Bắt bệnh hệ thống phân phối

Để sản xuất ra một sản phẩm đã khó, mang sản phẩm đó đến tay người tiêu dùng lại càng khó hơn. Nếu không thể xây dựng cho mình một hệ thống phân phối, giấc mơ thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường của doanh nghiệp dường như càng trở nên xa vời. Bởi hệ thống phân phối hiện nay là một vấn đề rất lớn trong marketing và sẽ còn tiếp tục đóng vai trò quan trọng, nhất là đối với những công ty vừa và nhỏ.

Ý thức được điều trên, tôi bắt đầu chú trọng xây dựng một hệ thống phân phối hoàn hảo, chặt chẽ ngay từ đầu. Tham khảo các hệ thống phân phối tiên tiến nhất của doanh nghiệp lớn trong ngành, nhân sự cũng được tuyển chọn kĩ càng. Đặc biệt các chế độ lương thưởng, chính sách nhân viên, chính sách đại lý, nhà phân phối được đề ra thành văn bản rõ ràng, cụ thể. Mọi thứ đã sẵn sàng chỉ đợi đi vào hoạt động, tôi kì vọng vào một hệ thống phân phối mượt mà và thực sự trở thành “cỗ máy” tiêu thụ hàng hóa.

Êm ả một thời gian, nhưng rồi những vấn đề dần dần manh mún, nhỏ thì là hiện tượng gộp đơn, chia đơn, khai khống số lần viếng thăm khách hàng để đủ chỉ tiêu. Khi đơn hàng tăng lên không đếm xuể, hiện tượng bỏ sót khách hàng, đơn hàng bắt đầu xuất hiện. Và khi siết chặt chính sách, ra tăng chỉ tiêu, hiện tượng nhà phân phối vùng này tuồn hàng cho nhà phân phối vùng khác để cùng đảm bảo chỉ tiêu ngày càng nhiều. Đấy là chưa kể nhân viên sales gộp đơn của vài ba đại lý để đủ điều kiện đạt khuyến mại rồi nghiễm nhiên lấy số sản phẩm khuyến mại đó làm của riêng…rất nhiều các chiêu trò, bất cập mà kẻ bị hại duy nhất chỉ có thể là công ty. Hô hào đến mấy, quy chế siết chặt thế nào cũng đều chỉ mang tính tương đối và tạm thời. Với tình trạng đó, đòi hỏi tôi phải đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: hệ thống phân phối của tôi đang mắc bệnh gì?

Tôi đã tìm đến những người đồng nghiệp, những người có kiến thức và hiểu biết về marketing, về hệ thống phân phối, và cả những người cùng chung các vấn đề như doanh nghiệp tôi đang gặp phải.

“Công ty chú hiện nay đang giám sát nhân viên thị trường thế nào?”

“Thì ASM (giám sát khu vực) giám sát Sales (nhân viên kinh doanh), gọi điện thoại kiểm tra, đôn đốc, theo dõi báo cáo, chỉ tiêu KPI của nhân viên mà áp thôi,… còn cách nào khác”

“Hay số giám sát còn ít, chú thử tăng cường giám sát xem có chặt chẽ hơn không?”

“Có hơn 30 sales mà tới 9 giám sát. Vùng nhiều cũng chỉ 6-7 sales, vùng ít thì 2 sales. Chừng ấy giám sát em còn đang thấy lãng phí nguồn nhân sự ấy”

“….”

Một lần nói chuyện khác

“Công ty ông thế là bệnh còn nhẹ đấy, công ty tôi còn đang loạn lên đây. Hàng tồn kho trước giờ vẫn báo cáo kiểm kê đều đặn, đùng cái hôm qua ông Tổng ầm ầm cho thanh tra kiểm tra mới vỡ ra, trong kho toàn số liệu ảo. Thẩm tra lên xuống mới vỡ lẽ, mỗi lần nhân viên ghi chép vào sổ sách lệch một vài con số, như vậy là sai cả đống, cả tổng”

“Chết. Là tôi chưa sờ đến vấn đề kho đấy, cách thức làm việc có khác gì công ty ông đâu. Cũng là thống kê, rồi ghi sổ, sao đi chép lại từ sổ sang excel thôi.”

“Ông thử tuyển thêm nhân viên quản lý kho xem”

Rồi một lần khác nữa, trò chuyện với hẳn chuyên gia cố vấn xây dựng hệ thống phân phối.

“Đối với việc bỏ sót đơn hàng, anh có thể thuê riêng một nhân viên chuyên quản lý đơn. Việc giám sát nhân viên kinh doanh quan trọng nhất vẫn là chia và quản lý tuyến bán hàng. Việc chia tuyến bán hàng thông minh trông có vẻ đơn giản nhưng lại giúp anh rất nhiều trong việc giám sát nhân viên, cũng như quản lý khách hàng.”

Sau khi thăm hỏi một vòng, tôi rút ra được các vấn đề sau:

Một là, rất nhiều doanh nghiệp cũng đang gặp phải vấn đề như tôi và họ vẫn đang rất rối, không biết xử lý thế nào.

Hai là, tôi toàn gặp phải “thầy bói xem voi”, đoán già đoán non rồi phán ba cái điều chẳng giúp cho vấn đề trở nên khá hơn.

Ba là, hầu hết các lời khuyên đều là tăng cường thêm nhân sự. Theo tôi điều này chỉ giải quyết được vấn đề mang tính tạm thời trong khi lại khiến cho hệ thống phân phối trở nên cồng kềnh, tăng cường chi phí.

Tôi phải mất một thời gian dài loay hoay trong những mớ bòng bong này, nghiên cứu ngược xuôi nhưng vẫn không khiến cho công ty trở nên khá hơn. Tình trạng đó cứ thế kéo dài mãi cho tới khi tôi gặp thằng bạn trong Nam có dịp ra ngoài Bắc công tác.

“Vấn đề của công ty ông là quá lạc hậu!” nhấp tách trà nó cao giọng

“Thời buổi này làm gì còn công ty nào giám sát nhân viên bằng gọi điện thoại kiểm tra, ghi đơn hàng bằng tay, bằng sổ nữa. Người ta cắt giảm nhân sự chẳng được mình lại thuê thêm”

“Ông nói kĩ hơn xem nào, nếu không thì quản lý thế nào?” – tôi hào hứng

“Dùng phần mềm hết, bệnh của công ty ông di căn quá rồi, động đến đâu cũng có vấn đề, thuốc trị duy nhất chỉ có thể là một phần mềm quản lý hệ thống phân phối”

“Ông nói rõ hơn xem nào” – tôi sốt ruột

“Ông lên mạng tra MobiWork DMS ấy. Trong Nam các SME đua nhau áp dụng hết rồi, vừa nhàn vừa hiệu quả. Ngoài Bắc các ông tiếp cận công nghệ chậm lại hay nghi ngại nên mới bệnh nặng thế này đấy”

“Chỉ dùng phần mềm quản lý mà giải quyết được hết các vấn đề này á” – tôi nghi ngờ

“Đấy đấy, tôi nói có sai đâu. Giải quyết được hết, từ giám sát nhân viên, đơn hàng đến tồn kho, báo cáo. Ông thử đi”

Thằng bạn ra về trong khi tôi vẫn ngẩn ngơ với cái tên phần mềm MobiWork DMS. Nếu đúng như thằng bạn giới thiệu, đó là liều thuốc cứu nguy cho doanh nghiệp tôi thì mừng quá.

• 7 cách xây dựng niềm tin của khách hàng
• MobiWork ra mắt “MobiWork HR” giải pháp quản trị nhân sự chuyên biệt cho lĩnh vực phân phối
• Con đường trở thành Giám đốc bán hàng vùng từ một Salesman
• 6 ý tưởng để xây dựng đội ngũ bán hàng thành công
• 9 Kỹ năng bán hàng mà dân SALES nhất định phải biết
• Những sai lầm chết người của nhân viên sales, kinh doanh – Phần I