Kinh nghiệm xây dựng quy chế lương thưởng cuối năm cho doanh nghiệp phân phối

Vấn đề cấp thiết của doanh nghiệp phân phối trong dịp cuối năm 2023 chính là xây dựng quy chế lương thưởng. Quy chế lương thưởng phải đảm bảo phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty trong năm 2023, đồng thời phải làm hài lòng đội ngũ nhân sự, từ đó khuyến khích nhân sự đóng góp tích cực cho công ty và gia tăng nhân sự trung thành cho doanh nghiệp.

1. Xây dựng quy chế lương thưởng là gì?

Quy chế lương thưởng là văn bản do doanh nghiệp lập ra, quy định về các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động như tiền thưởng, phụ cấp hay các khoản trợ cấp phúc lợi khác, qua đó xác định được cách tính lương, hình thức, thời hạn trả lương cho người lao động tham gia làm việc tại công ty. 

Việc xây dựng quy chế lương thưởng là bước cuối cùng sau khi các doanh nghiệp phân phối đã tổng hợp bảng công và các loại phụ cấp, chế độ, hoa hồng, … của người lao động. 

Vào dịp Tết, công tác xây dựng quy chế lương thưởng càng trở nên bận rộn hơn, do doanh nghiệp phân phối thường có nhiều thay đổi về KPI doanh số, chiết khấu hoa hồng cho bộ phận kinh doanh hoặc các đề xuất tăng lương nằm ngoài quy định của công ty. Những công việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải có kinh nghiệm để giải quyết lương thưởng thỏa đáng cho nhân viên.

2. Mục đích của việc xây dựng quy chế lương thưởng

Việc xây dựng quy chế lương thưởng nhằm mục đích đảm bảo sự phát triển bền vững trong bộ máy vận hành và quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:

– Duy trì đời sống cho người lao động:  Một bản quy chế lương thưởng rõ ràng và chi tiết giúp đảm bảo quyền lợi cho cán bộ nhân viên, giúp đáp ứng mức sống cơ bản của các thành viên trong doanh nghiệp. Từ đó, mọi nhân viên có thể yên tâm làm việc và đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.

– Giúp người lao động hiểu cách tính lương thưởng rõ ràng: Quy chế rõ ràng giúp các thành viên trong công ty hiểu, nắm bắt rõ về cách tính tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp tương ứng với vị trí của mình. Từ đó đảm bảo tính công bằng và hạn chế những thắc mắc, bất đồng trong nội bộ doanh nghiệp.

– Tạo động lực làm việc cho nhân sự: Nội dung của bản quy chế lương thưởng sẽ nêu rõ các khoản lương, thưởng, trợ cấp, mà nhân viên sẽ nhận được khi hoàn thành tốt công việc. Từ đây, nhân viên sẽ có động lực làm việc và cống hiến để nhận được những thành quả xứng đáng với sức lao động đã bỏ ra.

Ngoài ra, quy chế lương thưởng là cơ sở để đảm bảo quyền lợi của mọi thành viên trong doanh nghiệp. Một mẫu quy chế lương thưởng hiệu quả sẽ đảm bảo thực thi theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành về các chính sách lương, thưởng, chế độ dành cho người lao động.

3. Tại sao doanh nghiệp phân phối cần cập nhật và xây dựng quy chế lương thưởng mới cho cuối năm 2023?

Quy chế lương thưởng được ban hành dựa vào điều kiện hiện tại của các doanh nghiệp phân phối, đồng thời phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Mà điều kiện của công ty luôn thay đổi theo thời gian, quy định pháp luật mỗi năm cũng có những sự điều chỉnh, sửa đổi. Nếu vẫn giữ nguyên quy chế lương thưởng từ các năm trước, có thể không phù hợp với tình hình thực tế của công ty và quy định của pháp luật.

Ngoài ra, việc cập nhật và xây dựng quy chế lương thưởng mới cho năm 2023 còn hỗ trợ doanh nghiệp: 

– Khơi gợi lòng trung thành và thu hút nhân tài mới: Cập nhật quy chế lương thưởng theo đúng xu thế là cách để khơi gợi lòng trung thành của các nhân viên trong công ty. Đặc biệt, nó cũng giúp công ty thu hút thêm nhiều nhân tài mới, đội ngũ nhân viên cũng từ đó có động lực phát triển hơn.

– Phát triển danh tiếng trên thị trường: Chế độ lương thưởng hấp dẫn giúp khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Bởi doanh nghiệp có chính sách lương thưởng hấp dẫn thì chắc chắn họ phải có nền tảng hoạt động kinh doanh trong năm phát triển. Vì lý do này, khi nhìn vào quy chế lương thưởng có thể phần nào đánh giá được doanh nghiệp này có đang phát triển tốt hay không.

Xem thêm: Cách tính tiền thưởng cuối năm cho sales nhà phân phối 

4. Căn cứ để xây dựng mẫu quy chế lương thưởng cuối năm 2023

Quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các văn bản pháp luật. Một số văn bản pháp luật quy định về trả lương cho nhân viên mà doanh nghiệp cần tham khảo như: 

– Luật Doanh nghiệp năm 2020 

– Bộ luật lao động năm 2019

– Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

Ngoài ra, để xây dựng quy chế lương thưởng cuối năm cũng cần căn cứ và các yếu tố nội tại của doanh nghiệp, bao gồm:

– Quy định của doanh nghiệp;

– Quy chế tổ chức quản lý và quan hệ điều hành của doanh nghiệp;

– Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh cụ thể và các yếu tố đặc thù của mỗi doanh nghiệp. 

5. Quy chế lương thưởng cuối năm theo cấp bậc

Trong doanh nghiệp được chia thành 3 cấp bậc: Ban quản trị, quản lý cấp trung và nhân viên. Mỗi cấp bậc đều có quy định cụ thể về bậc lương, mức lương thưởng dựa trên mức độ hoành thành công việc và vị trí công việc được giao.

5.1. Nguyên tắc trả lương thưởng theo cấp bậc:

• Người lao động được trả lương theo mức độ đóng góp của vị trí, năng lực, hiệu quả công việc. Mỗi vị trí được xếp vào một bậc lương tương ứng.
• Mỗi bậc lương, mức lương tương ứng với giá trị tiền lương thể hiện trong thang lương.
• Trong trường hợp nhân sự đảm nhận 2 chức vụ cùng một lúc và vẫn đủ năng lực đảm nhận thì mức thu nhập được hưởng là mức cao nhất của một trong hai vị trí.
• Bậc, mức lương được xem xét điều chỉnh trong những trường hợp: thay đổi vị trí công việc, kết quả đánh giá năng lực, cơ cấu tổ chức công ty thay đổi dẫn đến thay đổi hệ thống bậc, mức lương toàn công ty, xử lý kỷ luật.

Căn cứ vào những yếu tố trên, bộ phận Nhân sự có trách nhiệm theo dõi cấp bậc lương của từng cá nhân và thực hiện đánh giá quy chế lương thưởng theo quy chế. 

5.2. Trả lương theo quy chế lương thưởng cấp bậc dựa vào kết quả hoàn thành công việc:

Trả lương theo quy chế lương thưởng cấp bậc dựa vào kết quả hoàn thành công việc

6. Quy chế thưởng tháng lương thứ 13

Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019: “nhân viên làm việc tại cơ quan, tổ chức đủ 12 tháng kể từ khi bắt đầu hợp đồng lao động chính thức được hưởng tháng lương thứ 13”. 

Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm rà soát những cá nhân đã làm đủ 12 tháng (không tính thời gian thử việc) để tính lương tháng 13 cho người lao động theo quy định.

Vậy với những nhân viên chưa làm đủ 12 tháng có được hưởng lương tháng 13 không?

Trên thực tế, tại nhiều công ty nhân viên chưa làm đủ 12 tháng vẫn có thể được hưởng lương tháng 13 hoặc phần trăm lương tháng 13 căn cứ số tháng đã làm việc tại công ty. 

Ví dụ, nhân viên làm 6 tháng chính thức sẽ nhận được 50% tháng lương thứ 13. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong năm 2023 và chính sách trả thưởng hiện tại của doanh nghiệp.

Xem thêm: Công thức tính lương cho nhân viên bán hàng

7. Quy chế thưởng cuối năm theo chỉ tiêu doanh số

Dịp cuối năm là thời gian các doanh nghiệp phân phối đẩy mạnh cung cấp hàng hóa ra thị trường, một mặt để hạn chế tồn kho năm cũ, mặt khác là đáp ứng nhu cầu mua sắm dịp Tết của người dân. Do đó, công tác xây dựng quy chế lương thưởng cuối năm theo doanh số bán hàng cũng trở nên bận rộn và phức tạp hơn. Đòi hỏi doanh nghiệp cần có chính sách lương thưởng, phần trăm chiết khấu phù hợp với từng đối tượng. 

Một số chính sách lương thưởng, phần trăm chiết khấu cụ thể mà doanh nghiệp phân phối có thể tham khảo như sau:

• Doanh thu bán lẻ trực tiếp: nhân viên được hưởng 1-2% khi bán hàng trực tiếp cho khách hàng tính theo sản phẩm.
• Doanh thu theo số lượng lớn: Nhân viên được hưởng 5-10% giá trị đơn hàng từ 50 triệu trở lên.
• Thưởng doanh số hàng tháng theo nhóm: nhóm nhân sự vượt chỉ tiêu doanh số đã đề ra trước đó sẽ được doanh nghiệp khen thưởng. 
• Thưởng doanh thu cho những cá nhân kinh doanh xuất sắc nhất năm

Tùy thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp mà chế độ đã ngộ và chỉ tiêu KPI cho từng cá nhân/ bộ phận có thể không giống nhau. Do đó phòng Nhân sự cần xây dựng quy chế lương thưởng theo quy định hiện hành tại doanh nghiệp và quyết định của Ban Giám đốc.

8. Quy chế lương thưởng cho các trường hợp không nằm trong quy định của công ty

Đối với các trường hợp trả lương, thưởng ngoài quy định của doanh nghiệp, bộ phận Nhân sự giải quyết như thế nào để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên?

8. 1. Trường hợp nhân viên đề xuất tăng lương

Cuối năm là thời điểm khối lượng công việc của nhân sự tăng lên cao, nhất là nhân viên phòng kinh doanh, nhằm đáp ứng các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp phân phối trong mùa Tết. Bên cạnh đó, xu hướng tiêu dùng trong thời điểm này cũng gia tăng, dẫn đến giá cả đắt đỏ hơn. Nhân viên cũng vì thế mà có mong muốn được tăng lương để đảm bảo sự thỏa đáng giữa công sức họ bỏ ra và quyền lợi họ nhận được. 

Vậy phòng nhân sự nên xử lý các đề xuất tăng lương vào dịp cuối năm như thế nào?

• Bước 1: Tiếp nhận đơn đề xuất tăng lương của nhân viên
• Bước 2: Thông báo tới Ban Giám đốc về những đề xuất tăng lương ngoài quy định
• Bước 3: Lập đề xuất giải quyết yêu cầu tăng lương trình lên cấp quản lý. Đề xuất có thể: từ chối tăng lương, chấp nhận tăng lương theo yêu cầu hoặc điều chỉnh mức tăng lương dựa trên phần trăm hoàn thành công việc của nhân viên đó.
• Bước 4: Sau khi cấp quản lý phê duyệt đề xuất, phòng nhân sự thực hiện thông báo lại với nhân viên và triển khai.

Lưu ý: bộ phận nhân sự cần xem xét các chỉ tiêu tăng lương cho người lao động một cách công bằng đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động tránh tình trạng bất mãn về lương thưởng trong công ty. Đây cũng chính là cách giữ chân nhân sự, thu hút nhân tài, đảm bảo quy trình tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

8. 2. Trường hợp nhân viên đề xuất đãi độ ngoài quy định

Việc nhân viên đòi hỏi đãi độ ngoài quy định của công ty là vấn đề phổ biến tại các doanh nghiệp. Ở trường hợp này, phòng nhân sự cần xem xét dựa trên mức độ đóng góp và thời gian làm việc chính thức của nhân sự tại công ty để có căn cứ lập đề xuất.

Ví dụ: đối với các nhân viên xuất sắc hoặc có thâm niên lâu năm có thể xem xét các chế độ không có trong quy định như: du lịch, thưởng tiền, thưởng quà, tặng cúp vinh danh, … 

Phòng nhân sự cũng cần xin ý kiến từ các cấp quản lý để có kế hoạch giải quyết đề xuất cho nhân sự một cách thỏa đáng, giúp tăng tỷ lệ nhân viên trung thành trong công ty.  

Vậy phòng nhân sự phải giải quyết trường hợp trên như thế nào?

• Bước 1: Giải thích cho đội ngũ nhân viên về quy định, chế độ của công ty để đảm bảo rằng doanh nghiệp không vi phạm hợp đồng.
• Bước 2: Trình đề xuất của nhân viên lên Ban quản lý.
• Bước 3: Lập kế hoạch và đề xuất phương án giải quyết lên ban lãnh đạo
• Bước 4: Phê duyệt, chỉnh sửa đề xuất
• Bước 5: Thông báo quyết định của ban quản trị đến nhân viên và thực hiện quyết định

8.3. Trường hợp ngân sách trả lương thưởng không đủ

Phòng nhân sự sẽ giải quyết vấn đề ngân sách trả lương không đủ mà vẫn phải đảm bảo nhân viên tiếp tục làm việc cho công ty như thế nào?

Biện pháp cấp thiết là cần giải thích cho đội ngũ nhân viên về lý do chậm lương và đề xuất lịch trả lương sang một ngày gần nhất. Tuy nhiên, ngày trả lương này không nên kéo dài hơn 1 tuần, tránh ảnh hưởng tiêu cực tới tinh thần làm việc của nhân viên.

Kế hoạch xử lý cho trường hợp này như sau:

• Bước 1: báo cáo tình hình ngân sách trả lương của công ty với Ban Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo.
• Bước 2: bộ phận Nhân sự cần kiểm kê lại các khoản chi phí nhân sự trong tháng và lên kế hoạch cắt giảm chi phí không cần thiết. Công tác này hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp phân phối trong mùa cuối năm đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn về tài chính.

8.4. Trường hợp trả lương thưởng bằng sản phẩm

Chậm lương thưởng hoặc không có thưởng Tết là nỗi ám ảnh lớn đối với người lao động. Nguyên nhân đến từ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đang gặp khó khăn. Giải pháp mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn là trả lương thưởng bằng sản phẩm, vật phẩm quà tặng. 

Tuy nhiên, biện pháp này sẽ ảnh hưởng ít nhiều tới tỷ lệ giữ chân nhân sự sau Tết. Do đó, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa việc quy đổi lương thưởng của nhân viên thành sản phẩm quà tặng. 

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm xây dựng quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp phân phối trong năm 2023 mà bộ phận nhân sự cần biết. MBW mong rằng những kinh nghiệm này có thể giúp ích cho phòng nhân sự tại các doanh nghiệp phân phối có kế hoạch trả lương thưởng hợp lý trong dịp cuối năm này.

Bên cạnh đó, để quy trình tổng kết bảng công, tính lương, thưởng, làm thuế thu nhập cá nhân cho người lao động dịp cuối năm được nhanh chóng, thuận tiện và chính xác, đội ngũ MBW đề xuất bạn tìm hiểu giải pháp quản trị nhân sự chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối – MobiWork HR.   

Với các tính năng chấm công bằng Face ID, tự động hóa bảng công, tính lương theo công thức được thiết lập sẵn, kê khai và tính toán thuế thu nhập cá nhân rõ ràng minh bạch,… MobiWork HR chính là giải pháp tối đa hóa năng suất lao động, giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách cho doanh nghiệp phân phối. 

Để nhận được tư vấn 1-1 và giải pháp MobiWork HR, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới hotline 090-150-8000 hoặc điền thông tin đăng ký tư vấn theo Form đăng ký bên dưới:

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Giải pháp tích hợp MobiWork DMS với Odoo ERP – Tối ưu hóa quản trị và phân phối
• Tối Ưu Hóa Quản Lý Kênh Phân Phối Toàn Diện Qua Tích Hợp MobiWork DMS Và Fast ERP
• Tích Hợp MobiWork DMS Với ERP Bravo: Giải Pháp Hoàn Hảo Cho Quản Lý Kênh Phân Phối
• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá