Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối

Tại Việt Nam, mỗi năm, các doanh nghiệp trong ngành Bia – Rượu – Nước giải khát hay Thực phẩm đông lạnh đầu tư hàng tỷ đồng cho các hoạt động Trade Marketing, đặc biệt là việc cung cấp cho các đại lý những vật phẩm POSM như tủ lạnh, tủ đông, và biển quảng cáo điện tử. Tuy nhiên, những doanh nghiệp này đang đối mặt với nhiều thách thức lớn trong việc quản lý và bảo trì các thiết bị POSM.

Các vấn đề thường gặp bao gồm: 

• Bảo trì không kịp thời, dẫn đến hư hỏng thiết bị POSM, làm gián đoạn quá trình trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của đại lý
• Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phục vụ việc bảo trì POSM có số lượng hạn chế, khiến họ không thể đồng thời chăm sóc hàng nghìn điểm bán lẻ, phân bố rộng khắp tại nhiều tỉnh, thành phố. Điều này tạo ra áp lực lớn trong việc xử lý kịp thời các yêu cầu bảo trì và sửa chữa thiết bị.
• Không tận dụng được đội ngũ sales thị trường để giám sát tình trạng thiết bị và kịp thời thông báo đến đội ngũ kỹ thuật, dẫn đến việc bảo trì chậm trễ và thiết bị không được sửa chữa đúng lúc. 

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý tối ưu tài sản của mình tại các đại lý? Liệu đội ngũ sales có thể tham gia hỗ trợ trong việc giám sát và thông báo bảo trì thiết bị POSM để giảm tải cho bộ phận kỹ thuật?

Chính từ những thách thức này, giải pháp DUY NHẤT trên thị trường Việt Nam đã ra đời – MobiWork DMS tích hợp Phần mềm bảo trì thiết bị POSM. Đây là một giải pháp toàn diện, cho phép doanh nghiệp đồng bộ hóa quá trình quản lý phân phối và bảo trì thiết bị, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí. Chi tiết về giải pháp sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.

Về MobiWork DMS 

Phần mềm MobiWork DMS là giải pháp chuyên sâu hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất – thương mại quản lý hoạt động phân phối & bán hàng trên kênh GT (đại lý, điểm bán) thông qua đội ngũ nhân viên Sales thị trường. Toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối như công việc của đội ngũ sales, hoạt động Sell in, Sell out hay việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày) đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt.

Về phần mềm bảo trì thiết bị POSM 

Phần mềm bảo trì thiết bị POSM là một giải pháp giúp các doanh nghiệp quản lý và duy trì hoạt động của các thiết bị được sử dụng tại các điểm bán lẻ như tủ lạnh, tủ trưng bày, máy làm đá, máy lạnh, và thiết bị quảng cáo điện tử. Đây là những thiết bị mà doanh nghiệp cung cấp cho đại lý và cửa hàng bán lẻ để trưng bày, bảo quản sản phẩm và hỗ trợ bán hàng.

Giao diện bảo trì thiết bị trên app Speedmaint.

Phần mềm này giúp doanh nghiệp theo dõi, bảo trì, và sửa chữa các thiết bị POSM một cách hiệu quả. Các sản phẩm POSM luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất, từ đó đảm bảo hiệu suất kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng tại điểm bán. 

• Tối ưu hóa quy trình bảo trì: Phần mềm cho phép lập kế hoạch bảo trì định kỳ, theo dõi và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến thiết bị POSM như mã thiết bị, trạng thái, vị trí lắp đặt và lịch sử bảo trì. 
• Tiết kiệm chi phí sửa chữa: Quản lý và theo dõi sát sao tình trạng của các thiết bị giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và xử lý kịp thời, giảm thiểu chi phí sửa chữa và thay thế thiết bị đột ngột.

Vấn đề thực tiễn về bảo trì thiết bị POSM tại các điểm bán lẻ 

Case Study: Để hiểu rõ hơn về những thách thức trong quy trình bảo trì thiết bị POSM và cách mà các doanh nghiệp có thể giải quyết chúng, hãy cùng tìm hiểu case study dưới đây, nơi một doanh nghiệp trong ngành Nước giải khát – Bia – Rượu đang áp dụng giải pháp MobiWork DMS tích hợp phần mềm bảo trì thiết bị POSM tại 5.000 đại lý. Thông tin doanh nghiệp trên cụ thể: 

• Lĩnh vực kinh doanh: Đồ uống – Nước giải khát
• Số lượng các đại lý được cung cấp POSM: 5.000
• Các thiết bị cung cấp: Tủ lạnh và Tủ mát
• Số lượng nhân sự kỹ thuật: 25 nhân sự
• Số lượng đội Sales thị trường: 100 Sales

Vấn đề/Khó khăn

• Khó khăn trong quản lý số lượng lớn thiết bị POSM: Với khoảng 5.000 đại lý trên toàn quốc, việc quản lý hàng ngàn thiết bị tủ lạnh trở nên phức tạp. Thông tin về tình trạng, lịch sử bảo trì và vị trí lắp đặt của thiết bị không được cập nhật kịp thời, dẫn đến việc nhiều thiết bị có thể bị lỗi hoặc quá hạn bảo trì mà không được xử lý.
• Thiếu đồng bộ giữa các bộ phận: Nhân viên sales tại các đại lý thường là người tiếp xúc trực tiếp với thiết bị POSM và phát hiện ra các vấn đề đầu tiên, nhưng thông tin về sự cố thường không được chuyển đến đội ngũ kỹ thuật kịp thời. Việc bảo trì và sửa chữa thiết bị bị gián đoạn, nặng nề hơn là các thiết bị không còn khả năng hoạt động.  
• Chi phí bảo trì tăng cao: Do không có kế hoạch bảo trì định kỳ và hiệu quả, nhiều thiết bị POSM bị hư hỏng nghiêm trọng trước khi được phát hiện. Điều này không chỉ làm tăng chi phí sửa chữa mà còn khiến doanh nghiệp chi thêm để mua mới thiết bị.   
• Không có cảnh báo bảo trì kịp thời: Nhãn hàng không có hệ thống cảnh báo sớm về thời hạn bảo trì thiết bị. Nhiều tủ lạnh, tủ mát bị bỏ sót trong quy trình bảo trì, gây hỏng hóc và ảnh hưởng đến việc bảo quản sản phẩm tại điểm bán.
• Uy tín thương hiệu ảnh hưởng tiêu cực. Việc các sản phẩm POSM hỏng hóc và không hoạt động tạo nên một ấn tượng xấu cho chủ điểm bán lẻ, khiến họ có cái nhìn không tốt về nhãn hàng. Từ đó uy tín thương hiệu đi xuống, không còn được tin tưởng trên thị trường. Việc này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chiến lược kinh doanh của các sản phẩm nhãn hàng. 

Kết quả đạt được sau khi áp dụng MobiWork DMS và phần mềm bảo trì thiết bị POSM

Sau khi áp dụng MobiWork DMS và phần mềm bảo trì thiết bị POSM, hãng đồ uống đã khắc phục được các vấn đề liên quan đến quản lý và bảo trì thiết bị POSM tại các đại lý.

• Kết nối liền mạch giữa sales và kỹ thuật: Nhân viên sales khi phát hiện vấn đề tại đại lý ghi nhận tình trạng thiết bị qua ứng dụng MobiWork DMS. Thông tin này sau đó sẽ được chuyển lên cấp quản lý, sau khi xét duyệt, thông báo gửi tới ứng dụng Speedmaint và được đội ngũ kỹ thuật tiếp nhận để lập tức xử lý yêu cầu bảo trì.
• Quản lý thiết bị POSM toàn diện và đồng bộ: Hệ thống cho phép hãng quản lý toàn bộ thông tin về thiết bị POSM tại mỗi đại lý, bao gồm vị trí lắp đặt, tình trạng hiện tại, và lịch sử bảo trì. Mọi dữ liệu này được lưu trữ và cập nhật đồng bộ.
• Tự động lập lịch bảo trì định kỳ: Phần mềm bảo trì giúp hãng tự động lập lịch bảo trì định kỳ cho mỗi thiết bị POSM. Nhờ đó, các tủ lạnh luôn được bảo trì đúng thời hạn, tránh các sự cố nghiêm trọng do bảo trì chậm trễ. Hệ thống còn gửi thông báo nhắc nhở tới nhân viên kỹ thuật trước thời hạn bảo trì, đảm bảo không có thiết bị nào bị bỏ sót.
• Báo cáo và phân tích chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo về lịch sử bảo trì, hiệu suất thiết bị và chi phí sửa chữa, giúp hãng đồ uống tối ưu hóa quy trình bảo trì và dự báo nhu cầu sửa chữa trong tương lai. Các báo cáo này còn giúp ban quản lý đưa ra các quyết định chiến lược, như thay thế hoặc nâng cấp thiết bị khi cần.
• Khách hàng tin dùng, uy tín thương hiệu đi lên: Sự chăm sóc, bảo trì thiết bị POSM kịp thời giúp cho các điểm bán lẻ tin dùng sản phẩm của hãng hơn. Các chủ đại lý có ấn tượng tốt về nhãn hàng, dành nhiều sự ưu ái cho sản phẩm. Từ đó là dấu hiệu tốt cho việc tăng trưởng doanh số. 

Tích hợp MobiWork DMS với phần mềm bảo trì thiết bị POSM 

Sự tích hợp giữa MobiWork DMS và phần mềm bảo trì thiết bị POSM có thể là giải pháp duy nhất giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động phân phối và bảo trì hệ thống thiết bị POSM. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ, doanh nghiệp của bạn có thể đồng bộ thông tin về thiết bị POSM, tự động lập lịch bảo trì, và theo dõi mọi quy trình vận hành trong cùng một hệ thống. Cụ thể các bước tích hợp này diễn ra như sau:

1. Đề xuất đại lý nhận thiết bị từ nhân viên sales

Nhân viên Sales trong quá trình chăm sóc đại lý có thể “đề xuất việc cung cấp thiết bị mới” ngay trên ứng dụng MobiWork DMS. Ngay khi đề xuất được phê duyệt, thông tin về điểm bán và thiết bị sẽ được cập nhật ngay lập tức lên hệ thống Quản lý bảo trì. Nhân viên kỹ thuật sẽ có thể theo dõi và quản lý thông tin này để tránh việc bỏ sót đại lý nào đang tham gia chương trình. Điều này giúp duy trì sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình cung cấp, bảo trì thiết bị POSM.

Giao diện đề xuất bảo trì trên app MobiWork DMS.

2. Cập nhật trạng thái và tình trạng thiết bị từ nhân viên sales

Khi nhân viên Sales đến chăm sóc đại lý hoặc điểm bán, họ sẽ cập nhật tình trạng và trạng thái thiết bị POSM trên app DMS. 

Giao diện cập nhật tình trạng thiết bị POSM – MobiWork DMS.

Thông tin này sau đó sẽ được đẩy về hệ thống bảo trì Speedmaint và về thiết bị mobile của nhân viên kỹ thuật, cho phép các nhân viên kỹ thuật nhận biết được những thiết bị nào cần bảo trì hoặc hỗ trợ xử lý

3. Ghi nhận lịch sử bảo trì và chăm sóc khách hàng

Khi nhân viên sales đến chăm sóc đại lý, họ có thể cập nhật tình trạng của thiết bị và quá trình xử lý trên DMS. Sau đó dữ liệu đồng bộ nên nhân viên kỹ thuật cũng có thể thấy và đồng thời ghi lại kết quả của việc bảo trì trực tiếp trên hệ thống Speedmaint. Cả hai quá trình này đều được ghi nhận trong hệ thống cả hai hệ thống DMS và Speedmaint, giúp quản lý theo dõi toàn bộ lịch sử chăm sóc và bảo trì thiết bị tại từng đại lý.

4. Cảnh báo bảo trì sắp đến hạn

Phần mềm Speedmaint sẽ tự động theo dõi lịch bảo trì định kỳ. Khi thời gian bảo trì sắp đến, hệ thống sẽ gửi thông báo đến hệ thống DMS và tất cả nhân viên liên quan (bao gồm cả sales và kỹ thuật) sẽ nhận được cảnh báo này trên giao diện hoặc ứng dụng di động. Điều này giúp đảm bảo rằng không có sự cố nào xảy ra do bảo trì bị bỏ sót hoặc trễ hạn.

5. Hiển thị thông tin bảo trì chi tiết

Thông tin chi tiết về các lần bảo trì, trạng thái hiện tại của thiết bị, và bất kỳ đề xuất nào từ nhân viên sẽ được hiển thị rõ ràng trên hệ thống hai phần mềm. Điều này giúp tất cả các bên liên quan, từ sales, kỹ thuật đến quản lý, có thể theo dõi và đánh giá tình trạng của từng thiết bị một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Giao diện tổng hợp thông tin bảo trì trên app MobiWork DMS.

6. Nhật ký tích hợp

Mỗi lần trao đổi dữ liệu giữa hệ thống DMS và Speedmaint sẽ được ghi nhận vào nhật ký tích hợp. Nếu có bất kỳ lỗi nào phát sinh trong quá trình trao đổi thông tin, nhật ký này sẽ cung cấp thông tin chi tiết giúp đội ngũ kỹ thuật phát hiện và xử lý kịp thời, đảm bảo sự thông suốt của quy trình.

7. Khắc phục sự cố nhanh chóng

Nếu có lỗi xảy ra trong quy trình tích hợp hoặc bảo trì, đội ngũ kỹ thuật có thể dựa trên thông tin từ nhật ký để xác định nguyên nhân và nhanh chóng khắc phục sự cố. Điều này đảm bảo rằng mọi vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. 

Tặng ngay phần mềm bảo trì thiết bị POSM khi mua MobiWork DMS!

Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm MobiWork DMS – giải pháp quản lý phân phối tối ưu – với ưu đãi đặc biệt dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Dù việc tích hợp DMS và phần mềm bảo trì thiết bị POSM có thể làm tăng chi phí ban đầu, nhưng trong tương lai, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể các khoản chi tiêu không đáng có. Bao gồm: việc phải thay thế hoàn toàn thiết bị POSM hay chi phí sửa chữa lớn do hỏng hóc nghiêm trọng.

Tặng ngay phần mềm bảo trì thiết bị POSM khi mua MobiWork DMS.

Quan trọng hơn, giải pháp này cung cấp quy trình quản lý chi tiết, toàn diện, giúp nâng cao uy tín thương hiệu. Khi thiết bị POSM tại các đại lý luôn được bảo trì tốt, hoạt động trưng bày sản phẩm diễn ra suôn sẻ, tạo sự tin tưởng và gắn kết lâu dài giữa đại lý và thương hiệu của bạn, thúc đẩy doanh số tăng trưởng.

Với tất cả những lợi ích vượt trội này, tại sao doanh nghiệp bạn chưa bắt đầu giải pháp ngay hôm nay? Tin đặc biệt là trong tháng 10 – Tháng Chuyển Đổi Số Quốc Gia, MobiWork mang đến cho bạn ưu đãi hấp dẫn khi triển khai MobiWork DMS:

• Tặng 12 tháng miễn phí sử dụng tài khoản phần mềm quản lý bảo trì thiết bị POSM (SpeedMaint). Trong thời gian này, khách hàng sẽ được miễn phí chi phí duy trì tài khoản SpeedMaint
• Miễn phí hoàn toàn phí tích hợp giữa MobiWork DMS và phần mềm bảo trì thiết bị POSM, trị giá 30.000.000 VND!

Đây là cơ hội vàng để doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý phân phối và bảo trì thiết bị một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hãy liên hệ ngay để nhận ưu đãi đặc biệt này và trải nghiệm sự khác biệt trong quản lý của MobiWork!

Đăng ký tư vấn tại đây: 

Bài viết liên quan:

• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối