Quản lý hàng hàng tồn theo lô, hạn dùng trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần xác định giá thành sản phẩm, giá vốn của hàng bán và từ đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sức tiêu thụ của thị trường, dự đoán được nhu cầu của khách hàng nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Nhập/ xuất tồn kho theo lô, hạn dùng là gì?

Mỗi một đợt sản phẩm được sản xuất ra từ nhà máy sẽ được đánh dấu theo số lô. Cùng một đợt hàng thì sẽ có số lô sản xuất (Lot Number) giống nhau.

Hạn dùng là vòng đời của hàng hóa, được tính từ ngày sản xuất đến ngày hết hạn. Tùy vào nghiên cứu của nhà sản xuất để quy định hạn dùng phù hợp cho sản phẩm. Đặc biệt với những mặt hàng có vòng đời ngắn như thực phẩm, đồ ăn hay sữa,… thì bắt buộc phải có hạn sử dụng.

Nhập/ xuất tồn kho theo lô, hạn dùng là phương pháp quản lý hàng tồn kho được sử dụng phổ biến nhất hiện nay để đưa ra các kế hoạch kinh doanh phù hợp. 

Vai trò và lợi ích của quản lý nhập/ xuất hàng theo số lô, hạn dùng

Quản lý nhập/ xuất hàng theo số lô, hạn dùng có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất và phân phối

Hàng tồn kho thông thường là khoản mục có giá trị lớn nhất trong tài sản ngắn hạn vì thế quản lý hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ sống còn của doanh nghiệp sản xuất và phân phối; đặc biệt là với ngành thương mại thực phẩm; đồ uống; dược phẩm; thức ăn chăn nuôi và thuốc thú y. 

3 lợi ích to lớn của quản lý nhập/ xuất hàng theo số lô, hạn dùng:

• Tìm kiếm và kiểm soát hàng hóa 

Khi cần tìm một thùng hàng A để xuất kho thì làm cách nào nhân viên biết chính xác vị trí của thùng hàng đang ở đâu trong số 1000 thùng hàng khác? Câu trả lời sẽ là cách sắp xếp, quản lý hàng hóa theo lô, date. Sản phẩm cùng một lô sẽ sắp xếp trên cùng một kệ và nhà quản lý sẽ cập nhập vị trí của chúng mỗi ngày. Quá trình ghi nhớ và cập nhập vị trí của số lô hàng không thể không có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại nào đó. 

Bên cạnh lợi ích đơn giản hóa thao tác tìm kiếm hàng hóa trong kho, việc quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng tốt sẽ cho phép người quản lý biết và sắp xếp các hàng hóa cận hạn của lô cũ ra bán trước tránh quá hạn phải hủy bỏ hàng gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. 

• Đảm bảo định mức tồn kho

Định mức tồn kho là chỉ số quy định số lượng hàng hóa đang nằm trong kho, sẽ có định mức tồn kho tối thiểu và định mức tồn kho tối đa. Một doanh nghiệp sản xuất và phân phối luôn cần đảm bảo định mức tồn kho ở con số ổn định để tránh tăng chi phí lưu kho, chậm quay vòng vốn. 

Quản lý tồn kho theo lô, hạn dùng sẽ cho thấy sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho nhờ xác định được thứ tự tiêu thụ các mặt hàng trong kho, từ đó đảm bảo chỉ số định mức tồn kho luôn ở trạng thái ổn định.

• Đánh giá sức tiêu thụ của thị trường

Quản lý hàng hàng tồn theo lô, hạn dùng trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần xác định giá thành sản phẩm, giá vốn của hàng bán và từ đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 

Việc kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sức tiêu thụ của thị trường, dự đoán được nhu cầu của khách hàng nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Ví dụ, với sản phẩm A đang có số ngày tồn kho ngắn hạn do sức mua lớn thì doanh nghiệp sẽ đẩy mạnh sản xuất, phân phối; sản phẩm B tồn trong kho lâu ngày thì cần xem xét nguyên nhân tại sao và tìm ra phương án tiêu thụ sớm nhất.

Cách quản lý nhập/ xuất tồn kho theo lô, hạn dùng bằng phần mềm MobiWork DMS 

Mobiwork DMS cho phép thiết lập số lô và đặt hạn dùng ngay khi thêm mới sản phẩm nhập kho 

Khi các lô hàng được nhập vào kho, kế toán hoặc thủ kho sẽ thiết lập thông tin hàng hóa theo các trường quy định trên phần mềm, bao gồm cả thông tin số lô sản xuất và hạn dùng.

Khi các lô hàng được nhập vào kho, kế toán hoặc thủ kho sẽ thiết lập thông tin hàng hóa theo các trường quy định trên phần mềm, bao gồm cả thông tin số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng. Sau khi dữ liệu được ghi nhận trên hệ thống, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hàng dựa trên các tính năng thông minh của phần mềm. Đặc biệt, Nhà quản lý có thể lọc theo tìm kiếm nâng cao để biết các lô hàng gần đến ngày hết hạn để đẩy ra thị trường bán trước. 

Việc quản lý chặt chẽ hàng hóa ngay từ đầu khi mới nhập vào kho là khâu rất quan trọng để nhân viên kho sắp đặt, phân loại hàng theo lô, hạn dùng, “mở đường” cho các công tác bán hàng phía sau được logic, đơn giản hóa hơn. 

Xuất hàng hàng tồn kho theo số lô, hạn dùng với MobiWork DMS 

Với tính năng Quản lý xuất/ nhập tồn kho theo số lô, hạn dùng của MobiWork DMS, bộ phận kế toán và thủ kho có thể dễ dàng thao tác trên nền tảng Web tại một phần mềm duy nhất. Hỗ trợ xuất phiếu bán hàng nhanh chóng, đơn giản theo nhiều hình thức mẫu phiếu và theo dõi chính xác tình trạng hàng trong kho đã xuất đi đúng hay chưa. 

Kiểm kê tự động có thêm thông tin lô date

Phần mềm MobiWork DMS cho phép kiểm kê vật tư, hàng hóa theo từng số lô, hạn sử dụng và in được biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho ngành dược phẩm vì báo cáo sản phẩm theo số lô, hạn dùng là bắt buộc trong các Công ty Dược phẩm theo Bộ Y Tế.

Quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng tức thì, mọi lúc mọi nơi trên di động 

MobiWork DMS hoạt động hiệu quả trên phân hệ Web và Mobile (hệ điều hành Android, IOS).

Để tăng tính trải nghiệm đối với khách hàng, MobiWork DMS hoạt động hiệu quả trên phân hệ Web và Mobile (hệ điều hành Android, IOS) cho phép Nhà quản lý kiểm soát tức thì lượng hàng tồn trong kho theo từng lô sản xuất, ngày sử dụng tại nhiều kho hàng cùng lúc chỉ với thiết bị di động trên tay mình. Từ đó, chủ động điều chỉnh trước biến động thị trường, xóa bỏ tình trạng bỏ sót hàng hóa hay hàng tồn đọng quá lâu trong kho. 

Kết luận

Như vậy, Quản lý nhập/ xuất tồn kho theo số lô, hạn dùng bằng phần mềm MobiWork DMS sẽ giúp Doanh nghiệp:

• Phân loại hàng hóa theo số lô sản xuất, hạn dùng giúp dễ tìm, dễ kiểm, dễ di chuyển/ xếp dỡ. Theo dõi chặt từng khâu xuất nhập hàng, số lượng hàng tồn trong kho,…
• Đảm bảo đồng bộ số liệu giữa giá trị và hiện vật của từng mặt hàng tồn kho, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, giữa số liệu ghi trên sổ sách kế toán và số liệu thực tế trong kho.
• Với chức năng này người dùng có thể quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng, căn cứ vào các báo cáo liên quan để đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Giải pháp tích hợp MobiWork DMS với Odoo ERP – Tối ưu hóa quản trị và phân phối
• Tối Ưu Hóa Quản Lý Kênh Phân Phối Toàn Diện Qua Tích Hợp MobiWork DMS Và Fast ERP
• Tích Hợp MobiWork DMS Với ERP Bravo: Giải Pháp Hoàn Hảo Cho Quản Lý Kênh Phân Phối
• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá