi phí hoạt động khác để xác định lãi lỗ trong từng thời điểm, từng sản phẩm,…
1.3. Insight từ báo cáo
– Báo cáo tổng doanh thu cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp có mang về lợi nhuận hay không và lợi nhuận bao nhiêu.
– So sánh doanh thu giữa các kỳ để đánh giá hiệu quả của những chương trình bán hàng mới và tìm ra nguyên nhân khiến doanh thu tăng lên hoặc sụt giảm. Đồng thời là cơ sở để dự báo bán hàng trong kỳ tiếp theo.
– Theo dõi tình hình kinh doanh hằng ngày, doanh thu từng mặt hàng, ngành hàng, từng kênh bán hàng khác nhau. Sự phân loại này sẽ giúp nhà quản trị biết được kinh doanh mặt hàng nào; kinh doanh ở khu vực nào,… thì có doanh thu tốt.
– Đo lường được các chỉ số quan trọng như: Tỉ lệ chuyển đổi (Conversion rate); tỉ lệ hoàn trả (Reat of return), tỉ lệ giữ chân khách hàng (Customers retention rate); tỉ lệ đơn hàng hoàn hảo (perfect order rate) và số liệu về giá trị đơn hàng theo thời gian,… để có kế hoạch chăm sóc điểm bán tốt hơn.
Điều khiến các Nhà Quản Lý “đau đầu nhất” là dữ liệu phân mảnh dẫn đến kết quả báo cáo tổng doanh thu không chính xác, mất rất nhiều thời gian để thống kê và tổng hợp. Vì vậy, để sở hữu hệ thống Báo cáo doanh thu tự động, minh bạch các doanh nghiệp phân phối hiện nay thường nhờ đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kênh phân phối DMS.
Mời bạn xem thêm: Báo cáo trực tuyến dành cho doanh nghiệp phân phối
2. Báo cáo bán hàng theo khu vực
2.1. Báo cáo bán hàng theo khu vực là gì?
Báo cáo bán hàng theo khu vực là báo cáo phản ánh số lượng đơn hàng và tổng giá trị đơn hàng đã bán được theo khu vực. Việc phân chia khu vực bán hàng tùy thuộc vào quy định của từng công ty. Cách quy định khu vực bán hàng thường thấy là phân chia theo đơn vị hành chính cấp xã, quận, huyện, vùng miền. Ví dụ: Quận Cầu Giấy và Quận Nam Từ Liêm là 1 khu vực bán hàng do 1 team sales phụ trách; hoặc có thể chia rộng hơn là khu vực bán hàng miền Nam, khu vực bán hàng miền Bắc,…
Báo cáo bán hàng theo khu vực thường được trực quan hóa dưới dạng biểu đồ tròn hoặc bản đồ nhiệt (heatmap).
2.2. Các chỉ số chính
- Thống kê bán hàng theo khu vực: Bao gồm những chỉ số chính là tổng số đơn hàng, tổng số khách hàng, sản lượng, doanh thu.
- Báo cáo độ phủ khách hàng theo khu vực: Là tỉ lệ phần trăm giữa số lượng điểm bán đang kinh doanh sản phẩm của công ty so với số lượng điểm bán trên toàn khu vực. Báo cáo độ phủ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả phân phối sản phẩm tại từng khu vực, từng địa phương. Dòng sản phẩm nào đang có mức độ bao phủ tốt nhất? Khu vực nào có tiềm năng nhưng sản phẩm vẫn chưa tạo được dấu ấn?
- Báo cáo độ phủ sản phẩm theo khu vực: Báo cáo độ phủ sản phẩm là báo cáo đo lường mức độ “có mặt” của sản phẩm đang hiện hữu tại các điểm bán trong cùng 1 khu vực bán.
- Báo cáo khuyến mãi theo khu vực: Phản ánh mức độ hiệu quả của chương trình khuyến mãi đang chạy. Nếu 2 khu vực bán hàng có tệp đối tượng giống nhau về nhân khẩu học, bạn có thể thực hiện chiến dịch A/B testing để kiểm tra xem chương trình khuyến mại nào cho hiệu quả tốt hơn.
2.3. Insight từ báo cáo
– Báo cáo bán hàng theo khu vực giúp Nhà Quản Lý có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của khu vực mình phụ trách: Tổng đơn hàng, tổng số lượng khách hàng, tổng doanh thu đạt được là bao nhiêu,…
– So sánh doanh thu, số lượng đơn hàng giữa các khu vực với nhau để đánh giá tiềm năng kinh doanh của từng khu vực. Từ đó có chiến lược bán hàng hợp lý.
– Kiểm tra xem khu vực A có tiềm năng nhưng đã có độ phủ sản phẩm, độ phủ điểm bán tương xứng hay chưa?
3. Báo cáo bán hàng theo điểm bán
3.1. Báo cáo bán hàng theo điểm bán là gì?
Báo cáo bán hàng theo điểm bán là báo cáo bán hàng lấy điểm bán (khách hàng) là trung tâm để tổng hợp các dữ liệu về sản phẩm, đơn hàng, tồn thị trường, công nợ, doanh thu gắn với từng điểm bán.
Sales là người trực tiếp đi mở mới, chăm sóc điểm bán nên cũng sẽ đóng vai trò như cầu nối để truyền đạt các chương trình bán hàng đến điểm bán cũng như tiếp nhận mọi dữ liệu về điểm bán.
3.2. Các chỉ số chính
– Với mô hình phân phối qua các trung gian là nhà phân phối, đại lý hoặc điểm bán, được kết nối với doanh nghiệp qua đội sales thị trường.
Đây là mô hình phân phối phổ biến thường gặp, với số lượng đại lý/ điểm bán có thể lên đến hàng chục nghìn. Độ phủ càng rộng đòi hỏi báo cáo bán hàng càng chi tiết để tránh trình trạng điểm bán ảo, xào nấu dữ liệu hoặc bỏ sót điểm bán cần chăm sóc.
Các chỉ số chính cần quan tâm:
- Báo cáo đơn đặt hàng/ bán hàng theo từng điểm bán: Cho biết điểm bán nào có tốc độ luân chuyển hàng hóa tốt, đem lại nhiều doanh thu. Điểm bán nào 1 – 3 tháng không phát sinh đơn hàng (tìm hiểu nguyên nhân). Từ đó tinh gọn lại hệ thống để dễ dàng quản lý hơn. Không phải lúc nào số lượng điểm bán nhiều cũng tốt trong khi thực chất tốc độ luân chuyển hàng hóa chậm hoặc luôn chững.
- Báo cáo lịch sử đơn hàng: Cho biết được thói quen đặt hàng của chủ điểm bán để có kế hoạch phân tuyến nhân viên chăm sóc phù hợp. Đồng thời dựa vào lịch sử đơn đặt hàng để đo lường doanh thu trung bình trên từng khách hàng đem lại.
- Báo cáo công nợ theo khách hàng: Báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả gắn với từng điểm bán; liệt kê danh sách điểm bán nợ xấu, khó đòi để dừng cho mua nợ hoặc có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý.
– Với mô hình phân phối qua chuỗi cửa hàng của chính doanh nghiệp
Mô hình phân phối qua chuỗi cửa hàng của chính doanh nghiệp thường chỉ xuất hiện ở những nhãn hàng lớn, có tiềm lực vốn mạnh mẽ. Chuỗi cửa hàng bán lẻ dưới dạng shop, showroom của 1 nhãn hàng thường chỉ dừng lại ở con số hàng trăm điểm bán.
Càng mở rộng chuỗi cửa hàng doanh nghiệp càng dễ mắc phải “bẫy tăng trưởng” là thiếu sự quản lý đồng bộ, doanh thu không đồng đều, điểm bán chạy phải gồng lỗ cho điểm bán kém, dẫn đến tổng kết lợi nhuận bằng 0 hoặc không tăng trưởng nhiều.
Với mô hình phân phối qua chuỗi cửa hàng của chính doanh nghiệp, ngoài những chỉ số chính kể trên, Nhà Quản Lý còn cần quan tâm đến Báo cáo doanh thu trên m2 mặt bằng.
Báo cáo doanh thu trên m2 mặt bằng được hiểu là doanh thu trung bình kiếm được cho mỗi mét vuông của không gian bán hàng. Nếu đem doanh thu của 1 cửa hàng 300m2 so với cửa hàng 30m2 trong cùng chuỗi thì sẽ là 1 phép so sánh thiếu công bằng.
Báo cáo doanh thu trên m2 mặt bằng được tính bằng số lượng khách bước vào/ Giá trị giỏ hàng.
4. Báo cáo bán hàng theo từng nhân viên bán hàng
4.1. Báo cáo bán hàng theo nhân viên là gì?
Thay vì phân tích nguồn doanh thu theo khu vực, theo điểm bán,.. thì Báo cáo bán hàng theo nhân viên sẽ là báo cáo theo dõi nguồn doanh thu thu được theo từng nhân viên bán hàng (sales rep).
4.2. Các chỉ số chính
- Báo cáo viếng thăm: Đo lường số khách hàng đã viếng thăm, tần suất viếng thăm, số giờ viếng thăm trên 1 khách hàng. Quản lý nhân viên có thực hiện đủ quy trình chăm sóc khách hàng doanh nghiệp quy định hay không; có đi đúng tuyến được phân hay không. Thống kê có bao nhiêu khách hàng chưa được viếng thăm (tìm hiểu nguyên nhân) để có kế hoạch chăm sóc lại.
- Báo cáo khách hàng mới theo nhân viên: Thống kê trong tháng nhân viên mở mới được bao nhiêu điểm bán, đem lại bao nhiêu doanh thu.
- Báo cáo đơn hàng theo nhân viên: Thống kê số lượng đơn hàng trong tháng trên 1 sales rep. Trong đó có bao nhiêu đơn thành công, bao nhiêu đơn hoàn hủy và tổng giá trị đơn hàng đã bán theo từng nhân viên.
- Báo cáo KPI doanh số: Là bức tranh tổng quát về năng suất làm việc của từng nhân viên qua từng tháng. Nhà Quản Lý có thể lọc xem Nhân viên A đã bán được bao nhiêu tiền cho Khách hàng B hoặc Nhân viên A đã bán được bao nhiêu doanh thu cho sản phẩm C.
4.3. Insight từ báo cáo
– Thống kê tổng doanh thu của 1 nhân viên sales mang về cho doanh nghiệp.
– Cung cấp bức tranh tổng quát về năng suất làm việc của từng nhân viên qua từng tháng.
– Với dữ liệu báo cáo này giúp cho bạn xem được doanh thu của từng nhân viên kinh doanh. Bạn có thể biết được nhân viên nào bán hàng tốt nhất trong khoảng thời gian đang xem và doanh thu mà họ mang về cho công ty. Để từ có kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.
5. Báo cáo sản phẩm bán chạy
5.1. Báo cáo sản phẩm bán chạy là gì?
Báo cáo sản phẩm bán chạy là dạng báo cáo thống kê cho biết trong kỳ này sản phẩm nào đang bán chạy, đem lại bao nhiêu doanh thu.
5.2. Các chỉ số chính
- Báo cáo sản phẩm bán chạy trong từng ngành hàng: 1 doanh nghiệp có thể phân phối cùng lúc nhiều ngành hàng. Trong mỗi ngành hàng khác nhau sẽ có hàng chục hoặc hàng trăm sản phẩm. Việc đo lường sản phẩm bán chạy trong từng ngành hàng là cần thiết để kiểm soát cụ thể tình hình kinh doanh.
- Báo cáo sản phẩm bán chạy theo khu vực: Sản phẩm A bán chạy ở khu vực Miền Bắc, nhưng lại không bán được nhiều tại Miền Nam. Doanh nghiệp có báo cáo sản phẩm bán chạy theo từng khu vực để tìm hiểu nguyên nhân, điều chỉnh kênh phân phối cũng như chương trình bán hàng phù hợp.
- Báo cáo đơn hàng theo sản phẩm: Đo lường số lượng đơn hàng xuất hiện sản phẩm; số lượng sản phẩm bán chạy và số lượng đơn hàng tương ứng.
- Báo cáo doanh thu sản phẩm bán chạy: Quản lý doanh thu, doanh thu thuần trên từng sản phẩm đang bán ra nhiều.
5.3. Insight từ báo cáo
– Báo cáo sản phẩm bán chạy cho biết các sản phẩm đã bán ra nhiều nhất trong kỳ để tiếp tục đẩy mạnh kinh doanh bằng cách gợi ý các điểm bán nhập hàng, điều tiết sản xuất/ nhập hàng.
– Đối trọng với sản phẩm bán chạy là các sản phẩm bán chậm. Xem Báo cáo cũng cho biết sản phẩm nào bán chậm, để tìm hiểu nguyên nhân kịp thời điều chỉnh, khắc phục.
6. Báo cáo chương trình khuyến mãi
6.1. Báo cáo chương trình khuyến mãi là gì?
Báo cáo khuyến mãi theo dõi kết quả các chương trình khuyến mãi đang hoạt động, là 1 trong những loại báo cáo phức tạp bậc nhất của doanh nghiệp phân phối. Hệ thống báo cáo khuyến mại có thể lên đến hàng chục tương ứng với hàng chục loại hình chương trình khuyến mại được triển khai.
6.2. Các chỉ số chính
- Báo cáo số lượng sản phẩm đã bán ra có khuyến mãi: Kiểm soát số lượng sản phẩm có khuyến mãi đã đưa ra thị trường, nhằm tính toán doanh thu và hạn chế thất thoát.
- Báo cáo khách hàng hưởng khuyến mãi: Tại từng khu vực bán hàng hoặc với từng loại điểm bán khác nhau sẽ có các CTKM khác nhau được áp dụng.
- Báo cáo doanh thu mục tiêu sau khuyến mãi: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán trước được cần thiết lập chương trình khuyến mãi như thế nào để đảm bảo có lãi. Ví dụ gross margin của sản phẩm là 20%. Doanh nghiệp triển khai chương trình mua 9 tặng 1 cho đại lý, tương đương mức chiết khấu 10%. “Cái giá” của chương trình này là bạn phải bán được doanh số gấp đôi (tăng thêm 100%) để có lợi nhuận.
6.3. Insight từ báo cáo
– Đo lường hiệu quả của các chương trình khuyến mãi đang thực hiện.
– Báo cáo thống kê về tổng số lượng sản phẩm đã bán ra có khuyến mãi, giảm giá và tổng giá trị giảm của sản phẩm trong khoảng thời gian tùy chọn. Với dữ liệu báo này giúp Nhà Quản Lý theo dõi được sản phẩm nào khuyến mãi nhiều nhất về số lượng và sản phẩm nào giảm giá nhiều nhất trong thời gian qua. So sánh sự chênh lệch số lượng, giá trị giảm so với cùng kỳ trước đó, để từ đó điều phối và lên kế hoạch xây dựng chương trình khuyến mãi, giảm giá sản phẩm hợp lý nhất.
7. Báo cáo doanh thu theo kênh bán hàng: Kênh MT, GT, TMĐT
7.1. Báo cáo doanh thu theo kênh bán hàng là gì
Các kênh bán hàng phổ biến của doanh nghiệp phân phối là:
- Kênh GT (General Trade) – kênh bán hàng truyền thống bao gồm các cửa hàng tạp hóa, hiệu thuốc, quầy hàng trong chợ,…
- Kênh MT (Modern Trade) là kênh bán hàng hiện đại bao gồm đại siêu thị, siêu thị, minimart, cửa hàng tiện lợi (CVS), chuỗi cửa hàng,…
- Kênh Online là các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki,..), mạng xã hội (facebook, zalo, instagram,…), web shop,…
Báo cáo doanh thu theo kênh bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi được các chỉ số tiếp nhận khách hàng, đơn hàng, doanh thu theo từng kênh bán.
7.2 Các chỉ số chính
- Số lượng đơn hàng trên kênh
- Sản phẩm bán chạy trên kênh
- Danh sách khách hàng trùng giữa các kênh
- Đồng bộ thông tin sản phẩm, dữ liệu đơn hàng và trạng thái đơn hàng trên các kênh.
7.3. Insight từ báo cáo
– Đo lường hiệu quả hoạt động phân phối trên từng kênh bán hàng
– Hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian khi thống kê hàng hóa trên kênh online, offline
– Theo dõi và so sánh sức mua hàng tại kênh truyền thống và kênh trực tuyến để có giải pháp điều chỉnh kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn.
– Trường hợp khách đặt mua hàng trên nhiều kênh, có thể quản lý đồng bộ, tránh trùng đơn hoặc bỏ sót đơn.
Mời bạn xem thêm: Quản lý phân phối đa kênh trên một nền tảng
8. Báo cáo xuất nhập tồn kho
8.1. Báo cáo kho là gì?
Báo cáo kho là tập hợp các thông tin, số liệu về hoạt động xuất nhập tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tốt hàng hóa, điều tiết sản xuất.
8.2. Các chỉ số chính
- Báo cáo nhập xuất tồn
- Báo cáo tổng hợp phiếu kho
- Báo cáo tổng hợp tồn thị trường
- Báo cáo độ phủ hàng tồn
8.3. Insight từ báo cáo
– Giúp doanh nghiệp luôn cân đối được số lượng hàng hóa trong kho, không để tình trạng cháy hàng hay đọng hàng, ngâm vốn quá nhiều.
– Quản lý tốc độ lưu thông hàng hóa trên kênh phân phối để lên kế hoạch nhập vào hay bán ra.
– Quản lý tình trạng hàng hóa không có sẵn để bán (Out of stock). Nếu bạn thường phải đối mặt với tình trạng này, hãy xem lại cách quản lý kho và quản lý chuỗi cung ứng.
9. Dự báo doanh số bán hàng
9.1. Dự báo doanh số bán hàng là gì?
Dự báo doanh số bán hàng là sự ước tính về các chỉ số bán hàng trong kỳ kinh doanh tiếp theo. Các chỉ số bán hàng đó được đo lường bằng doanh thu hoặc số lượng sản phẩm. Và thời gian dự báo có thể trong ngắn hạn theo tuần, theo tháng, theo từng quý hoặc dài hạn hơn theo năm.
9.2. Các chỉ số chính
– Các dữ liệu đầu vào là cơ sở tạo thành dự báo doanh số bán hàng:
- Dữ liệu bán hàng của doanh nghiệp trong quá khứ (Báo cáo bán hàng)
- So sánh dữ liệu bán hàng toàn ngành (Báo cáo thị phần, độ phủ)
- Xu hướng thị trường hiện tại (Báo cáo thị trường)
– Các dữ liệu đầu ra của dự báo doanh số bán hàng:
- Dự báo doanh số bán hàng theo nhân viên
- Dự báo doanh số bán hàng theo sản phẩm
- Dự báo doanh số bán hàng theo khu vực
- Dự báo doanh số bán hàng theo khách hàng
9.3. Insight từ báo cáo
Dự báo doanh số bán hàng giữ vai trò then chốt trong việc lập kế hoạch và điều khiển hoạt động bán hàng.
– Giúp xác định sản lượng sản xuất xét theo sự sẵn có của các yếu tố về cơ sở vật chất như thiết bị, nhân lực, không gian, thời gian, nguồn vốn,…
– Là cơ sở đưa ra các quyết định về kế hoạch mở rộng hay thay đổi sản xuất, hoặc có nên chuyển sang sản xuất sản phẩm khác hay không.
– Dự đoán doanh số bán hàng là một cam kết từ phía bộ phận kinh doanh sẽ đạt được mức chỉ tiêu nào trong 1 khoảng thời gian nhất định.
Việc thiết lập dự báo doanh số bán hàng sẽ dễ dàng hơn nếu có đầy đủ dữ liệu kể trên. Đối với các công ty mới thành lập, không có dữ liệu bán hàng trong quá khứ có thể sử dụng dữ liệu nghiên cứu thị trường. Đối với các công ty đã hoạt động trên 1 năm nhưng vẫn không tổng hợp được hệ thống báo cáo bán hàng bài bản thì nên cân nhắc ứng dụng các phần mềm quản trị hệ thống phân phối – DMS để nâng cao hiệu quả quản lý.
Đăng ký dùng thử phần mềm:
Bài viết liên quan:
- Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,…
- MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
- Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
- Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
- Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
- Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT